Как использовать ИИ для управления проектами
Просмотр тем
Искусственный интеллект (ИИ) революционизирует почти все аспекты бизнеса, включая управление проектами. Эффективное управление проектами предполагает четкое определение целей проекта, командную работу на постоянной основе, а также последовательное выполнение множества взаимозависимых процессов и задач и управление ими. При использовании подходящих инструментов и рекомендаций ИИ может существенно помочь на всех этапах управления проектами.
В этом руководстве описываются преимущества, рекомендации и типичные проблемы управления проектами с помощью ИИ. Также здесь вы найдете обзор ключевых функций лучших инструментов для управления проектами на основе ИИ и узнаете, как Atlassian Jira и Confluence помогают извлечь из ИИ максимум пользы.
Как ИИ используют в управлении проектами?
С развитием ИИ в управлении проектами практически не осталось тех, кто работает по-старому. Искусственному интеллекту можно поручать самые разные задания: автоматическое составление электронных писем, поддержку клиентов и пользователей, стимулирование продаж и даже создание рекламного контента.
ИИ способен автоматизировать задания и процессы, сопоставлять данные и представлять их в удобном для использования виде. Он умеет в реальном времени отслеживать сложные ситуации и давать оценки и рекомендации. Эти и множество других функций ИИ могут внести улучшения практически в каждый аспект управления проектами, начиная от определения целей и заканчивая планированием проектов и ресурсов, выполнением, оценкой и отчетностью. Инструменты с поддержкой ИИ способны даже помочь с планированием собраний отдела управления проектами, ведением протоколов и распространением результатов.
Преимущества ИИ в управлении проектами
ИИ может стать ценным помощником практически для любого менеджера проекта или любой проектной команды. Вот несколько уникальных возможностей, которыми ИИ может дополнить управление вашими проектами.
Рациональное распределение ресурсов
Успех управления проектами во многом определяется точным и рациональным распределением ресурсов. ИИ способен проанализировать требования проекта, возможности вашей команды и ресурсы, которыми вы располагаете, и найти оптимальный баланс.
Автоматизированное управление заданиями
Отделы управления проектами могут поручить ИИ автоматизацию важных процессов управления заданиями, например отслеживание прогресса, планирование и обновление статусов. Помимо этого, автоматизация на основе ИИ может повысить качество и эффективность обслуживания и поддержки клиентов.
Принятие более эффективных решений
ИИ позволяет задействовать ряд мощных технологий для улучшения, ускорения и подкрепления принятия решений не только в сфере ИТ. Так, с помощью машинного обучения можно быстро проанализировать большие объемы данных и выявить отклонения, закономерности и тенденции. Обработка естественного языка помогает извлекать полезную информацию из текстового контента, такого как комментарии, отзывы клиентов или отчеты об исследованиях рынка.
Статистический анализ на базе ИИ может раскрыть взаимосвязи между разными точками данных. Это может пригодиться для маркетинга, ценообразования, распределения ресурсов и других задач. Прогнозная аналитика, регрессионный анализ и моделирование также могут ускорить принятие бизнес-решений и сделать их более точными.
Улучшение коммуникации
Налаженная и отработанная коммуникация — верный путь к продуктивному сотрудничеству и неизменно успешному управлению проектами. Технологии ИИ могут автоматически создавать и затем расшифровывать аудиозаписи собраний и выделять важные моменты обсуждений. Это улучшает обмен информацией и базу знаний организации.
Еще одна возможность ИИ — вывод информации в реальном времени на доски Kanban, цифровые дашбоарды и в другие инструменты для совместной работы, что делает совместную работу и принятие решений более эффективными. А чат-боты и пользовательские интерфейсы на базе ИИ способны не только оптимизировать мгновенный обмен файлами и сообщениями, назначение и отслеживание задач и целый ряд других функций, но и сделать их удобнее для всех участников команд и заинтересованных сторон.
Типы решений ИИ для управления проектами
Менеджеры проектов постоянно ищут новые способы увеличения доли успешных проектов, сокращения графиков и снижения рисков для проектов и бизнеса. С помощью разных типов ИИ-инструментов для управления проектами можно добиться улучшений во всех трех областях.
Управление заданиями и временем
Чтобы завершать проекты успешно и в срок, важно наладить качественное управление заданиями и временем. И то, и другое можно поручить инструментам на основе ИИ с функциями автоматизации планирования, распределения ресурсов и учета времени. ИИ также может помочь отделам управления проектами замечать отклонения еще до того, как они перерастут в серьезные препятствия и затормозят проект.
Управление рисками
Для каждого проекта существуют риски, которые могут привести к задержкам или вовсе загубить все дело. Алгоритмы прогнозного анализа и оценки рисков на основе ИИ помогают менеджерам проектов предвидеть, смягчать и заблаговременно устранять потенциальные опасности. Помимо этого, технологии ИИ повышают качество контроля данных, обнаружения мошенничества, анализа угроз и других действий по управлению рисками и их снижению.
Командная работа
Виртуальные платформы для совместной работы на базе ИИ могут автоматически записывать, расшифровывать и обобщать собрания и обсуждения. А интеллектуальные чат-боты, цифровые дашбоарды и порталы заметно упрощают и ускоряют доступ к информации и решение проблем. Эти и другие инструменты и технологии ИИ помогают командам эффективнее, плодотворнее и прозрачнее сотрудничать и общаться, улучшая управление проектами.
Анализ и обработка данных
Лучшие решения в управлении проектами и бизнесом принимаются на основе анализа самых качественных из доступных данных. Возможности извлечения данных, прогнозного моделирования и быстрой обработки больших объемов разнородной информации делают инструменты на базе ИИ бесценным подспорьем для ответственных лиц и заинтересованных сторон в проектах. С ними ваши бизнес-процессы и операции станут более гибкими, адаптивными и прозрачными.
Рекомендации по управлению проектами с помощью ИИ
Ознакомьтесь с рекомендациями, которые помогут упростить, ускорить и рационализировать внедрение и развертывание инструментов управления проектами на основе ИИ и связанных с этим процессов.
Подходящие инструменты
И количество инструментов с поддержкой ИИ, и их функционал постоянно растут. Выбирайте инструменты, исходя из конкретных потребностей вашей компании в управлении проектами. Прежде всего ищите решения, поддерживающие интеграцию с текущими ИТ-инструментами ваших команд, менеджеров проектов и заинтересованных сторон.
Качество и безопасность данных
Чтобы ИИ для управления проектами работал наилучшим образом, ему необходимы точные, полные, безопасные и актуальные данные. Внедряйте технологии, устанавливайте и применяйте политики и процессы для обеспечения максимальной достоверности ваших данных.
Надлежащее обучение
Сколь бы простым ни казался ИИ-инструмент, никогда не стоит пренебрегать обучением обращению с ним. Если в комплекте с инструментами идут дополнительные обучающие материалы или тренинги для самостоятельного прохождения, каждый пользователь сможет извлечь из этих инструментов максимум возможностей и выгоды для бизнеса.
Содействие совместной работе
Для успешного управления проектами требуется неизменно эффективное и плодотворное сотрудничество между отделами управления проектами, заинтересованными сторонами и ответственными лицами. Каждый инструмент ИИ, который вы выбираете, должен работать на эту цель.
Эти рекомендации помогут не только применять ИИ для управления проектами с пользой для заинтересованных сторон и бизнеса, но и заложить основу для стабильно успешного будущего в этой сфере.
Будущее ИИ в управлении проектами
Согласно оценкам Harvard Business Review, успешно завершается не более 35 % всех бизнес-проектов. В значительной мере это обусловлено технологической незрелостью инструментов управления.
Технологии ИИ уже меняют эту неутешительную тенденцию. В скором времени инструменты на основе ИИ будут сообщать менеджерам проектов статус каждого проекта наряду с прогнозируемой прибылью и перспективностью. Также ИИ будет оперативно предоставлять данные о соответствии ключевым показателям эффективности и степени удовлетворенности сотрудников отдела управления проектами и основных заинтересованных сторон.
Более эффективное управление проектами с помощью ИИ в Confluence
Правильные инструменты помогут вашей компании эффективнее применять ИИ для управления проектами. Confluence поддерживает ИИ, с которым вашей команде будет проще сообща создавать, планировать, отслеживать и реализовывать проекты последовательно и эффективно.
В Confluence очень удобно составлять планы и краткие описания проектов, а также списки задач и действий. Эта платформа позволяет создавать, сопоставлять и поддерживать внутреннюю документацию и процессы. Здесь можно настроить автоматическое обобщение списков задач, протоколов собраний и обновлений статусов. С помощью Confluence отделы управления проектами могут быстро разобраться с проблемами и заявками на устранение неполадок. А еще это ПО может автоматически рассылать заинтересованным сторонам уведомления, напоминания и другую информацию по заданиям, относящимся к проекту.
Интегрируя Confluence с инструментами и стратегиями управления проектами на основе ИИ, менеджеры могут быстро, эффективно и рационально достигать успешных результатов по проектам. Узнайте больше о том, как Atlassian помогает компаниям успешно использовать преимущества ИИ.
Изучите Confluence и узнайте, как поддержка ИИ в этом решении помогает менеджерам проектов и командам эффективно и плодотворно общаться с любой аудиторией и быстрее создавать ценные продукты.
ИИ для управления проектами: часто задаваемые вопросы
Какой инструмент ИИ лучше выбрать для управления проектами?
Лучшим ИИ-инструментом для управления проектами будет тот, в котором функции быстрого получения коммерческой ценности сочетаются с возможностью органичной интеграции с имеющимися технологиями и процессами. Чем проще интеграция и использование, тем быстрее будут внедряться и осваиваться новые инструменты. Богатый функционал и широкие возможности интеграции Confluence не только ускоряют и улучшают развертывание, но и приближают проекты к успеху.
Как внедрить ИИ в управление проектами?
Оцените готовность вашей организации к внедрению ИИ и на первых порах при развертывании решений заручитесь поддержкой спонсоров. Выберите инструменты, которые можно интегрировать с вашими текущими технологиями и бизнес-потребностями. Надлежащим образом обучите весь отдел управления проектами. Так развертывание инструментов управления проектами на основе ИИ пройдет эффективно, с минимальными затратами и потерями, а сами инструменты принесут компании реальную пользу.
Какие проблемы обычно возникают при управлении проектами с помощью ИИ?
Препятствовать успешному внедрению ИИ для управления проектами могут слишком высокие затраты, технологические ограничения, сложности интеграции с имеющимися технологиями или процессами, беспокойство о потере работы и нежелание принимать изменения.
Отделы управления проектами могут решить эти проблемы за счет комплексного планирования, четкой формулировки бизнес-целей, определения необходимых ресурсов, привлечения спонсоров и постоянного открытого общения с заинтересованными сторонами. Без прозрачной коммуникации и совместной работы отделов управления проектами со всеми заинтересованными сторонами ничего не получится.