Close

Nowe oblicze pracy zespołowej dzięki Confluence. Zobacz, dlaczego Confluence jest doskonałym narzędziem dla zespołów współpracujących przy tworzeniu treści. Zacznij korzystać za darmo

Czym jest schemat przepływu danych (DFD)?

Przeglądaj tematy

Schemat przepływu danych (DFD) to plan dowolnego systemu lub procesu, który w przejrzysty sposób przedstawia przepływ danych. Taka przejrzystość ma kluczowe znaczenie dla zrozumienia funkcjonowania firmy oraz wskazania możliwości optymalizacji i zwiększenia wydajności. Dzięki wizualnemu przedstawieniu ścieżek przepływu danych zespoły mogą skutecznie komunikować się na temat funkcjonalności systemu i identyfikować obszary wymagające poprawy.

Poniżej omówimy schematy przepływu danych, ich kluczowe zalety w upraszczaniu złożonych procesów oraz praktyczny przewodnik po ich opracowaniu.

Zrozumienie schematów przepływu danych

Schemat przepływu danych to kluczowa wizualna reprezentacja sposobu przepływu danych przez system lub proces biznesowy. Wykorzystując standardowe symbole do ilustrowania źródeł, przekształceń i miejsc docelowych danych, zapewnia przejrzysty przegląd przepływu i przetwarzania danych, ułatwiając ich zrozumienie i analizę.

Głównym celem schematów DFD jest wsparcie analizy systemu i usprawnienie procesów biznesowych. Schematy te upraszczają złożone systemy, pokazując przepływ danych między komponentami, co ułatwia analizę systemu i podejmowanie decyzji. Schematy DFD w sposób wizualny dokumentują przepływy pracy w procesach biznesowych, pomagając identyfikować i eliminować wąskie gardła oraz nadmiarowe elementy w celu zwiększenia wydajności.

Ponadto schematy przepływu danych usprawniają współpracę zespołów, zapewniając wspólny język wizualny. To wspólne zrozumienie poprawia komunikację, gromadzenie wymagań i rozwiązywanie problemów. Format wizualny, jaki zapewniają, pomaga również w wykrywaniu nieefektywności, takich jak niepotrzebne przenoszenie danych lub zbędne procesy, co prowadzi do bardziej ukierunkowanych ulepszeń. W wielu przypadkach dobrze skonstruowany schemat DFD może również służyć jako cenny schemat przepływu pracy, pokazujący sekwencje działań i przepływ danych w ramach procesu biznesowego lub systemu.

Historia schematów przepływu danych

Wizualne przedstawianie przepływu danych nie jest nowością w analizie systemów biznesowych. Jednak schemat przepływu danych stał się formalnym narzędziem modelowania dopiero w połowie XX wieku. Rozwój metod analizy systemów strukturalnych w latach 70. i 80. XX wieku miał kluczowe znaczenie dla powszechnego stosowania schematów DFD. Wczesne metody mapowania koncepcji mają pewne podobieństwa wizualne do ewolucji schematów DFD, podobnie jak przedstawienia liniowe, takie jak schematy blokowe.

Fundamentalne postacie, takie jak Tom DeMarco, dzięki swojej pracy nad analizą strukturalną, zwróciły uwagę na modelowanie przepływu danych. Notacja Gane'a i Sarson, opracowana przez informatyków i autorów publikacji z zakresu technologii informacyjnej, Chrisa Gane'a i Trish Sarson, wprowadziła standardowe symbole i reguły dla schematów DFD, zwiększając ich wykorzystanie w przygotowaniu systemów informatycznych. Metody i notacje te zapewniły uporządkowany sposób rozumienia i rejestrowania przepływu danych w złożonych systemach, dzięki czemu schematy DFD stały się niezbędnym narzędziem analizy i projektowania systemów.

Kluczowe komponenty schematu przepływu danych

Każdy schemat przepływu danych jest skonstruowany przy użyciu czterech podstawowych komponentów, które stanowią szkielet służący do wizualnego przedstawienia przepływu danych w systemie. Te elementy to:

  • Jednostki zewnętrzne
  • Procesy
  • Magazyny danych
  • Przepływy danych

Każdy komponent odgrywa istotną rolę w ilustrowaniu sposobu generowania, przechowywania i ostatecznego dostarczania danych, dzięki czemu są one niezbędne do zrozumienia zachowania i funkcjonalności każdego modelowanego systemu. Bez tych podstawowych elementów schemat DFD nie miałby struktury niezbędnej do skutecznego przekazywania informacji o dynamice danych w systemie.

Jednostki zewnętrzne

Jednostki zewnętrzne to osoby, grupy, działy lub inne systemy, które wchodzą w interakcje z modelowanym systemem, ale istnieją poza jego zdefiniowanymi granicami. Ich podstawową rolą w schemacie przepływu danych jest pełnienie funkcji źródeł i odbiorników danych. Dostarczają one dane do systemu (źródła) lub odbierają dane z systemu (odbiorniki) — czasami pełnią obie te funkcje. Dzięki identyfikacji tych zewnętrznych podmiotów interakcji schemat DFD jasno określa zakres systemu i jego interfejsy z otoczeniem zewnętrznym.

Jednostki zewnętrzne są zróżnicowane, ponieważ zależą od analizowanego systemu. Mogą to być:

  • Użytkownicy, którzy wprowadzają dane lub otrzymują wyniki
  • Inne systemy informatyczne, które wymieniają dane z systemem, takie jak bramka płatnicza.
  • Usługi lub aplikacje stron trzecich, z którymi system jest zintegrowany takie jak usługa marketingu e-mailowego.
  • Organizacje zewnętrzne lub działy, które dostarczają lub otrzymują informacje, takie jak dostawcy i firmy spedycyjne.

Zrozumienie podmiotów zewnętrznych ma kluczowe znaczenie dla ustalenia kontekstu systemu biznesowego i jego interakcji z otoczeniem. Narzędzia takie jak szablon mapowania zależności Confluence mogą zapewnić dodatkową cenną perspektywę na wzajemne zależności między różnymi elementami systemu.

Procesy

Proces reprezentuje czynność lub transformację w systemie, konwertującą dane wejściowe w dane wyjściowe. W schemacie przepływu danych procesy są aktywnymi komponentami, które manipulują danymi, obliczają je, filtrują lub organizują. Każdy proces powinien być wyraźnie oznaczony czasownikiem opisującym jego funkcję.

Przykładowo:

  • Proces oznaczony jako „Otrzymanie zamówienia” pobiera dane zamówienia klienta jako dane wejściowe i może wygenerować zweryfikowane zamówienie jako dane wyjściowe.
  • Proces „Obliczenie kosztu wysyłki” wprowadzałby szczegóły zamówienia i miejsce dostawy, a następnie wyświetlał obliczoną opłatę za wysyłkę.
  • Proces „Generowanie faktury” pobiera informacje o zamówieniu i szczegóły płatności jako dane wejściowe i generuje fakturę jako dane wyjściowe.
  • Proces „Aktualizacja stanu magazynowego” pobierałby informacje o zrealizowanych zamówieniach i dostosowywałby poziomy zapasów w magazynie danych.

Powiązania między procesami, pokazane za pomocą przepływów danych, ilustrują sekwencję i zależności tych transformacji danych w systemie. Zrozumienie procesów ma kluczowe znaczenie dla zrozumienia funkcjonowania systemu i osiągania jego celów, co często jest szczegółowo wizualizowane za pomocą schematu blokowego.

Magazyny danych

Magazyny danych to pasywne jednostki, które przechowują informacje do późniejszego wykorzystania, reprezentując różne lokalizacje w systemie, w których dane są tymczasowo lub na stałe przechowywane. Repozytoria te służą zarówno jako źródła, jak i miejsca docelowe danych w systemie. Typowe przykłady magazynów danych to:

  • Bazy danych
  • Pliki, takie jak listy klientów lub katalogi produktów
  • Tymczasowe struktury pamięci, takie jak pamięć podręczna sesji

Zrozumienie, jakie informacje przechowuje system i w jaki sposób różne procesy uzyskują do nich dostęp, ma kluczowe znaczenie, co ilustrują poniższe magazyny danych.

Przepływy danych

Przepływy danych w schemacie przepływu danych przedstawiają ich logiczny przepływ między różnymi komponentami systemu. Ilustrują one, w jaki sposób dane przemieszczają się z podmiotów zewnętrznych do procesów, między procesami, z procesów do magazynów danych i odwrotnie. Przepływy danych są zazwyczaj przedstawiane w postaci strzałek, a każda strzałka musi być opatrzona etykietą wskazującą rodzaj przesyłanych danych.

Przykładowo:

  • Strzałka od jednostki zewnętrznej „Klient” do procesu „Złożenie zamówienia” może być oznaczona jako „Szczegóły zamówienia”.
  • Strzałka prowadząca od procesu „Złożenie zamówienia” do procesu „Weryfikacja zamówienia” może być oznaczona jako „Weryfikacja zamówienie”.
  • Strzałka od procesu „Weryfikacja zamówienia” do magazynu danych „Zamówienia” może być oznaczona jako „Informacje o zamówieniu”.
  • Strzałka od magazynu danych „Zamówienia” do procesu „Generowanie faktury” może być oznaczona jako „Szczegóły zamówienia”.

Przepływy danych są niezbędne do zrozumienia dynamiki systemu biznesowego, pokazując, jakie elementy istnieją oraz w jaki sposób współdziałają i wymieniają informacje.

Dlaczego schematy przepływu danych są ważne?

Schematy przepływu danych (DFD) mają kluczowe znaczenie dla zrozumienia sposobu przepływu danych w systemie, usprawnienia procesów biznesowych i poprawy komunikacji między interesariuszami. Dzięki przejrzystemu przedstawieniu sposobu przetwarzania danych schematy DFD dzielą skomplikowane procesy na łatwiejsze do opanowania i zrozumiałe części. Ta przejrzystość wizualna znacznie poprawia komunikację między wszystkimi interesariuszami zaangażowanymi w projekt lub system.

Korzyści płynące z DFD dla interesariuszy technicznych obejmują:

  • Umożliwienie opracowania precyzyjnych planów w celu wydajnego projektowania i rozwoju systemu.
  • Ułatwienie szybszego wykrywania i rozwiązywania problemów systemowych dzięki wizualnemu śledzeniu danych.
  • Zapewnienie uporządkowanego i wizualnego podejścia do dokumentowania i zrozumienia wymagań systemowych.
  • Zapewnienie płynniejszej integracji systemu poprzez jasne określenie zależności danych.
  • Powstanie bardziej niezawodnych systemów dzięki wizualnemu zrozumieniu interakcji między komponentami.

Korzyści płynące z DFD dla interesariuszy nietechnicznych obejmują:

  • Oferuje przystępny wgląd w złożoną funkcjonalność systemu.
  • Lepsza współpraca nad projektami i koordynacja działań zespołów technicznych dzięki wspólnemu językowi wizualnemu.
  • Bardziej efektywne przekazywanie informacji zwrotnych dotyczących projektu systemu w oparciu o jasne zrozumienie wizualne.
  • Zapewnienie, że opracowany system rzeczywiście odpowiada kluczowym potrzebom i celom biznesowym.
  • Odkrycie możliwości usprawnienia procesów i zwiększenia wydajności poprzez analizę wizualną.

Schematy przepływu danych służą jako pomost między wdrożeniem technicznym a zrozumieniem biznesowym. Przyczyniają się one do bardziej skutecznych inicjatyw związanych z rozwojem systemów i usprawnianiem procesów, sprzyjając lepszej wymianie wiedzy między zespołami.

Rodzaje schematów przepływu danych

Schematy przepływu danych oferują różne perspektywy na system poprzez dwa podstawowe typy — logiczny i fizyczny. Różnią się one również szczegółowością, przechodząc od ogólnych schematów kontekstowych do bardziej szczegółowych, wielopoziomowych reprezentacji.

Oto różnice między logicznym a fizycznym schematem DFD:

  • Logiczne schematy przepływu danych: Logiczne schematy DFD koncentrują się na podstawowych działaniach biznesowych i wymaganym przepływie danych. Ilustrują one, jakie dane są potrzebne, ich źródło, miejsce przeznaczenia i przekształcenia dla funkcji biznesowych. Co ważne, pozostają one niezależne od konkretnych technologii lub szczegółów wdrożenia, dzięki czemu zespoły mogą skupić się na podstawowych potrzebach biznesowych.
  • Fizyczne schematy przepływu danych (DFD): przedstawiają rzeczywistą implementację systemu biznesowego, pokazując konkretny sprzęt, oprogramowanie, pliki danych i bazy danych. Ilustrują, w jaki sposób dane są przetwarzane i przenoszone między tymi fizycznymi komponentami, często ze szczegółami, takimi jak formaty danych i interfejsy systemowe.

Poziomy hierarchiczne w DFD są niezbędne do skutecznego zarządzania złożonością systemów biznesowych. Zaczynając od szerokiego przeglądu i stopniowo wprowadzając szczegóły, interesariusze mogą stopniowo zrozumieć system, dzięki czemu skomplikowane procesy stają się dla nich bardziej strawne i mniej przytłaczające.

Poziomy te są podzielone w następujący sposób:

  • Diagram kontekstowy (poziom 0 DFD): DFD poziomu 0 zapewniają najbardziej abstrakcyjny widok systemu na wysokim poziomie, przedstawiając go jako pojedynczy proces i ilustrując jego interakcje z podmiotami zewnętrznymi. Poziom ten jest niezbędny do określenia zakresu i granic systemu.
  • Poziom 1 DFD: DFD poziomu 1 dzielą podstawowy proces z diagramu kontekstowego na kluczowe podprocesy, by ujawnić podstawowe działania wewnętrzne i przepływy danych między nimi oraz do magazynów danych. Ten poziom zapewnia bardziej szczegółowe zrozumienie podstawowych funkcji systemu.
  • Poziom 2 DFD: ten poziom dodatkowo dzieli określone procesy z DFD poziomu 1 na bardziej szczegółowe działania, co zapewnia głębsze zrozumienie poszczególnych komponentów systemu i ich interakcji.
  • Poziom 3 i dalsze: poziom 3 kontynuuje proces podziału, co pozwala w razie potrzeby uzyskać coraz bardziej szczegółowe widoki określonych procesów. Głębokość każdego poziomu zależy od złożoności i wymaganego poziomu analizy poszczególnych części systemu.

Zrozumienie różnych typów i poziomów diagramów przepływu danych pozwala zespołom wybrać widok najbardziej odpowiedni pod kątem konkretnych potrzeb, czy to koncentrujący się na logice biznesowej, czy na wdrożeniu technicznym, by efektywnie zarządzać złożonością.

Jak utworzyć schemat przepływu danych

Skuteczna wizualizacja przepływu danych w systemie wymaga ustrukturyzowanego podejścia. Wykonując szereg kluczowych kroków, możesz utworzyć schemat przepływu danych, który odwzorowuje ruch i transformację informacji.

Wykonaj następujące kroki, aby zbudować własny DFD:

  • Zdefiniuj zakres i granice swojego systemu: zidentyfikuj, co jest zawarte w systemie, który modelujesz, a co leży poza jego granicami (jednostki zewnętrzne). Często wiąże się to z początkowymi sesjami burzy mózgów mającymi na celu określenie odpowiedniego kontekstu.
  • Zidentyfikuj kluczowe procesy, wejścia i wyjścia: określ główne działania lub funkcje, które przekształcają dane w systemie. Dla każdego procesu określ dane, które do niego wpływają (wejścia), i dane, które z niego wynikają (wyjścia).
  • Zidentyfikuj magazyny danych: określ, gdzie system przechowuje i dokąd pobiera dane. Źródła te reprezentują repozytoria informacji wykorzystywane przez procesy.
  • Zidentyfikuj przepływy danych: śledź ruch danych między zewnętrznymi podmiotami, procesami i magazynami danych. Użyj strzałek, aby wskazać kierunek każdego przepływu danych i wyraźnie oznaczyć je przesyłanymi danymi.
  • Używaj standardowej notacji DFD: użyj spójnego zestawu symboli (na przykład notacji Yourdona-Coada lub Gane'a-Sarson) dla zewnętrznych jednostek, procesów, magazynów danych i przepływów danych. Spójność zapewnia, że diagram jest łatwy do zrozumienia.

Korzystaj z tablic Confluence jako platformy współpracy przy tworzeniu diagramów. Ich intuicyjny interfejs i funkcje mogą usprawnić proces tworzenia diagramów.

Kiedy używać diagramów przepływu danych

Diagramy przepływu danych są wszechstronnymi narzędziami, które okazują się nieocenione w różnych scenariuszach, w których zrozumienie i wizualizacja ruchu danych mają kluczowe znaczenie. Są one szczególnie przydatne podczas początkowych etapów planowania nowego systemu, ponieważ zapewniają jasny przegląd wymagań i przepływu danych. Przynoszą również duże korzyści przy przeprojektowywaniu lub przekonstruowywaniu istniejących systemów, gdyż pomagają zmapować bieżące przepływy danych i zidentyfikować obszary wymagające ulepszeń lub optymalizacji.

Inne praktyczne zastosowania DFD obejmują:

  • Tworzenie oprogramowania: wizualizacja przepływu danych w aplikacji pomocna w projektowaniu i rozwoju.
  • Modelowanie procesów biznesowych : mapowanie i analiza biznesowych przepływów pracy w celu identyfikacji nieefektywności i obszarów wymagających ulepszeń.
  • Przegląd zgodności: dokumentowanie sposobu przetwarzania i przechowywania danych pomocne w spełnianiu wymogów regulacyjnych.
  • Analiza systemu: rozbijanie złożonych systemów na zrozumiałe komponenty i analiza interakcji danych.

Diagramy przepływu danych stanowią potężne i skuteczne rozwiązanie, gdy istnieje potrzeba wyjaśnienia ruchu i transformacji danych w systemie lub procesie. Kompleksowy szablon planu projektu Confluence jest szczególnie przydatny podczas planowania któregokolwiek z powyższych projektów.

Wskazówki i najlepsze praktyki dotyczące tworzenia efektywnych diagramów przepływu danych

Tworzenie przejrzystych i wartościowych diagramów przepływu danych wymaga czegoś więcej niż tylko zrozumienia ich komponentów. Oto kilka wskazówek i najlepszych praktyk, dzięki którym Twoje DFD będą skuteczne:

  • Utrzymuj przejrzystość i porządek w projekcie: dąż do prostoty i unikaj przeładowywania diagramu zbyt dużą liczbą procesów lub przepływów danych na jednym poziomie. Najskuteczniejszym sposobem na to jest podzielenie złożonych obszarów na DFD niższego poziomu.
  • Używaj spójnych i znaczących etykiet: upewnij się, że wszystkie zewnętrzne podmioty, procesy, magazyny i przepływy danych są oznaczone jasno i konsekwentnie przy użyciu nazw, które dokładnie odzwierciedlają ich funkcję lub przenoszone dane.
  • Zacznij od diagramu kontekstowego: aby zdefiniować zakres, zacznij od przeglądu wysokiego poziomu (poziom 0), zanim zagłębisz się w bardziej szczegółowe poziomy.
  • Skoncentruj się na przepływie danych, a nie na przepływie kontroli: pamiętaj, że DFD ilustrują ruch danych, a nie sekwencję kontroli lub decyzji procesu.
  • Zweryfikuj swój DFD z interesariuszami: przejrzyj diagram wspólnie z użytkownikami i innymi zainteresowanymi osobami, aby upewnić się, że dokładnie odzwierciedla ich zrozumienie systemu.

Ważne jest również, aby mieć świadomość typowych błędów, które mogą zmniejszać efektywność DFD, takich jak:

  • Nadmierne komplikowanie diagramu: zbyt szybkie dodanie niepotrzebnych szczegółów lub zbyt wielu poziomów może sprawić, że DFD będzie mylący. Zawsze zaczynaj od poziomu 0 i dodawaj kolejne poziomy w miarę wzrostu złożoności przepływu danych.
  • Niespójna notacja: korzystanie z wielu różnych notacji DFD lub niewłaściwe używanie symboli utrudnia interpretację diagramu. Pamiętaj, aby uzgodnić zapisy i symbole przed rozpoczęciem i używać ich na wszystkich poziomach.
  • Pomijanie przeglądów z interesariuszami: brak walidacji DFD z osobami, które rozumieją system, może prowadzić do nieścisłości, niedostosowanych oczekiwań, a w końcu do powstania systemu, który nie spełnia rzeczywistych potrzeb użytkowników lub firmy.
  • Niejasne lub brakujące etykiety: diagramy bez wyraźnych etykiet są trudne do zrozumienia i nie komunikują skutecznie przepływu danych. Ta niejednoznaczność może prowadzić do błędnych interpretacji, błędnych decyzji dotyczących projektowania systemu i zmarnowanych wysiłków rozwojowych, kiedy to różne zespoły będą inaczej rozumiały ruch danych.

Postępując zgodnie z tymi wskazówkami i unikając typowych pułapek, zespoły mogą tworzyć diagramy przepływu danych, które umożliwią płynną analizę, komunikację i zrozumienie systemu. Wykorzystanie szablonu planu usług Confluence do mapowania ścieżki klienta i walidacji systemów związanych z usługami dla interesariuszy przyniesie dodatkowe korzyści.

Ożywienie diagramów przepływu danych dzięki tablicom Confluence

Wizualizacja złożonych przepływów danych może być trudna. Tablice Confluence usprawniają ten proces dzięki intuicyjnemu, sprzyjającemu współpracy środowisku do tworzenia diagramów przepływu danych. Zespoły mogą współpracować w czasie rzeczywistym, łatwo przeciągając i upuszczając wszystkie komponenty DFD na udostępnionym płótnie, i płynnie udostępniać swoje prace w obszarze roboczym w celu osiągnięcia natychmiastowej koordynacji.

To dynamiczne podejście ożywia zrozumienie systemu, czyniąc tablice internetowe Confluence potężnym narzędziem do upraszczania tworzenia DFD i stymulacji przejrzystości systemów.

Utwórz bezpłatny schemat przepływu danych na tablicach Confluence.

Sprawdź także

Szablon planowania strategicznego

Opisz swoją strategię biznesową oraz przedstaw ją kierownictwu i zarządowi.

OKR-y — szablon

Wykorzystaj ten szablon do wyznaczania celów, aby zdefiniować wymierne i ambitne kamienie milowe.

Usprawnij współpracę przy tworzeniu treści w zespołach za pomocą narzędzia Confluence

Następny
Entity relationship diagram