Полное руководство по созданию эффективного реестра рисков

Что такое реестр рисков?

Реестр рисков — это инструмент управления проектами, в котором вы перечисляете все известные риски, способные повлиять на проект. В нем описываются риски, их возможное влияние на цели и меры, принимаемые командой для их предотвращения или управления ими. Воспринимайте его как общее место, где каждый может просматривать риски и справляться с ними до того, как они перерастут в серьезные проблемы.

В области управления проектами реестр рисков — не просто список задач, это динамический документ, который развивается по мере реализации проекта. Регулярно обновляя реестр, команда сможет своевременно выявлять новые риски и быстро корректировать планы. Такой упреждающий подход позволяет согласовать действия всех участников, обеспечивает подотчетность и способствует принятию более эффективных решений на всех этапах жизненного цикла проекта.

Инструменты типа Confluence упрощают управление реестром рисков, позволяя командам создавать и редактировать сведения в центральном репозитории, представляющем собой единый источник достоверной и актуальной информации, а также делиться ими. Благодаря шаблону реестра рисков команды могут быстро приступать к работе, разрабатывать планы по снижению рисков и отслеживать риски на всем протяжении жизненного цикла проекта.

Что входит в реестр рисков?

Риски относятся к разным областям, включая безопасность данных, соблюдение законодательства и проблемы с цепочкой поставок. Реестр рисков должен учитывать все потенциальные проблемы проекта независимо от их природы.

Реестр рисков состоит из четырех ключевых компонентов.

• Идентификация рисков. Присвоив идентификатор и имя, вы сможете точнее отслеживать тот или иной риск на всем протяжении работы над проектом. А если вы добавите краткое описание риска, участники быстрее поймут, о чем идет речь, когда вы будете ссылаться на него или заниматься его устранением.
• Оценка рисков. Сюда входит анализ риска и присвоение ему соответствующей категории в зависимости от расписания, бюджета или области. Определите вероятность риска и его последствия, используя как качественные факторы воздействия (например, удовлетворенность клиентов), так и количественные (например, затраты). Они помогут отсортировать риски по приоритету.
• Реагирование на риски. Определите меры реагирования на тот или иной риск и задокументируйте их в соответствующем плане. Центральный репозиторий, такой как Confluence, позволит каждому участнику изучить план реагирования и принять соответствующие меры.

• Владение рисками. Назначьте компетентного владельца, который будет отвечать за тот или иной риск, а также учредите план реагирования.

Когда полезен реестр рисков

Реестр рисков следует использовать на протяжении всего жизненного цикла проекта, начиная с этапов планирования проекта и исследования продукта. Так команды смогут с самого начала выявить потенциальные риски и интегрировать стратегии упреждающего управления в план проекта.

Использование реестра рисков имеет решающее значение на следующих ключевых этапах.

• Планирование и начало проекта. На данном этапе использование реестра позволяет командам определить первоначальные риски и приступить к разработке стратегии по их снижению. Так закладывается основа для управления рисками на протяжении всего проекта.
• Реализация и выполнение. По мере реализации проекта необходимо активно вести реестр для выявления новых рисков и отслеживания статуса существующих.
• Обзоры контрольных точек и собрания с заинтересованными сторонами. Регулярное включение реестра рисков в обзоры проектов позволяет информировать и вовлекать заинтересованные стороны, что способствует прозрачности и принятию обоснованных решений.
• Управление изменениями. По мере развития проектов необходимо развивать и управление рисками. Используйте реестр в качестве динамического инструмента для переоценки существующих рисков и выявления новых.
• Анализ по итогам проекта. К концу проекта реестр рисков содержит ценную информацию о встретившихся рисках и принятых мерах по управлению ими. Из нее можно сделать выводы для будущих проектов.

Преимущества реестров рисков

Понимание рисков на ранних этапах, анализ их влияния и составление плана по их устранению помогут соблюсти расписание и уложиться в бюджет. Ниже приведены некоторые преимущества реестра рисков.

Упреждающее управление рисками

Возможно, у вас не получится определить все риски на ранних этапах, но вы можете выявить значительную их часть благодаря совместной работе над проектом. Группы, занимающиеся идентификацией рисков на каждом этапе жизненного цикла продукта и управления проектом, заранее выявляют решения, которые можно включить в план проекта.

Улучшение коммуникации

Упреждающий подход к управлению рисками позволяет командам заранее скоординировать действия, понять цель и наладить совместную работу по снижению рисков. Таким образом, при возникновении новых рисков у команд будет стандартная процедура регистрации, анализа, назначения и планирования ответных мер. Инструменты для совместной работы, такие как Confluence, позволяют командам использовать журнал рисков как единый достоверный источник информации о статусе и дальнейших шагах.

Принятие более эффективных решений

Благодаря реестру рисков руководители проектов и заинтересованные стороны получают точную информацию о каждом риске и его воздействии. Это позволяет уменьшить или полностью устранить неопределенность.

Например, при первом выявлении может показаться, что риск имеет высокий приоритет, однако анализ может продемонстрировать, что этот риск можно быстро и легко снизить. С другой стороны, риск, который при первом выявлении кажется низкоприоритетным, после анализа может стать приоритетом номер один. Реестр рисков помогает в первую очередь сосредоточить внимание на наиболее важных рисках.

Документация

Такие инструменты, как Confluence, помогают командам собирать и хранить в одном репозитории всю информацию, связанную с риском: серьезность, воздействие, план реагирования и ответственное лицо. С единым достоверным источником информации участники команд будут одинаково понимать риски независимо от того, где они находятся и в какой команде они работают.

Подотчетность

Назначение владельца каждого риска в реестре повышает производительность за счет того, что над планом реагирования работают нужные люди. Планирование, анализ и обновление реестра рисков во время собраний по пересмотру проектов и на протяжении всего жизненного цикла проекта позволяют отслеживать прогресс в реальном времени. Благодаря этому можно менять приоритеты или корректировать расписания по мере устранения существующих рисков или возникновения новых.

ПО для управления заданиями, например Jira, помогает отслеживать прогресс от выявления до устранения.

Ограничения реестров рисков

Четкая и понятная процедура поможет преодолеть многие ограничения реестра рисков. Однако некоторые риски, например связанные с неисправностью оборудования, сложно выявить, и в реестре рисков могут возникать пробелы.

Риски могут меняться, поэтому важно поддерживать реестр в актуальном состоянии, чтобы отражать в нем самую свежую информацию. Обучение участников команды оценке рисков, выставлению оценок или приоритизации, а также предоставлению полных и точных данных помогает обеспечить эффективность реестра рисков.

Как создать реестр рисков

Чтобы создать эффективный реестр рисков, используйте стандартную процедуру и проведите обучение всей команды. Ниже приведены шаги по созданию и ведению реестра рисков.

1. Выявите риски

Начните с сеанса мозгового штурма с участием всей команды. Участники могут привнести разные мнения и поделиться знаниями в областях, о которых другие могут не иметь представления.

Например, разработчик может обнаружить проблемы с совместимостью, которые потребуют приобретения дополнительного ПО, а финансовый отдел может выявить бюджетные риски, связанными с непредвиденными покупками. Внешние партнеры также могут иметь непосредственный опыт и подробно рассказать о рисках, с которыми они столкнулись. Соберите на этом этапе как можно больше разных точек зрения.

2. Оцените риски

Для оценки рисков используйте стандартную систему. Применяйте ее ко всем рискам, будь то финансовые, технические, связанные с безопасностью, качеством или другие риски.

1. Сначала определите вероятность возникновения риска по числовой шкале для высоких, средних и низких значений.
2. Затем оцените потенциальное воздействие на проект, используя ту же шкалу для высоких, средних и низких значений.
3. А теперь рассчитайте оценку риска, умножив значение вероятности на значение воздействия.

По этой оценке можно быстро определить риски с высокой вероятностью/высоким уровнем воздействия и приоритизировать их.

3. Запланируйте меры реагирования на риски

Разработайте стратегии для снижения вероятности и воздействия каждого риска. В этом может помочь командная среда для совместной работы, в которой участники команды смогут делиться уникальным опытом и знаниями. Запланируйте конкретные действия на случай реализации риска.

Наличие плана действий помогает команде быстро реагировать и решать проблемы в случае их возникновения, что позволяет продолжать работу на проекте. А еще благодаря такому плану другие участники команды, например финансовые специалисты, могут получить информацию на ранних этапах проекта.

Добавьте риски с высокой вероятностью/высоким уровнем воздействия в ПО для создания дорожной карты, чтобы все заинтересованные стороны знали о них.

4. Назначьте владельцев рисков

Назначьте владельца, который четко понимает характер и воздействие риска. Это может быть разработчик с опытом работы в сфере кибербезопасности или менеджер по работе с партнерами, имевший дело с поставщиками. Владелец отвечает за изучение дополнительной информации или решений, обновление реестра рисков с учетом новой или изменившейся информации, а также за запрос дополнительных ресурсов при необходимости.

5. Контролируйте и анализируйте риски

Регулярно обновляйте реестр рисков, чтобы правильно отражать в нем изменения существующих рисков и прогресс в выполнении запланированных действий, а также фиксировать новые риски. Проверку реестра рисков следует проводить на собрании по пересмотру проекта, однако хорошей практикой станет регулярное проведение отдельных совещаний по реестру рисков.

Новые риски возникают, а выявленные — меняются на протяжении всего проекта, именно поэтому важно поддерживать журнал рисков в актуальном состоянии. Если сделать собрания по реестру рисков стандартной частью жизненного цикла управления проектом, включая обновление хронологии и диаграмм Ганта, это поможет уменьшить количество неожиданностей и сохранить контроль над проектом.

Использование шаблонов реестра рисков

Использование шаблона реестра рисков позволяет командам быстро выявлять и отслеживать риски. Шаблон реестра рисков Confluence помогает командам собрать необходимую информацию, определить серьезность и воздействие, а также задокументировать план снижения рисков на случай, если они реализуются. Выбранный шаблон должен обеспечивать совместную работу в единой среде и предоставлять основные элементы для отслеживания рисков на протяжении всего жизненного цикла проекта. Благодаря общему доступу к информации все участники команды знают о плане и могут сразу приступить к работе, когда риски требуют действий.

Оценивайте риски с помощью Confluence для более гладкой реализации проекта

Незнание может навредить вам. Понимание рисков проекта и подготовка планов снижения до их возникновения поможет следовать расписанию проекта, обеспечить качество продукта и уложиться в бюджет.

Confluence превращает хаос в порядок, структурируя знания между командами, проектами и целями. Это позволит вам найти то, что вы хотите, и узнать то, что вам нужно. Централизованное хранение знаний о всей компании и проектах делает поиск важной информации простым как никогда. Совместная работа с помощью редактирования в реальном времени и встроенных комментариев позволяет всей команде поддерживать скорость и продвигать бизнес, а также легко делиться информацией с организацией в более широких масштабах.

Шаблон реестра рисков Confluence помогает ускорить процесс. По нему можно легко выявлять и оценивать риски, разрабатывать плановые подходы, документировать владельцев рисков и отслеживать изменения. Начните работу бесплатно.