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HR-Prozessverbesserung: So optimierst du Personalabläufe
Unabhängig davon, ob du ein kleines Unternehmen mit einer Handvoll Mitarbeitern oder ein großes Unternehmen mit mehreren Standorten hast: Human Resources (HR) sind einer der wichtigsten Aspekte der Unternehmensführung. Die HR-Abteilung ist für das Onboarding und die Schulung der Mitarbeiter verantwortlich. Sie löst auch Mitarbeiterkonflikte und kümmert sich um die Gehaltsabrechnung und die Sozialleistungen für Mitarbeiter.
HR-Teams haben viele Zuständigkeiten und jeder HR-Prozess ist einzigartig. Um diese Prozesse effizienter zu gestalten, ist es wichtig, die Effektivität deines HR-Teams zu maximieren. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, HR-Prozesse zu verbessern, sei es mit Best Practices für die HR-Automatisierung oder durch die Einrichtung einer zentralisierten Wissensdatenbank.
Wenn du das Potenzial deines HR-Teams maximieren möchtest, solltest du zunächst die HR-Prozesse verbessern. Erfahre, wie du deinem Team durch HR-Prozessverbesserung helfen kannst, effizienter zu arbeiten.
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Was versteht man unter HR-Prozessverbesserung?
Zur HR-Prozessverbesserung gehört die Optimierung von HR-Prozessen wie Anstellung, Onboarding und Gehaltsabrechnung mit dem Ziel, Zeit und Geld zu sparen. So beschleunigt zum Beispiel ein optimierter Onboarding-Workflow das Onboarding neuer Mitarbeiter, damit sie sofort mit der Arbeit beginnen können. Auch Prozesse für Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen können automatisiert werden, um Zeit und Geld zu sparen.
Die Optimierung von HR-Prozessen ist entscheidend, um dein HR-Team effizienter zu machen und Aufgaben schneller erledigen zu können. Sie trägt auch zur Verbesserung der langfristigen HR-Strategie bei, da du ein Framework zur Optimierung von Prozessen und eine Reihe optimierter Workflows erhältst.
Warum ist es wichtig, HR-Prozesse zu verbessern?
Reibung ist eines der größten HR-Probleme. Wenn eingehende Anfragen nicht verwaltet und Routineaufgaben nicht rationalisiert werden, kann es zu Reibung zwischen Teams, Mitarbeitern und Systemen kommen. Zum Beispiel kann ein veraltetes Portal oder eine schlecht gestaltete HR-Software Mitarbeitern das Einreichen von Anfragen oder HR-Managern die Reaktion auf diese Anfragen erschweren.
Je besser du Reibung am Arbeitsplatz reduzieren kannst, umso mehr Zeit und Geld sparst du. Mit Jira Service Management für den HR-Support erhältst du ein zentrales Portal für Mitarbeitertickets, sodass IT- und HR-Teams nahtlos zusammenarbeiten können.
Vorteile der HR-Prozessverbesserung
Baust du gerade erst ein HR-Team auf oder möchtest du die bestehenden Prozesse optimieren? Eine HR-Prozessverbesserung ist in jedem Fall ein guter Ansatz. Hier erfährst du mehr über die wichtigsten Vorteile der HR-Prozessverbesserung.
Bessere Mitarbeitererfahrung
Wenn Mitarbeiter ein Problem haben oder eine Antwort auf eine wichtige Frage benötigen, ist die HR-Abteilung gefragt. Von den HR-Managern wird erwartet, dass sie die Anfragen der Mitarbeiter schnell lösen, damit diese weiterarbeiten können und sich unterstützt fühlen. Wenn die Antworten erst verzögert eintreffen oder die HR-Abteilung ein Problem nicht lösen kann, wirkt sich dies negativ auf die Mitarbeiter und deren Wahrnehmung des Unternehmens aus. Daher leistet die HR-Prozessverbesserung einen entscheidenden Beitrag zum Employee Experience Management, mit dem sichergestellt wird, dass die Mitarbeiter ein positives Bild von deinem Unternehmen haben.
Produktivitätssteigerung
Zur HR-Prozessverbesserung gehört auch die Optimierung von Prozessen, um sie effizienter zu gestalten und so die Produktivität zu steigern. Aufgabenautomatisierung ist eine einfache Möglichkeit, Zeit zu sparen. Außerdem erhöht sich die Produktivität der HR- und ITSM-Teams (IT-Servicemanagement), wenn sie Mitarbeiterprobleme gemeinsam lösen können.
Weniger Fehler und Risiken
Wenn dein HR-Team für jede Aufgabe einen vereinfachten Prozess befolgen kann, verringert sich das Risiko menschlicher Fehler. Das Ziel besteht darin, standardisierte Prozesse für jede Aufgabe des HR-Teams zu erstellen, einschließlich Anstellung, Onboarding, Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und Konfliktlösung.
Automatisierung trägt auch entscheidend zur Minderung des Fehlerrisikos bei. Menschen können sich verrechnen oder vertippen, was zu Fehlern bei der Gehaltsabrechnung und anderen wichtigen Vorgängen führt. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben sparst du Zeit und das Risiko menschlicher Fehler entfällt.
Bessere Entscheidungsfindung
Daten sind ein wesentlicher Bestandteil des HR-Servicemanagements (HRSM). Im Zuge der HR-Prozessverbesserung solltest du auch die Protokollierung und Verfolgung von HR-Anfragen optimieren, um "saubere" Daten zu erhalten, die dir bessere Einblicke in die HR-Anforderungen bieten. Mit diesen Daten kannst du fundierte Entscheidungen treffen, die auf konkreten Stärken und Schwächen im Bereich HR basieren.
Herausforderungen bei der HR-Prozessverbesserung
An sich ist die HR-Prozessverbesserung relativ einfach, es gibt aber einige Herausforderungen. Veraltete Tools können die Optimierung von HR-Prozessen erschweren. Vielleicht ist jetzt die Zeit gekommen, ein Upgrade deiner HR-Software durchzuführen, um Workflows zu optimieren.
Doch selbst wenn du aktuelle Software und HR-Automatisierungstools implementierst, ist der Weg zur Prozessoptimierung möglicherweise noch nicht frei: HR-Teams leisten oft Widerstand gegen geplante Veränderungen. Wenn deine HR-Teammitglieder Schwierigkeiten haben, sich in neue Systeme einzuarbeiten, können Schulungen ihnen zeigen, wie neue Technologien zur Rationalisierung von HR-Prozessen eingesetzt werden können.
Manchmal gibt es auch Probleme mit der Akzeptanz im Team. Es kann sein, dass Mitarbeiter die altbewährten Methoden bevorzugen und skeptisch gegenüber neuer Technologie sind. Daher ist es wichtig, die Mitarbeiter im Umgang mit neuen Technologien zu schulen und auf alle geäußerten Fragen oder Bedenken einzugehen.
Wenn du dir dieser Herausforderungen bewusst bist, hast du schon den ersten Schritt zur Optimierung von HR-Prozessen und für eine bessere Zukunft gemacht.
Anzeichen dafür, dass deine HR-Prozesse verbessert werden sollten
Wenn du dir nicht sicher bist, ob Jira Service Management das Richtige für dich ist, halte Ausschau nach Anzeichen dafür, dass deine HR-Prozesse verbessert werden sollten.
Inkonsistentes Onboarding ist ein deutliches Warnsignal, das darauf hinweist, dass es Zeit für ein Update ist. Wenn es sich schwierig gestaltet, das Onboarding neuer Mitarbeiter innerhalb eines einheitlichen Zeitrahmens abzuschließen und ihnen die erforderlichen Ressourcen zur Verfügung zu stellen, ist das ein Problem.
Mitarbeiterbeschwerden und häufige Verzögerungen bei der Reaktionszeit können ebenfalls ein Zeichen dafür sein, dass du deine HR-Prozesse verbessern solltest. Überprüfe sie anhand messbarer Metriken wie der durchschnittlichen Reaktionszeit und der Anzahl der Beschwerden pro Woche oder Monat.
Schritte zur Verbesserung deiner HR-Prozesse
Jira Service Management ist eine einfache Möglichkeit, deine HR-Prozesse zu verbessern. Für optimale Ergebnisse solltest du aber auf die richtigen Schritte achten.
1. Bestehende Workflows prüfen
Der erste Schritt besteht darin, deine bestehenden Workflows zu prüfen. Suche nach Bereichen, in denen Verbesserungen nötig sind – seien es Probleme beim Optimieren des Onboarding-Prozesses oder eine verzögerte Reaktion auf Kundenbeschwerden. Nutze messbare Metriken, um diese Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren.
2. Messbare Ziele für die Verbesserung festlegen
Wenn du weißt, was verbessert werden muss, kannst du dafür konkrete Ziele festlegen. Diese sollten sich anhand solider Metriken leicht messen lassen. Beispiele: durchschnittliche Reaktionszeit bei Mitarbeiterbeschwerden, Anzahl der Fehler bei der Gehaltsabrechnung in einem bestimmten Zeitraum, Anzahl der Beschwerden von Mitarbeitern.
Erreichbare Ziele sind wichtig, aber auf dem Weg dorthin können Hindernisse auftauchen. Behalte den Fortschritt im Auge, damit du Hindernisse frühzeitig erkennen und beseitigen kannst.
3. HR-Tools und Automatisierung einsetzen
Wenn du keine HR-Software oder andere Tools zur Optimierung deiner HR-Prozesse verwendest, ist auch hier viel Verbesserungspotenzial vorhanden. HR-Automatisierungstools sind eine gute Möglichkeit, Routineaufgaben wie Gehaltsabrechnung und Dokumentation zu automatisieren.
Mit Jira Service Desk kannst du Beschwerden von Mitarbeitern ganz einfach protokollieren und verfolgen, um sicherzustellen, dass sie so schnell wie möglich gelöst werden. Suche nach Tools, die sich problemlos in die bestehenden Prozesse integrieren lassen, und achte darauf, dass dein HR-Team genügend Zeit zur Einarbeitung in die neuen Tools hat.
4. Prozesse standardisieren
Auch wenn du keine Prozesse automatisierst, ist es hilfreich, eine feste Abfolge zu haben, an der sich Personalmanager orientieren können. Die Standardisierung von Prozessen ist nicht nur eine großartige Möglichkeit, Zeit zu sparen, sondern verbessert auch die Konsistenz. Wenn dein HR-Team immer denselben standardisierten Workflow befolgt, kannst du sicher sein, dass am Ende ein konsistentes Ergebnis steht.
5. HR-Teams und Stakeholder trainieren
Bei der Modernisierung deiner Personalabteilung und der Integration neuer Tools ist es besonders wichtig, für die HR-Teams und alle Stakeholder Trainings anzubieten. Alle sollten die Möglichkeit haben, sich mit dem neuen HR-System vertraut zu machen, egal ob in einer einfachen Präsentation oder in umfangreicheren Online-Trainings.
Beispiele für die Verbesserung von HR-Prozessen
Anhand konkreter Beispiele lässt sich besser verstehen, warum die Verbesserung von HR-Prozessen so wichtig ist.
Angenommen, in eurem Team gibt es Probleme, Mitarbeitertickets rechtzeitig zu beantworten und zu lösen. Durch die Einführung einer HR-Servicedesk-Software und eines standardisierten Prozesses für die Beantwortung von Tickets könnte dein HR-Team effizienter arbeiten.
Eine Prozessoptimierung stärkt nicht nur die Personalabteilung, sondern spart dem Unternehmen Zeit und Geld. Sie trägt auch dazu bei, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen, was wiederum die Fluktuationsrate senken kann.
Best Practices für die Verbesserung von HR-Prozessen
HR-Prozesse zu verbessern ist kein Hexenwerk. Einige Best Practices unterstützen dich aber dabei, die HR-Modernisierung optimal zu gestalten.
Am besten, ihr fangt klein an und konzentriert euch zunächst auf eine Handvoll häufig verwendeter Prozesse. Sobald ihr ein paar Prozesse optimiert habt, holt ihr euch Feedback vom HR-Team ein, um herauszufinden, welche Änderungen noch erforderlich sind und wie sich diese umsetzen lassen. Die Prozesse sollten regelmäßig überprüft werden, damit alles auf dem neuesten Stand ist und kontinuierlich optimiert wird.
Jira Service Management vereinfacht die Verbesserung von HR-Prozessen
Die Optimierung von HR-Prozessen ist eine der besten Möglichkeiten, das HR-Team zu stärken, und alles beginnt bei den richtigen Ressourcen. In Jira Service Management kannst du deine HR-Prozesse mit einem eigenen Helpdesk und Automatisierungstools sehr einfach verbessern.
Die HR-Servicemanagement-Vorlage in Jira hilft dir, deine HR-Workflows zu organisieren, sodass dein HR-Team noch mehr Zeit einsparen kann. Jira Service Management ermöglicht deinen IT- und HR-Teams die nahtlose Zusammenarbeit, um deinen Mitarbeitern den bestmöglichen Service zu bieten.
Erfahre mehr über Jira Service Management und wie es dir helfen kann, deine HR-Prozesse zu verbessern.
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