Как создавать простые и надежные планы проектов
Отличные проектные планы — это больше чем список того, что и когда нужно сделать
Просмотр тем
Услышав «план проекта», большинство обычно представляет себе некий список, в котором по пунктам перечислено, что и когда нужно сделать. Однако это лишь малая часть плана проекта. Хороший руководитель проекта составляет план, охватывающий не только проблему, которую нужно решить, но и объем работ, ожидаемые результаты, риски и зависимости проекта, прокладывая путь к его успешному завершению.
Без плана проекта участники команды могут оказаться в лабиринте сложностей. Они могут не знать, с чего начать, или, что еще хуже, могут с головой уйти в работу, не понимая, как индивидуальные задания вписываются в общую картину и сроки.
Что такое планирование проекта?
Планирование проекта — это процесс определения целей, объема работ и действий, необходимых для завершения проекта. Это один из основных этапов управления проектами, который включает в себя постановку четких целей, определение ресурсов, оценку затрат и разработку дорожной карты для успеха проекта.
Планирование проекта закладывает основу для его эффективного выполнения, мониторинга и контроля. Этот процесс позволяет руководителям проектов и командам согласовывать усилия и ресурсы, исключая неопределенность и повышая шансы на реализацию проекта в срок и в рамках бюджета.
Что такое план проекта?
План проекта — это осязаемый результат процесса планирования. Это исчерпывающий документ, в котором описываются ключевые составляющие проекта, включая его цели и задачи, объем работ, график, требования к ресурсам, риски и зависимости.
План проекта служит дорожной картой для всех заинтересованных сторон, формируя четкое понимание цели, контрольных точек и ожидаемых результатов проекта. В нем указывают участников команды и необходимые инструменты планирования проекта, а также подробно описывают шаги, ведущие к успеху.
Хорошо структурированный план проекта не только направляет его выполнение, но и выступает средством коммуникации, позволяя информировать всех участников и согласовывать их действия на протяжении всего жизненного цикла проекта.
Преимущества планирования проектов
- Ясность и согласованность. Планирование проекта позволяет сформировать единое представление о целях и области проекта и гарантировать, что все участники команды и заинтересованные стороны будут в курсе происходящего. Такая ясность исключает недоразумения и противоречивые ожидания.
- Распределение ресурсов. Планирование помогает выявить и распределить необходимые ресурсы, будь то человеческие, финансовые или материальные. Это позволяет использовать ресурсы оптимальным образом и не выделять их с избытком.
- Управление рисками. Планирование проекта позволяет выявлять и оценивать потенциальные риски. Планируя с учетом рисков, проектная команда может заблаговременно устранять и снижать их.
- Распределение времени. Хорошо структурированный план проекта включает хронологию с указанием контрольных точек и зависимостей между заданиями, что облегчает управление проектными графиками и соблюдение сроков.
- Контроль расходов. Оценивая стоимость проекта на этапе планирования, организации могут эффективно отслеживать и контролировать расходы.
- Улучшение коммуникации. План проекта выступает средством коммуникации, позволяющим держать все заинтересованные стороны в курсе прогресса, изменений и проблем проекта.
- Контроль качества. Планирование может включать стандарты качества и процедуры, необходимые для достижения высококачественных результатов проекта.
- Повышение подотчетности. В планах проектов указаны владельцы заданий. Это позволяет четко определить, кто отвечает за конкретные действия, и способствует повышению подотчетности.
- Эффективное принятие решений. Планирование помогает определить процессы принятия решений, облегчая устранение проблем и принятие важных решений по мере необходимости в ходе проекта.
Процесс планирования проекта (с пошаговыми инструкциями)
На первый взгляд, пошаговый подход лишь чрезмерно усложняет составление плана проекта. Но на самом деле без него не обойтись, если вы хотите разработать надежную и успешную стратегию. Прежде чем приступить к планированию, поразмышляйте о своей команде, организации, доступных ресурсах и целях проекта. Очень важно наладить взаимопонимание со своей командой с самого начала этапа планирования.
Шаг 1. Представьте план проекта в виде карты
Составляя карту, полезно задать себе следующие вопросы:
- Какой путь назначения?
- Как вы поймете, что проект завершен?
- Кто пойдет по этой карте?
- Какие контрольные точки встретятся им на пути?
- С какими препятствиями можно столкнуться?
Есть ли альтернативные маршруты?
Шаг 2. Познакомьтесь с заинтересованными сторонами.
Ознакомьтесь с организационной политикой, трудными личностями и возможными дискуссионными вопросами, которые могут возникнуть в процессе управления проектом. Ларри В. Смит, PMP и руководитель проектов в Software Technology Support Center, подчеркивает важность анализа заинтересованных сторон. По словам Смита, все хотят, чтобы проект увенчался успехом, но, забыв о потребностях хотя бы одного влиятельного участника, можно сорвать даже самые продуманные планы.
Смит рекомендует уделить время следующему:
- Уточнить, кто заинтересованные стороны проекта.
- Понять их ожидания и уровень влияния.
- Решить, как реализовывать обратную связь от коллег и заинтересованных сторон по мере продвижения проекта.
- Соотнести все потребности и ожидания с мероприятиями по планированию рисков и реагированию на риски.
- Добросовестно спланировать все стратегии коммуникации в рамках проекта.
Невозможно переоценить важность четкой коммуникации. Вот почему Берни Фергюсон, штатный эксперт Atlassian в области управления проектами, начинает общение с заинтересованными сторонами на самых ранних этапах проекта.
«Мы используем метод постера проекта для достижения общего понимания между участниками команды и заинтересованными сторонами. Чем мы занимаемся? В чем ценность для клиентов и бизнеса? Почему мы считаем это решение правильным? Мы получаем обратную связь по ответам на все эти вопросы до того, как что-либо попадет в дорожную карту команды» (Берни Фергюсон, Atlassian).
Шаг 3. Без лишних иллюзий составьте календарный график работ.
Руководители проектов часто допускают ошибку, проявляя излишний оптимизм. Вместо того чтобы сосредоточиться на наилучшем возможном исходе, следует изучить проблемы, которые могут возникнуть, и их потенциальное влияние на хронологию управления проектом.
Провести необходимую комплексную проверку, семинар по инсценировке краха или индивидуальные встречи с ключевыми заинтересованными сторонами — отличный способ выявить потенциальные препятствия.
Составьте хронологию, спросив у других руководителей проектов, сколько времени потребовалось на планирование аналогичных проектов. Можно познакомиться с командами, с которыми вы будете работать, чтобы понять, сколько времени займет выполнение конкретных заданий проекта. Используйте инструменты управления проектами и поищите в архивах графики старых проектов.
Не уставайте повторять о важности коммуникации. Держите все заинтересованные стороны в курсе о деталях проекта. Зачем? А вам бы хотелось оставаться в неведении? Упрощенные диаграммы Ганта — это эффективный способ визуализации хронологии, его легко поймет каждый.
Шаг 4. Привлеките друзей и коллег
Вы, как руководитель проекта, обязаны составить план проекта (и в итоге выполнить проект). Но это не значит, что вы должны скрыться в своем кабинете и там его составлять. К разработке плана проекта необходимо привлекать все заинтересованные стороны. Взаимодействуйте с ними как можно чаще. Вы увидите, что они отличные специалисты.
Собирая мнения своей команды и проводя мозговой штурм для поиска идей, можно быстро прийти к значимым выводам. Командная работа способствует созданию атмосферы взаимопомощи, благотворной для разработки качественных планов проектов.
Сотрудники Atlassian используют шаблоны, чтобы сократить накладные расходы, связанные с процессом планирования, и инициировать обсуждения, необходимые для оптимального планирования проекта. Шаблоны для составления плана проекта — это отличный способ побудить сотрудников обратить внимание на те аспекты управления проектами, которые раньше они, возможно, не рассматривали.
Одно дело — составить для проекта отличную речь в лифте, но совсем другое — составить надежный и эффективный план. Скажем откровенно, продумывать проектные риски и зависимости не очень увлекательно. Эффективные шаблоны и полезные рекомендации Atlassian позволяют руководителям проектов методично подходить к составлению плана проекта, что приводит к уменьшению количества ошибок и повышению продуктивности.
Шаг 5. Определите цели и область проекта
Сформулируйте суть проблемы и конкретно укажите, чего именно вы пытаетесь достичь. Затем разработайте гипотезу о том, что, по вашему мнению, должно произойти в результате решения проблемы. Далее кратко обрисуйте контекст проекта и подкрепите его соответствующими данными или аналитикой. Наконец, определите ключевые показатели для оценки успеха проекта. Они, возможно, будут влиять на различные аспекты вашего плана, определяя его направление и фокус.
Спросите участников своей команды о том, что им действительно необходимо. Четко определив объем работ по проекту на ранних этапах планирования, а также явно исключив лишнее, вы с большей вероятностью правильно донесете информацию до сведения заинтересованных сторон. Это также помогает правильно распределить время для участников проекта. Такая ясность упрощает выявление изменений, возникающих в объеме работ по проекту, и управление ими.
Шаг 6. Спрогнозируйте неожиданные ситуации
Почти все планы проектов содержат сведения о бюджете, расписании и области. Однако хороший план также отвечает на важные вопросы о проекте, в том числе следующие.
- Ресурсы: какие навыки требуются для проекта, кого можно привлечь к его реализации и каков бюджет?
- Решения: кто будет давать рекомендации, а также подтверждать или отклонять запросы?
- Взаимодействие: кто будет отвечать за информирование о прогрессе и препятствиях?
- Риски: на что участникам команды следует обратить внимание? Что собой представляет процесс регистрации и отслеживания угроз?
- Проверки: каким образом вы собираетесь получать отзывы до тех пор, пока не придет время поставки проекта?
- Подтверждения: кто еще должен подписать данный план? Кто выносит окончательное решение?
Сроки: соответствует ли расписание участников команды хронологии проекта? В связи с чем выбран конкретный срок выполнения?
В плане не нужно вдаваться в подробности по каждому из этих вопросов, но в нем должно быть достаточно информации, чтобы вы могли беспрепятственно реализовать проект без особых сюрпризов.
Галочка
Совет. Воспользуйтесь методом DACI для своевременного принятия обоснованных решений по проекту.
Шаг 7. Выберите подход к управлению проектами
При управлении проектами многие руководители выбирают между каскадной моделью и Agile-подходом. С Agile можно быстро выполнять задачи в рамках итерационного процесса, где непрерывно производится оценка планов, требований и результатов проекта. Кроме того, время и ресурсы являются фиксированными.
Каскадная модель — это линейный последовательный процесс, в котором проект реализуется поэтапно и команды привлекаются одна за другой. Область проекта здесь не меняется, а сроки и ресурсы можно скорректировать.
Шаг 8. Напишите и проверьте план.
После того как вы ответили на все вопросы, провели все обсуждения и создали ворох стикеров, пришло время написать план проекта. При его написании и оформлении придерживайтесь принципа «чем проще — тем лучше».
Ниже приведены некоторые полезные сведения, которые должны быть в составе любого плана.
- Название проекта
- Срок сдачи
- бюджет;
- Цели плана
- Обозначенные контрольные точки и ожидаемое измеримое воздействие
- Запланированные сроки начала и завершения каждого задания
- Выноски с указанием исполнителей отдельных заданий
- Подробности заданий и уточняющие замечания
Выноски, в которых указаны зависящие друг от друга риски и задания (или команды) с целью предотвращения задержек
Когда план проекта будет готов, попросите кого-нибудь, кто еще не участвовал в его составлении, оценить проделанную работу. Вторая пара глаз может помочь выявить естественные человеческие ошибки.
ГалочкаСовет. При оценке объема каждого задания постарайтесь не слишком вдаваться в детали. Помните, что вам нужно лишь сделать предположение.
Шаг 9. Поделитесь планом с коллегами
Доработайте план проекта и тщательно проверьте его, а затем поделитесь им с активными участниками и заинтересованными сторонами, которым необходимо быть в курсе событий. Приготовьтесь к захватывающему мероприятию по запуску проекта, которое даст ход работе. Всегда помните, что изменения и проблемы являются неотъемлемой частью любого проекта, поэтому будьте готовы к управлению ими.
Придерживайтесь своего плана на протяжении всего жизненного цикла проекта. Сосредоточьтесь на его основных элементах, предполагаемой области и согласованных шагах. Такой подход позволит держаться графика и повысит вероятность успешной реализации проекта даже в условиях неожиданного развития событий.
Пример плана проекта
Вот упрощенный пример плана проекта для маркетинговой кампании.
Название проекта: «Весенняя кампания по запуску продукта»
- Цели и задачи проекта:
- Повысить узнаваемость бренда на 20 %.
- Привлечь 1000 потенциальных клиентов за три месяца.
- Увеличить доход от продаж на 15 % в течение весны.
- Область проекта:
- Создать серию маркетинговых материалов для использования онлайн и офлайн.
- Запустить новую линейку продуктов.
- Запустить цифровые рекламные кампании.
- Расписание проекта:
- Этап 1 (1–2 месяцы): стратегия кампании и создание контента.
- Этап 2 (3 месяц): запуск и развертывание маркетинга.
- Ресурсы:
- Маркетинговая команда (4 участника).
- Бюджет 50 000 долл. США на рекламу и материалы.
- Риски:
- Непредсказуемая погода, что может помешать мероприятиям на открытом воздухе.
- Рыночная конкуренция приведет к ценовым войнам.
- Зависимости:
- Завершение разработки продукта (до запуска кампании).
- Доступность маркетинговых материалов (до запуска рекламы).
- Контроль качества:
- Регулярные обзоры и сеансы обратной связи для обеспечения высокого качества контента.
- Владельцы заданий:
- Стратегия кампании: Сара
- Создание контента: Джон
- Запуск продукта: Эмили
Рекламные кампании: Марк
В этом примере плана описываются цели проекта, его область, хронология, ресурсы, риски, зависимости и показатели качества, что делает его ценным справочным материалом для заинтересованных сторон и участников проектной команды на протяжении всей кампании.
Составление эффективных планов проектов
В сфере управления проектами комплексный и упорядоченный план — это компас, помогающий командам и заинтересованным сторонам успешно завершить проект. Планирование проекта — это не просто список задач, а сложный процесс, где определяются цели, распределяются ресурсы, оцениваются риски и создается дорожная карта для достижения успеха.
Благодаря продуманному пошаговому подходу руководители могут повысить четкость, улучшить совместную работу и адаптируемость на протяжении всего жизненного цикла проекта, что в конечном итоге повысит шансы на своевременную реализацию проектов в рамках бюджета.
