Efficiëntie verbeteren met HR-automatisering

Belangrijkste inzichten: HR-automatisering houdt in dat software repetitieve HR-processen uitvoert, zoals onboarding en offboarding, verlof- en toegangsaanvragen, goedkeuringen, het verzamelen van documenten en het bijhouden van personeelsgegevens. Dit gebeurt via vooraf gedefinieerde digitale workflows, in plaats van handmatige handelingen.

• Wat het inhoudt: op regels gebaseerde workflows, vaak ondersteund door AI, die automatisch taken starten, aanvragen doorsturen, informatie verzamelen en gegevens bijwerken. Deze workflows draaien doorgaans op een HR-servicemanagementplatform dat is gekoppeld aan het HRIS en aan salarisadministratiesystemen.

• Waarom dit belangrijk is: HR-teams besteden het grootste deel van hun tijd aan terugkerende administratieve taken. Door deze taken te automatiseren, neemt het aantal fouten af, krijgen medewerkers sneller antwoord, blijven personeelsgegevens klaar voor audits en kan het team opschalen zonder extra personeel aan te nemen.

• Hoe Jira Service Management hierbij helpt: biedt HR een serviceportaal met aanvraagformulieren, geautomatiseerde onboarding- en offboardingworkflows die taken toewijzen aan IT en managers, geautomatiseerde goedkeuringsprocessen, een kennisbank en een virtuele agent voor veelgestelde vragen. Het kan worden geïntegreerd met Slack, Microsoft Teams en Confluence.

HR-automatisering is het gebruik van software om terugkerende HR-processen, zoals onboarding en offboarding, verlof- en toegangsaanvragen, goedkeuringen, documentverzameling en administratie, af te handelen via vooraf gedefinieerde digitale workflows in plaats van handmatig werk. Elke workflow wordt één keer ingesteld voor een specifiek doel en verloopt daarna elke keer op dezelfde manier. Daardoor verdwijnen de vertragingen en fouten die ontstaan wanneer je het werk handmatig doet.

In deze gids behandelen we de voordelen van HR-automatisering, de uitdagingen waarvoor je een plan moet maken, hoe je stap voor stap een HR-proces automatiseert en voorbeelden van wat teams als eerste automatiseren.

Voordelen van HR-automatisering

Een van de belangrijkste voordelen van HR-procesautomatisering is het besparen van tijd en geld, maar er zijn nog tal van andere redenen om repetitieve HR-taken te automatiseren. Dit zijn enkele van de belangrijkste voordelen van HR-automatisering.

Verhoogde efficiëntie

Alles draait om efficiëntie in het bedrijfsleven. Als je inefficiënt werkt, kost dat je bedrijf geld. Met HR-automatisering kun je repetitieve HR-taken stroomlijnen, waardoor je HR-afdeling efficiënter wordt. Dit betekent dat zaken als de salarisadministratie en verlofaanvragen tijdig worden verwerkt. Dat bespaart je niet alleen tijd en geld, maar het zorgt ook voor een betere ervaring voor werknemers.

Minder handmatige taken

Ooit werd alles handmatig op papier gedaan en waren eenvoudige processen zoals salarisadministratie en het bijhouden van prestaties veel tijdrovender. Met HR-automatisering kun je het aantal handmatige taken verminderen, waardoor je kostbare tijd bespaart. Tijd besparen is niet het enige voordeel van het verminderen van handmatige taken. Er is altijd een kans op menselijke fouten bij bijvoorbeeld het verwerken van de salarisadministratie of het goedkeuren van verlofaanvragen. Door de mate van menselijke tussenkomst de beperken, kunnen sommige van deze veelgemaakte fouten worden voorkomen.

Betere werknemerservaring

Beheer van werknemerservaring is essentieel, en het automatiseren van HR-taken is een van de meest effectieve manieren om de algehele werknemerservaring te verbeteren. Werknemers krijgen toegang tot selfservice-opties wanneer ze verlof willen aanvragen of zich ziek moeten melden, wat resulteert in snellere responstijden. Het onboardingproces wordt ook gestroomlijnd, zodat nieuwe werknemers snel aan de slag kunnen.

Verbeterde naleving en administratie

Bij handmatige taken kan het moeilijk zijn om te onthouden wat je allemaal moet documenteren. Automatisering zorgt ervoor dat je alles consistent documenteert en belangrijke dossiers bijhoudt. Geautomatiseerde workflows verminderen ook het risico op menselijke fouten, zodat je erop kunt vertrouwen dat alles wat je vastlegt nauwkeurig is. Naleving is een belangrijk aspect van HR-servicebeheer (HRSM). Je moet voldoen aan bepaalde vereisten voor gegevensbeveiliging, en je moet de salaris- en personeelsadministratie bijhouden. Aangezien HR-automatisering de administratie stroomlijnt, zorgt dit ervoor dat je een gedocumenteerd traject hebt in het geval van een audit.

Schaalbaarheid

Van HR tot IT-servicebeheer (ITSM): je bedrijfsoplossingen moeten meegroeien met je bedrijf. Naarmate je HR-afdeling groeit en je nieuwe werknemers blijft aannemen, moeten je HR-automatiseringsoplossingen opschalen in samenhang met deze groei. Dat betekent dat je dezelfde efficiëntie kunt behouden zonder je personeelsbestand uit te breiden of een fortuin uit te geven aan het upgraden naar robuustere oplossingen. Schaalbaarheid is cruciaal, omdat je dan dezelfde oplossingen kunt blijven gebruiken. Als je eenmaal je HR-automatiseringssoftware hebt ingesteld, is het eenvoudig om workflows en gebruikers toe te voegen en te verwijderen.

Mogelijke uitdagingen van HR-automatisering

Hoewel HR-procesautomatisering je veel tijd kan besparen, is het niet altijd zo eenvoudig als het klinkt. Er zijn verschillende mogelijke obstakels om rekening mee te houden bij de implementatie van HR-automatisering. Implementatie kan in sommige gevallen een uitdaging zijn, vooral bij het automatiseren van complexere processen of het creëren van talloze digitale workflows. Het identificeren, in kaart brengen en automatiseren van digitale workflows lijkt in eerste instantie misschien overweldigend, maar het wordt gemakkelijker naarmate je vertrouwd raakt met HR-automatiseringssoftware. Probeer eens een eenvoudig proces te creëren dat je kunt herhalen om HR-taken in kaart te brengen en te automatiseren. Dit zorgt voor consistentie en stroomlijnt het proces van het automatiseren van elke afzonderlijke taak. Weerstand van werknemers kan ook een probleem zijn bij de implementatie van HR-automatiseringsoplossingen. Mensen hebben de neiging om vast te houden aan wat ze kennen, dus werknemers verzetten zich vaak tegen veranderingen in hun dagelijkse routine. Neem de tijd om je werknemers voor te lichten en te trainen in verband met HR-automatisering, de voordelen ervan en de best practices. HR-managers zijn eerder geneigd automatiseringssoftware te gebruiken als ze begrijpen hoe deze kan worden toegepast op hun dagelijkse workflows.

HR-processen automatiseren

Het automatiseren van HR-processen kan workflows stroomlijnen en de efficiëntie verhogen, maar het implementeren van automatiseringsoplossingen vergt tijd en moeite. Gelukkig zijn er een paar eenvoudige stappen om HR-processen te automatiseren.

Identificeer repetitieve en handmatige taken

Begin met het identificeren van handmatige, repetitieve taken waarvoor je HR-team verantwoordelijk is. Taken die vaak worden geautomatiseerd, zijn onder meer salarisadministratie, onboarden en offboarden en het bijhouden van prestaties. Het doel is om taken te identificeren die tijdrovend of foutgevoelig zijn. Als je tijd kunt besparen of het risico op menselijke fouten kunt verkleinen door processen te automatiseren, laat die kans dan niet liggen.

Kies de juiste HR-automatiseringstools

Het kiezen van de juiste tools voor de automatisering van HR-processen is een cruciale stap. Denk na over je specifieke HR-behoeften en zoek naar software die daarop inspeelt. Je moet ook zoeken naar HR-automatiseringssoftware die gemakkelijk te gebruiken is en kan worden geïntegreerd met je bestaande software en tools.Jira Service Management is een eenvoudige oplossing voor HR-automatisering die kan worden geïntegreerd met de tools die je al gebruikt, zoals Slack en Confluence. Je kunt alles automatiseren, van salarisadministratie tot het bijhouden van de prestaties van werknemers, zodat je HR-teams meer tijd kunnen besteden aan cruciale taken.

Breng je workflows in kaart

Als je eenmaal de juiste HR-automatiseringssoftware hebt gevonden, kun je beginnen met het in kaart brengen van elke workflow. Je overzicht moet de afzonderlijke stappen en processen bevatten die de workflow omvat, of het nu gaat om het optellen van het totale aantal uren in een week of het verzamelen en organiseren van belangrijke prestatiestatistieken voor werknemers. Zorg ervoor dat je elke stap opneemt om je HR-workflows effectief te automatiseren.

Train je HR-team en medewerkers

Om HR-automatisering te laten slagen, moet je HR-team van alles op de hoogte zijn. Als je eenmaal je individuele HR-workflows in kaart hebt gebracht en geautomatiseerd, moet je je HR-team en medewerkers informeren en trainen om ervoor te zorgen dat ze weten hoe ze de automatiseringssoftware effectief kunnen gebruiken. Stel een trainingsprogramma samen dat alle aspecten van HR-automatisering behandelt, inclusief hoe je geautomatiseerde workflows kunt gebruiken en mogelijke fouten kunt vermijden. Je HR-team heeft misschien wat tijd nodig om zich aan te passen aan de automatisering, maar het is de moeite waard om nu wat tijd te investeren, zodat je later tijd bespaart.

Monitor en verbeter

Het werk zit er nog niet op zodra je de HR-automatiseringssoftware hebt geïmplementeerd. Automatisering is niet perfect, dus je moet de resultaten van geautomatiseerde HR-processen controleren om er zeker van te zijn dat alles naar behoren werkt. In sommige gevallen moet je misschien een proces opnieuw opstellen als het niet de gewenste resultaten oplevert.

Voorbeelden van HR-automatisering in de praktijk

Als je overweegt HR-processen te automatiseren, bekijk dan deze voorbeelden van HR-automatisering in de praktijk:

• Onboarden: HR-automatisering kan een geautomatiseerde checklist creëren om HR-teams te helpen bij het onboarden van nieuwe werknemers.

• Prestaties bijhouden: automatiseringstools kunnen belangrijke prestatiestatistieken van werknemers, zoals verkoop, klanttevredenheid en aanwezigheid, ophalen om je te helpen de prestaties van werknemers bij te houden.

• Payroll: In plaats van handmatig uren bij elkaar op te tellen en de salarisadministratie te verwerken, kun je dit automatisch doen met HR-automatiseringssoftware.

Maak HR-automatisering mogelijk met Jira Service Management

HR-managers en -teams hebben veel tijdrovende verantwoordelijkheden, om nog maar te zwijgen over het risico op kostbare fouten. Als je Jira Service Management gebruikt om HR-processen te automatiseren, kun je je HR-team tijd besparen en tegelijkertijd het risico op fouten in de salarisadministratie en tijdregistratie verminderen.

Jira Service Management kan integreren met bestaande tools om de communicatie te stroomlijnen en de effectiviteit van HR-teams te verbeteren. Omdat HR-, IT- en andere teams op hetzelfde platform werken, kan een onboardingaanvraag automatisch IT-voorziening en facilitaire taken triggeren.

Met aanpasbare workflows kun je vrijwel alles automatiseren, terwijl selfserviceportals tijd besparen en werknemers meer mogelijkheden bieden. download Jira Service Management Free en ontdek hoe je je HR-team kunt transformeren door middel van automatisering.