프로젝트 관리란?

프로젝트 관리의 이해

프로젝트 관리는 프로젝트를 시작부터 끝까지 안내합니다. 팀은 구조화된 접근 방식에 따라 정해진 시간, 예산 및 리소스 제약 내에서 특정 목표를 달성할 수 있습니다. 신제품을 릴리스하거나 이벤트를 구성하거나 전사적 이니셔티브를 구현할 때 효과적인 프로젝트 관리가 성공의 원동력이 됩니다.

프로젝트 관리의 핵심 단계는 다음과 같습니다.

• 계획: 이 첫 단계에서는 프로젝트 범위, 목표 및 목표 달성을 위한 단계를 정의해야 합니다. 계획 단계에서는 상세한 로드맵 작성, 리소스 계획 및 잠재적 위험 식별을 수행합니다.
• 실행: 이 단계에서는 인력 및 리소스를 조정하고 이해 관계자의 기대치를 관리하며 작업 완료를 감독하여 계획을 실행에 옮깁니다.
• 모니터링: 모니터링 단계에는 진행률을 추적하고 주요 지표를 기준으로 성과를 측정하며 프로젝트 계획대로 진행하기 위해 필요에 따라 조정하는 작업이 포함됩니다.
• 종료: 프로젝트가 공식적으로 마무리되는 단계입니다. 이 단계에서는 프로젝트의 성공을 평가하고 배운 점을 문서화하며 리소스를 해제합니다.

그렇다면 기업에 프로젝트 관리가 필요한 이유는 무엇일까요? 몇 가지 이유를 살펴보겠습니다.

• 정의된 범위 내에서 프로젝트 목표 달성
• 할당된 기간 내에 프로젝트 완료
• 승인된 예산 이내로 유지
• 고품질 결과 제공
• 위험 관리 및 발생하는 문제 해결
• 팀 및 이해 관계자 간의 커뮤니케이션 개선

프로젝트 관리 유형

"달걀 요리법은 여러 가지"라는 말이 있습니다. 기막힌 프로젝트를 완료하기 위한 단 한 가지 전략이란 없습니다. 프로젝트 관리 방법론이 필요한 이유도 바로 여기에 있습니다. 프로젝트 관리 방법론이란 프로젝트 관리를 위한 일련의 규칙, 원칙 및 프로세스입니다.

방법론이 형식적으로 들릴 수도 있지만 여기에는 혁신 가능성이 있습니다. 주목해야 할 점은 많은 팀과 회사가 한 가지에만 의존하기보다는 여러 가지를 조합하여 사용한다는 것입니다. 어떤 접근 방식을 선택하든 투명성이 매우 높은 문화를 장려할 수 있습니다.

1. 애자일 프로젝트 관리

프로젝트 관리 프로세스의 첫 단계는 계획이라고 생각합니까? 그렇지 않습니다. 이해 관계자의 승인을 받으려면 먼저 더 넓은 수준에서 전략을 이해해야 합니다. 이 단계에서는 승인을 받으려는 프로젝트의 비즈니스 목표를 개략적으로 설명하는 프로젝트 헌장을 사용할 수 있습니다. 그 대신 이해하기 쉽고 더 빠르고 읽기 쉬운 프로젝트 포스터를 사용하는 것이 좋습니다. 이 단계에서는 다음과 같은 질문에 답할 수 있어야 합니다.

• 이 프로젝트의 비즈니스 사례는 무엇입니까? Atlassian의 전략 계획 템플릿이 도움이 될 수 있습니다.
• 이 프로젝트는 실현 가능한가?
• 이 프로젝트를 계속 추진해야 하는가?

즉, 이 단계에서는 지나친 힘과 노력을 쏟기 전에 이 프로젝트에 뛰어들 가치가 있는지 판단해야 합니다.

토론을 지원하는 좋은 방법은 무엇이 잘못될 수 있는지 상상하고 그것을 방지하는 방법을 결정하는 생각 연습인 사전 점검입니다.

2. 워터폴 프로젝트 관리

기존의 순차적 프로젝트 관리를 생각하면 워터폴 프로젝트 관리가 떠오를 것입니다. 이 방법을 사용하면 프로젝트를 여러 단계로 나눌 수 있습니다. 한 단계가 끝나면 다음 단계가 시작되며 두 단계 사이에 겹치는 부분은 없습니다.

3. 스크럼

커피 들고 충전기를 챙기세요. 이제 나설 시간입니다. 이제부터 여러분과 팀은 프로젝트 계획에 따라 소매를 걷어붙이고 프로젝트 작업에 제대로 뛰어들 것입니다. 실행 단계에서는 다음이 필요합니다.

• 필수 리소스 할당
• 담당자가 각자 작업을 수행하도록 확인
• 상태 미팅 주최
• 추적 시스템 설정

이 단계에서 대부분의 업무가 이루어지며 프로젝트가 제대로 진행되는지 확인할 수도 있습니다. 이제 잘 아실 것으로 믿습니다. 이전의 모든 계획은 그만한 가치가 있었습니다.

4. 린 프로젝트 관리

프로젝트 관리 단계

프로젝트를 처음부터 시작한다고 상상해 보세요. 프로젝트 관리는 완료한 작업을 표시할 때만 필요한 것이 아니라 먼저 기반을 다져야 할 때 사용해야 합니다.

Project Management Institute(PMI)는 이 점을 고려하여 프로젝트 관리를 5단계로 구분했습니다.

1. 프로젝트 시작

프로젝트 관리 프로세스의 첫 단계가 계획이라고 생각합니까? 그렇지 않습니다. 프로젝트의 전략을 세우려면 먼저 이해 관계자의 승인을 얻어야 합니다. 승인을 받으려는 프로젝트의 비즈니스 목표를 개략적으로 설명하는 프로젝트 헌장을 만드세요. 이해하기 쉽고 더 빠르고 읽기 쉬운 프로젝트 포스터를 사용할 수도 있습니다. 이 단계에서는 다음과 같은 질문에 답할 수 있어야 합니다.

• 이 프로젝트의 비즈니스 케이스는 무엇인가?
• 이 프로젝트는 실현 가능한가?
• 이 프로젝트를 계속 추진해야 하는가?

즉, 이 단계에서는 지나친 힘과 노력을 쏟기 전에 이 프로젝트에 뛰어들 가치가 있는지 판단해야 합니다.

이러한 토론을 촉진하는 데 도움이 되는 방법은 잘못될 수 있는 요소를 생각하고 그러한 요소를 방지하는 방법을 결정하는 사고 연습인 사전 점검을 하는 것입니다.

2. 프로젝트 계획

프로젝트를 진행하기로 결정했다면 프로젝트 계획 단계로 넘어가야 합니다. 이 단계에서는 팀 전체가 따르고 감사를 표할 만한 상세한 프로젝트 계획을 세울 수 있습니다. 범위 크리프를 피하려면 계획이 꼭 필요합니다. 이 단계에서 답해야 할 질문은 다음과 같습니다.

• 프로젝트 목표가 무엇인가?
• 핵심 성과 지표(KPI)는 무엇인가?
• 범위는 어떻게 되는가?
• 예산은 얼마나 되는가?
• 어떤 위험이 있는가?
• 관련된 팀원은 누구인가?
• 관련된 작업은 무엇인가?
• 달성해야 할 마일스톤은 무엇인가?

이 단계는 프로젝트를 시작하기 전에 팀 전체가 같은 기대치를 공유하기 위한 것입니다. 지나치게 사소한 일에 매달리고 있다는 생각이 든다면 그렇지 않다고 말씀드리고 싶습니다. 전략적 계획 프레임워크도 도움이 될 수 있습니다!

3. 프로젝트 실행

커피를 들고 충전기를 챙기세요. 이제 실행할 시간입니다. 3단계에서 팀 전체는 소매를 걷어붙이고 프로젝트 계획에 따라 프로젝트 작업을 완료해 나갈 것입니다. 프로젝트 실행 단계에서는 다음이 필요합니다.

• 필수 리소스 할당
• 담당자가 각자 작업을 수행하도록 확인
• 상태 미팅 주최
• 추적 시스템 설정

이 단계에서 대부분의 업무가 이루어지며 프로젝트가 제대로 진행되는지 확인할 수도 있습니다. 이제 잘 아실 것으로 믿습니다. 이전의 모든 계획은 그만한 가치가 있었습니다.

4. 프로젝트 모니터링 및 보고

프로젝트 계획을 세웠다고 해도 일이 저절로 순조롭게 진행되지는 않습니다. 개인 예산을 세우는 것과 같습니다. 스스로 돈을 어떻게 관리하는지 주의 깊게 들여다보지 않으면 예산만 있는 것은 아무 소용이 없습니다.

프로젝트를 계획대로 진행하기 위해 프로젝트 진행률을 모니터링해야 하는 이유가 바로 여기에 있습니다. 계획 단계에서 확립한 KPI를 기준으로 프로젝트를 평가해야 합니다.

프로젝트가 계획에서 벗어나거나 범위 크리프가 발생한 것처럼 느껴진다면 어떻게 해야 할까요? 차분히 재평가해 보세요. 일을 다시 조정해야 할지, 아니면 원래 계획을 변경해야 할지 정해야 합니다. 모니터링의 장점은 흐름을 바로 잡을 수 있는 정기적인 체크포인트가 있다는 것입니다.

5. 프로젝트 종료

마무리 단계는 미진한 부분을 잘 마무리하는 것입니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

• 프로젝트 평가를 위한 사후 검토 또는 회고 진행
• 최종 프로젝트 보고서 준비
• 필요한 프로젝트 설명서를 수집하여 안전한 곳에 보관. Confluence와 같은 공동 작업 중심의 설명서 스페이스가 적합합니다.

이렇게 하면 팀이 프로젝트를 공식적으로 종료할 수 있을 뿐만 아니라 필요할 때 다시 참조하기도 더 쉽습니다.

모든 프로젝트 관리자에게 필요한 핵심 스킬

프로젝트 관리자는 모두가 같은 정보를 공유하고 이니셔티브가 제시간에 완료되게 합니다. 작업을 계획대로 진행하고 리소스를 할당 및 관리하며 이해 관계자 커뮤니케이션을 위한 중심점 역할을 합니다. 모든 프로젝트 관리자가 맡은 역할을 성공적으로 수행하는 데 필요한 스킬은 다음과 같습니다.

• 리더십: 효과적인 리더십은 팀원들에게 영감을 주고 명확한 방향을 설정하며 모두가 프로젝트 목표를 달성하도록 동기를 부여합니다. 팀 내에서 신뢰를 구축하고 정렬을 강화하는 연습을 제공하는 Atlassian의 팀 플레이북을 통해 리더십 스킬을 기를 수 있습니다.
• 커뮤니케이션: 강력한 커뮤니케이션을 통해 프로젝트 수명 주기 전반에 걸쳐 모든 이해 관계자에게 최신 정보를 제공하고 이해 관계자를 정렬시키며 이해 관계자의 참여를 유도할 수 있습니다. 기본적으로 유능한 프로젝트 관리자가 있으면 모두가 최신 정보를 계속 받을 수 있습니다. 프로젝트 관리자는 Confluence를 사용하여 문서화하고 Jira를 사용하여 작업을 업데이트하면서 명확하게 커뮤니케이션할 수 있습니다.
• 시간 관리: 효율적인 시간 관리는 프로젝트를 계획대로 진행하고 여러 우선 순위의 균형을 맞추도록 도와줍니다. Jira의 시간 추적 기능 및 Gantt 차트 템플릿을 사용하면 작업 및 마감 날짜를 관리할 수 있습니다.
• 문제 해결: 빠르고 효과적인 문제 해결은 장애물을 극복하고 프로젝트를 원활하게 진행하도록 도와줍니다. Atlassian Confluence의 5가지 원인 템플릿을 사용하면 복잡한 문제를 분석하고 해결할 수 있습니다.
• 기술 숙련도: 관련 기술을 이해하면 더 나은 결정을 내리고 기술 팀 구성원과 커뮤니케이션할 수 있습니다. Atlassian의 제품 자습서 및 웹 세미나에서 최신 정보를 확인하면 프로젝트 관리 소프트웨어의 기술 스킬을 향상할 수 있습니다.
• 적응성: 유연성은 프로젝트 관리자 및 팀이 변화하는 프로젝트 요구 사항을 이해하고 실행하며 예상치 못한 문제를 관리하는 데 도움이 됩니다. Jira의 스크럼 및 칸반 보드를 사용하여 애자일 방법론을 실행하면 프로젝트 관리의 적응성을 향상할 수 있습니다.
• 예산 책정 및 비용 관리: 프로젝트 재무를 관리하면 예산 제약 내에서 프로젝트를 진행할 수 있습니다. Jira의 보고 기능을 사용하면 프로젝트 비용을 추적하고 예산 초과를 방지할 수 있습니다.

프로젝트 관리에 사용하는 도구

올바른 프로젝트 관리 소프트웨어를 선택하기란 까다로울 수 있습니다. 팀이 프로젝트 관리 도구를 최대한 활용하려면 다음과 같은 기능을 제공하는 솔루션을 찾는 것이 좋습니다.

• 공유 캘린더를 만들어 프로젝트 마일스톤 및 기한을 추적
• 쉽게 액세스하고 공동 작업할 수 있도록 파일 및 문서 공유
• 작업 목록을 만들고 팀원에게 작업을 할당
• 프로젝트 진행률을 추적하고 보고서 생성
• 팀원 및 이해 관계자 간 커뮤니케이션을 지원하고 간소화
• 프로젝트 기간 및 예산 추정
• 팀원이 작업에 댓글을 추가하고 피드백을 제공하도록 허용
• 자동 리마인더 및 알림 생성
• 프로젝트 템플릿을 설정하여 프로젝트 만들기 간소화
• 리소스 및 워크로드 관리
• 이슈 및 위험 추적
• 변경 요청 관리
• 자세한 보고서 만들기
• 프로젝트 성과 모니터링

프로젝트 팀의 주요 구성원

모든 프로젝트는 역할 및 책임을 파악하는 것으로 시작해야 합니다. 자신의 역할을 미리 알면 프로젝트 기한을 모두가 성공적으로 지킬 수 있습니다. 잠재적인 프로젝트 역할은 다음과 같습니다.

• 프로젝트 관리자: 전체 프로젝트를 감독하고 프로젝트 성공을 책임지는 담당자입니다.
• 프로젝트 후원자: 프로젝트를 지지하고 프로젝트 매니저와 긴밀하게 협력하는 선임 관리자입니다.
• 팀원: 프로젝트 작업을 적극적으로 수행하는 구성원입니다.
• 공급자: 프로젝트에 상품 또는 서비스를 제공합니다.
• 이해관계자: 프로젝트에 관심이 있는 관계자입니다. 이해관계자는 다음과 같이 구분할 수 있습니다.
  • 주 이해관계자: 실제로 업무를 수행하고 프로젝트에 적극적으로 참여하는 관계자입니다.
  • 보조 이해관계자: 회의에 참여하고 작은 역할을 맡을 수도 있지만 프로젝트에서 주요 의사 결정권자는 아닌 관계자입니다.
• 관심 있는 이해관계자: 프로젝트에 개입하지만 적극적으로 참여하지 않거나 영향력이 크지 않은 관계자입니다.
• 고객: 내부 프로젝트가 아닌 고객 대상 프로젝트일 경우 최종 프로젝트를 받는 관계자 또는 팀입니다.

1. 공동 작업 개선

훌륭한 프로젝트 관리란 구조와 적응성의 균형을 맞추는 것입니다. 다음 관행을 참조하면 어떤 일이 발생해도 민첩하게 대응하면서 체계화된 상태를 유지할 수 있습니다.

• 제대로 시작: 킥오프 미팅으로 시작합니다. 모두가 같은 정보를 공유하도록 목표, 타임라인 및 역할을 설정합니다. 혼란을 없애고 흥미를 유발할 수 있는 기회입니다.
• 종속성 매핑. 작업 및 리소스는 대개 상호 연결되어 있습니다. Gantt 차트 같은 도구를 사용하면 연결을 시각화하고 병목 상태를 방지할 수 있습니다.
• 중요 경로 찾기: 반드시 해야 할 작업의 최장 경로를 찾습니다. 그러면 여유가 있는 영역 및 일정을 지켜야 하는 영역을 판단할 수 있습니다.
• 현실적인 타임라인 고려: 우리 모두는 일에 걸리는 시간을 과소평가하는 경향이 있습니다. 지난 프로젝트를 가이드로 삼아 일정에 약간의 여유를 두는 것을 두려워하지 마세요.
• 프로젝트 관리 소프트웨어 활용: Jira와 같은 도구는 모든 것을 한곳에 모아줍니다. 필요한 것을 찾으려고 더 이상 이메일을 끝없이 뒤질 필요가 없습니다.
• 명확한 역할 및 책임: 모두가 자신이 해야 할 일을 알 수 있도록 합니다. 그러면 서로의 영역을 침범하는 일을 방지하고 모두가 자신의 강점을 발휘할 수 있습니다.
• 팀 차원의 노력: 혼자서 계획하지 마세요. 팀은 귀중한 인사이트를 보유하고 있으니 프로세스에 팀을 참여시키세요. 그러면 더 나은 계획을 세우고 승인을 쉽게 얻을 수 있습니다.
• 커뮤니케이션, 커뮤니케이션, 커뮤니케이션: 정기적인 상태 업데이트를 통해 모두와 최신 정보를 공유합니다. 진행 상태 및 문제를 투명하게 공유하세요.
• 유연성 유지: 요구 사항은 바뀔 수 있습니다. 최종 목표를 염두에 두되 언제든 계획을 조정할 수 있도록 대비하세요.

Jira를 최대한 활용하세요. Jira 보드는 위의 관행 대부분을 실행하는 데 도움이 될 수 있습니다. Jira 보드는 실시간 업데이트를 제공하고 공동 작업을 증진하며 모든 팀원을 정렬시켜 주므로, 팀이 업무를 효율적으로 계획, 추적 및 관리할 수 있습니다.

개시

다음 템플릿을 사용하여 프로젝트를 바로 시작하세요.

• 경쟁 분석: 경쟁 범위를 파악합니다.
• SWOT 분석: Strengths(강점), Weaknesses(약점), Opportunities(기회) 및 Threats(위협)를 파악합니다.
• 브레인스토밍: 체계화된 브레인스토밍 세션을 통해 창의력을 마음껏 발휘합니다.

계획수립

다음 프로젝트 계획 템플릿으로 성공의 토대를 마련하세요.

• 프로젝트 계획: 전체 프로젝트의 로드맵을 만듭니다.
• 프로젝트 킥오프: 체계화된 킥오프를 통해 처음부터 제대로 시작합니다.

실행

다음 실행 단계 템플릿으로 프로젝트를 원활하게 진행하세요.

• 칸반 보드: 워크플로를 시각화하고 작업을 관리합니다.
• 작업 추적: 누가, 언제, 어떤 작업을 하는지 계속 확인합니다.
• 스크럼 보드: 애자일 팀은 이 템플릿을 사용하여 스프린트를 관리할 수 있습니다.
• 업무 분류 구조: 복잡한 프로젝트를 관리하기 쉬운 작업으로 나눕니다.
• Gantt 차트: 프로젝트 타임라인을 시각적으로 매핑합니다.
• 프로젝트 로드맵: 장기 프로젝트 전략을 세웁니다.
• 미팅 메모: 팀 미팅의 생산성을 높이고 효과적으로 문서화합니다.

모니터링

프로젝트 상태 템플릿을 사용하여 이해 관계자들에게 정기적인 업데이트를 제공하고 프로젝트 성공을 파악할 수 있습니다

종료

다음 템플릿으로 프로젝트를 효과적으로 마무리하세요.

• 회고: 잘한 점 및 개선할 점을 회고합니다.
• 5가지 원인 분석: 발생한 문제의 근본 원인을 찾습니다.

Jira는 팀이 생산성을 높이고 프로젝트 관리 프로세스를 간소화할 수 있도록 위의 템플릿 및 추가 템플릿을 제공합니다. 더 많은 템플릿을 살펴보려면 Atlassian의 무료 프로젝트 관리 템플릿을 모두 확인하세요.