Optimisez les workflows dans Confluence grâce à l'automatisation
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Maintenir vos pages Confluence à jour et votre équipe alignée demande des efforts. Envoyer manuellement des rappels, archiver d'anciens contenus ou créer des pages de projet à partir de zéro ajoute du temps et des frictions à un travail qui devrait avancer plus rapidement.
L'automatisation Confluence change la donne. Grâce à des modèles intuitifs, des outils sans code et une assistance IA intelligente, elle aide les équipes à éliminer les tâches répétitives afin qu'elles puissent se concentrer sur le travail qui compte, sans nécessiter de compétences techniques.
Lors d'un récent webinaire Atlassian, des experts produits ont expliqué comment les équipes peuvent simplifier leurs workflows à l'aide de l'automatisation dans Confluence. Voici les principaux enseignements à retenir et comment vous pouvez les mettre en pratique dès aujourd'hui.
Comment l'automatisation aide les équipes à travailler plus intelligemment
L'automatisation Confluence permet aux équipes de gagner du temps. Au lieu de rechercher d'anciennes pages ou de gérer manuellement les tâches, l'automatisation prend en charge les tâches répétitives, ce qui permet de continuer à travailler sans avoir à effectuer de suivi constant.
En seulement quelques clics, vous pouvez configurer des règles qui se déclenchent en fonction du temps, de l'activité ou des changements apportés aux pages.
Il n'y a pas de code à écrire et aucune courbe d'apprentissage abrupte. Même les équipes qui découvrent Confluence peuvent se lancer en quelques minutes.
Des équipes comme Rivian voient déjà les résultats. En automatisant les tâches routinières, elles économisent jusqu'à 60 heures par mois. Elles peuvent désormais consacrer ce temps à la planification stratégique, plutôt qu'à des tâches fastidieuses.
Maintenez votre contenu et votre travail à jour
Au fur et à mesure que les projets évoluent, les pages obsolètes peuvent s'accumuler rapidement. Cela encombre votre espace et rend plus difficile la recherche d'informations pertinentes. L'automatisation vous aide à garder votre contenu propre et utile sans avoir à tout passer en revue manuellement.
Par exemple, vous pouvez programmer une règle qui s'exécute tous les mois pour identifier les pages qui n'ont pas été mises à jour ou consultées depuis six mois. Lorsqu'une page obsolète est signalée, l'automatisation peut l'archiver. Un e-mail est envoyé au propriétaire de la page pour lui expliquer pourquoi elle a été supprimée, avec un lien pour la passer en revue ou la restaurer si nécessaire.
Vous pouvez également utiliser l'automatisation pour simplifier les tâches récurrentes telles que les notes de réunion. Lorsqu'une personne publie un document de réunion, Rovo, l'assistant IA d'Atlassian, peut résumer la page et l'envoyer par e-mail aux participants. Vous pouvez même l'étiqueter automatiquement en fonction de son contenu afin de le retrouver plus facilement par la suite.
Conseil de pro : utilisez des étiquettes telles que « notes de réunion », « brouillon » ou « doit être révisé » pour aider votre équipe à filtrer rapidement le contenu. Utilisez des règles pour appliquer automatiquement des étiquettes en fonction du titre de la page ou du modèle utilisé.
Transmettez les bonnes informations aux bonnes équipes
Lorsque les échéances approchent ou que les états des pages changent, les équipes doivent en être informées sans avoir à rechercher les informations ou à passer d'une application à l'autre. L'automatisation garantit que les bonnes personnes sont informées au moment opportun.
Par exemple, vous pouvez créer une règle qui envoie un message Slack ou Microsoft Teams lorsqu'une tâche arrive à échéance ou lorsqu'une page passe de « En cours » à « Prête pour la revue ». Ces mises à jour se font automatiquement, ce qui aide les équipes à agir rapidement sans avoir à rechercher le contexte.
Vous pouvez également utiliser l'automatisation pour déclencher des tâches de suivi après la publication d'une page, par exemple en désignant une personne chargée de la passer en revue, en programmant un rappel pour mettre à jour la page ultérieurement ou même en l'envoyant à une autre équipe pour approbation.
Conseil de pro : essayez d'ajouter les valeurs intelligentes de Confluence pour personnaliser les messages de notification avec les noms des pages, les auteurs et les liens afin que les lecteurs aient une vue d'ensemble en un seul coup d'œil.
Standardisez la façon de travailler de votre équipe
Lorsque les équipes démarrent de nouveaux projets, le fait de partir de zéro peut les ralentir. Grâce à l'automatisation, vous pouvez mettre en place des processus structurés qui guident les équipes sans nécessiter d'instructions supplémentaires.
Par exemple, vous pouvez créer une règle d'automatisation qui génère un ensemble complet de pages (comme des notes de lancement, un outil de suivi des tâches et un document sur les objectifs) chaque fois que quelqu'un crée un espace de projet.
Cela permet à toutes les équipes de partir sur les mêmes bases, sans configuration manuelle nécessaire.
Les boutons intelligents ajoutent une couche supplémentaire de structure. Par exemple, un modèle de plan de campagne pourrait inclure un bouton permettant de marquer le plan comme final, d'en informer la direction et d'archiver la version préliminaire, le tout en un seul clic.
Conseil de pro : vous ne savez pas par quoi commencer ? Identifiez les tâches que votre équipe répète chaque semaine, comme la création de pages de lancement ou l'étiquetage de documents à passer en revue. Si vous effectuez une tâche plus de deux fois, elle est une excellente candidate à l'automatisation.
Une journée avec l'automatisation : un lancement plus intelligent avec Confluence
Dans la démo du webinaire, une entreprise fictive de logistique médicale appelée Vitafleet se préparait à lancer un nouveau produit : FleetFlow. Pour avancer rapidement sans faire de concessions, leurs équipes se sont appuyées sur l'automatisation intégrée à Confluence.
L'équipe marketing a donné le coup d'envoi en ajoutant un bouton intelligent à la page de leur campagne. Un simple clic a permis de mettre à jour l'état, de marquer le document comme « En cours » et d'envoyer un message Slack aux collaborateurs, le tout sans quitter la page.
Pendant ce temps, l'équipe produit a utilisé Rovo pour résumer un document détaillé sur les exigences produit et a partagé les points importants avec l'équipe d'ingénierie.
Pas de copier-coller ni d'e-mails supplémentaires. Juste des informations claires et cohérentes, fournies automatiquement.
Et pour éviter tout encombrement pendant la période chargée du lancement, ils ont mis en place une règle récurrente pour archiver tout contenu qui n'avait pas été consulté depuis six mois. Cela a permis de garder leurs espaces de travail axés sur l'essentiel et de réduire les distractions.
Ces automatisations fonctionnaient en arrière-plan, permettant à l'équipe de gagner du temps, de réduire les erreurs et de maintenir le lancement sur la bonne voie.
Méthodes rapides pour vous lancer
L'automatisation est flexible et vous n'avez pas besoin de règles complexes pour obtenir des résultats. Voici quelques méthodes simples pour démarrer :
- Envoyez des rappels pour mettre à jour les brouillons de pages : définissez une règle pour avertir les propriétaires de pages si un brouillon n'a pas été mis à jour depuis deux semaines.
- Étiquetez automatiquement le contenu pour les équipes internes : lorsqu'une page est publiée dans un certain espace, ajoutez automatiquement des étiquettes spécifiques à l'équipe, telles que « Marketing » ou « Support ».
- Simplifiez les documents d'intégration : lorsqu'un nouveau membre rejoint l'équipe, générez une checklist contenant les étapes d'intégration et les ressources à consulter.
- Informez le responsable de l'équipe lorsque les objectifs sont mis à jour : lorsqu'une page étiquetée avec les objectifs de l'équipe est modifiée, déclenchez une alerte Slack ou un e-mail.
- Planifiez des revues de contenu trimestrielles : créez une règle qui rappelle aux propriétaires de pages de revoir les documents clés tous les 90 jours, afin d'aider les équipes à maintenir le contenu à jour sans avoir à effectuer de vérifications manuelles.
Ces idées ne permettent pas seulement de gagner du temps, elles créent également une dynamique. Plus vous automatisez, plus vos workflows deviennent cohérents, ce qui permet à votre équipe de se concentrer sur les objectifs généraux.
Commencez à automatiser dans Confluence
L'automatisation Confluence aide votre équipe à travailler plus intelligemment, à rester organisée et à se concentrer sur l'essentiel. Que vous gériez un projet transverse ou que vous teniez à jour votre documentation, l'automatisation se charge des tâches répétitives à la place de votre équipe.
C'est facile à mettre en place, même si vous débutez avec Confluence. Utilisez des modèles, des boutons intelligents et des outils d'IA pour créer de meilleurs workflows, sans écrire une seule ligne de code.
Prêt à l'essayer par vous-même ? Inscrivez-vous à Confluence et commencez à créer des workflows plus intelligents et plus rapides grâce à l'automatisation.