Checklist voor onboarding van werknemers: wat je in elke fase moet doen

Belangrijkste punten: Een checklist voor het onboarden van medewerkers is een stapsgewijze lijst met taken die HR, IT en managers uitvoeren om een nieuwe medewerker vanaf het accepteren van het aanbod tot volledige productiviteit te begeleiden, meestal in de eerste 90 dagen.

• Wat het is: een gedeelde roadmap met de instellingen vóór aankomst, papierwerk en oriëntatie op de eerste dag, training in de eerste week, check-ins in de eerste maand en ontwikkeling op de lange termijn.

• Waarom dit belangrijk is: Onboarding omvat meerdere teams en tientallen taken, en een checklist zorgt ervoor dat apparatuur, toegang, formulieren en introducties niet worden gemist of dubbel worden gedaan.

• Hoe Jira Service Management helpt: zet de checklist om in een gevolgde onboarding-aanvraag die automatisch taken toewijst aan HR, IT en de manager en iedereen laat zien wat er is voltooid.

Een checklist voor het onboarden van medewerkers is een stapsgewijze lijst van alles wat er moet gebeuren om een nieuwe medewerker van een geaccepteerd aanbod naar volledige productiviteit te brengen. Apparatuur en accounts vóór de eerste dag, papierwerk en oriëntatie op de eerste dag, training en een buddy in de eerste week, feedback en doelen in de eerste maand, en ontwikkeling daarna. HR, IT en de hiring manager delen deze checklist, zodat elke taak een eigenaar heeft en niets ervan afhangt dat iemand het onthoudt.

In deze handleiding wordt uitgelegd wat onboarding van medewerkers is en waarom het belangrijk is, wordt de checklist voor elke fase doorlopen en wordt afgesloten best practices en tools om dit consistent uit te voeren.

Wat is het onboarden van werknemers?

Het onboarden van werknemers is een uitgebreide procedure voor het integreren van nieuwe medewerkers in het bedrijf. Het maakt hen vertrouwd met de cultuur, het beleid en de specifieke functies binnen het bedrijf.

Het onboardingproces voor werknemers begint zodra een sollicitant de baan accepteert en loopt door tot in de beginfase van het dienstverband. Deze periode duurt gewoonlijk 90 dagen, maar je kunt de tijdlijn verlengen tot de eerste zes maanden of een jaar.

Het belangrijkste doel van onboarden is ervoor zorgen dat nieuwe werknemers zich welkom en ondersteund voelen. Dit helpt de werknemer om zich aan te passen aan de bedrijfscultuur en om goed te presteren. Ook stimuleert het nieuwe medewerkers om langer bij het bedrijf te blijven.

Waarom is het onboarden van werknemers belangrijk?

Effectieve onboarding voor nieuwe werknemers is cruciaal, omdat dit een aanzienlijke invloed heeft op het personeelsbehoud. Laten we eens naar de feiten kijken:

Een goed gestructureerd onboardingproces geeft nieuwe werknemers vanaf dag één de juiste tools, training en middelen. Het stelt je in staat om een positieve eerste indruk te creëren en een ondersteunende werkomgeving te cultiveren. 

Het effectief onboarden van werknemers helpt ook om een bevorderlijke werknemerservaring te creëren en verhoogt de tevredenheid. Van de werknemers kun je betere prestaties en een grotere betrokkenheid bij het bedrijf verwachten.

Checklist voor het onboarden van werknemers

Zie de checklist voor het onboarden van nieuwe werknemers als een roadmap voor het nieuwe personeelsbestand van je bedrijf. De checklist bevat alle noodzakelijke stappen om nieuwe medewerkers te begeleiden.

Managers, HR- en IT-teams ontwerpen en implementeren meestal het onboardingplan. Om de efficiëntie te verhogen, kun je een handmatig onboardingschema opstellen of software voor het onboarden van werknemers gebruiken.

Dit is een overzicht van de items in een checklist voor het onboarden van werknemers.

Voorbereiding voor aankomst

Het onboardingproces begint vóór de eerste werkdag van de medewerkers.

• Stuur de aanbiedingsbrief en het contract met startdatum, verantwoordelijkheden, dresscode en salarisadministratiegegevens

• Geef aan welke documenten moeten worden aangeleverd en wat de deadlines zijn

• Regel workspace, computer en andere apparatuur

• Maak de bedrijfs-e-mail- en softwareaccounts aan

• Stel een agenda voor de eerste dag op met introducties van het team en belangrijke contactpersonen

Activiteiten voor op de eerste dag

De eerste dag zet de toon voor hoe nieuwe medewerkers het bedrijf ervaren.

• Verwelkom ze persoonlijk — de manager, HR en het directe team

• Geef een rondleiding door het kantoor of de werklocatie

• Belastingformulieren invullen, directe storting instellen en contactgegevens voor noodgevallen

• Bedrijfsbeleid en overeenkomsten beoordelen en ondertekenen

• Organiseer een introductiesessie over de geschiedenis, missie en visie van het bedrijf

• Geef het personeelshandboek

Integratie tijdens de eerste week

In de eerste week beginnen nieuwe medewerkers zich zekerder te voelen in de rol.

• Geef functiespecifieke training over taken en verantwoordelijkheden

• Stel eerste doelen en verwachtingen voor de functie vast

• Wijs een mentor of onboardingbuddy toe

• Plan regelmatige check-ins voor vragen en support

• Train ze in de software, tools en systemen die ze dagelijks gebruiken

• Controleer of ze toegang hebben tot alle vereiste bronnen en handleidingen

Voortgang in de eerste maand

Aan het einde van de eerste maand moeten de nieuwe medewerkers geïntegreerd zijn in het team en duidelijk weten hoe het gaat.

• Houd regelmatig feedbacksessies met hun manager om de voortgang en zorgen te bespreken

• Geef constructieve feedback op werk in een vroeg stadium

• Regel voortgezette training om de kennis van de rol te verdiepen

• Wijs ze op workshops, online cursussen of andere leermiddelen

Integratie op lange termijn

Onboarding eindigt wanneer de nieuwe medewerker volledig productief is, maar ontwikkeling gaat door.

• Plan prestatiebeoordelingen om de voortgang te evalueren en doelen op lange termijn vast te stellen

• Bespreek plannen voor loopbaanontwikkeling

• Stimuleer deelname aan teamevenementen en multidisciplinair werk

• Blijf na de formele onboardingperiode regelmatig een-op-eengesprekken met hun manager houden

• Zorg ervoor dat ze weten waar ze resources en support kunnen vinden naarmate ze groeien

Best practices voor het onboarden van werknemers

Volg deze best practices om te zorgen voor een efficiënt, effectief onboardingproces. 

• Pas de checklist voor virtuele onboarding aan de specifieke vereisten van je bedrijf aan.

• Zorg voor een gastvrije en inclusieve omgeving. Zorg ervoor dat nieuwe werknemers zich vanaf het begin gewaardeerd en ondersteund voelen. 

• Stimuleer open communicatie en creëer mogelijkheden om tijdens de onboarding met andere teamleden in contact te komen.

Onboarden op afstand omarmen kan bijzonder effectief zijn voor bedrijven met verspreide teams. Deze aanpak zorgt ervoor dat werknemers op afstand dezelfde grondige introductie en ondersteuning krijgen als hun collega's op kantoor.

Weet je niet zeker hoe je een checklist voor onboarden moet maken voor je bedrijf? 

Gebruik een checklistsjabloon voor onboarden om het proces te stroomlijnen. De sjabloon voor het onboarden van werknemers in Jira kan je helpen bij het organiseren en volgen van alle noodzakelijke stappen.

Het onboardingproces verbeteren met Jira Service Management

Een soepele onboardingervaring is van cruciaal belang als je nieuwe medewerkers zich welkom wilt laten voelen en ze klaar wilt stomen voor succes. Een checklist voor het onboarden van werknemers zorgt ervoor dat je niets over het hoofd ziet.

Maar je hoeft het niet allemaal handmatig te regelen. Jira Service Management kan je onboardingproces naar een hoger niveau tillen met een aanpasbare sjabloon. Jira Service Management stelt HR- en IT-teams in staat om elke onboardingstap efficiënt te volgen en te beheren, zodat nieuwe medewerkers een soepele en georganiseerde overgang naar het bedrijf hebben.