Simplifiez la gestion de contenu grâce aux bases de données Confluence
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C'est une difficulté courante pour les équipes de contenu : deux versions d'un même document créées à des endroits différents. L'une se trouve sur un drive partagé, l'autre dans Confluence. Aucune des deux n'est actualisée. Les échéances approchent, les revues sont bloquées et le bon fichier est enfoui dans un fil de discussion que personne ne parvient à trouver.
Sans un système clair pour organiser et gérer le contenu, la productivité en pâtit et les équipes se désynchronisent.
Les bases de données Confluence offrent un hub unique et structuré pour gérer le travail, partager les actualités et tout garder connecté. Cet article vous montre comment les utiliser pour centraliser le contenu et faire avancer les projets.
Les bases de données Confluence, qu'est-ce que c'est ?
Une base de données Confluence est un tableur structuré qui stocke et relie des informations. Chaque colonne utilise un type de champ spécifique (balise, utilisateur ou date, par exemple) afin de garantir la cohérence et la facilité de gestion des informations.
Chaque ligne de la base de données peut être utilisée pour représenter une page Confluence et ses métadonnées, ce qui permet de centraliser le contenu et de réduire le besoin de fouiller dans les dossiers ou de passer d'un onglet à l'autre. Par exemple, lors de la création d'un billet de blog, une équipe peut ajouter une nouvelle entrée dans la base de données dans laquelle elle désigne un rédacteur, fixe une échéance pour la rédaction du brouillon et relie la page du brouillon. Au fur et à mesure que le billet passe par les différentes étapes de revue, l'équipe met à jour le champ d'état de la page pour refléter la progression, ce qui permet à tout le monde de rester sur la même longueur d'onde.
Pour les équipes de contenu qui jonglent entre plusieurs projets, les bases de données constituent une source de référence facile à mettre à jour et à partager.
Regroupez tout votre contenu en un seul endroit
Commencez à créer votre dépôt de contenu en important des données en bloc. Si vous utilisez déjà Jira ou Confluence, connectez-vous directement à ces outils pour importer des pages ou des tickets. Vous pouvez également télécharger un fichier CSV si vous partez d'une feuille de calcul.
Les bases de données permettent aux utilisateurs de regrouper leur travail dans un emplacement centralisé où ils travaillent déjà, plutôt que de suivre leur travail dans des outils distincts. Par exemple, un gestionnaire de contenu qui lance une campagne dans son espace Confluence peut importer des tickets Jira qui suivent les briefs, les actifs créatifs et les échéances. Après l'importation, il organise les entrées à l'aide de champs tels que le propriétaire et la date de publication, ce qui facilite l'attribution des tâches et le suivi des progrès en un seul endroit.
Vous pouvez également générer votre base de données manuellement. Utilisez le champ Lien de page pour rechercher et lier des pages Confluence existantes. Ensuite, utilisez le champ Détails des liens de page pour extraire des métadonnées, telles que le titre, le propriétaire et la date de dernière mise à jour à partir des liens de page, afin de consulter facilement les informations clés d'un seul coup d'œil. Un responsable du contenu peut lier des brouillons de blog actifs et suivre les tâches des réviseurs en un seul endroit.
Besoin de repartir de zéro ? Créer de nouvelles pages Confluence depuis la base de données.
Créer des systèmes reproductibles
Gagnez du temps et améliorez la cohérence en transformant votre base de données en modèle réutilisable. Une fois que vous avez défini une structure qui fonctionne, comme les champs ou les vues préférés, utilisez-la comme point de départ pour vos futures campagnes ou cycles de publication.
Organisez le contenu de façon claire et cohérente
Une structure solide permet de gérer facilement le contenu. Les bases de données Confluence utilisent des types de champs définis pour aider votre équipe à travailler de façon cohérente sur l'ensemble des projets.
Chaque colonne de la base de données peut être définie selon un type spécifique : texte, images, dates, rubriques, utilisateurs, etc. Pour normaliser les entrées et améliorer la clarté, utilisez :
- Les étiquettes pour regrouper le contenu par sujet, public ou région
- Les états de page pour suivre l'état du contenu
- Les champs de date pour les échéanciers de publication
- Les champs utilisateur pour attribuer la responsabilité
Cette structure permet de garder les équipes alignées et de réduire les allers-retours. Au lieu de déranger ses coéquipiers pour obtenir des mises à jour, chacun peut consulter la base de données pour voir où en est le travail.
Exemple : une équipe marketing gérant des newsletters dans cinq régions peut utiliser des étiquettes linguistiques, attribuer des réviseurs locaux via des champs utilisateur ou créer des vues par langue grâce à des filtres sur les étiquettes.
Facilitez la recherche de contenu et restez à jour
Une fois votre base de données configurée, il est facile de se tenir informé des changements.
Utilisez des filtres pour affiner votre affichage par état, propriétaire ou type de contenu. Par exemple, un responsable de contenu peut filtrer les entrées par « En révision » pour préparer une réunion d'équipe hebdomadaire, puis les trier par date de publication afin de prioriser ce qui doit être publié prochainement. Besoin de quelque chose de précis ? Utilisez l'icône de recherche dans les bases de données pour trouver rapidement une entrée !
Lorsqu'il est temps de mettre à jour des métadonnées critiques, il n'est pas nécessaire d'ouvrir chaque page. Apportez des modifications directement dans la base de données et voyez-les se synchroniser en direct pour les champs d'état de page et les champs d'étiquettes de page.
Personnalisez la façon dont votre équipe consulte le contenu
Différents projets nécessitent différentes façons de visualiser le travail. Les mises en page de base de données Confluence proposent des options flexibles qui aident chaque équipe à se concentrer sur les détails les plus importants.
Utilisez la disposition en tableau pour parcourir de grands ensembles d'entrées et suivre des métadonnées clés, comme le service et l'état.
La mise en page de carte est idéale pour mettre en valeur un travail visuel ou passer en revue un ensemble de ressources créatives.
Et pour les équipes qui gèrent le contenu par étape, la disposition en tableau permet de faire glisser les entrées dans des colonnes, comme « À faire », « En cours », « En révision » et « Terminé », afin de refléter l'état d'avancement du travail.
Ces configurations offrent aux équipes la liberté de travailler comme elles le souhaitent. Un responsable de contenu peut utiliser la vue tableau pour planifier les prochaines échéances, tandis qu'une équipe créative préfère la vue cartes pour parcourir ce qui lui est attribué. Pour les workflows de campagne, la vue tableau permet de suivre l'avancement semaine par semaine sans changer d'outil.
Chaque vue peut être intégrée dans les pages Confluence et reste synchronisée automatiquement. Toutes les mises à jour, comme les changements d'états ou de dates d'échéances sont reflétés partout où la vue est intégrée. Inutile de recréer des rapports ou de dupliquer des données pour différentes équipes.
Comment les équipes de contenu utilisent les bases de données Confluence
Les responsables de contenu utilisent des bases de données pour suivre les briefs de campagne du début à la fin. Les rédacteurs suivent les attributions et les états de révision d'un seul coup d'œil. Les responsables régionaux organisent les newsletters par langue et par public, et créent des vues enregistrées adaptées à chaque région ou à chaque audience. Quelle que soit votre façon de travailler, les bases de données offrent à votre équipe un espace unique pour rester aligné et garder le contrôle.
Relier le contenu à son contexte grâce aux Liens intelligents
La plupart des contenus ne sont pas isolés. Les bases de données Confluence vous permettent d'intégrer et de prévisualiser des fichiers externes, ce qui facilite la référence aux tâches et aux ressources issues de l'ensemble de votre pile d'outils.
Utilisez des Liens intelligents pour insérer des aperçus en direct de contenus provenant des outils Atlassian ou de plateformes tierces, comme Google Drive ou Figma. Collez simplement un lien dans un champ Lien intelligent pour l'intégrer lors de la configuration.
Par exemple, lors d'une actualisation du site, une équipe chargée du contenu peut associer chaque article de blog à son ticket Jira et à sa maquette Figma correspondants. Les rédacteurs peuvent consulter à la fois le contenu et les mises à jour visuelles en un seul endroit, et les réviseurs peuvent accéder aux fichiers finaux sans avoir à chercher.
Ce type de lien réduit les délais et les problèmes de communication. Tout le monde voit l'état, les fichiers et les commentaires les plus récents directement là où il travaille déjà.
Une manière plus simple de gérer le contenu à grande échelle
Les bases de données Confluence offrent aux équipes de contenu un moyen structuré et flexible de gérer le travail dans un espace connecté unique. Suivez les responsabilités, mettez à jour les états et gérez les échéances, le tout sans passer d'une page ou d'un outil à l'autre.
Que vous coordonniez une campagne ou que vous gériez une bibliothèque de contenu mondiale, les bases de données permettent de faire avancer le contenu et de garder les équipes alignées.
Commencez dès aujourd'hui à créer votre premier hub de contenu prêt pour les campagnes dans Confluence.