Распределение ресурсов при управлении проектами

Что такое распределение ресурсов?

При распределении ресурсов активы назначаются на конкретные задачи и проекты согласно установленным срокам. В зависимости от отрасли к ресурсам могут относиться участники команды, оборудование и инфраструктура.

У каждого участника команды и заинтересованного лица есть доступ к расписанию ресурсов, в котором указаны временные затраты и обязанности на протяжении жизненного цикла проекта, что гарантированно исключает путаницу.

Для большинства проектов распределение ресурсов заключается в ответе на следующие три вопроса.

• Какие ресурсы необходимы для выполнения этого проекта?
• Когда эти ресурсы понадобятся?
• Доступны ли эти ресурсы?

Когда все участники знают ответы на эти вопросы, работа идет по плану и без задержек, а руководители проекта могут точно определить требования к ресурсам, временные ограничения и доступность. Также эффективное планирование ресурсов — важнейшая составляющая эффективного тайм-менеджмента. Оно гарантирует, что ваша команда будет работать продуктивно и в соответствии с целями проекта.

Повышение результативности проекта

Подорвать результативность проекта можно самыми разными способами: от назначения неподходящих ресурсов до слишком позднего делегирования задач. Распределение ресурсов позволяет руководителям видеть всю область проекта и потребности каждого проекта.

Представим, что вам нужен старший разработчик для работы над приложением компании, но вы не применяете методику распределения ресурсов. Вы можете забыть о том, что разработчику необходимо сотрудничать с финансовым отделом, пока не станет слишком поздно, что приведет к изменению хронологии проекта.

При распределении ресурсов все ресурсы и задачи назначаются на этапе планирования проекта. Благодаря этому вам не придется беспокоиться об устранении конфликтов ресурсов.

Предотвращение излишней нагрузки на ресурсы

Предположим, ваш старший разработчик трудится над новым приложением. Может быть, он еще и занимается новым сайтом? А что насчет чат-бота, который руководство хочет запустить в то же время? Если в процессе принятия решений учитывать только время, когда разработчик доступен, его легко перегрузить.

Управление ресурсами позволяет равномерно распределять работу, чтобы избежать выгорания. Если кто-то перегружен или, напротив, нуждается в дополнительной нагрузке, вы точно узнаете об этом.

Избегать избыточного выделения ресурсов разумно с финансовой точки зрения. Если у вас некачественный план по использованию ресурсов или его вовсе нет, стоит ожидать, что на любой проект могут быть выделены излишние ресурсы. Из-за этого себестоимость проекта возрастает, а команды не могут заниматься другими задачами.

Использование ПО для планирования ресурсов предотвращает возникновение излишков. Однако на его освоение может потребоваться время. Оцените среднюю производительность своей команды, чтобы равномерно распределить задачи.

Эффективная хронология и реализация проекта

Оптимальное использование ресурсов

Есть ли среди участников те, кто сидит сложа руки, потому что проекты занимают не весь рабочий день? А те, кто загружен сверх своих возможностей? При планировании ресурсов выясняется, как их использует команда и к какому результату это приводит.

Оптимальное использование ресурсов — это максимальная производительность с минимальными потерями. Найти такой баланс вручную практически невозможно, а без планирования теряется из виду общая картина ресурсов и их доступности. В результате становится сложно определить недостаточную или чрезмерную загруженность ресурсов, что может препятствовать эффективному распределению ролей.

В системе планирования ресурсов задачи каждого участника команды отображаются в реальном времени, что позволяет быстро внести коррективы при возникновении проблем. Например, можно передать задачу коллеге, у которого больше времени и навыков, или сбалансировать нагрузку команды.

Типы планирования ресурсов

Для разных проектов требуются разные подходы к планированию ресурсов. Понимая, когда и какой из них использовать, можно выбрать оптимальную стратегию с учетом потребностей команды.

Ниже перечислены самые распространенные типы планирования ресурсов.

• На основе времени: этот метод ориентируется на конкретные временные интервалы и сроки выполнения проекта. Ресурсы выделяются исходя из задач, которые требуется выполнить, а не из доступности ресурсов. Планирование на основе времени хорошо подходит для проектов с фиксированными сроками, например для запусков продуктов или маркетинговых кампаний.
• Выравнивание ресурсов: при ограниченных ресурсах и гибких сроках выравнивание помогает сгладить пиковые нагрузки. Этот метод заключается в корректировке сроков в соответствии с загрузкой команды. Например, возможно, лучше на пару недель продлить проект, чем навешивать на лучшего дизайнера работу над тремя параллельными кампаниями.
• Сглаживание ресурсов: в отличие от выравнивания, сглаживание заключается в перераспределении ресурсов при сохранении изначальных сроков проекта. Такой подход подходит в ситуациях, когда сроки жестко заданы, но требуется сбалансировать нагрузку на команду, например путем пересмотра времени на выполнение некоторых задач в рамках одного этапа проекта.

Как правило, выбор метода определяется сложностью проекта. Зачастую для простых проектов с четкими сроками будет достаточно планирования на основе времени. Между тем, сложные проекты со множеством зависимостей выигрывают от выравнивания или сглаживания ресурсов: это помогает предотвратить появление узких мест.

Как создать эффективное распределение ресурсов для следующего проекта

Эффективное и действенное распределение ресурсов подразумевает не только перечисление задач. Здесь требуется стратегический подход к доступности ресурсов, навыкам участников и целям проекта.

Вот как можно использовать Jira для решения этой проблемы.

Шаг 1. Создайте проект

Первым делом настройте проект в Jira. Это будет основа для точного планирования и управления задачами. На этом шаге формируется структура, которая будет определять каждое решение по планированию. Выберите шаблон проекта, соответствующий вашему рабочему процессу: это может быть Scrum, Kanban или собственный подход. От выбранного шаблона зависит способ визуализации расписания ресурсов и управления им на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Шаг 2. Создайте задачи для своего проекта

Чем точнее будут созданы задачи в Jira, тем эффективнее вы сможете распределить ресурсы. Для каждой задачи подходит свой тип: для конкретных действий выбирайте задачи, для более крупных проектов — эпики, для требований отлично подойдут истории, а для проблем, требующих исправления — баги. Соотносите требования к задачам с квалификацией и опытом участников команды. Например, старший разработчик может завершить сложную интеграцию за пару дней, тогда как младшему на это потребовалась бы неделя. Ваше расписание ресурсов должно учитывать эту разницу.

Шаг 3. Оцените наличие и распределение ресурсов

Изучите календари, текущую нагрузку и планы на отдых. Это поможет определить ограничения, влияющие на доступность ресурсов. Визуализируя задачи в Jira, вы сможете рассмотреть распределение ресурсов с разных сторон. В представлении доски Jira отображаются задачи на этапах рабочего процесса, а представление хронологии помогает планировать работу, отслеживать прогресс и отображать зависимости. Эти визуальные инструменты показывают проблемы еще до того, как они отразятся на вашем расписании.

Шаг 4. Регулярно контролируйте и корректируйте

Отслеживайте прогресс и по мере необходимости перераспределяйте ресурсы в случае возникновения задержек или изменений. В Jira предусмотрены отчеты и аналитика на основе данных, помогающие проследить развитие проектов и изменения приоритетов. Регулярные проверки позволяют на ранних этапах выявлять проблемы и заблаговременно вносить корректировки, а также способствуют открытому общению с командой. По отчетам Jira и в представлении хронологии команда может эффективно отслеживать, насколько точно их расписание ресурсов соответствует фактическому прогрессу проекта.

Следуя этому алгоритму и заручившись поддержкой надежных функций Jira, вы сможете составить действенное расписание ресурсов, которое поможет распределить их оптимальным образом и повысит эффективность проекта.

Распространенные трудности при планировании ресурсов

В идеальном мире планирование ресурсов было бы безошибочным. Расписания бы выстраивались без всяких накладок, а ресурсы всегда были бы доступны.

В реальности же команды часто сталкиваются с ограничениями проекта, изменениями в объеме входящих в него работ и конкурирующими интересами. Так, например, команда по контенту хочет привлечь нового фрилансера к созданию блогов на сайте, а рекламный отдел считает, что сначала хорошо бы составить новый текст объявления. Однако расстановка приоритетов — важная часть планирования ресурсов.

Вот четыре распространенные проблемы, с которыми могут столкнуться команды при планировании ресурсов.

Конфликты и избыточное выделение ресурсов

Часто самой большой проблемой команды становится избыточное выделение ресурсов. Базовое планирование ресурсов обычно помогает предотвратить самые вопиющие случаи. Однако полностью изжить эту проблему не так просто.

Допустим, вы поручаете кому-либо три параллельные задачи, каждая из которых занимает треть рабочего дня. Так у исполнителя не остается места для маневра. Если на одном проекте образуется задержка, она, скорее всего, перейдет и на остальные. Это создаст стресс для сотрудника и заставит его в спешке доделывать работу. Это — конфликт ресурсов в команде.

Возможно, планирование ресурсов не поможет полностью решить проблему их избыточного выделения, но подобные ситуации будут возникать реже. Обязательно составьте план управления ресурсами и не забывайте его обновлять.

Управление доступностью ресурсов и навыками сотрудников

Планирование ресурсов позволяет легко назначать задачи, но что делать, если исполнитель занят?

При выравнивании даты выполнения задач переносят с учетом ограничений по ресурсам. Так, например, если дизайнер работает над двумя рекламными кампаниями, вместо того чтобы нанять ему помощника, можно продлить проектные сроки.

Если вся информация хранится в электронных таблицах и на досках, то найти необходимые данные может быть непросто. Столь же бесполезны и общие сведения о распределении исполнителей между проектами, если нужно узнать о конкретных навыках или доступности сотрудников.

С помощью эффективного ПО для управления ресурсами, такого как Jira, можно отслеживать расписание и навыки каждого участника команды. Это ПО позволяет заблаговременно выявлять потенциальные узкие места и применять различные тактики, например выравнивание ресурсов.

Управление изменениями и неопределенностями

Планируя ресурсы, команда по управлению проектом может реагировать на изменения — но только при условии, что в расписании достаточно свободного места.

У вас может появиться новый клиент, или одна из сотрудниц — уйти в декретный отпуск. Как действовать в подобном случае, если расписание заполнено и дополнительных ресурсов нет? В таких случаях у вас обычно есть три варианта: приостановить проект, сдвинуть сроки или нанять помощников.

Использование ПО облегчает управление изменениями. Благодаря Jira вы автоматически получаете уведомления об изменениях и выигрываете время на то, чтобы решить, что делать дальше.

Оптимальный баланс между разными проектами и приоритетами

У каждого участника команды есть свои проекты и приоритеты. Даже если цели участников совпадают, вам все равно придется искать баланс между несколькими проектами. Планирование ресурсов не даст ответа на вопрос, как расставить приоритеты.

Правильное планирование ресурсов избавляет от известных трудностей, но само по себе не является панацеей. Вы можете упускать из виду личные мотивы участников, поэтому очень важно регулярно общаться со своей командой. Запрашивайте новости о проектах и будьте готовы принимать критические замечания.

Если вы параллельно работаете над задачами разных типов, эта проблема может стать еще сложнее. По диаграмме Ганта может показаться, что на бумаге все идеально, но в реальности работа каждого участника может замедляться из-за необходимости переключения контекста. Кому-то может нравиться разнообразие, а кто-то другой гораздо лучше работает, сосредоточившись на одном проекте.

Рекомендации по распределению ресурсов

Грамотное распределение ресурсов — это не просто назначение подходящих людей на задачи. Нужны стратегии, которые помогут предотвратить распространенные ошибки, из-за которых срывается работа над проектами и выгорают команды.

При распределении ресурсов опирайтесь на следующие рекомендации.

• Заложите запас времени в свое расписание: не расписывайте каждую минуту каждого дня. Задачи часто требуют больше времени, чем ожидалось, возникают чрезвычайные ситуации, и людям нужна свобода действий. На большинство работ лучше выделить дополнительное время, тогда задержка в какой-либо задаче не нарушит всю хронологию вашего проекта.
• Запланируйте регулярные собрания с командой: встречи раз в неделю или две помогут выявлять проблемы на ранней стадии. Собрания не обязательно должны быть долгими — достаточно лишь обозначить возникшие препятствия или изменения доступности. Участники команды зачастую не решаются говорить о проблемах до тех пор, пока они не перерастут в кризис, поэтому создайте безопасные пространства для таких разговоров.
• Используйте данные прошлых проектов для улучшения планирования: отслеживайте, сколько на самом деле времени уходит на задачи и крупные проекты, чтобы сравнить его с оценочными расчетами. После завершения нескольких проектов вы начнете видеть закономерности. Возможно, проверка дизайна всегда занимает в два раза больше времени, чем планировалось, или разработчики регулярно завершают задачи по программированию раньше, но им нужно дополнительное время для тестирования. Используйте эти данные для более точных оценок в будущем.

Jira объединяет всю информацию о проекте в одном месте, обеспечивая единое представление о распределении ресурсов с помощью таких функций, как представление хронологии, планирование ресурсов и пользовательские поля. В то же время вы можете использовать Jira Product Discovery для определения проектов, которые заслуживают выделения ресурсов, прежде чем они станут обязательствами. Так вы будете назначать ресурсы на высокоэффективные задачи, а не только на срочную работу.

Оптимизация распределения ресурсов с помощью Jira