Qu'est-ce qu'un organigramme ?

Le fonctionnement d'un organigramme

Les organigrammes sont des feuilles de route visuelles décrivant le fonctionnement d'une entreprise. Ils précisent qui se réfère à qui, quels services gèrent telle ou telle fonction et comment les différentes équipes collaborent pour atteindre les objectifs de l'entreprise. En fournissant une vue complète de la structure d'une entreprise, les organigrammes évitent toute confusion relative aux rôles et aux responsabilités des collaborateurs.

Idéaux pour les communications internes, ces outils visuels permettent aux employés d'identifier plus facilement les décisionnaires et de comprendre les processus d'approbation. Si tout le monde connaît la hiérarchie de l'entreprise, chaque question est adressée aux bonnes personnes et chaque tâche progresse plus efficacement, ce qui facilite la gestion de projet. Un organigramme bien structuré agit comme une référence unique que les équipes peuvent consulter au moindre doute concernant la hiérarchie de l'entreprise.

Comment créer un organigramme

La création d'un organigramme utile suit un processus simple qui transforme des relations complexes en visuels clairs. Si le processus de création peut sembler simple, le véritable défi consiste à maintenir l'organigramme à jour à mesure que des personnes rejoignent votre organisation, la quittent ou changent de rôle. La mise en place d'un calendrier de révision régulier permet de garantir que votre organigramme reflète fidèlement la structure de votre entreprise.

Voici comment commencer à créer votre organigramme :

Définir l'objectif et le périmètre

Précisez pourquoi vous créez l'organigramme et qui l'utilisera. Certains organigrammes peuvent être développés à des fins publiques sur les sites web de l'entreprise, tandis que d'autres peuvent être conçus pour un usage interne lors de l'intégration ou de la planification stratégique.

Décidez si votre organigramme couvrira l'ensemble de l'organisation ou s'il se concentrera sur un service ou une équipe spécifique. Le périmètre influencera le niveau de détail et le format que vous choisirez, ce qui vous aidera à créer un outil plus ciblé et plus utile.

Recueillir des informations précises

Collaborez avec les RH pour recueillir des données actuelles sur tous les postes, y compris les intitulés de poste, les relations hiérarchiques et les affectations d'équipe. À ce stade, la précision est cruciale, car un organigramme obsolète ou incorrect peut être source de confusion plutôt que de clarté.

Vérifiez les informations auprès des responsables de service afin de vous assurer que vous avez bien pris en compte les liens hiérarchiques formels et informels qui peuvent exister au sein de votre organisation. Cette collaboration permet d'identifier les changements récents qui ne sont peut-être pas encore pris en compte dans les dossiers officiels des RH.

Choisir un format

Sélectionnez le type d'organigramme qui correspond le mieux à la structure réelle de votre organisation. Les organigrammes hiérarchiques traditionnels conviennent à de nombreuses entreprises, mais les formats matriciels ou divisionnaires peuvent être plus adaptés aux organisations complexes comportant plusieurs relations hiérarchiques.

Envisagez d'utiliser des outils qui facilitent les mises à jour et le partage au sein de l'organisation. Les logiciels modernes de cartographie des processus et de création de diagrammes peuvent rendre vos organigrammes plus flexibles et plus accessibles que les documents statiques.

Saisir les données et organiser les éléments

Utilisez la plateforme de votre choix pour créer des encadrés représentant les postes et des lignes indiquant les relations hiérarchiques. Organisez ces éléments de manière logique afin de communiquer clairement la structure organisationnelle.

Les tableaux blancs Confluence offrent une interface intuitive pour créer des organigrammes, avec une fonctionnalité glisser-déposer qui facilite le positionnement des éléments et l'ajustement des relations. La nature collaborative des tableaux blancs en ligne permet également aux parties prenantes de contribuer et d'affiner l'organigramme en temps réel.

Étiqueter et remplir chaque section

Ajoutez les noms, titres, coordonnées et toute autre information pertinente dans chaque case correspondant à un poste. Envisagez d'inclure une brève description des rôles si l'organigramme est destiné à être utilisé dans un annuaire des employés ou à des fins d'intégration.

Maintenez une cohérence visuelle dans tout l'organigramme en utilisant le même format pour les postes et les relations similaires. Un code couleur cohérent pour les services ou les niveaux peut améliorer la lisibilité et aider les lecteurs à identifier rapidement les différentes unités organisationnelles.

Réviser, partager et mettre à jour

Avant de finaliser votre organigramme, demandez aux parties prenantes de le réviser afin de vous assurer qu'il est exact et complet. Apportez les corrections nécessaires en fonction de leur feedback afin que l'organigramme reflète bien votre structure actuelle.

Partagez l'organigramme finalisé via les canaux appropriés, qu'il s'agisse de l'intranet de votre entreprise, d'une plateforme de partage des connaissances ou d'affichages physiques dans les bureaux. Mettez en place un calendrier ou un processus de mise à jour régulière afin de refléter les changements organisationnels au fur et à mesure qu'ils surviennent.