Mitarbeiter-Offboarding: Ein Leitfaden für reibungslose Übergänge

Die wichtigsten Punkte

• Ein strukturierter Offboarding-Prozess für Mitarbeiter schützt dein Unternehmen vor Sicherheitsrisiken und dem Verlust wertvollen Wissens und sorgt gleichzeitig dafür, dass die ausscheidenden Mitarbeiter den Prozess als positive Erfahrung wahrnehmen.

• Den meisten Unternehmen fehlen formelle Offboarding-Verfahren, wodurch ehemalige Mitarbeiter weiterhin Zugang zu Systemen haben und erhebliche Sicherheitslücken entstehen.

• Eine gute Checkliste für das Mitarbeiter-Offboarding umfasst mehrere wichtige Punkte, von der Bestätigung der Kündigungsdetails bis hin zur Finalisierung von Updates im Anschluss an das Ausscheiden.

• Strategisches Offboarding reduziert Reputationsrisiken und macht aus ehemaligen Mitarbeitern Fürsprecher, die dein Unternehmen zukünftigen Kandidaten und Kunden empfehlen.

Wenn ein Mitarbeiter dein Unternehmen verlässt, ist die Art des Ausscheidens genauso wichtig wie die Art des Eintritts. Ein gut geplanter Offboarding-Prozess für Mitarbeiter hinterlässt einen positiven letzten Eindruck, schützt vertrauliche Daten und bereitet dein verbleibendes Team darauf vor, die Veränderung erfolgreich zu verarbeiten. Warum also investieren die meisten Unternehmen viel mehr Aufwand in den Eintritt neuer Mitarbeiter als in deren Ausscheiden?

Schlechtes Offboarding verursacht echte Probleme. Ehemalige Mitarbeiter, die weiterhin Systemzugriff haben, stellen ernsthafte Sicherheitsbedrohungen dar, während Teams ohne ordnungsgemäßen Wissenstransfer Schwierigkeiten haben, ihre Produktivität aufrechtzuerhalten. Außerdem können Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen und sich schlecht behandelt fühlen, deinem Ruf als Arbeitgeber dauerhaft schaden.

Dieser Leitfaden behandelt alles, was du für ein gutes Mitarbeiter-Offboarding benötigst. Du erfährst, was zum Offboarding gehört und wie du die Punkte auf deiner Checkliste für das Mitarbeiter-Offboarding umsetzt.

Was versteht man unter Mitarbeiter-Offboarding?

Offboarding ist der Prozess, mit dem das Ausscheiden eines Mitarbeiters aus einem Unternehmen verwaltet wird. Offboarding gewährleistet einen reibungslosen Übergang sowohl für den Mitarbeiter als auch für das Unternehmen. Offboarding, das Gegenteil von Mitarbeiter-Onboarding, ist für HR-Richtlinien und -Prozesse unerlässlich.

Das Mitarbeiter-Offboarding beginnt normalerweise, wenn jemand kündigt oder eine Kündigungsmitteilung erhält. Von diesem Zeitpunkt an koordinieren die HR-Teams mit den Abteilungen verschiedene Aufgaben, wie das Zurückfordern von Firmeneigentum, den Wissenstransfer, das Löschen von Systemzugängen, die Durchführung von Austrittsgesprächen und die Abwicklung der letzten Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Ein vollständiges Offboarding-Framework berücksichtigt sowohl operative als auch menschliche Elemente. Unternehmen müssen Assets einsammeln, Daten sichern, Verantwortlichkeiten neu verteilen und gleichzeitig eine gute Beziehung zum scheidenden Mitarbeiter aufrechterhalten, Feedback einholen und eine Möglichkeit für zukünftige Zusammenarbeit offen lassen.

Offboarding vs. Onboarding von Mitarbeitern

Während der Onboarding-Workflow die Einarbeitung neuer Mitarbeiter in deiner Organisation betrifft, geht es beim Offboarding darum, einen würdevollen und minimal disruptiven Austritt zu ermöglichen. Onboarding konzentriert sich auf die Integration in das Unternehmen. Dazu gehört das Einrichten von Konten, das Bereitstellen von Trainings, die Vorstellung bei Kollegen und die Einarbeitung, damit schnell eine hohe Produktivität erreicht werden kann. Offboarding ist das genaue Gegenteil. Zugriffsrechte werden gelöscht, für das Unternehmen relevantes Wissen wird dokumentiert und administrative Beziehungen werden abgewickelt.

Eine Onboarding-Checkliste erstreckt sich normalerweise über Wochen oder Monate, während neue Mitarbeiter schrittweise Verantwortung übernehmen. Umgekehrt erfolgt das Offboarding oft viel schneller und ist manchmal auf nur wenige Tage beschränkt. Angesichts dieser Komprimierung sind Organisation und Vorbereitung entscheidend.

Beide Prozesse sind gleichermaßen wichtig für die Verwaltung des Mitarbeiter-Lebenszyklus. Ein starkes Onboarding bereitet Menschen auf eine erfolgreiche Betriebszugehörigkeit vor. Gleichzeitig schützt ein guter Offboarding-Prozess die Organisation, nachdem jemand das Unternehmen verlassen hat, und erhält die Beziehung über das beendete Arbeitsverhältnis hinaus aufrecht.

Warum ist das Offboarding von Mitarbeitern für reibungslose Übergänge so wichtig?

• Bessere Mitarbeitereinbindung: Effektive Offboarding-Prozesse tragen entscheidend zu einer positiven Mitarbeitereinbindung bei. Mitarbeiter, die dein Unternehmen mit positiven Gefühlen und Erfahrungen verlassen, empfehlen eher andere Bewerber und Kunden. 

• Geringeres Reputationsrisiko: Mitarbeiter mit einem negativen Offboarding-Erlebnis äußern sich eher negativ über ihre Erfahrungen und ihren ehemaligen Arbeitgeber. Das kann dein Unternehmen einem erheblichen Reputationsrisiko aussetzen.

• Glücklichere, produktivere Mitarbeiter: Offboarding kann die Laufbahn eines Mitarbeiters in deinem Unternehmen erheblich beeinflussen. Personalmanagement, einschließlich Offboarding, kann sich auch direkt auf die Wahrnehmung und Interaktionen der Mitarbeiter mit den Technologien und Diensten auswirken, die dein Unternehmen voranbringen. ITIL, das IT Infrastructure Library-Framework für das Management des IT-Servicelebenszyklus, beinhaltet ein Personalmanagementverfahren bezüglich Offboarding.

Zippia berichtet außerdem Folgendes: 

• 58 % der befragten Unternehmen haben einen formellen Onboarding-Prozess, aber nur 29 % verfügen über einen formellen Offboarding-Prozess.

• 98 % der Mitarbeiter glauben, dass das Feedback, das sie bei Austrittsgesprächen geben, für das Unternehmen unerlässlich und potenziell hilfreich ist, aber nur 30 bis 35 % nehmen online an solchen Gesprächen teil. Die persönliche Teilnahme beträgt sogar nur 15 %

• 60 % der Datenschutzverletzungen haben ihren Ursprung innerhalb des Unternehmens, zwei Drittel davon sind böswillig und vorsätzlich.

• 89 % der ausgeschiedenen Mitarbeiter behalten Zugriff auf private Anwendungen und Daten ihrer früheren Arbeitsplätze.

So gelingt das Offboarding von Mitarbeitern: die Checkliste

Diese Checkliste für das Mitarbeiter-Offboarding gibt die wichtigsten Schritte vor, denen du unabhängig von der Größe oder Branche deines Unternehmens folgen kannst. Jeder Schritt ist auf Klarheit, die Einhaltung von Vorschriften und einen reibungslosen Übergang ausgerichtet, um sowohl deine Organisation als auch den ausscheidenden Mitarbeiter zu schützen.

1. Austrittsdetails bestätigen

Bestätige die Kündigung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses schriftlich und lege ein Datum für den letzten Arbeitstag fest. Eine schriftliche Dokumentation schützt die beteiligten Parteien, indem Erwartungen und Zeitpläne festgelegt und gemeinsam bestätigt werden.

Überprüfe Arbeitsverträge, Kündigungsfristen und alle rechtlichen Verpflichtungen, die für diese spezifische Situation gelten. Je nach Rolle, vertraglichen Vereinbarungen, Aktienbeteiligungsplänen oder Branchenvorschriften können unterschiedliche Anforderungen gelten. Wenn du hier von Anfang an richtig vorgehst, vermeidest du Missverständnisse und mögliche rechtliche Probleme im Nachgang.

2. Kommunikation mit den Teams koordinieren

Sobald die Details zum Unternehmensaustritt bestätigt sind, benachrichtige alle relevanten Parteien, einschließlich der Personalabteilung, IT, Finanzabteilung, Manager und Führungskräfte. Jede Abteilung übernimmt verschiedene Aufgaben beim Offboarding, die sofort angestoßen werden müssen, um bis zum vereinbarten letzten Arbeitstag abgeschlossen zu sein.

Stimmt euch bezüglich der Termine für die interne und externe Kommunikation ab. Entscheide, wann du das Team des ausscheidenden Mitarbeiters informierst, wann du die breitere Belegschaft benachrichtigst und ob externe Stakeholder wie Kunden oder Partner benachrichtigt werden müssen. Eine klare Kommunikationsplanung vermeidet Missverständnisse und hilft allen dabei, sich auf den Übergang vorzubereiten.

3. HR- und Compliance-Anforderungen erfüllen

Erstelle alle Endabrechnungen, einschließlich nicht genutzter Urlaubszeit, Boni, Provisionen und Spesenerstattungen. Bearbeite Änderungen wie COBRA-Benachrichtigungen, Übertragungen von Altersvorsorgekonten und das Ende des Krankenversicherungsschutzes.

Stelle erforderliche Unterlagen wie unterzeichnete Vertraulichkeitsvereinbarungen, Wettbewerbsverbote und Erklärungen zum geistigen Eigentum zusammen. Betone alle Vereinbarungen, die nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters weiterhin gelten. Dieser Schritt schützt die Interessen deines Unternehmens und stellt gleichzeitig sicher, dass der Mitarbeiter sich seiner fortbestehenden Pflichten bewusst ist.

4. Wissenstransfer planen

Dokumentiere die Aufgaben, Workflows und das relevante Fachwissen des ausscheidenden Mitarbeiters, bevor er das Unternehmen verlässt. Dazu gehören Prozessdokumentationen, Projektstatus-Updates, Details zur Kundenbeziehung sowie jegliches Fachwissen, das erhalten bleiben muss.

Plane strukturierte Übergabegespräche zwischen dem ausscheidenden Mitarbeiter und der Person, die seine Aufgaben übernehmen wird. Weise jeder Aufgabe und jedem Projekt einen klaren Verantwortlichen zu, damit nichts übersehen wird. Eine Wissensdatenbank kann ein zentrales Repository für dieses institutionelle Wissen sein.

5. Assets und Zugänge sichern

Sammle sämtliches Firmeneigentum ein, darunter Laptops, Telefone, Tablets, Zugangsausweise, Firmenkreditkarten, Schlüssel und alle anderen Sachwerte. Erstelle eine Checkliste mit den Dingen, die du wiederbeschaffen musst, damit nichts übersehen wird.

Lösche oder passe die Systemzugriffsrechte und Berechtigungen des Mitarbeiters auf allen Plattformen an, einschließlich E-Mail-Konten, Softwareanwendungen, Gebäudezugang, VPN-Zugangsdaten und Cloud-Speicher. Ein Servicedesk kann IT-bezogene Offboarding-Aufgaben optimieren, während ITSM-Praktiken dabei helfen sicherzustellen, dass bei diesem kritischen Sicherheitsschritt keine Zugriffspunkte übersehen werden.

6. Ein Austrittsgespräch durchführen

Frage den Mitarbeiter nach ehrlichem Feedback zur Arbeitserfahrung in deinem Unternehmen. Frag nach, was gut geklappt hat, was verbessert werden könnte, warum die Entscheidung zur Kündigung fiel und was die Entscheidung hätte beeinflussen können.

Nutze diese Einblicke, um Verbesserungen in der Unternehmenskultur, bei Strategien zur Mitarbeiterbindung und bei betrieblichen Abläufen voranzutreiben. Daten aus Austrittsgesprächen sind wertvoll, wenn du mehrere Austritte vergleichst und auf Muster hin analysierst. Eine Employee-Experience-Lösung kann dabei helfen, dieses Feedback systematisch zu verfolgen und daraus Veränderungen abzuleiten.

7. Aufgaben nach erfolgtem Unternehmensaustritt abschließen

Aktualisiere Organigramme, Teamstrukturen und Berichtswege, um dem Ausscheiden des Mitarbeiters Rechnung zu tragen. Verteile die Zuständigkeiten neu und passe die Projektzuweisungen nach Bedarf an.

Achte auf Sicherheitsrisiken, wie zum Beispiel unbefugte Zugriffsversuche. Richte E-Mail-Weiterleitungen oder automatische Antworten ein, um Nachrichten an die zuständigen Teammitglieder weiterzuleiten. Erledige alle noch anstehenden Aufgaben wie die Nachsendung persönlicher Gegenstände, das Verfassen von Referenzschreiben oder die Erledigung der letzten Formalitäten.

Best Practices für ein erfolgreiches Mitarbeiter-Offboarding

Die konsistente Verfolgung deines Offboarding-Ansatzes hilft dabei, dass jeder Abgang reibungslos verläuft. Die folgenden Praktiken reduzieren Fehler und verbessern die Ergebnisse:

• Dokumentiere deine Prozesse: Erstelle schriftliche Verfahren für jeden Schritt des Mitarbeiter-Offboardings, damit jeder in deinem Team sie korrekt ausführen kann. Die Dokumentation reduziert Fehler und stellt sicher, dass während stressiger Abgänge nichts übersehen wird.

• Standardisiere Workflows bei Abgängen: Verwende dieselbe Offboarding-Checkliste für jeden Abgang, unabhängig von der Rolle oder den Umständen. Standardisierung macht deinen Prozess effizienter und gewährleistet eine faire Behandlung aller ausscheidenden Mitarbeiter.

• Priorisiere klare Kommunikation: Halte alle Beteiligten während des gesamten Offboarding-Prozesses auf dem Laufenden. Ungewissheit erzeugt Ängste bei den verbleibenden Teammitgliedern und kann dazu führen, dass sich ausscheidende Mitarbeiter respektlos behandelt fühlen.

• Richte den Fokus auf die Mitarbeitererfahrung: Behandle ausscheidende Mitarbeiter mit der gleichen Sorgfalt und Aufmerksamkeit, die du auch beim Onboarding an den Tag legst. Die Art und Weise, wie eine Person dein Unternehmen verlässt, hinterlässt bei ihr einen bleibenden Eindruck.

• Stelle klar, dass Sicherheit nicht verhandelbar ist: Die Entfernung von Zugriffsrechten darf nicht warten oder aufgrund von Unannehmlichkeiten verschoben werden. Jede Stunde, in der ehemalige Mitarbeiter weiterhin über System-Anmeldedaten verfügen, erhöht dein Risiko.

• Strebe kontinuierliche Verbesserung an: Überprüfe deinen Offboarding-Prozess regelmäßig und berücksichtige die Erkenntnisse, die aus jedem Abgang gewonnen wurden. Feedback aus Austrittsgesprächen sollte direkt in Prozessaktualisierungen einfließen.

Enterprise Service Management-Plattformen erleichtern die Umsetzung dieser Best Practices, indem sie eine Struktur sowie Automatisierungs- und Überwachungsfunktionen für jeden Mitarbeiterabgang bereitstellen.

Das Offboarding von Mitarbeitern zu einem zuverlässigen, wiederholbaren Prozess machen

Die richtige Software für das Offboarding von Mitarbeitern eliminiert die manuelle Koordination, die Abgänge chaotisch wirken lässt. Jira Service Management, auf das du über die Service Collection zugreifen kannst, optimiert das Offboarding mit automatisierten Workflows, die bei einer Kündigung durch Mitarbeiter ausgelöst werden. Aufgaben werden automatisch an die richtigen Personen in der HR-, IT- und Finanzabteilung weitergeleitet, während Genehmigungsketten ohne ständige Nachfragen fortlaufen und die Zugriffsentfernung planmäßig in allen deinen Systemen erfolgt.

Du kannst standardisierte Checklisten in ITSM-Software erstellen, die sicherstellen, dass jede Abteilung dieselben bewährten Schritte einhält. Die Integration zwischen HR- und IT-Systemen ermöglicht es, dass Daten automatisch und ohne Duplikation weitergeleitet werden. Das Ergebnis ist ein sicheres, konformes und konsistentes Offboarding bei jedem einzelnen Abgang.