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人工智能赋能的“周五修复日”

每个团队都有可优化的工作流或流程,但往往难以抽出时间付诸实践。通过“周五修复日”,您可以建立新的工作惯例,借助人工智能一次优化一个工作流。

人们在桌子旁一起工作
列表图标
准备时间

5 分钟

跑表图标
持续时间

3-8 小时

组图标
人数

1+

5 秒摘要

  • 确定有待优化的流程或工作流。
  • 每周五预留时间,学习如何使用人工智能优化一个流程或工作流。
  • 与团队分享经验以激励他人。
您将需要

如何开展人工智能赋能的“周五修复日”

每周五预留时间,用人工智能优化一个工作流。

什么是人工智能赋能的“周五修复日”?

“周五修复日”是一项定期活动,通过专门预留时间使用人工智能工具来优化现有流程或工作流。

为什么开展人工智能赋能的“周五修复日”演练?

人工智能赋能的“周五修复日”可实现两个主要目标:

  1. 该活动旨在鼓励团队专门投入时间,优化无效、低效和/或繁琐的流程或工作流,从而提升交付成果的质量与工作体验。
  2. 该活动能激励员工学习如何运用人工智能,并运用其解决实际问题,最终将其融入日常工作流中。

何时应使用人工智能赋能的“周五修复日”演练?

“周五修复日”的开展频率可根据需要自行调整,但通常每月开展一次最为适宜。这样一来,您和团队就有充足的时间确定一个可用人工智能优化的流程或工作流,并在测试完优化效果后,再在下一次“周五修复日”中着手解决另一个挑战。

人工智能支持的工作流的三大优势

研究表明,团队专门留出时间将人工智能解决方案投入实践,能够:

  1. 弥合人工智能应用鸿沟79% 的高管和 63% 的知识工作者认识到人工智能的重要性,但尚未掌握如何将其融入实际工作。然而,掌握人工智能日常应用技能的团队,其获得高工作效率和成效的可能性是其他团队的 1.9 倍。
  2. 减少不确定性:团队定期开展实验,能提供人工智能应用场景的具体示例,凸显其价值,并增强团队成员在实际工作中使用人工智能的信心。
  3. 解锁变革性优势将人工智能视为解决问题合作伙伴的团队成员表示,工作质量得到提升,节省的时间相当于每周额外多出一个工作日,且工作积极性也有所提高。此外,还有一项额外优势:领导者鼓励人工智能实验的团队,每天能多节省 55% 的时间

1. 通过安排“周五修复日”做好准备

预估时间: 5 分钟

选定一个周五开展本演练。预留至少三小时,如条件允许可安排全天。

提示:提前预定固定时间

安排固定的周期(例如每月一次),能让该演练更易成为常规惯例,而非一次性活动。

2. 通过头脑风暴,发现可优化的流程和工作流

预估时间: 30 分钟

在“周五修复日”前的周一或周二,可使用 Confluence 等协作工作区,以团队或个人形式开展头脑风暴,梳理那些无效、低效或繁琐的流程与工作流。针对每一个流程或工作流,需明确其目标或用途,并写下流程中出现中断、导致工作延缓或产生痛点的具体环节。

随着一周时间的推进,每当发现新的机会时,都可以向这份文档里补充新想法。

如果是独立进行头脑风暴,可将页面分享给团队伙伴,以获取他们的反馈和想法。

3. 周五借助人工智能进行优化!

预估时间: 3-8 小时

当“周五修复日”到来时,从列表中挑选一个流程或工作流,在当天着手处理。要全身心投入到所选问题的解决中,确保投入完整的时间。可以通过关闭通知、听音乐或找一个安静的空间来集中注意力,从而最大限度地减少干扰。

尝试使用各类人工智能工具、方法,并开展相关实验,以优化该流程或工作流。例如:

4. 分享成果与经验

预估时间: 10 分钟

当天结束时,可通过解决方案演示,向团队伙伴分享您的成果、遇到的挑战以及后续步骤。您可以使用 Loom 等工具录制一段短视频,并在 Slack 或 Teams 的特定频道中分享。

一组问号

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