Wat is IT-support?
Wat is gegevenstoezicht?
Elk bedrijf heeft een framework nodig om ervoor te zorgen dat gegevens in alle zakelijke activiteiten nauwkeurig, veilig en effectief worden beheerd.
Hiervoor moeten vaak mensen worden aangewezen om een programma voor gegevenstoezicht te plannen en uit te voeren, waarin de best practices voor het opslaan en delen van deze waardevolle asset zijn opgenomen.
Lees verder voor meer informatie over de fundamentele principes van gegevenstoezicht, hoe je een succesvol beheerprogramma implementeert en hoe tools zoals Jira Service Management het proces kunnen automatiseren.
Download gratis Jira Service Management
Gegevenstoezicht gedefinieerd
Gegevenstoezicht is een uitgebreid framework voor gegevensbeheer dat ervoor zorgt dat gegevens correct en effectief worden gebruikt zolang ze eigendom zijn van een organisatie. Het omvat de volledige levenscyclus van gegevens, van verzamelen en opslag tot gebruik en verwijdering.
Goed toezicht omvat het maken en implementeren van beleid, procedures en normen die de kwaliteit, beveiliging en naleving van gegevens handhaven. Het zorgt ervoor dat gegevens nauwkeurig, toegankelijk en beschermd zijn, terwijl de risico's in verband met misbruik of verlies van gegevens worden geminimaliseerd.
Goed toezicht is essentieel voor organisaties die een gegevensgestuurde cultuur omarmen voor strategische besluitvorming. Dit komt omdat gegevens dankzij goed toezicht een waardevolle en betrouwbare bron blijven.
Waarom gegevenstoezicht belangrijk is
Met de opkomst van big data, kunstmatige intelligentie en veranderende regelgevingen zijn bedrijven enorme hoeveelheden informatie over verschillende systemen gaan beheren.
Ze moeten hun gegevens in de eerste plaats beheren om aan de operationele behoeften te voldoen, terwijl ze tegelijkertijd moeten voldoen aan complexe regelgeving en best practices. Slecht gegevenstoezicht kan ernstige gevolgen hebben, waaronder gegevenslekken, verlies van vertrouwen van klanten en wettelijke sancties.
Typische inefficiënties als gevolg van ontoereikend toezicht zijn onder meer gegevensduplicatie, inconsistente rapportage en gemiste kansen om de gegevens strategisch te gebruiken.
De snelle invoering van door AI aangedreven servicebeheer en machine learning-technologieën voegt nog een extra laag complexiteit toe aan dit scenario. Deze tools zijn sterk afhankelijk van grote, diverse gegevenssets en elke verslechtering van de gegevenskwaliteit kan leiden tot onnauwkeurige voorspellingen, bevooroordeelde resultaten of beveiligingskwetsbaarheden.
Met een solide framework voor gegevenstoezicht blijven de gegevens die in AI-modellen worden gebruikt, beheersbaar en betrouwbaar.
Voordelen van gegevenstoezicht
Organisaties kunnen hun waarde voor verschillende zakelijke functies maximaliseren door ervoor te zorgen dat gegevens op de juiste manier worden beheerd.
Zo kan gegevenstoezicht alleen in HR-activiteiten best practices voor HR-automatisering in kaart brengen, zoals het soepel uitvoeren van een onboarding-workflow. Na verloop van tijd gelden deze best practices voor de hele HRSM-afdeling, ondersteund door tools zoals Jira voor HR-servicebeheer.
Als je in je framework de verantwoordelijkheid, de toegang en het gebruik van gegevens verduidelijkt, hebben je teams altijd de juiste gegevens op het juiste moment.
Dit zijn de specifieke manieren waarop een dergelijke set-up de productiviteit verhoogt:
Meer nauwkeurigheid en consistentie van gegevens
Gegevenstoezicht waarborgt dat gegevens op alle systemen gestandaardiseerd en nauwkeurig zijn, waardoor verschillen als gevolg van inconsistente gegevensinvoer of verouderde informatie worden voorkomen. Door duidelijke regels en processen vast te stellen voor gegevensverzameling, -opslag en -onderhoud, zorgen toezichtframeworks ervoor dat gegevens betrouwbaar en toegankelijk blijven voor alle belanghebbenden.
Consistent gegevenstoezicht helpt bijvoorbeeld om fouten in de financiële rapportage te voorkomen, aangezien op alle afdelingen dezelfde bron van waarheid wordt gebruikt. Dit leidt tot nauwkeurigere en tijdige financiële overzichten.
Verbeterde besluitvorming
Met consistente en tijdige gegevens kunnen besluitvormers zelfverzekerde keuzes maken, waardoor ze minder afhankelijk zijn van onderbuikgevoelens of gissingen. Met een duidelijk, overzichtelijk overzicht van hun gegevens kunnen bedrijven trends herkennen, kansen identificeren en uitdagingen sneller aanpakken. Bedrijven moet flexibel zijn om concurrerend te blijven, en dat is alleen mogelijk als je hoogwaardige gegevens direct beschikbaar zijn.
Naleving en risicovermindering
Organisaties in de meeste sectoren moeten voldoen aan verschillende voorschriften, zoals AVG, HIPAA en branchespecifieke normen die bepalen hoe gegevens correct moeten worden beheerd. Effectief gegevenstoezicht helpt bedrijven bij deze controles en maatregelen, waarbij gegevens worden beschermd en beveiligd. Zo is bijvoorbeeld volgens de AVG vereist dat bedrijven transparant en verantwoord omgaan met persoonsgegevens, terwijl ze ook de privacy waarborgen. Bedrijven riskeren hoge boetes als ze deze mandaten negeren.
Verhoogde operationele efficiëntie
Goed gegevenstoezicht berust op duidelijke regels die de toegang tot, en de kwaliteit en het gebruik van gegevens bepalen. Door deze regels te volgen, kunnen bedrijven fouten tot een minimum beperken, dubbele inspanningen vermijden en ervoor zorgen dat teams met de meest nauwkeurige en actuele informatie werken.
Door bijvoorbeeld onnodige gegevenssilo's te elimineren, kunnen teams gemakkelijk gegevens vinden en delen, waardoor ze minder tijd hoeven te besteden aan het zoeken naar of verifiëren van informatie. Geautomatiseerde toezichtprocessen verminderen ook de handmatige inspanningen die gepaard gaan met het beheren van gegevens, waardoor de kosten die komen kijken bij gegevensinvoer, -onderhoud en -audits worden verlaagd. Dit leidt tot snellere workflows en een efficiënter gebruik van resources in de hele organisatie.
De belangrijkste principes van gegevenstoezicht
Effectieve toezichtsframeworks moeten worden ontworpen en geïmplementeerd met het oog op integriteit, veiligheid en verantwoordelijkheid. Die criteria vormen de basis voor gegevenskwaliteit, naleving van relevante regelgeving en transparantie.
Kwaliteit en integriteit van gegevens
Om gegevens effectief te kunnen gebruiken, moeten ze volledig, betrouwbaar en consistent zijn in alle systemen. In frameworks voor gegevenstoezicht moeten processen worden vastgelegd om ervoor te zorgen dat gegevens regelmatig worden opgeschoond, gevalideerd en bijgewerkt.
Zonder gegevens van hoge kwaliteit lopen organisaties het risico om cruciale beslissingen te nemen op basis van onjuiste gegevens, wat kan leiden tot operationele inefficiënties en gemiste zakelijke kansen.
Gegevensintegriteit is het startpunt voor goed beheer, omdat de andere facetten, naleving, beveiliging, analyse en rapportage, alleen mogelijk zijn als ze gebaseerd zijn op betrouwbare bronnen.
Stroomafwaartse bedrijfsactiviteiten, van productontwikkeling tot klantenservice, zijn volledig afhankelijk van betrouwbare informatie.
Gegevensprivacy en -beveiliging
Aangezien organisaties grote hoeveelheden informatie verzamelen en opslaan, met name persoonlijke of vertrouwelijke gegevens, is bescherming tegen mogelijke inbreuken of lekken des te belangrijker.
De belangrijkste beveiligingsmaatregelen zijn onder meer versleuteling, toegangscontrole en auditregistratie. Versleuteling zorgt ervoor dat gegevens onleesbaar zijn voor onbevoegde personen, terwijl toegangscontroles bepalen wie specifieke gegevenssets kan bekijken of wijzigen. Auditlogs bevatten een overzicht van de geschiedenis en wijzigingen van het gegevensgebruik, waardoor verantwoording en traceerbaarheid worden geboden in geval van beveiligingsincidenten.
Beheermaatregelen moeten ook aangeven hoe de gegevens moeten worden gecategoriseerd op basis van het belang of de gevoeligheid ervan.
Verantwoordelijkheid en eigendom
Gegevenseigenaren en -beheerders moeten worden aangewezen om toezicht te houden op de integriteit, beveiliging en toegankelijkheid van gegevens en om ervoor te zorgen dat deze worden gebruikt in overeenstemming met het beleid van de organisatie en de wettelijke vereisten.
Deze rollen moeten formeel worden toegewezen, met gedefinieerde verantwoordelijkheden op het gebied van gegevenskwaliteit, privacy en beveiliging. Wanneer belanghebbenden volledig op de hoogte zijn van hun taken, kunnen problemen met betrekking tot wanbeheer van gegevens snel worden aangepakt.
Naleving van de voorschriften
Organisaties moeten hun gegevensbeheerpraktijken afstemmen op de wettelijke en reglementaire vereisten om het risico op gegevenslekken, ongeoorloofde toegang en boetes tot een minimum te beperken. Dit vereist intern beleid en procedures die zorgen voor voortdurende monitoring en handhaving van de algemenere regels. Een voorbeeld is de AVG, die organisaties verplicht om persoonlijke gegevens te beveiligen en ervoor te zorgen dat individuen controle hebben over hun informatie.
Wie is verantwoordelijk voor gegevensbeheer?
Om even terug te komen op het punt over verantwoordelijkheid en individueel toegewezen rollen: we moeten wel vermelden dat gegevensbeheer collaboratief moet zijn.
Multifunctionele samenwerking is noodzakelijk omdat gegevens tussen verschillende afdelingen en systemen stromen, waaronder IT-teams en bedrijfsleiders. Een gecoördineerde aanpak helpt om silo's en miscommunicatie te vermijden, wat de toegang tot gegevens zou kunnen belemmeren en de kwaliteit zou kunnen beïnvloeden.
Hier is hoe gegevensbeheerders, gegevenseigenaren en bestuursraden in deze context met elkaar omgaan:
Gegevensbeheerders zijn verantwoordelijk voor het beheer van de gegevenskwaliteit en ervoor zorgen dat gegevens op verschillende systemen nauwkeurig, consistent en betrouwbaar zijn. Ze handhaven de gegevensintegriteit door gegevensstandaarden vast te stellen, gegevensopschoning uit te voeren en ervoor te zorgen dat het gegevensbeheerbeleid wordt nageleefd. Gegevensbeheerders fungeren ook als het belangrijkste contactpunt voor gegevensgebruik en -toegang, zodat gegevens bij de juiste belanghebbenden terechtkomen en toch beschermd blijven.
Gegevenseigenaren zijn doorgaans senior leiders of afdelingshoofden die verantwoordelijk zijn voor specifieke datasets binnen de organisatie. Ze bepalen het beleid dat als leidraad dient voor gegevensbeveiliging en zorgen ervoor dat het gebruik van gegevens in overeenstemming is met de organisatorische en wettelijke vereisten. Dit betekent dat gegevenseigenaren de eindverantwoordelijkheid hebben om ervoor te zorgen dat de gegevens onder hun bevoegdheid correct worden beheerd.
Bestuursraden zijn multifunctionele teams die toezicht houden op en strategische sturing geven aan initiatieven op het gebied van gegevensbeheer. Deze raden bestaan meestal uit vertegenwoordigers van verschillende afdelingen, zoals IT, juridische zaken, naleving, financiën en bedrijfsvoering. Ze zorgen ervoor dat het beleid voor gegevensbeheer in overeenstemming is met de bedrijfsdoelstellingen, voldoet aan de industriestandaarden en voldoet aan de wettelijke vereisten. Bestuursraden spelen een belangrijke rol bij het oplossen van eventuele geschillen of uitdagingen en zorgen ervoor dat alle belanghebbenden betrokken en geïnformeerd zijn over gegevensbeheerpraktijken.
Een succesvol programma voor gegevensbeheer implementeren
Met een gestructureerde benadering van gegevensbeheer kunnen de bovenstaande teams het plan duidelijk overbrengen aan het leiderschap, waardoor voortdurende support wordt gegarandeerd. Een goed programma dient ook als roadmap voor het aanpassen van beheerpraktijken naarmate de organisatie evolueert.
Hieronder staan de belangrijkste stappen om gegevens te beheren als waardevolle assets:
1. Evalueer de huidige praktijken voor gegevensbeheer
Begin met het evalueren van het bestaande beleid, de procedures en systemen voor gegevensbeheer van je organisatie. Identificeer eventuele hiaten of gebieden die inefficiënt zijn en die moeten worden aangepakt. Deze beoordeling helpt een basislijn vast te stellen en belicht gebieden waar verbeterd beheer waarde kan toevoegen.
2. Definieer het beleid en de doelstellingen voor gegevensbeheer
Ontwikkel een duidelijk beleid waarin wordt beschreven hoe gegevens worden verzameld, beheerd, gedeeld en beschermd. Deze richtlijnen moeten gegevenskwaliteitsnormen, beveiligingsprotocollen, privacyvoorschriften en nalevingsvereisten bevatten. Stel specifieke, meetbare doelen die zijn afgestemd op de bedrijfsdoelstellingen, zoals het verbeteren van de besluitvorming of het waarborgen van naleving van de regelgeving.
3. Wijs rollen en verantwoordelijkheden toe
Wijs eigendom van gegevens en beheerdersrollen toe om toezicht te houden op de uitvoering van het beheerbeleid. Zorg ervoor dat deze rollen duidelijk omschreven verantwoordelijkheden en een duidelijke hiërarchie van autoriteit hebben.
4. Selecteer de juiste tools en technologieën
Geschikte tools voor gegevensbeheer, zoals Jira Service Management, zouden moeten helpen bij het automatiseren van processen zoals gegevenscatalogisering, kwaliteitscontrole, toegangsbeheer en nalevingscontrole. Zoek naar oplossingen die kunnen worden geïntegreerd met bestaande systemen, realtime gegevenstracering tonen en sterke beveiligingsfuncties bieden. Veel van deze mogelijkheden zijn te vinden in Jira Service Desk.
5. Stel een verandermanagementplan op
Verandermanagement is het proces om ervoor te zorgen dat je programma voor gegevensbeheer in de hele organisatie wordt omarmd. Communiceer de voordelen van het programma duidelijk aan alle belanghebbenden en geef regelmatig updates over de voortgang ervan. Pak weerstand aan door te benadrukken hoe beheer de efficiëntie, besluitvorming en naleving zal verbeteren.
6. Focus op langdurige educatie en training
Zelfs als de hele organisatie erachter staat, vereist gegevensbeheer voortdurende educatie, aangezien de praktijken, voorschriften en technologieën voor gegevensbeheer voortdurend evolueren. Regelmatige workshops of webinars houden het personeel op de hoogte van dergelijke wijzigingen. Bied medewerkers trainingssessies aan over beheerbeleid, best practices op het gebied van gegevensbeveiliging en het gebruik van beheertools. Dit aspect van gegevensbeheer zorgt voor effectief IT-servicebeheer en draagt bij aan het beheer van medewerkerservaringen.
Best practices voor gegevensbeheer
Als er eenmaal een programma voor gegevensbeheer is ingevoerd, zou dat tastbare voordelen moeten opleveren. Dus je moet tijdens de planning, implementatie en het bijwerken van een programma voorzichtig zijn.
Hier zijn enkele tips om het proces op koers te houden:
Begin klein en schaal geleidelijk op
Begin door je te richten op een specifieke set van gegevensassets of afdelingen in plaats van te proberen alle gegevens tegelijkertijd te beheren. Misschien begin je bijvoorbeeld liever bij gebieden met hoge prioriteit, zoals klantgegevens of financiële gegevens, die vaak de meest directe zakelijke impact hebben. Een geleidelijke implementatie zorgt voor een beter behapbare implementatie en biedt de mogelijkheid om processen te verfijnen voordat ze in de hele organisatie worden uitgebreid.
Stem gegevensbeheer af op zakelijke doelstellingen
Gegevensbeheer moet niet worden gezien als een op zichzelf staand initiatief, maar als een integraal onderdeel van het bereiken van bedrijfsdoelstellingen. Werk nauw samen met bedrijfsleiders om pijnpunten te identificeren en meetbare doelen te definiëren die met gegevensbeheer rechtstreeks kunnen worden aangepakt. Typische doelen kunnen zijn het verbeteren van klantinzichten, het verbeteren van de operationele efficiëntie of het voldoen aan wettelijke vereisten.
Meet de impact van gegevensbeheer
Kies de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI's) die de resultaten van je gegevensbeheerpraktijken weerspiegelen, zoals verbeteringen van de gegevenskwaliteit, tijdwinst door gestroomlijnde processen of de gebruikersimplementatie van beheertools. Analyseer de KPI's regelmatig om de voortgang in de loop van de tijd bij te houden en waar nodig strategieën aan te passen.
Breng beleid, mensen en technologie in balans
Beleidsvorming, reactie van medewerkers en de tools die je gebruikt zijn allemaal variabelen die van invloed zijn op de effectiviteit van je programma voor gegevensbeheer. Controleer dus of geen van deze componenten een knelpunt is binnen het algemene programma. Investeer in training en middelen om ervoor te zorgen dat teams begrijpen hoe het bestuursbeleid en de tools werken. Dan krijg je feedback die mogelijke problemen aan het licht kan brengen.
Voorbeelden van gegevensbeheer in de praktijk
Hier zijn enkele hypothetische voorbeelden van hoe gegevensbeheer impact kan hebben in verschillende sectoren:
Gezondheidszorg: het beheer van patiëntgegevens verbeteren
Een zorgorganisatie kan gegevensbeheer implementeren om patiëntendossiers veilig en efficiënt te beheren en ervoor te zorgen dat de HIPAA wordt nageleefd. Het definiëren van toegangscontroles en het aanmaken van een gecentraliseerde gegevenscatalogus zou de nauwkeurigheid van de gegevens kunnen verbeteren en patiëntendossiers in realtime toegankelijk kunnen maken. Het stroomlijnen van het systeem zou redundanties zoals gegevenssilo's verminderen en tegelijkertijd de preventie van gegevenslekken en de operationele efficiëntie verbeteren. Dit ondersteunt ook efficiënt IT-incidentmanagement.
Financiën: de naleving en het risicobeheer versterken
Een financiële instelling kan zich richten op de naleving van de AVG en de Sarbanes-Oxley-normen. Het zou zich ook kunnen richten op gegevensprivacy, versleuteling en audits. Duidelijke eigendomsrollen tussen gegevensbeheerders en -eigenaren zouden een prioriteit zijn. De uitdaging ligt in het integreren van beheerpraktijken met bestaande IT-systemen, maar investeren in integratietools zou de auditprocessen aanzienlijk verbeteren.
Detailhandel: voorraad en klantgegevens optimaliseren
Een wereldwijde retailer is meer geïnteresseerd in voorraadbeheer en de nauwkeurigheid van klantgegevens. Door een uniforme gegevenscatalogus te implementeren, zouden ze beschikken over een consistente productbeschikbaarheid en actuele klantgegevens op alle platforms. Een uitdaging zijn de regionale inconsistenties bij het invoeren van gegevens, maar gestandaardiseerde protocollen lossen dat probleem op. Het resultaat is een betere voorraadvoorspelling, minder verspilling en effectievere marketing op basis van betrouwbare klantinzichten.
Betere resultaten verkrijgen op het gebied van gegevensbeheer met Jira Service Management
Jira Service Management (JSM) biedt krachtige tools om processen voor gegevensbeheer te stroomlijnen en te automatiseren, zodat naleving en efficiëntie op schaal worden gegarandeerd.
Met de aanpasbare workflows automatiseert JSM belangrijke taken zoals het catalogiseren van gegevens, toegangscontrole en auditregistratie, waardoor het risico op menselijke fouten wordt beperkt en ervoor wordt gezorgd dat toezichtsbeleid consistent wordt toegepast in de hele organisatie. Bied je teams mogelijkheden met realtime tracking- en rapportagefuncties om hoge operationele standaarden te handhaven.
De volledige handleiding voor Enterprise Service Management (ESM)
Wat houdt Enterprise Service Management in? Lees in deze handleiding hoe je ESM implementeert voor een betere service.
Lees het artikelHR-servicelevering: definitie, voordelen en best practices
Ontdek wat HR-servicelevering is, waarom het belangrijk is en hoe dit de werknemerservaring kan verbeteren en de HR-activiteiten kan stimuleren.
Lees het artikel