계속 사용하게 될 최신 소셜 인트라넷

인트라넷 경험이 많은 사용자라면 인트라넷이 과거의 유물이라고 생각할 수도 있습니다. 단어 자체만으로도 '하이루' 또는 '완소'처럼 전화선을 통해 인터넷에 연결했던 시대로 거슬러 올라가는 느낌을 줍니다. '인트라넷'이라는 말을 들으면 아마 “아직도 그 단어를 쓴다고?”라고 생각하실 것입니다. 디지털 목적지인 인트라넷은 동료들이 창의적인 아이디어를 주고받고 동료들에게 조언을 받고 프로젝트와 공동 관심사에 대해 유대감을 형성할 수 있는 허브가 되도록 설계됐습니다. 원래 버전은 의도는 좋았으나 참여 부족, 오래된 정보, 그리고 직원들의 동의를 방해하는 다른 장애물 때문에 힘을 다하지 못했습니다. 인트라넷이 사라지지 않았다는 것이 아니라 용어가 의미를 잃은 것뿐이었습니다. 전 세계가 데이터 과부하 시대를 헤쳐나가면서 인트라넷은 여기에 적응하여 직원들이 실제로 시간을 보내고 싶어 하는 최신 친목의 공간이 되어가고 있습니다. 공동 작업 중심의 성공적인 직장 커뮤니티를 만들려면 과거의 위험으로부터 배우고 차세대 소셜 인트라넷의 모든 이점을 받아들이는 것이 중요합니다.

비즈니스는 전면에서, 파티는 뒤에서

소셜 인트라넷은 단순히 서류나 개인 온라인 드라이브에서 구출해낸 정보의 디지털 창고가 아닙니다. 비즈니스는 인트라넷을 사용하여 직원 간의 완전한 가시성을 제공하고 사용자가 아이디어를 공유하도록 장려하여 열린 문화를 조성할 수 있습니다. 인트라넷은 가장 그럴듯하지 않은 동료 간 공동 작업을 가능하게 만들고 모든 팀 및 부서 간 연결을 촉진할 수 있습니다. 소셜 인트라넷을 사용하면 모두가 하나로 뭉치게 됩니다. 기술에 정통한 CEO부터 새로 입사한 인턴까지 사용자는 할 일을 완료하고 목표를 달성하는 데 필요한 것을 정확하게 공유하고 액세스할 수 있습니다.

팀이 공동 작업 중심의 작업 영역에 들어서게 됩니다

소셜 인트라넷은 단순히 동료와 콘텐츠를 연결하는 것이 아니라 관계자와 관계자를 연결해 줍니다.  

긍정적인 분위기를 만듭니다. 공동 작업을 매우 많이 진행하는 회사에서도 소외감을 느끼는 직원은 있기 마련입니다. 최신 소셜 인트라넷에서는 모두가 평등합니다. 인트라넷을 올바르게 설정하면(직무나 직급과 관계없이 대화와 문서에 똑같이 액세스할 수 있도록) 누군가 다른 팀원의 프로젝트에 자신의 생각을 게시하고 피드백을 환영하는 것을 기분 좋은 일로 만들 수 있습니다. 자신 있게 공유할 수 있는 공간이 있으면 직원들이 동료, 팀, 회사와의 유대감을 느낄 가능성이 더 높아집니다.   

사일로를 허뭅니다. 직원은 소셜 인트라넷을 사용하면 자신의 업무와 다른 팀 또는 사무실의 최우선 과제 간에 연결할 수 있습니다. 예를 들어 자신의 SEO 목표를 완벽하게 달성한 콘텐츠 마케팅 팀의 Mike가 프로젝트에 훌륭한 멘토가 될 수 있지만 애매하게 아는 사이로 복도에서 인사를 건네는 것만으로는 그 사실을 알 수 없을 것입니다.

다리를 만듭니다. 원격 문화가 '새로운 열풍'에서 '이상적인 업무 방식'으로 변화하면서 동료들을 같은 문화적 궤도에 두는 것이 그 어느 때보다 중요해졌습니다. 소셜 인트라넷을 통해 가상 연결은 모든 시간대에 걸쳐 직원들이 계속 대화하고 아이디어를 공유할 수 있도록 해줍니다.

인트라넷이 Walkman^®처럼 되고 말았습니까?

내부 커뮤니케이션 팀, HR 매니저 또는 인트라넷 챔피언에게 가장 큰 어려움에 대해 물어봤을 때 그 대답은 “참여”일 것이라고 확신입니다. 회사 인트라넷의 경우 무관심은 팝업 광고보다 더 만연해 있으며 이것을 없애는 일도 똑같이 어렵습니다. 직원이 인트라넷을 즐겨 사용하도록 유도하려면 먼저 직원을 멀어지게 하는 원인을 해결해야 합니다.

하향식 어조. 먹이 사슬의 꼭대기에 있는 상사는 직원의 피드백을 받거나 낮은 직급의 직원으로부터 환상적인 아이디어를 듣는 데 빠지는 경우가 많습니다. 인트라넷을 사용하면 대화가 아래에서 위로 흐를 수 있으므로 신규 직원이라도 의견을 편하게 낼 수 있습니다. 더 따뜻한 환경이 조성되어 토론의 여지를 남겨주고 상급자는 즉각적인 피드백을 확인할 수 있습니다.

빠른 응답 방법이 없음. 기술의 변화 속도로 보면 신생아도 스마트폰을 가지는 것은 시간 문제라고 해도 과언이 아닙니다. 우리는 이모티콘이나 GIF, 좋아요 버튼을 통해 친구 및 가족과 자유롭게 소통하여 아이디어에 공감하고 생각을 빠르게 전할 수 있습니다. 응답할 수 있는 선택지가 적어 방해가 된다고 느끼는 직원은 동료와 교류하거나 프로젝트에 기여할 가능성이 훨씬 낮습니다.

너무 기술적임. 구식 인트라넷은 원래 IT 팀용으로 만들어졌습니다. 콘텐츠를 게시하려면 여러 번거로운 단계를 거쳐야 했으며 사진으로 빠르게 답장할 수도 없었습니다. 결국 콘텐츠가 공개되어도 권한이라는 벽이 있어 번거로웠습니다. 인트라넷에 참여하는 일이 올림픽 참가처럼 어려워진다면 이전처럼 복도에서 나누는 대화만 계속될 것입니다. 

오래된 콘텐츠. Forrester에 따르면 인트라넷이 "모든 것을 저장한 위치"가 되면 끝없이 스크롤해야 하는 일이 발생합니다. 사용자는 마지막으로 팩스를 보낸 이후로 관련이 없는 콘텐츠를 찾기 위해 브랜딩 가이드 또는 회사 정책과 같은 중요한 정보를 찾는 데 몰두하지 않을 것입니다.

느리거나 쓸모없는 검색 엔진. 오늘날 검색 엔진에서는 어떤 질문에도 번개처럼 빠르고 관련성 높은 답변을 얻을 수 있습니다. 때로는 입력하는 것보다도 답변을 빠르게 얻을 수 있습니다. 너무 오래 걸리고 쓸모없는 정보를 찾아내는 검색 기능은 경쟁력이 없습니다. 사용자는 어제 받은 Amazon Prime 택배처럼 올바른 정보를 받고 싶어 합니다.

모바일 친화적이지 않음. 20년 전에 인트라넷이 처음 등장했을 때 사용자들은 아직도 인쇄된 신문을 읽고 있었습니다. 이제 스마트폰이 우리 손의 연장선이 되었습니다. 사용자는 핸드폰이나 태블릿에서 글을 쓰고 공유하고 읽기가 쉽지 않은 인트라넷을 배우기 위해 속도를 늦추지 않을 것입니다.

대략적인 분석. 소셜 인트라넷을 교체하거나 출시하려는 노력을 주도하는 경우 사용자가 인트라넷을 언제, 어떻게, 왜 사용하는지 알아야 합니다. 어둠 속에서 추측하기보다 높은 품질의 분석을 찾는 데 집중하세요. 세부 사항을 알면 사용자 친화적으로 변경하고 시선을 사로잡는 콘텐츠를 제작하고 중요하고 관련성이 높은 콘텐츠를 최신 상태로 유지하며 사용자가 거의 클릭하지 않는 콘텐츠를 없앨 수 있습니다.

성공적인 소셜 인트라넷의 관리

선택한 소프트웨어에 이 기능과 도구가 탑재되어 있는지 확인하여 계속 번창하는 인트라넷을 만드세요.  

모두를 크리에이터로. 훌륭한 아이디어는 모든 조직 수준의 모든 직원에게서 나올 수 있으며 때로는 실수로부터 탄생할 때도 있습니다. (세계 박람회 부스에서 아이스크림 그릇이 다 떨어져서 즉흥적으로 아이스크림을 와플 위에 올리지 않았으면 우리는 아직도 그릇에 담긴 아이스크림만 먹고 있을 것입니다!) 미리 만들어진 템플릿과 같은 간편한 작성 도구는 모든 팀의 사용자가 기여할 수 있는 권한을 부여하며 조직에서 인트라넷의 낙수 현상을 방지할 수 있습니다.

게시물 뒤에 있는 사용자에 대해 알아가기. 동료에 대해 이름 및 기본 아바타만 알고 있다면 연결해주는 다리를 짓기가 어렵습니다.  사용자는 동료가 무엇을 하고 조직에서 어디에 적합한지 그리고 무엇을 하고 있는지 알고 싶어 합니다. 소셜 인터넷에는 직원이 누가 어디서 무엇을 하는지 한눈에 알 수 있도록 프로필을 위한 공간이 있어야 합니다.  

모바일에 대한 준비성. 지금도 이 글을 휴대전화로 읽고 있는 분이 계실 것입니다. 이동 중에도 간편하게 로그인할 수 있고 보안이 보장되는 이상적인 소셜 인트라넷은 주머니 안에 넣고 다닐 수 있는 네트워크입니다. 사이즈가 작은 여성용 청바지 주머니 안에도 들어갈 수 있습니다.  

잘 짜인 콘텐츠. “겉표지로 책을 판단하지 말라”는 말은 점점 옛말이 되고 있습니다. 직원들은 이미지, 동영상, GIF와 같이 시선을 사로잡는 시각적 요소가 있는 콘텐츠에 참여할 가능성이 더 높습니다. 콘텐츠는 데스크톱에서와 마찬가지로 휴대폰이나 태블릿에서도 눈으로 보기에 만족스러워야 합니다.  

소셜 공유 기능. 소셜 미디어 네트워크에서 “유행을 일으키는 것”은 온라인 복권에 당첨되는 것과 같습니다. 인트라넷에서 이것과 동일한 수준으로 콘텐츠를 공유하려면 콘텐츠를 쉽게 전달할 수 있어야 합니다. 사용자가 친구에게 밈을 보내는 것만큼이나 쉽게 좋아요를 누르고 댓글을 달고 동료를 팔로우하고 동료를 @멘션할 수 있으면 인트라넷은 공유할 만한 콘텐츠를 더 많이 볼 수 있는 목적지가 될 것입니다.  

쉬운 액세스. 이제 IT 팀의 전화번호를 외우려고 애쓰지 마세요. 소셜 인트라넷을 사용하면 부서나 사용자의 액세스 및 권한을 직접 보호하는 동시에 직원이 장애물 없이 콘텐츠를 만들고 편집하고 볼 수 있습니다. 이렇게 유연성을 갖추면 IT 팀은 끝없는 회의와 엄청난 작업 주문을 피하면서 인트라넷 배포 및 사용자 지정에 집중할 수 있습니다.   

완전히 새로운 콘텐츠. 많은 의견을 통해 기여와 공동 작업이 이루어져 콘텐츠 스트림은 농산물 시장에서 팔 수 있을 정도로 신선해질 것입니다. 오래된 부분이 눈에 띄지 않도록 사용자 지정하고 알림을 보내는 간단한 시스템을 갖췄는지 확인하세요.  

정확한 분석. 더 많이 알수록 더 효과적으로 성장하게 됩니다. 사용자가 무엇을 검색하는지, 그리고 가장 많이 읽고 댓글을 추가하는 콘텐츠가 무엇인지 알려주는 분석을 찾아보세요. Forrester에 따르면 조직에서는 사용자가 언제, 어떻게 검색하는지 찾기 위해 “검색을 최우선으로 고려”한다는 점을 시사합니다. 또한 검색에서 “결과가 없거나 너무 많아서 유용하지 않은 경우”가 언제인지도 알아야 합니다.

평등한 경기장을 만들어주는 소셜 인트라넷

팀의 힘은 팀원 간의 연결에 좌우됩니다. 연결과 공동 작업이 유기적으로 성장할 수 있는 환경을 조성하면 직원의 역량을 강화할 수 있습니다. Confluence 인트라넷 소프트웨어로 조직에 혁신을 가져오는 힘을 얻는 방법을 알아보세요.