Was ist IT-Asset-Management?

Wichtige Erkenntnisse: IT-Asset-Management (ITAM) verfolgt den Lebenszyklus, die Kosten und die Nutzung deiner Hardware-, Software- und Cloud-Assets.

• Was es ist: Prozesse und Tools zur Inventarisierung von Assets vom Kauf über Deployment, Wartung bis hin zur Stilllegung.

• Warum es wichtig ist: Es hilft dabei, Ausgaben zu kontrollieren, Sicherheits- und Compliance-Risiken zu reduzieren und sicherzustellen, dass die richtigen Assets verfügbar sind, wenn Personen sie benötigen.

• So hilft Jira Service Management: Es verknüpft Asset-Datensätze mit Tickets, damit Agenten sofort den Kontext sehen und Assets direkt innerhalb von Service-Workflows verwalten können.

IT-Asset-Management hilft Unternehmen dabei, ihren gesamten Technologiebestand nachzuverfolgen, zu verwalten und zu optimieren – von Laptops und Servern bis hin zu Softwarelizenzen und Cloud-Abonnements. Mit der richtigen Umsetzung können IT-Teams sich einen vollständigen Überblick darüber verschaffen, welche Assets vorhanden sind, wo sich diese Assets befinden, wie sie genutzt werden und was sie im Laufe der Zeit kosten.

Lies weiter und erfahre, wie Asset-Management funktioniert, warum es wichtig ist und wie die richtigen Tools und Prozesse deinem Team dabei helfen können, intelligenter zu arbeiten und dabei gleichzeitig Kosten und Risiken zu reduzieren.

Wir erklären dir, wie sich über die Service Collection mit Jira Service Management das IT-Asset-Management optimieren lässt. Für intelligentere Prozesse und weniger Risiken.

So funktioniert IT-Asset-Management (ITAM)

Durch das IT-Asset-Management (auch ITAM genannt) wird sichergestellt, dass die Assets eines Unternehmens dokumentiert, bereitgestellt, gewartet, aktualisiert und schließlich stillgelegt werden. Kurz gesagt: Es wird dafür gesorgt, dass die materiellen und immateriellen Vermögenswerte in deinem Unternehmen erfasst und genutzt werden. 

Was ist überhaupt ein IT-Asset? Einfach ausgedrückt sind IT-Assets Hardware, Softwaresysteme oder Informationen, die für ein Unternehmen wertvoll sind.

IT-Assets haben eine begrenzte Nutzungsdauer. Damit ein Unternehmen maximalen Nutzen aus ihnen ziehen kann, wird der Lebenszyklus von IT-Assets proaktiv verwaltet. Jedes Unternehmen kann die Phasen dieses Lebenszyklus individuell definieren. Im Allgemeinen umfassen sie jedoch die Planung, die Beschaffung, die Bereitstellung, die Wartung und die Stilllegung. Ein wichtiger Teil des ITAM besteht darin, über alle Lebenszyklusphasen hinweg geeignete Prozesse anzuwenden, um die Gesamtbetriebskosten nachzuvollziehen und die Asset-Nutzung zu optimieren.

Arten von IT-Assets

Unternehmen verfügen über drei Hauptkategorien von IT-Assets, die jeweils unterschiedliche Strategien für die Nachverfolgung und das Management erfordern. Diese Kategorien von IT-Assets sind: 

• Hardware-Assets: Das sind die physischen Geräte und Systeme, die die technologische Infrastruktur deines Unternehmens bilden. Beispiele sind Mitarbeiter-Laptops, Desktop-Computer, mobile Geräte, Server, Netzwerkgeräte wie Router und Switches, Drucker und Rechenzentrumsinfrastruktur. Zum Management deiner Hardware-Assets gehören die Nachverfolgung, Details zum physischen Standort, Wartungszeitpläne und schlussendlich die Entsorgung der Assets. 

• Software-Assets: Diese Kategorie umfasst alle Anwendungen, Betriebssysteme und digitalen Tools, die dein Unternehmen verwendet. Software-Assets reichen von Produktivitätssuiten und Tools für die Zusammenarbeit bis hin zu spezialisierten Geschäftsanwendungen, Entwicklungsplattformen und Sicherheitssoftware. Hier bedeutet Asset-Management, Lizenzbestände, Verlängerungstermine, Versionsupdates und Compliance-Anforderungen nachzuverfolgen.

• Cloud-Assets und virtuelle Assets: Moderne Unternehmen setzen zunehmend auf cloudbasierte Services und virtualisierte Infrastruktur. Diese Asset-Gruppe umfasst Cloud-Speicher-Abonnements, SaaS-Anwendungen, virtuelle Computer, containerisierte Anwendungen und Platform-as-a-Service-Tools. Im Gegensatz zu herkömmlicher Hardware lassen sich Cloud-Assets dynamisch skalieren. Das macht die Asset-Nachverfolgung komplexer, aber auch umso wichtiger für die Kostenkontrolle.

Was sind die Vorteile von IT-Asset-Management?

Die Implementierung strukturierter Asset-Management-Prozesse bringt messbare Verbesserungen im gesamten Unternehmen, von reduzierten Kosten bis hin zu schnellerer Service-Bereitstellung. 

IT-Asset-Management ermöglicht eine zentrale Informationsquelle

Oft geht es bei der Verwaltung von IT-Assets ziemlich chaotisch zu. Asset-Management schafft geordnete Strukturen und damit eine zentrale Informationsquelle für IT-Teams, die Management-Ebene und letztendlich das gesamte Unternehmen. IT-Teams haben keinen Zeit- und Planungsaufwand für die Nachverfolgung von Artefakten, die Überwachung der Nutzung oder die Analyse von Abhängigkeiten mehr und können sich stärker auf das konzentrieren, was für das Unternehmen am wichtigsten ist.  

IT-Asset-Management verbessert die Auslastung und dämmt Verschwendung ein

Durch ITAM werden Informationen auf dem neuesten Stand gehalten, sodass Teams Überflüssiges eliminieren und die Auslastung verbessern können. Es sorgt für Einsparungen, da unnötige Käufe vermieden und Lizenz- und Supportkosten gesenkt werden können. Durch eine verstärkte Kontrolle werden außerdem die Einhaltung von Sicherheitsrichtlinien und rechtlichen Richtlinien durchgesetzt und Risiken reduziert. Die positiven Auswirkungen auf die Kosten und die Produktivität kommen dem gesamten Unternehmen zugute.

Laut einem Gartner-Bericht von 2025 ist eine Richtlinie für das Hardware-Asset-Management (HAM) entscheidend für die Optimierung der Hardwarenutzung und -kosten sowie für die Minderung von Compliance-Risiken.

IT-Asset-Management ermöglicht eine höhere Produktivität ohne Abstriche bei der Zuverlässigkeit

Da die digitale Transformation die Arbeitsweise von Unternehmen verändert, geht das moderne IT-Asset-Management inzwischen weit über die Nachverfolgung von Laptops und Computermäusen hinaus. Teams setzen verstärkt auf DevOps- und SRE-Prinzipien und benötigen ITAM-Prozesse und -Tools, um neue Funktionen und Services schnell und effizient bereitstellen zu können, ohne die Zuverlässigkeit zu gefährden. 

IT-Asset-Management unterstützt ITSM-Praktiken

Das IT-Asset-Management ist entscheidend für die effektive Umsetzung von ITIL-Prozessen wie Änderungsmanagement, Vorfallmanagement und Problemmanagement. Das IT-Team ermöglicht es dem gesamten Unternehmen, innovativer zu sein und die Wertschöpfung zu beschleunigen. Mit den richtigen Daten können Teams schneller agieren und die Auswirkungen von Änderungen prognostizieren, bevor sie eintreten.

Wenn alle Mitarbeiter Zugang zu Informationen haben, können Unternehmen Wettbewerbsvorteile erzielen und ihren Kunden schneller einen Mehrwert bieten. Jedes Unternehmen, das mit modernen Innovationen Schritt halten will, benötigt Strategien für die Kontrolle, Nachverfolgung und erfolgreiche Nutzung von IT-Daten.

Wie sieht der ITAM-Prozess aus?

Der ITAM-Lebenszyklus ist kontinuierlich und fortlaufend, also eher ein Kreislauf als ein Einzelprojekt, das du einfach einmal hinter dich bringen musst. ITAM ist ein Prozess, den Teams regelmäßig ausführen, um jederzeit allen Änderungen bei deinen Assets, Zielen und Tools Rechnung zu tragen.

1. Erstellung eines Asset-Inventars: Der erste Schritt im IT-Asset-Management-Prozess besteht darin, ein detailliertes Inventar aller IT-Assets zu erstellen. Im Inventar wird festgehalten, welche Assets du hast, wo sie sich befinden, wann sie gekauft wurden und für wie viel. 

2. Berechnung der Lebenszykluskosten: Der zweite Schritt besteht darin, die Lebenszykluskosten für alle Assets in deinem Inventar zu berechnen. Im durchschnittlichen Lebenszyklus eines Assets können viele zusätzliche Kosten anfallen, zum Beispiel Wartungs-, Investitions- und Entsorgungskosten. Durch die Berechnung der Lebenszykluskosten ist dein Asset-Inventar präzise und aussagekräftig.

3. Überwachung der IT-Assets: Dein Ziel besteht darin, IT-Assets während ihres gesamten Lebenszyklus kontinuierlich zu überwachen und Dinge wie auslaufende Verträge, Lizenzen und Garantien im Blick zu behalten. Die Nachverfolgung hilft dir auch dabei, dem vierten Schritt (Wartung) einen Schritt voraus zu sein.  

4. Wartung deiner IT-Assets: Die Wartung umfasst Reparaturen, Upgrades und den Austausch. Alle Wartungsarbeiten sollten in einem ITAM-Tool erfasst werden, sodass du anhand der Daten einen Überblick über die Gesamtleistung der Assets erhältst. 

5. Erstellung eines Finanzplans: Der fünfte und letzte Schritt ist die Planung deiner Finanzen. Mit einer genauen Übersicht deiner IT-Assets, ihrer Lebenszyklusphase und ihrer Kosten kannst du effektiv für die Zukunft planen. Ein Ziel der Finanzplanung ist es, das erforderliche Budget festzulegen, um das Serviceniveau aufrechtzuerhalten oder zu verbessern, das dein Team für die wichtigsten Assets bietet. Ein Asset, das erfolgreich mit einem hohen Serviceniveau verwaltet wurde, etwa ein Servicedesk mit einem spezialisierten Team, wird dieses Serviceniveau auch in Zukunft benötigen. Assets, die unterdurchschnittlich abgeschnitten haben, benötigen in Zukunft möglicherweise ein höheres Serviceniveau, was mehr kosten wird. 

Was sind die wichtigsten Funktionen einer ITAM-Software?

Mit der richtigen Asset-Management-Software machst du aus manuellen Nachverfolgungsprozessen automatisierte Workflows, die Zeit sparen und die Genauigkeit verbessern. Achte bei der Auswahl deiner ITAM-Software vor allem auf folgende Aspekte:

• Zentrales Repository für Asset-Daten: Eine gute Asset-Management-Software arbeitet mit einer einzigen Datenbank, in der sämtliche Asset-Informationen abgelegt werden. Damit kannst du dich von verstreuten Tabellen und isolierten Systemen verabschieden. Alle haben Zugriff auf dieselben zuverlässigen Daten darüber, welche Assets vorhanden sind, wer sie nutzt und in welchem Zustand sie sich befinden.

• Automatisierte Erkennung und Nachverfolgung: Da immer wieder neue Geräte in dein Netzwerk integriert und alte Geräte ausgemustert werden, sind manuelle Asset-Inventare schnell veraltet. Automatisierte Tools für die Erkennung scannen dein Netzwerk kontinuierlich, um neue Assets zu identifizieren, Änderungen nachzuverfolgen und dein Inventar aktuell zu halten – ganz ohne ständige manuelle Updates.

• Lizenzverwaltung und Compliance: Softwarelizenzen sind bei schlechtem Management kostspielig und bergen hohe Risiken. Asset-Management-Software verfolgt den Lizenzbestand, gleicht die Nutzung fortlaufend mit den Berechtigungen ab, meldet Compliance-Probleme und benachrichtigt Teams, bevor Verlängerungen fällig werden. Das verhindert sowohl eine Überlizenzierung, die Geld verschwendet, als auch eine Unterlizenzierung, die rechtliche Risiken schafft.

• Integration mit ITSM-Software: Die besten Asset-Management-Tools arbeiten nicht isoliert. Sie verbinden sich mit Servicedesk-Plattformen, Änderungsmanagement-Systemen und Tools für den IT-Betrieb und liefern so Kontext zu Vorfällen, Änderungen und Anfragen. In einer derart ineinandergreifenden Systeminfrastruktur siehst du beim Ausfall eines Servers sofort, welche Services von ihm abhängen und wer betroffen ist.

• Berichterstellung und Analysen: Wenn du Trends bei deinen Assets aufdecken und verstehen willst, brauchst du gute Berichterstellungsfunktionen. Deine Asset-Management-Software sollte Berichte zur Asset-Auslastung, zum Lebenszyklusstatus, zur Kostenanalyse und zu Compliance-Metriken erstellen können. Diese Einblicke helfen IT-Führungskräften dabei, fundierte Entscheidungen über Käufe, Stilllegungen und die Budgetplanung zu treffen.

• Workflow-Automatisierung: Manuelle Prozesse bremsen Teams aus und führen zu Fehlern. Suche nach Software, die gängige Workflows automatisiert, etwa das Onboarding neuer Assets, die Bearbeitung von Anfragen, die Planung von Wartungsarbeiten und das Auslösen von Benachrichtigungen bei ablaufenden Garantien oder Lizenzen.

Bei der Auswahl deiner Asset-Management-Software solltest du die Größe, die Komplexität und den Tool-Bestand deines Unternehmens berücksichtigen. Kleinen Teams reicht möglicherweise bereits eine einfache Nachverfolgung mit grundlegenden Berichtsfunktionen, während große Unternehmen umfassende Erkennungsfunktionen, komplexe Integrationen und erweiterte Analysefunktionen benötigen. Mit unseren Best Practices für das IT-Asset-Management kannst du sicherstellen, dass du Tools auswählst und implementierst, die tatsächlich zu deinen Anforderungen passen.

Zentralisierung und Automatisierung des ITAM-Prozesses

Mit Jira Service Management kannst du das Asset-Management direkt in deine ITSM-Softwareplattform integrieren. So lassen sich deine Asset-Daten mit Servicedesk-Tickets, Änderungsanfragen und Vorfalldatensätzen in Korrelation zu setzen. Das zentralisierte Nachverfolgungssystem ermöglicht es Teams, über anpassbare Workflows jede Art von Asset zu überwachen und dabei immer den Überblick über die Beziehungen zwischen den Assets, deinen Services und deiner Benutzerbasis zu behalten.

Die integrierte Automatisierung übernimmt Routineaufgaben wie die Zuweisung von Assets beim Onboarding, das Auslösen von Wartungs-Workflows und das Senden von Benachrichtigungen vor dem Ablauf von Garantien oder Lizenzen. Berichterstellungsfunktionen liefern in Echtzeit Einblicke in die Kosten, die Auslastung und den Lebenszyklusstatus deiner Assets. Diese Daten helfen deinen IT-Führungskräften dabei, fundierte Budget- und Optimierungsentscheidungen zu treffen, ohne dabei immer wieder zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen.