자동화를 사용하여 Confluence 전반의 워크플로 강화

자동화가 팀이 스마트하게 일하도록 도와주는 방법

Confluence 자동화는 팀에게 시간을 돌려줍니다. 오래된 페이지를 추적하거나 수동으로 작업을 관리하는 대신 자동화가 반복적인 부분을 처리하므로 지속적인 후속 조치 없이도 업무가 계속 진행됩니다.

몇 번의 클릭만으로 시간, 활동 또는 페이지 변경에 따라 트리거되는 규칙을 설정할 수 있습니다.

콘텐츠 및 업무를 최신 상태로 유지

프로젝트가 발전함에 따라 오래된 페이지가 빠르게 쌓일 수 있습니다. 그러면 스페이스가 어수선해지고 관련 항목을 찾기가 더 어려워집니다. 자동화를 사용하면 모든 것을 수동으로 검토할 필요 없이 콘텐츠를 깔끔하고 유용하게 유지할 수 있습니다.

예를 들어, 6개월 동안 업데이트되거나 조회되지 않은 페이지를 식별하기 위해 매달 실행되는 규칙을 예약할 수 있습니다. 페이지에 플래그가 지정되면 자동화를 통해 해당 페이지를 보관할 수 있습니다. 페이지 소유자에게 페이지가 제거된 이유를 설명하는 이메일이 발송되며 필요한 경우 검토 또는 복원할 수 있는 링크가 포함되어 있습니다.

자동화를 사용하여 미팅 메모와 같은 반복되는 작업을 간소화할 수도 있습니다. 누군가가 미팅 문서를 게시하면 Atlassian의 AI 어시스턴트인 Rovo가 페이지를 요약하여 참석자에게 이메일로 보낼 수 있습니다. 나중에 더 쉽게 찾을 수 있도록 콘텐츠를 기반으로 레이블을 자동으로 지정할 수도 있습니다.

전문가 팁: 팀이 콘텐츠를 빠르게 필터링할 수 있도록 '미팅 메모', '초안' 또는 '검토 필요'와 같은 레이블을 사용하세요. 규칙을 사용하여 페이지 제목 또는 사용한 템플릿을 기반으로 레이블을 자동으로 적용하세요.

적절한 팀에 적절한 정보를 제공

마감 날짜가 다가오거나 페이지 상태가 바뀌면 팀은 업데이트를 찾거나 앱 간에 전환하지 않고도 알 수 있어야 합니다. 자동화는 적절한 시간에 적절한 담당자가 정보를 공유받도록 합니다.

예를 들어, 작업이 기한을 초과하거나 페이지가 "진행 중"에서 "검토 준비 완료"로 이동할 때 Slack 또는 Microsoft Teams 메시지를 보내는 규칙을 만들 수 있습니다. 이 업데이트는 자동으로 진행되므로 팀이 컨텍스트를 찾아 헤매지 않고도 빠르게 조치할 수 있습니다.

또한 검토 담당자를 지정하거나 나중에 업데이트하도록 미리 알림을 설정하거나 승인을 위해 다른 팀에 보내는 작업을 자동으로 진행하는 것과 같이 자동화를 사용하여 페이지가 게시된 후 후속 작업을 트리거할 수도 있습니다.

전문가 팁: Confluence의 스마트 값을 추가하여 독자가 한 번에 전체 그림을 파악할 수 있도록 페이지 이름, 작성자 및 링크로 알림 메시지를 사용자 지정해 보세요.

팀의 업무 방식을 표준화

팀이 새 프로젝트를 시작할 때 백지 상태라면 속도가 느려질 수 있습니다. 자동화를 사용하면 추가 설명 없이도 팀이 앞으로 나아가도록 이끄는 구조화된 프로세스를 설정할 수 있습니다.

예를 들어, 누군가가 새 프로젝트 스페이스를 만들 때마다 시작 메모, 작업 추적기 및 목표 문서와 같은 전체 페이지들을 생성하는 자동화 규칙을 만들 수 있습니다.

그러면 수동 설정 없이 모든 팀이 동일한 기반을 가지고 시작할 수 있습니다.

스마트 버튼은 여기에 또 하나의 체계를 더합니다. 예를 들어, 캠페인 계획 템플릿에서 한 번의 클릭으로 계획을 최종으로 표시하고 리더십에 알리고 초안 버전을 보관하는 버튼을 포함할 수 있습니다.

전문가 팁: 무엇을 먼저 자동화해야 할지 잘 모르겠습니까? 시작 페이지를 만들거나 검토할 문서에 태그를 지정하는 것과 같이 팀이 매주 반복하는 작업을 파악하세요. 두 번 이상 하는 경우 자동화할 대상이라고 생각하면 좋습니다.

자동화를 사용하는 하루: Confluence로 더 스마트하게 시작

웹 세미나 데모에서 Vitafleet이라는 가상의 의료 물류 회사가 FleetFlow라는 신제품 제공을 준비했습니다. 지름길을 택하지 않으면서도 빠르게 움직이기 위해, 팀은 Confluence 내부의 자동화를 활용했습니다.

마케팅 팀은 캠페인 페이지에 스마트 버튼을 추가하여 작업을 시작했습니다. 클릭 한 번으로 상태를 업데이트하고 문서에 “진행 중”이라는 레이벨을 붙이고 페이지를 떠나지 않고도 공동 작업자에게 Slack 메시지를 보냈습니다.

한편, 제품 팀은 Rovo를 사용하여 자세한 제품 요구 사항 문서를 요약하고 엔지니어링 팀과 강조 내용을 공유했습니다.

빠르게 시작하는 방법

자동화는 유연하며 성과를 내기 위해 복잡한 규칙이 필요하지 않습니다. 시작하는 몇 가지 간단한 방법은 다음과 같습니다.

• 초안 페이지를 업데이트하라고 미리 알림 보내기: 초안이 2주 동안 업데이트되지 않은 경우 페이지 소유자에게 알림을 보내는 규칙을 설정합니다.
• 내부 팀을 위한 콘텐츠에 태그 자동 지정: 페이지가 특정 스페이스에 게시되면 '마케팅' 또는 '지원'과 같은 팀별 레이블을 자동으로 추가합니다.
• 온보딩 문서 단순화: 새 팀원이 합류하면 온보딩 단계 및 검토할 리소스가 포함된 체크리스트를 생성합니다.
• 목표가 업데이트되면 팀 리더에게 알리기: 팀 목표가 태그로 지정된 페이지가 변경되면 Slack 또는 이메일 업데이트를 트리거합니다.
• 분기별 콘텐츠 검토 예약: 페이지 소유자에게 90일마다 주요 문서를 검토하도록 상기시키는 규칙을 만들어 팀이 수동으로 체크인하지 않고도 콘텐츠를 최신 상태로 유지하도록 지원합니다.

이 아이디어는 시간을 절약할 뿐만 아니라 추진력을 형성합니다. 많이 자동화할수록 워크플로의 일관성이 높아져 팀이 큰 그림의 목표에 집중할 수 있습니다.

Confluence에서 자동화 시작

Confluence 자동화를 사용하면 팀이 체계적으로 일하고 가장 중요한 일에 집중할 수 있도록 도와줍니다. 부서 간 프로젝트를 관리하든 설명서를 깔끔하게 유지하든 자동화는 반복적인 작업을 처리하므로 팀이 반복적인 작업을 처리할 필요가 없습니다.

Confluence를 처음 사용하는 경우에도 쉽게 시작할 수 있습니다. 템플릿, 스마트 버튼 및 AI 도구를 사용하여 한 줄의 코드도 작성하지 않고 더 효과적인 워크플로를 만드세요.

직접 사용해볼 준비가 되셨습니까? Confluence에 가입하여 자동화를 통해 더 스마트하고 빠른 워크플로를 구축하세요.