Wat is IT-support?
Verbetering van HR-processen: hoe je personeelsactiviteiten kunt optimaliseren
Of je nu een klein bedrijf hebt met een handvol medewerkers of een grote organisatie met meerdere locaties, Human Resources (HR) is een van de belangrijkste aspecten van het runnen van een bedrijf. Je HR-afdeling is verantwoordelijk voor de onboarding en training van medewerkers, het oplossen van conflicten tussen medewerkers en ervoor zorgen dat de salarisadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden op orde zijn.
HR-teams hebben veel verantwoordelijkheden en elk HR-proces is uniek. Manieren vinden om deze processen efficiënter te maken, is een belangrijk onderdeel van het maximaliseren van de effectiviteit van je HR-team. Van het volgen van de best practices voor HR-automatisering tot het opzetten van een gecentraliseerde kennisdatabase, er zijn talloze manieren om je HR-processen te verbeteren.
Om het potentieel van je HR-team te maximaliseren, kun je beginnen met het verbeteren van het HR-proces. Ontdek hoe je je team kunt helpen efficiënter te werken met het verbeteren van HR-processen.
Download Jira Service Management gratis
Wat houdt verbetering van HR-processen in?
Verbetering van HR-processen omvat het optimaliseren van HR-processen, zoals werving, onboarding en salarisadministratie, om tijd en geld te besparen. Een gestroomlijnde onboardingworkflow helpt je bijvoorbeeld om snel nieuwe medewerkers te onboarden, zodat ze meteen aan het werk kunnen. De processen voor salarisadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden kunnen ook worden geautomatiseerd om zowel tijd als geld te besparen.
Het optimaliseren van HR-processen is cruciaal om je HR-team efficiënter te maken en taken sneller te kunnen voltooien. Dit helpt ook bij het vormgeven van je HR-strategie op lange termijn, omdat je een kader hebt voor het optimaliseren van processen en een verzameling gestroomlijnde workflows om te benutten.
Het belang van verbetering van HR-processen
Wrijving is een van de grootste zorgen in HR. Als je niet bezig bent met het beheren van binnenkomende aanvragen of het stroomlijnen van repetitieve taken, kan dat leiden tot wrijving tussen teams, medewerkers en systemen. Een verouderd portaal of slecht ontworpen HR-software kan het bijvoorbeeld moeilijk maken voor medewerkers om aanvragen in te dienen of voor HR-managers om daarop te reageren.
Hoe meer je de wrijving op de werkvloer kunt verminderen, hoe meer tijd en geld je bespaart. Als je Jira Service Management voor HR-support gebruikt, heb je een gecentraliseerd portaal voor personeelstickets, zodat IT- en HR-teams naadloos kunnen samenwerken.
Voordelen van de verbetering van HR-processen
Of je nu net begint met het opbouwen van een HR-team of je bestaande processen wilt optimaliseren, het verbeteren van HR-processen kan helpen. Lees meer over de belangrijkste voordelen van de verbetering van HR-processen.
Verbeterde medewerkerservaring
Wanneer medewerkers een probleem opgelost willen hebben of een antwoord op een belangrijke vraag nodig hebben, verwachten ze dat je HR-afdeling dit levert. Van HR-managers wordt verwacht dat ze de verzoeken van medewerkers snel oplossen, zodat ze kunnen blijven werken en zich gesteund voelen. Wanneer reacties worden uitgesteld of HR niet in staat is om een probleem op te lossen, heeft dat een negatieve invloed op je medewerkers en hun perceptie van het bedrijf. Het verbeteren van HR-processen is een cruciaal onderdeel van het beheer van de medewerkerservaring, zodat medewerkers een positieve kijk op je bedrijf hebben.
Hogere productiviteit
Het verbeteren van HR-processen omvat het stroomlijnen van processen om medewerkers efficiënter te maken, wat resulteert in een hogere productiviteit. Het automatiseren van taken is een eenvoudige manier om tijd te besparen, maar de productiviteit neemt ook toe wanneer je HR- en IT-servicemanagementteams (ITSM) kunnen samenwerken om problemen van medewerkers op te lossen.
Minder fouten en beperkt risico
Wanneer je HR-team een vereenvoudigd proces heeft dat ze voor elke taak kunnen volgen, vermindert dit het risico op menselijke fouten. Het doel is om gestandaardiseerde processen aan te maken voor elke taak waar je HR-team verantwoordelijk voor is, inclusief werving en onboarding, salarisadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden en conflictoplossing.
Automatisering speelt ook een cruciale rol bij het verminderen van het risico op fouten. Mensen kunnen rekenfouten en typefouten maken, wat gevolgen heeft voor de salarisadministratie en andere belangrijke services. Als je repetitieve taken automatiseert, bespaar je tijd en elimineer je het risico op menselijke fouten.
Betere besluitvorming
Gegevens zijn een essentieel onderdeel van HR-servicebeheer (HRSM). Het verbeteren van HR-processen omvat het optimaliseren van de manier waarop je HR-aanvragen logt en bijhoudt, wat resulteert in schonere gegevens die betere inzichten geven in je HR-behoeften. Je kunt deze gegevens gebruiken om weloverwogen beslissingen te nemen op basis van je sterke en zwakke punten in HR.
Uitdagingen bij het verbeteren van HR-processen
Leren hoe je HR-processen kunt verbeteren is relatief eenvoudig, maar het brengt enkele uitdagingen met zich mee. Verouderde tools kunnen het moeilijk maken om HR-processen te optimaliseren, wat aangeeft dat het misschien tijd is om je HR-software te upgraden om je workflows te stroomlijnen.
Zelfs als je je software upgradet en HR-automatiseringstools implementeert, is het niet ongebruikelijk dat HR-teams weerstand bieden tegen veranderingen. Als je HR-team moeite heeft om bij te blijven, kunnen training en scholing je teamleden leren hoe ze nieuwe technologie kunnen gebruiken om HR-processen te stroomlijnen.
Er is in sommige gevallen ook het probleem van draagvlak. Sommige mensen geven de voorkeur aan de traditionele manier van werken en kunnen terughoudend zijn om nieuwe technologie te gebruiken. Het is belangrijk om medewerkers te trainen in het gebruik van nieuwe technologie en om eventuele vragen of zorgen te beantwoorden.
Het erkennen van deze problemen is de eerste stap om HR-processen te optimaliseren en het werken aan een betere toekomst.
Tekenen dat je HR-proces verbeterd moet worden
Als je niet zeker weet of Jira Service Management geschikt is voor jou, let dan op waarschuwingssignalen dat je HR-processen verbetering nodig hebben.
Inconsistente onboarding is een duidelijke rode vlag die aangeeft dat het tijd is voor een update. Als je problemen hebt om medewerkers binnen hetzelfde tijdsbestek te onboarden en ervoor te zorgen dat ze over de nodige middelen beschikken, dan is dat een probleem.
Klachten van medewerkers en frequente vertragingen in de responstijden kunnen ook een teken zijn dat je HR-processen moeten worden verbeterd. Gebruik meetbare statistieken, zoals de gemiddelde responstijd en het aantal klachten per week of maand, om je HR-processen te controleren.
Stappen om je HR-processen te verbeteren
Jira Service Management is een eenvoudige manier om je HR-processen te verbeteren, maar het is belangrijk om de juiste stappen voor succes te volgen.
1. Controleer bestaande workflows
De eerste stap is om je bestaande workflows te controleren. Zoek naar gebieden waar verbetering nodig is, of je nu problemen hebt met het stroomlijnen van het onboardingproces of niet tijdig reageert op klachten van klanten. Gebruik meetbare statistieken om verbeterpunten te identificeren.
2. Stel meetbare verbeterdoelen vast
Als je eenmaal hebt vastgesteld wat je moet verbeteren, is het tijd om doelen te stellen, zodat je iets hebt om naartoe te werken. Je doelen moeten eenvoudig te meten zijn met een solide statistiek, zoals de gemiddelde responstijd voor medewerkers klachten, het aantal fouten in salarisadministratie gedurende een bepaalde periode of het aantal klachten dat je van medewerkers ontvangt.
Het stellen van haalbare doelen is de sleutel, maar houd er rekening mee dat er onderweg obstakels kunnen ontstaan. Door je voortgang bij te houden, kun je blokkades in de loop van de tijd identificeren en oplossen.
3. Maak gebruik van HR-tools en automatisering
Als je geen HR-software of andere tools gebruikt om je HR-processen te stroomlijnen, heb je veel ruimte voor verbetering. HR-automatiseringstools zijn een geweldige manier om routinetaken, zoals salarisadministratie en papierwerk, te automatiseren.
Met Jira Service Desk kun je eenvoudig klachten van medewerkers loggen en volgen om ervoor te zorgen dat je elke zaak zo snel mogelijk oplost. Zoek naar tools die eenvoudig kunnen worden geïntegreerd met je bestaande processen en zorg dat je HR-team voldoende tijd heeft om te leren hoe ze de tools moeten gebruiken.
4. Processen standaardiseren
Zelfs als je geen processen automatiseert, kan het erg nuttig zijn om een gestandaardiseerde reeks stappen te hebben die HR-managers kunnen volgen. Het standaardiseren van elk proces is niet alleen een geweldige manier om tijd te besparen, maar het helpt ook om de consistentie te verbeteren. Als je HR-team steeds weer dezelfde gestandaardiseerde workflow volgt, kun je erop vertrouwen dat ze alles op een consistente manier doen.
5. HR-teams en belanghebbenden trainen
Bij de transformatie van je HR-afdeling en de integratie van nieuwe tools is het essentieel om zowel HR-teams als belanghebbenden op te leiden en te trainen. Iedereen moet de kans krijgen om te leren hoe je je nieuwe HR-systeem moet gebruiken, of je nu een presentatie geeft of een online training aanbiedt.
Voorbeelden van verbetering van HR-processen
Als je kijkt naar voorbeelden van verbetering van HR-processen, kun je beter begrijpen waarom HR-procesverbetering zo belangrijk is.
Stel dat je problemen ondervindt bij het tijdig reageren op en oplossen van personeelstickets. Door HR-servicedesksoftware te gebruiken en een gestandaardiseerd proces in te stellen voor het reageren op tickets, kan je HR-team efficiënter reageren.
Verbetering van deze processen zorgt niet alleen voor een sterkere HR-afdeling, maar bespaart je ook tijd en geld. Het verbeteren van HR-processen helpt ook om de tevredenheid onder werknemers te verhogen, zodat je niet wordt geconfronteerd met een constant verloop.
Beste praktijken voor het verbeteren van HR-processen
Het verbeteren van HR-processen is geen hogere wiskunde, maar het volgen van enkele beste praktijken kan je helpen het meeste uit je HR-herziening te halen.
Begin klein met het optimaliseren van een handvol veelgebruikte processen. Als je eenmaal een paar processen hebt geoptimaliseerd, kun je feedback verzamelen van je HR-team en werknemers om te bepalen welke veranderingen nodig zijn en hoe je dit moet aanpakken. Herzie processen regelmatig om er zeker van te zijn dat alles up-to-date en continu geoptimaliseerd is.
Het verbeteren van HR-processen stimuleren met Jira Service Management
Het stroomlijnen van HR-processen is een van de beste manieren om een sterker HR-team op te bouwen, en het begint allemaal met de juiste middelen. Met Jira Service Management wordt het verbeteren van HR-processen eenvoudig, dankzij een speciale helpdesk en automatiseringstools.
Als je de sjabloon voor HR-servicebeheer in Jira gebruikt, kun je je HR-workflows georganiseerd houden, waardoor je HR-team nog meer tijd kan besparen. Met Jira Service Management kunnen je IT- en HR-teams naadloos samenwerken om je werknemers de beste service te bieden.
Lees meer over Jira Service Management en hoe dit je kan helpen om HR-processen te verbeteren.
De volledige handleiding voor Enterprise Service Management (ESM)
Wat houdt Enterprise Service Management in? Lees in deze handleiding hoe je ESM implementeert voor een betere service.
Lees het artikelHR-servicelevering: definitie, voordelen en best practices
Ontdek wat HR-servicelevering is, waarom het belangrijk is en hoe dit de werknemerservaring kan verbeteren en de HR-activiteiten kan stimuleren.
Lees het artikel