Wat is IT-support?
Wat is HR-kennisbeheer en hoe implementeer je het?
Human resources bestaat uit meer dan aannemen en ontslaan. HR-teams hebben snelle toegang nodig tot beleid, procedures, best practices en institutionele kennis om werknemers te ondersteunen en zakelijk succes te stimuleren.
In deze handleiding bespreken we wat HR-kennisbeheer is, waarom het belangrijk is en hoe je een systeem kunt bouwen dat werkt voor jouw organisatie. We behandelen alles, van de basiscomponenten tot implementatiestrategieën, en laten je zien hoe moderne tools het hele proces kunnen stroomlijnen.
Wat is HR-kennisbeheer?
HR-kennisbeheer is hoe een organisatie alle informatie vastlegt, organiseert, opslaat en deelt die HR-teams nodig hebben om hun werk te doen. De combinatie van HR en kennisbeheer omvat alles, van werknemershandboeken en beleidsdocumenten tot institutionele kennis over de bedrijfscultuur, best practices voor werving en lessen die zijn geleerd uit eerdere initiatieven.
In de kern creëert HR-kennisbeheer een gecentraliseerde repository waar HR-professionals snel antwoorden kunnen vinden op vragen van werknemers en toegang kunnen krijgen tot de collectieve kennis van hun team. Het gaat verder dan eenvoudige documentopslag door verbanden te leggen tussen informatie en het doorzoekbaar en bruikbaar maken van kennis.
Waarom is HR-kennisbeheer belangrijk?
HR-kennisbeheer helpt meer dan alleen de HR-afdeling zelf. Als het goed wordt geïmplementeerd, ondersteunt het de hele organisatie door te zorgen voor consistente informatievoorziening, kortere reactietijden en het behoud van het institutionele geheugen naarmate teamleden veranderen.
De betrokkenheid van werknemers verbetert wanneer werknemers tijdige, nauwkeurige reacties krijgen. Niets frustreert werknemers meer dan het ontvangen van tegenstrijdige informatie over secundaire arbeidsvoorwaarden of polissen. Vanuit een besluitvormingsperspectief stelt georganiseerde toegang tot historische gegevens en prestatiestatistieken HR-teams in staat betere keuzes te maken.
Het belangrijkste is dat met goed kennisbeheer het verlies van kennis wordt voorkomen wanneer ervaren teamleden vertrekken. Zonder systemen om expertise vast te leggen, verliezen bedrijven waardevolle inzichten waarvan de ontwikkeling jaren heeft gekost.
De belangrijkste componenten van HR-kennisbeheer
Effectief HR-kennisbeheer is afhankelijk van de samenwerking tussen verschillende componenten. Dit zijn onder andere:
- Kennisregistratie: dit omvat het systematisch verzamelen van informatie uit documenten, gesprekken, ervaringen en observaties binnen de HR-afdeling.
- Opslag en organisatie: informatie moet worden opgeslagen in toegankelijke indelingen met logische categorisering, consistente naamgevingsconventies en robuuste zoekmogelijkheden die informatie vindbaar maken.
- Kennisdeling: deze component zorgt voor informatiestromen in de hele organisatie via formele documentatie, trainingsprogramma's en informele samenwerkingstools.
Regelmatige updates: organisaties hebben doorlopende processen nodig om informatie actueel, relevant en nauwkeurig te houden naarmate het beleid en de procedures evolueren.
Naast deze kernfuncties komt succes eigenlijk neer op het op orde hebben van drie basisprincipes:
- HR-kennisbeheersystemen bieden het platform waarmee kennis toegankelijk en doorzoekbaar is voor iedereen die deze kennis nodig heeft.
- Solide processen zorgen ervoor dat informatie consistent wordt vastgelegd en in de loop van de tijd actueel blijft.
- Organisatiecultuur bepaalt of mensen daadwerkelijk deelnemen, want zonder steun van werknemers die de waarde inzien van het delen van hun expertise, zijn zelfs de beste systemen nutteloos.
Voordelen van effectief HR-kennisbeheer
Als HR-teams kennisbeheer op de juiste manier aanpakken, heeft de hele organisatie hier baat bij. Betere HR-activiteiten hebben betrekking op alles, van dagelijkse activiteiten tot strategische planning op lange termijn, en creëren waarde die in de loop van de tijd toeneemt.
Verbeterde besluitvorming en strategische planning
Toegang tot georganiseerde HR-kennis verandert de manier waarop beslissingen worden genomen. Als HR-professionals kunnen verwijzen naar historische gegevens, feedback van werknemers en beslissingen uit het verleden, maken ze beter onderbouwde keuzes die aansluiten bij de zakelijke doelstellingen.
Strategische planning kan een effectiever proces zijn wanneer teams toegang krijgen tot uitgebreide trends op het gebied van het personeelsbestand en resultaten uit eerdere initiatieven. De historische context helpt om te bepalen wat werkt en wat misschien beter werkt.
Verbeterde onboarding en training van werknemers
Het onboarden van nieuwe werknemers is een van de meest kennisintensieve HR-processen. Als de onboarding-informatie goed is georganiseerd, kunnen nieuwe werknemers sneller aan de slag en hebben ze betere ervaringen tijdens de cruciale eerste weken.
Dankzij gecentraliseerde resources krijgen alle nieuwe werknemers consistente informatie, ongeacht wie de oriëntatie uitvoert. Trainingsprogramma's profiteren van georganiseerde kennisbronnen waar trainers toegang hebben tot actueel materiaal en feedback uit eerdere sessies. Als werknemers antwoorden vinden via selfservice-kennisdatabases, versterkt dit hun zelfstandigheid en zelfverzekerdheid.
Meer samenwerking en minder kennisverlies
HR-kennisbeheer doorbreekt informatiesilo's en bevordert de samenwerking tussen teams. Als kennis gecentraliseerd en toegankelijk is, delen teamleden op natuurlijke wijze meer informatie en bouwen ze voort op elkaars werk.
Deze samenwerkingsomgeving leidt tot betere probleemoplossing omdat problemen worden aangepakt vanuit meerdere perspectieven. Het voorkomen van kennisverlies is het belangrijkste voordeel op lange termijn. Wanneer ervaren werknemers vertrekken, kun je met goed kennisbeheer expertise vastleggen in indelingen die toegankelijk zijn voor toekomstige teamleden.
Betere naleving en beter risicobeheer
Op de hoogte blijven van naleving is een van de grootste problemen van HR, vooral wanneer regels voortdurend veranderen en per locatie of branche verschillen. Met een goed kennisbeheersysteem is dit veel beter beheersbaar, doordat alle huidige wettelijke vereisten op één plek beschikbaar zijn, wat ervoor zorgt dat het beleid daadwerkelijk weerspiegelt wat er vandaag nodig is, niet wat twee jaar geleden nodig was.
Als iedereen toegang heeft tot dezelfde gecentraliseerde informatie, is het veel gemakkelijker om vergelijkbare situaties in de hele organisatie consistent aan te pakken. Niemand wil aan een auditor uitleggen waarom hetzelfde beleid op verschillende afdelingen anders werd toegepast. En als de documentatie over de naleving overzichtelijk en gemakkelijk te vinden is, wordt het reageren op audits een stuk minder stressvol.
Veelvoorkomende uitdagingen in HR-kennisbeheer en hoe je ze kunt overwinnen
Zelfs als iedereen het erover eens is dat HR-kennisbeheer zinvol is, kan de implementatie ervan soms een grotere uitdaging blijken te zijn. De grootste belemmering is om mensen mee te laten werken. De meeste werknemers zien het delen van kennis als een extra taak die wordt toegevoegd aan hun toch al volle takenlijst in plaats van als iets dat hun werk gemakkelijker zal maken.
Dit probleem wordt erger wanneer de technologie moeilijk te gebruiken is of niet goed kan worden geïntegreerd in de tools die mensen al gebruiken. Niemand wil inloggen op weer een systeem dat traag en verwarrend is, vooral als je iemand snel probeert te helpen. En zelfs met goede technologie hebben sommige organisaties het moeilijk omdat het delen van kennis gewoon geen deel uitmaakt van hun cultuur. Mensen hebben de neiging om informatie voor zichzelf te houden in plaats van deze te delen.
Het goede nieuws is dat er oplossingen zijn voor deze uitdagingen. Laat mensen zien hoe kennisbeheer hen tijd bespaart en hun werk gemakkelijker maakt, dan gaan ze vanzelf meedoen. Investeer in moderne platforms die soepel kunnen worden geïntegreerd in bestaande tools. Het belangrijkste is dat leiderschap het gedrag van kennisdeling modelleert en mensen erkent die bijdragen.
HR-kennisbeheer implementeren
Voor het succesvol implementeren van HR-kennisbeheer zijn een zorgvuldige planning, de juiste tools en voortdurende toewijding vereist. Het proces omvat belangrijke stappen die op elkaar voortbouwen om uitgebreide systemen te creëren.
De implementatie moet aansluiten bij de doelstellingen, cultuur en bestaande processen van de organisatie. Succes hangt af van de steun van het leiderschap en de eindgebruikers. Leiders moeten middelen beschikbaar stellen, terwijl gebruikers duidelijk waarde moeten zien in hun deelname.
Evalueer de huidige kennisassets
Voordat je iets nieuws gaat bouwen, inventariseer je wat je al hebt. Dit betekent dat je bestaande HR-documenten moet doornemen, de huidige processen moet evalueren en moet bepalen wie binnen je team waardevolle expertise heeft.
Zoek naar patronen in waar informatie zich momenteel bevindt en hoe mensen vinden wat ze nodig hebben. Let vooral op kennishiaten: gebieden waar informatie ontbreekt, verouderd is of moeilijk toegankelijk is. Deze beoordeling geeft je een duidelijk startpunt en helpt bij het prioriteren van wat als eerste aandacht nodig heeft.
Doelen en scope definiëren
Met duidelijke doelstellingen blijft je initiatief voor kennisbeheer op koers en meetbaar. Identificeer specifieke resultaten die je wilt bereiken, of dat nu gaat om het verkorten van de reactietijden, het verbeteren van de consistentie van het beleid of het voorkomen van kennisverlies wanneer werknemers vertrekken. Bepaal vervolgens welke HR-functies en -teams deel zullen uitmaken van de eerste implementatie.
Kies de juiste HR-tools en -platforms
Het HR-kennisbeheersysteem dat je kiest, kan je kennisbeheer maken of breken. Zoek naar software die het gemakkelijk maakt om informatie op te slaan, te ordenen en te vinden, terwijl je de oplossing tegelijkertijd soepel integreert in je bestaande HR-systemen. Moderne platforms worden vaak geïntegreerd in ITSM-oplossingen om uitgebreide functies voor servicebeheer te bieden.
De HR-software van Jira Service Management combineert krachtige kennisdatabasemogelijkheden met functies voor servicebeheer die de HR-activiteiten optimaliseren. Met het platform kunnen HR-teams naast hun dagelijkse werk kennis vastleggen, waardoor het verzamelen van informatie natuurlijk aanvoelt in plaats van als een extra last.
Kennis vastleggen en organiseren
Verzamel expliciete kennis uit bestaande documenten en leg impliciete expertise vast via interviews en procesdocumentatie. Structureer informatie op een logische manier met duidelijke categorieën en consistente onderwerpen waardoor alles doorzoekbaar is. Je kunt een sjabloon voor een HR-kennisdatabase gebruiken als een solide basis voor het effectief organiseren van HR-informatie.
Een cultuur van kennis delen bevorderen
Om mensen te laten deelnemen is er leiderschap vereist waarbij het delen van kennis wordt voorgedaan en bijdragers worden erkend. Richt de training op persoonlijke voordelen in plaats van alleen op technologische functies. Maak bijdragen makkelijk door het vastleggen van kennis in bestaande workflows te integreren, zodat deelname natuurlijk aanvoelt in plaats van belastend.
Bij het kiezen van een leveringsmodel gaat het niet alleen om de huidige staat van je bedrijf. Het is ook belangrijk om rekening te houden met de langetermijndoelen van je organisatie. Als je een aanzienlijke groei verwacht, kies dan een HR-servicemodel dat met je bedrijf mee kan groeien.
Monitoren, bijwerken en verbeteren
Stel regelmatige beoordelingscycli en heldere eigendomsstructuren in om informatie actueel te houden. Gebruik analyses en feedback van gebruikers om problemen en hiaten te identificeren. Het doel is voortdurende ontwikkeling op basis van daadwerkelijk gebruik en veranderende organisatorische behoeften.
Jira Service Management gebruiken om HR-kennisbeheer te verbeteren
Jira Service Management biedt unieke voordelen voor HR-teams die uitgebreid kennisbeheer implementeren. Het platform combineert robuuste kennisdatabasefunctionaliteit met servicebeheerfuncties die de activiteiten stroomlijnen en de medewerkerservaringen verbeteren.
Kennisbeheer en integratie van serviceaanvragen zorgen voor krachtige synergieën. Wanneer medewerkers HR-aanvragen indienen, hebben agents snel toegang tot relevante artikelen en beleidsregels voor nauwkeurige antwoorden. Workflowautomatisering zorgt ervoor dat kennis actueel blijft via herinneringen en functies voor HR-automatisering. Het platform ondersteunt HRSM-praktijken en biedt selfservicemogelijkheden in de kennisdatabase, waardoor routinematige vragen verminderen en de zelfstandigheid van medewerkers wordt vergroot.
De volledige handleiding voor Enterprise Service Management (ESM)
Wat houdt Enterprise Service Management in? Lees in deze handleiding hoe je ESM implementeert voor een betere service.
Lees het artikelHR-servicelevering: definitie, voordelen en best practices
Ontdek wat HR-servicelevering is, waarom het belangrijk is en hoe dit de werknemerservaring kan verbeteren en de HR-activiteiten kan stimuleren.
Lees het artikel