Confluence에서 마케팅 팀을 위한 중앙 집중식 참조 자료를 구축하세요

평균적인 대화는 약 60데시벨의 소음으로 이루어집니다. 도시 속 소음에 묻힐 정도로 낮은 데시벨입니다. 하지만 경기장 안의 군중이 모두 동시에 같은 팀을 응원하면 예전에 축구 경기에서 세계 기록을 세웠던 것처럼 최고 142데시벨까지 올라갈 수 있습니다.

이것이 브랜드와 무슨 관련이 있을까요? 단순합니다. 회사 전체에 같은 정보를 제공할 수 있다면 브랜드의 메시지가 더 높은 데시벨에 도달할 수 있고 최신 마케팅의 소음 속에서도 두드러질 것입니다.

문제는 대부분의 브랜드가 조직 전체에 같은 정보를 제공하는 데 시간을 투자하지 않는다는 것입니다. 85%의 조직에는 브랜드 가이드라인이 있는 반면 31%만이 브랜드 가이드라인을 지속적으로 시행한다고 답합니다. 

해결책: Confluence를 사용하여 브랜드 가이드라인, 마케팅 팀 프로세스 및 기타 필수 회사 리소스에 대한 중앙 집중식 참조 자료를 보관하세요. 

예를 들어, 브랜드 가이드라인을 Confluence에 저장하면 팀 전체가 단일 출처에서 대상 고객 페르소나, 로고 사용, 목소리 및 어조, 해야 할 일과 하지 말아야 할 일을 모두 파악할 수 있습니다. 또는 마케팅 부서인지 여부와 관계없이 모든 팀이 핵심적인 레퍼런스를 가지도록 회사 가이드라인을 만들 수도 있습니다. 진행 방식은 다음과 같습니다.

Confluence에서 중앙 집중식 참조 자료를 개발하는 이유는 무엇입니까?

브랜드 응집력이 중요하기 때문입니다. McKinsey에서 "가장 강력한" 브랜드 40개를 살펴본 결과 이러한 회사의 주주 수익률은 평균보다 거의 두 배 높았습니다. McKinsey에 따르면 브랜드는 기술을 관리하고 실행하는 데서 힘을 얻는 경우가 많습니다. Confluence에서 중앙 집중식 참조 자료를 구축하는 데 있어서는 그 기술을 연마하는 것이 중요합니다. 

마케팅 자료가 어떻게 전달되기를 바라는지 알고 있거나 분명한 브랜드 아이덴티티가 있을 수 있습니다. 85%의 회사는 그렇습니다. 그러나 마케팅 자료를 실용적이고 유용한 리소스로 전환하는 회사는 결국 고유한 브랜드 스타일을 더 성공적으로 실행할 수 있습니다.

Confluence에서 팀의 지식을 중앙 집중화하면 다음과 같은 도움이 됩니다.

• 팀에 같은 정보를 제공. Confluence에 지식을 보관하면 모든 팀원이 같은 정보 및 리소스에 액세스할 수 있습니다. 따라서 사일로와 혼란을 방지할 수 있습니다. 그리고 마케팅 부서인지 여부와 관계없이 모든 팀원이 해당 정보에 액세스하므로 메시지 및 브랜딩 간에 일치하지 않는 부분이 생길 위험이 줄어듭니다.

• 일관성. Confluence를 사용하면 템플릿으로 응집력 있고 일관성을 갖춘 브랜드 및 마케팅 설명서를 만들 수 있습니다. 그러면 정보를 최신 상태로 유지하고 모두와 정보를 공유하는 데 도움이 되는 댓글과 같은 기능을 통해 팀원과 공동 작업할 수 있습니다.

• 조직 차원의 확장. Confluence는 개인 문서 폴더 그 이상에 해당하는 프로젝트 및 팀 중심의 스페이스를 사용하도록 지원하여 구조를 확장할 수 있도록 합니다. 팀원이 합류하고 떠나더라도 리소스는 계속 관련성 있게 유지됩니다. 무엇보다도 Confluence는 기본적으로 열려 있으므로 처음부터 조직 차원의 지식에 액세스할 수 있습니다.

간단한 문서만으로는 중앙 집중식 참조 자료를 구축하기에 충분하지 않습니다. Confluence의 브랜드 가이드라인 템플릿으로 문서를 작성하는 것과 같은 마케팅 자료는 시간이 지남에 따라 늘어나고 변경됩니다. 팀 프로세스, 워크플로, 루틴 모두 비즈니스에서 별도로 설명할 필요가 없어집니다. 하지만 새로운 직원을 온보딩하려는 경우에는 어떨까요? Confluence는 마케팅 팀의 온보딩, 교육 및 프로젝트 관리 프로세스를 쉽게 만들어줍니다. Confluence를 "기반"으로 삼아 회사를 자유롭게 확장할 수 있습니다. Confluence는 팀과 함께 성장할 수 있는 확장 가능한 참조 자료 소프트웨어입니다. 

하지만 구체적으로 살펴보겠습니다. 어떤 참조 자료 기능이 필요하며 Confluence는 그 기능을 어떻게 제공할 수 있을까요?

참조 자료 구축을 위한 Confluence 기능

마케팅 자료를 위한 페이지 만들기

Confluence 페이지는 유기체 안에 있는 세포와도 같습니다. 이러한 페이지는 문서 전체에 해당할 수도 있으며 훨씬 더 복잡하고 상세한 시스템을 구축하는 데 사용할 수도 있습니다. 빈 페이지로 시작하여 원하는 대로 창의력을 발휘하거나 모든 페이지에 Confluence 템플릿을 사용하세요. 작성 가이드라인 또는 방법 안내 게시물과 같이 특정 용도에 맞게 수백 개의 템플릿 중에서 선택할 수 있으므로 팀에서 문서화해야 하는 모든 것에 적합한 템플릿이 있을 것입니다.

Confluence 페이지의 장점은 동적이라는 것입니다. 팀원은 페이지에 이미 있는 정보를 어지럽히지 않고 페이지를 만들거나 아이디어를 캡처하는 데 사용하거나 공동 작업 중심의 토론에 참여할 수 있습니다. 팀은 혼자서 페이지 작업을 하거나 공동 작업자를 초대하는 등 공동 작업하는 정도를 선택할 수도 있습니다. 

또 다른 주요 기능은 페이지 버전 관리입니다. 누군가 페이지를 편집했는데 변경 사항이 마음에 들지 않을 경우 페이지 기록(추가 옵션 -> 페이지 기록)을 살펴보고 수정된 내용을 확인할 수 있습니다. 업데이트가 마음에 들지 않습니까? 클릭 한 번으로 이전 버전으로 복원하세요.

공동 작업을 확장하기 위한 스페이스 만들기

팀원이 협심하여 작업할 경우 마케팅의 데시벨 수준이 높아진다는 개념을 기억하십니까? Confluence는 팀원에게 같은 정보를 제공하도록 특별히 만들어졌습니다. 이 경우에는 같은 스페이스를 사용합니다. 

페이지가 최근 캠페인의 단일 셀이라면 스페이스는 마케팅 가이드라인을 구성하는 페이지 시스템입니다. 폴더처럼 작동하여 지금까지 수행한 모든 중요한 브랜드 메시징 작업을 공유, 저장 및 체계화하는 데 도움이 됩니다.

마케팅 참조 자료를 탐색할 수 있도록 세 가지 유형의 스페이스를 만들 수 있습니다.

• 팀 스페이스는 각 팀이 자신의 특정 영역과 가장 관련이 있는 작업에 집중할 수 있는 공간을 확보해 줍니다. 따라서 제품 마케터는 사용자 조사 인사이트 및 포지셔닝을 자신의 스페이스에 통합하고 성과 마케터는 캠페인 전략, 채널 계획 및 회고를 취합할 수 있습니다.

• 프로젝트 스페이스는 프로젝트 관련 정보를 한곳에 보관합니다. 교차 기능 프로젝트 팀은 메시지를 쉽게 잃어버리거나 지나칠 수 있는 상황에서 이메일을 주고받을 필요 없이 Confluence에서 바로 페이지를 참조하고 이니셔티브에 대해 작업할 수 있습니다.

• 개인 스페이스에는 개인이 작업하는 내용이 저장됩니다. 해야 할 일 목록 및 페이지를 공유 스페이스로 이동하기 전에 업데이트하고 다듬을 수 있습니다. 그러면 모든 팀원의 개별 작업을 호스팅하는 대신 공동 작업 문서를 중앙 집중화하는 데 도움이 됩니다.

더 간편한 검색을 위해 레이블 추가

마케팅 자료의 양은 순식간에 늘어날 수 있으며 회사가 성장하는 동안에는 특히 더 그렇습니다. 광고 캠페인, 소셜 미디어 메시지, 심지어 특정 기능 제공 정보에 대해서도 다양한 가이드라인이 있을 수 있습니다. Confluence를 사용하면 페이지에 레이블을 추가할 수 있으므로 간단한 레퍼런스를 검색하는 사용자가 탐색하는 데 시간을 낭비할 필요가 없습니다. 클릭하여 이동하기만 하면 됩니다.

레이블은 다용도로 활용할 수 있다는 장점이 있습니다. Confluence 페이지, 블로그 게시물 또는 첨부 파일에 레이블을 추가하세요. 레이블에 원하는 내용을 자유롭게 입력하고 필요에 따라 분류할 수 있습니다.

예를 들어, 이메일 캠페인이 재미있어야 한다는 내용과 관련된 문서가 있다고 가정해 보겠습니다. Confluence에서 새 레이블인 "이메일"을 만듭니다. 특정 페이지 또는 파일 이름에 "이메일"이 명시적으로 표시되지 않더라도 "이메일"을 검색하는 사용자가 마케팅 관행을 참조하려고 할 때마다 태그가 "이메일"을 강조 표시합니다.

이러한 레이블은 페이지에만 적용되는 것이 아니라 스페이스에도 레이블을 적용할 수 있습니다. 팀이 성장할수록 내부 그룹에 적합한 스페이스 범주를 설정하는 것이 더 중요해지며 레이블을 사용하면 빠른 검색으로 그룹을 관리할 수 있습니다.

이제 AI 기반 검색 기능이 Confluence에서도 기본으로 제공됩니다. 컨텍스트 정보를 일일이 살펴보는 번거로운 수동 작업 없이 필요한 정보를 찾으세요. 문서에 대해 질문하거나 답변할 필요 없이 자유롭게 업무에 집중할 수 있습니다.

구조화된 계층 구조에서 페이지를 체계적으로 유지

솔직하게 말하자면 대부분의 중앙 집중식 참조 자료가 경로에 문제가 생기기 시작하는 이유는 탐색하기 어렵기 때문입니다. 모든 정보가 한곳에 있으면 언제든지 정보를 활용할 수 있습니다. 하지만 참조 자료 문서를 찾는 데 너무 오래 걸린다면 전혀 도움이 되지 않습니다. 또는 팀원이 잘못된 문서를 찾아 프로젝트가 부정확해지는 심각한 경우도 있습니다. 마케팅 전략을 실행에 옮기려고 할 때 잘못된 메모를 바탕으로 작업하고 있을 수도 있습니다.

그 대신 Confluence의 구조화된 계층 구조 내에서 참조 자료 페이지를 체계화하세요. 

핵심을 설명하자면 Confluence는 참조 자료 체계화에 동적인 접근 방식을 사용합니다. 예를 들어, 하나의 스페이스가 마케팅 부서 범주에 속할 수 있습니다. 하지만 같은 문서를 특정 캠페인의 고유 계층 구조에 연결할 수도 있습니다. 중요한 브랜딩 문서는 교차점과 같은 역할을 합니다. 복잡한 작업이 원활하게 진행되는 동안 서로 다른 프로젝트에 대해 작업하는 여러 팀이 교차로를 마주할 수 있습니다.

즉, 단지 구조에 대한 소프트웨어의 선입견을 완화하기 위해 콘텐츠를 구조화할 필요가 없습니다. 구조는 자유롭게 결정할 수 있습니다. 고유한 캠페인을 위한 특정 Confluence 페이지(예: 소셜 미디어 및 이메일 홍보 간의 고유한 광고 캠페인)은 둘 다 같은 문서를 상호 참조할 수 있습니다. 모든 것을 올바르게 연결한 경우 전반적인 브랜딩 전략에 대한 변경 사항이 모든 팀에 자동으로 표시됩니다. 이것이 바로 동적인 계층 구조적 체계화의 힘입니다.

관련자에게만 액세스 권한이 주어지도록 제어

위의 섹션을 읽고 다음과 같이 생각하셨을 수도 있습니다. "음. 상호 작용이라면 너무 많은 사용자가 발언권을 가질 것 같은데..." 이런 상황을 원하지 않으실 수 있습니다. Confluence를 사용하면 다양한 페이지 및 스페이스에 대한 특정 권한으로 액세스를 제어할 수 있습니다. 간단히 말해 가장 중요한 문서는 해당 문서를 제어해야 하는 사용자가 제어하도록 할 수 있습니다. 

이러한 권한은 설정하려는 규칙에 따라 달라질 수 있습니다. 특정 사용자에 대한 사이트 전체 액세스를 결정하기 위해 전역 권한을 설정해야 합니까? 그렇게 할 수 있습니다. 팀 경영진이 필요한 모든 것에 액세스할 수 있도록 스페이스별 권한을 만들고 싶습니까? 역시 가능합니다. 메시지가 원하는 대로 유지되도록 개별 페이지 제한을 설정할 수도 있습니다.

Confluence 페이지는 기본적으로 보거나 편집할 수 있도록 열려 있지만 특정 사용자 또는 그룹에 대해 이 규칙을 제한할 수 있습니다. 이렇게 하면 Confluence에서 페이지 초안 작업을 하더라도 해당 페이지 초안을 봐야 하는 사용자에게만 공개된다는 것을 확신할 수 있습니다.

프로젝트 관리 솔루션과 통합

참조 자료가 다른 도구에 연결되지 않는다면 중앙 집중식입니까, 아니면 사일로화되어 있습니까?

팀에서 가장 많이 사용하는 다른 도구와 Confluence를 통합하면 팀의 변화하는 요구 사항에 대응할 수 있는 참조 자료를 갖추게 됩니다. Confluence는 콘텐츠 및 컨텍스트를 제공하므로 원하는 방식으로 프로젝트를 완료하는 데 필요한 모든 것을 갖출 수 있습니다.

효과적인 Confluence 통합의 두 가지 예시는 다음과 같습니다.

Trello 및 Confluence를 함께 사용하면 미리 보기/편집 기능으로 Trello 링크를 Confluence에 붙여넣어 Confluence에서 바로 Trello 작업을 편집할 수 있습니다. 또는 완전한 대화형 Trello 보드를 Confluence 페이지에 포함하여 팀이 Confluence 참조 자료 내에서 모든 Trello 기능을 사용할 수 있도록 하세요.

Confluence를 Jira와 통합하면 Confluence에서 바로 Jira 이슈를 추적할 수 있습니다. 팀이 참조 자료 내에서 바로 잠재적인 문제를 파악할 수 있도록 하세요. Confluence 페이지에 Jira 작업이 있으면 향후 프로젝트 타임라인을 간단하게 설정할 수도 있습니다. 또는 이 기능을 사용하여 시작 날짜를 추정하고 팀이 계획대로 진행하도록 할 수 있습니다.

항상 업데이트되는 중앙 집중식 참조 자료 만들기

여러분에게 강력한 마케팅 계획이 없다는 것은 아닙니다. 때로는 성공적인 마케팅에서 중요한 부분은 조직 전체에 같은 정보를 제공하고 모두가 같은 뜻을 전달하는 것입니다. 대화 그 이상을 달성해야 합니다. 브랜드 메시지와 마케팅을 구분하려면 한마음으로 응원하는 사람들로 가득 찬 경기장처럼 되어야 합니다.

하지만 내부 커뮤니케이션 없이는 그렇게 할 수 없습니다. 이것은 모든 브랜드 및 마케팅 인사이트를 위한 중앙 집중식 참조 자료에서 시작합니다. 효과가 있는 브랜딩 메시지는 무엇입니까? 무엇을 업데이트해야 합니까? Confluence를 사용하여 중앙 집중식 참조 자료를 만들면 팀에 같은 정보를 제공하고 같은 뜻을 전달할 수 있습니다.