Was ist IT-Support?
Effizienzsteigerung durch HR-Automatisierung
Automatisierung ist eines der größten Schlagworte in der Geschäftswelt, und das aus gutem Grund. Die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben spart dir Zeit und Geld und setzt Ressourcen für wichtigere Aufgaben frei.
Viele Aspekte von Geschäftsprozessen können automatisiert werden, einschließlich der Personal- (HR) und der Bestandsverwaltung. Entdecke die Vorteile der HR-Automatisierung und erfahre, wie du deine HR-Services mit der richtigen Software optimierst.
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Was ist HR-Automatisierung?
HR-Automatisierung ist der Prozess der Automatisierung von HR-bezogenen Aufgaben, vom Onboarding von Mitarbeitern bis hin zur Gehaltsabrechnung. Die HR-Automatisierung verwendet Software, um wiederholbare digitale Workflows zu erstellen, die Algorithmen- und KI-gestützt sind. Jeder Workflow kann für einen bestimmten Zweck vorprogrammiert werden, was den HR-Prozess rationalisiert und Fehler reduziert.
Du kannst die HR-Automatisierung für verschiedene Aufgaben verwenden. Das Onboarding kann mit automatisierten Mitarbeiter-Checklisten optimiert werden, während die Gehaltsabrechnung mithilfe der von deiner HR-Software gesammelten Daten automatisiert werden kann. Du kannst sogar die Leistungsverfolgung anhand von Metriken wie Verkaufszahlen, Anwesenheitslisten und Kundenzufriedenheitswerten automatisieren.
Vorteile der HR-Automatisierung
Einer der Hauptvorteile der Automatisierung von HR-Prozessen ist die Einsparung von Zeit und Geld, aber es gibt zahlreiche andere Gründe, die Automatisierung sich wiederholender HR-Aufgaben in Betracht zu ziehen. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile der HR-Automatisierung.
Höhere Effizienz
Effizienz ist das A und O in der Geschäftswelt. Ineffizienz kostet dein Unternehmen Geld. Die HR-Automatisierung ermöglicht es, sich wiederholende HR-Aufgaben zu straffen und die Personalabteilung effizienter zu machen. Das bedeutet zum Beispiel, dass Dinge wie die Gehaltsabrechnung und Urlaubsanträge zeitnah bearbeitet werden. Das spart nicht nur Zeit und Geld, sondern sorgt auch für eine bessere Mitarbeitererfahrung.
Manuelle Aufgaben reduzieren
Früher hat man alles manuell auf Papier erledigt. Einfache Prozesse wie die Gehaltsabrechnung und die Leistungsverfolgung waren unendlich zeitaufwändiger. Mit der HR-Automatisierung kannst du die Anzahl der manuellen Schritte reduzieren und wertvolle Zeit einsparen.
Zeitersparnis ist nicht der einzige Vorteil, der sich durch die Reduzierung manueller Schritte ergibt. Bei der manuellen Bearbeitung von Gehaltsabrechnungen oder der Genehmigung von Urlaubsanträgen kommt es schnell zu Fehlern. Wenn du die Zahl der menschlichen Eingriffe reduzierst, kannst du viele dieser Fehler vermeiden.
Bessere Mitarbeitererfahrung
Employee Experience Management ist unerlässlich, und die Automatisierung von HR-Aufgaben ist eine der effektivsten Möglichkeiten, das gesamte Mitarbeitererlebnis zu verbessern. Mitarbeiter können auf Self-Service-Optionen zugreifen, wenn sie Abwesenheiten melden, einen Urlaubsantrag stellen oder Krankengeld in Anspruch nehmen müssen, was die Bearbeitungszeit verkürzt. Der Onboarding-Prozess wird ebenfalls optimiert, sodass sich neue Mitarbeiter schnell einarbeiten und mit der Arbeit beginnen können.
Bessere Einhaltung von Vorschriften und Aufzeichnungspflichten
Wer alles manuell erledigt, vergisst leicht, seine Arbeit zu dokumentieren. Bei der Automatisierung wird alles einheitlich dokumentiert und alle relevanten Aufzeichnungen werden geführt. Automatisierte Workflows reduzieren auch das Risiko menschlicher Fehler, sodass du sicher sein kannst, dass alles, was aufgezeichnet wird, korrekt ist.
Compliance ist ein Schlüsselaspekt des HR-Servicemanagements (HRSM). Du musst bestimmte Datensicherheitsanforderungen erfüllen und Aufzeichnungen zu Gehaltsabrechnungen und Mitarbeitern führen. Weil HR-Automatisierung die Dokumentation vereinfacht, bist du im Falle eines Audits bestens vorbereitet.
Skalierbarkeit
Ob Personalabteilung oder IT-Servicemanagement (ITSM) – deine Geschäftslösungen sollten mit deinem Unternehmen skalieren. Wenn deine Personalabteilung und Mitarbeiterzahl wächst, sollten deine HR-Automatisierungslösungen dieses Wachstum mitmachen können. Nur dann kannst du dieselbe Effizienz aufrechterhalten, ohne die Belegschaft zu erhöhen oder ein Vermögen für ein Upgrade auf robustere Lösungen auszugeben.
Skalierbarkeit ist entscheidend, wenn du weiterhin dieselben Lösungen verwenden möchtest. Sobald du deine HR-Automatisierungssoftware eingerichtet hast, ist es einfach, Workflows und Benutzer hinzuzufügen und zu entfernen.
Mögliche Herausforderungen der HR-Automatisierung
Die Automatisierung von HR-Prozessen kann dir zwar viel Zeit sparen, aber die Umsetzung ist nicht immer so einfach, wie es sich anhört. Bei der Implementierung von HR-Automatisierung sind mehrere mögliche Hindernisse zu berücksichtigen.
Die Implementierung kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn komplexere Prozesse automatisiert oder zahlreiche digitale Workflows erstellt werden müssen. Die Identifizierung, Abbildung und Automatisierung digitaler Workflows kann auf den ersten Blick überfordern, wird aber einfacher, je besser man sich mit der HR-Automatisierungssoftware auskennt.
Versuche, einen einfachen Prozess zu erstellen, der wiederholbar ist, um HR-Aufgaben abzubilden und zu automatisieren. Das sorgt für Konsistenz und du kannst die einzelnen Aufgaben einfacher automatisieren.
Widerstände in der Belegschaft können ebenfalls ein Problem bei der Implementierung von HR-Automatisierungslösungen sein. Mitarbeiter scheuen Veränderung und widersetzen sich gerne jeder Abweichung von ihrer täglichen Routine.
Kläre deine Mitarbeiter über HR-Automatisierung, ihre Vorteile und Best Practices mit genügend Zeit auf und schule sie. Personalmanager verwenden eher Automatisierungssoftware, wenn sie verstanden haben, wie sie in ihre täglichen Workflows hineinspielt.
Wie automatisiert man HR-Prozesse
Die Automatisierung von HR-Prozessen kann Workflows rationalisieren und die Effizienz steigern, aber die Implementierung von Automatisierungslösungen erfordert Zeit und Arbeit. Zum Glück gibt es ein paar einfache Schritte, um HR-Prozesse zu automatisieren.
Sich wiederholende und manuelle Aufgaben identifizieren
Identifiziere zunächst manuelle, sich wiederholende Aufgaben, für die das HR-Team verantwortlich ist. Zu den häufig automatisierten Aufgaben gehören die Gehaltsabrechnung, das Onboarding und Offboarding sowie die Leistungsverfolgung. Das Ziel hier ist es, Aufgaben zu identifizieren, die zeitaufwändig oder fehleranfällig sind. Wenn sich durch eine Automatisierung Zeit sparen oder das Risiko menschlicher Fehler reduzieren lässt, sind diese Prozesse die idealen Kandidaten.
Die richtigen HR-Automatisierungstools auswählen
Die Auswahl der richtigen Tools zur Automatisierung von HR-Prozessen ist entscheidend. Denke über deine HR-Anforderungen nach und suche nach einer Software, die diese abdeckt. Die HR-Automatisierungssoftware sollte einfach zu bedienen sein und sich in vorhandene Software und Tools integrieren lassen.
Jira Service Management ist eine unkomplizierte HR-Automatisierungslösung, die sich in die Tools integrieren lässt, die du bereits verwendest, wie Slack und Confluence. Damit lässt sich von der Gehaltsabrechnung bis zur Leistungsverfolgung deiner Mitarbeiter alles automatisieren, sodass deine HR-Teams mehr Zeit für wichtigere Aufgaben haben.
Workflows abbilden
Sobald du die passende HR-Automatisierungssoftware gefunden hast, kannst du damit beginnen, die einzelnen Workflows darin abzubilden. Bilde alle Schritte und Prozesse ab, die in den Workflow involviert sind, sei es das Zusammenzählen der Arbeitsstunden einer Woche oder das Erfassen und Organisieren der wichtigsten Leistungskennzahlen deiner Mitarbeiter. Für eine effektive Automatisierung deiner HR-Workflows musst du alle relevanten Schritte abdecken.
Das HR-Team und die Mitarbeiter schulen
Damit die HR-Automatisierung erfolgreich ist, muss dein HR-Team voll und ganz an Bord sein. Nachdem du die HR-Workflows entworfen und automatisiert hast, solltest du das HR-Team und deine Mitarbeiter daran schulen, damit sie die Automatisierungssoftware effektiv nutzen können. Erstelle ein Schulungsprogramm, das alle Aspekte der HR-Automatisierung abdeckt, einschließlich der Verwendung automatisierter Workflows und möglicher Fehler, die es zu vermeiden gilt.
Dein HR-Team braucht vielleicht etwas Zeit, um sich an die Automatisierung zu gewöhnen, aber es lohnt sich, jetzt etwas Zeit zu investieren, um später viel Zeit zu sparen.
Überwachen und verbessern
Dein Job ist noch nicht beendet, wenn die HR-Automatisierungssoftware implementiert wurde. Automatisierung ist nicht perfekt. Also ist es deine Aufgabe, die Ergebnisse automatisierter HR-Prozesse zu überwachen, um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß funktioniert. In einigen Fällen musst du möglicherweise einen Prozess anpassen, wenn er nicht zu den gewünschten Ergebnissen führt.
Beispiele für HR-Automatisierung in Aktion
Wenn du überlegst, deine HR-Prozesse zu automatisieren, findest du hier einige Beispiele für HR-Automatisierung in Aktion:
- Onboarding: Die HR-Automatisierung kann eine automatisierte Checkliste erstellen, um HR-Teams beim Onboarding neuer Mitarbeiter zu unterstützen.
- Leistungsverfolgung: Automatisierungstools können wichtige Metriken zur Mitarbeiterleistung wie Umsatz, Kundenzufriedenheit und Anwesenheit erfassen und zur Auswertung und Mitarbeiterbeurteilung bereitstellen.
- Gehaltsabrechnung: Anstatt Stunden manuell zusammenzurechnen und die Gehaltsabrechnung zu machen, kannst du das mit einer HR-Automatisierungssoftware ganz automatisch erledigen.
HR-Automatisierungstools zum Ausprobieren
Da sich die Automatisierung immer mehr durchsetzt, werden immer wieder neue HR-Automatisierungstools entwickelt.
Jira Service Management ist ein HR-Automatisierungstool, mit dem Aufgaben wie Gehaltsabrechnung und Leistungsüberwachung automatisiert werden können. Es lässt sich auch nahtlos in Tools wie Confluence integrieren. Mit Jira Service Management kannst du sich wiederholende Aufgaben ganz einfach mit digitalen Workflows automatisieren. Das spart Zeit und reduziert das Fehlerrisiko.
Dank einer einfachen Oberfläche und zuverlässigem Support ermöglicht Jira Service Management deinen HR-Teams, in kürzerer Zeit mehr zu erreichen.
HR-Automatisierung mit Jira Service Management verbessern
HR-Manager und ihre Abteilungen müssen sich um viele zeitraubende Aufgaben kümmern, und das Risiko teurer Fehler ist nicht zu unterschätzen. Wenn du Jira Service Management zur Automatisierung von HR-Prozessen verwendest, kannst du deinem HR-Team Zeit sparen und gleichzeitig das Risiko von Fehlern bei der Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung eindämmen.
Jira Service Management kann in bestehende Tools integriert werden, um die Kommunikation zu optimieren und die Effektivität von HR-Teams zu verbessern. In Kombination mit Jira Service Desk kannst du alles optimieren, von der HR-Abteilung über den Kundendienst bis hin zu Tickets beim Software-Support.
Mit anpassbaren Workflows kannst du praktisch alles automatisieren, während Self-Service-Portale Zeit sparen und deine Mitarbeiter entlasten. Hol dir Jira Service Management kostenlos und finde heraus, wie du dein HR-Team durch Automatisierung völlig neu aufstellen kannst.
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