Czym jest schemat przepływu danych (DFD)?

Wizualne przedstawianie przepływu danych nie jest nowością w analizie systemów biznesowych. Jednak schemat przepływu danych stał się formalnym narzędziem modelowania dopiero w połowie XX wieku. Rozwój metod analizy systemów strukturalnych w latach 70. i 80. XX wieku miał kluczowe znaczenie dla powszechnego stosowania schematów DFD. Wczesne metody mapowania koncepcji mają pewne podobieństwa wizualne do ewolucji schematów DFD, podobnie jak przedstawienia liniowe, takie jak schematy blokowe.

Fundamentalne postacie, takie jak Tom DeMarco, dzięki swojej pracy nad analizą strukturalną, zwróciły uwagę na modelowanie przepływu danych. Notacja Gane'a i Sarson, opracowana przez informatyków i autorów publikacji z zakresu technologii informacyjnej, Chrisa Gane'a i Trish Sarson, wprowadziła standardowe symbole i reguły dla schematów DFD, zwiększając ich wykorzystanie w przygotowaniu systemów informatycznych. Metody i notacje te zapewniły uporządkowany sposób rozumienia i rejestrowania przepływu danych w złożonych systemach, dzięki czemu schematy DFD stały się niezbędnym narzędziem analizy i projektowania systemów.

Schematy przepływu danych (DFD) mają kluczowe znaczenie dla zrozumienia sposobu przepływu danych w systemie, usprawnienia procesów biznesowych i poprawy komunikacji między interesariuszami. Dzięki przejrzystemu przedstawieniu sposobu przetwarzania danych schematy DFD dzielą skomplikowane procesy na łatwiejsze do opanowania i zrozumiałe części. Ta przejrzystość wizualna znacznie poprawia komunikację między wszystkimi interesariuszami zaangażowanymi w projekt lub system.

Korzyści płynące z DFD dla interesariuszy technicznych obejmują:

• Umożliwienie opracowania precyzyjnych planów w celu wydajnego projektowania i rozwoju systemu.
• Ułatwienie szybszego wykrywania i rozwiązywania problemów systemowych dzięki wizualnemu śledzeniu danych.
• Zapewnienie uporządkowanego i wizualnego podejścia do dokumentowania i zrozumienia wymagań systemowych.
• Zapewnienie płynniejszej integracji systemu poprzez jasne określenie zależności danych.
• Powstanie bardziej niezawodnych systemów dzięki wizualnemu zrozumieniu interakcji między komponentami.

Korzyści płynące z DFD dla interesariuszy nietechnicznych obejmują:

• Oferuje przystępny wgląd w złożoną funkcjonalność systemu.
• Lepsza współpraca nad projektami i koordynacja działań zespołów technicznych dzięki wspólnemu językowi wizualnemu.
• Bardziej efektywne przekazywanie informacji zwrotnych dotyczących projektu systemu w oparciu o jasne zrozumienie wizualne.
• Zapewnienie, że opracowany system rzeczywiście odpowiada kluczowym potrzebom i celom biznesowym.
• Odkrycie możliwości usprawnienia procesów i zwiększenia wydajności poprzez analizę wizualną.

Schematy przepływu danych służą jako pomost między wdrożeniem technicznym a zrozumieniem biznesowym. Przyczyniają się one do bardziej skutecznych inicjatyw związanych z rozwojem systemów i usprawnianiem procesów, sprzyjając lepszej wymianie wiedzy między zespołami.

Schematy przepływu danych oferują różne perspektywy na system poprzez dwa podstawowe typy — logiczny i fizyczny. Różnią się one również szczegółowością, przechodząc od ogólnych schematów kontekstowych do bardziej szczegółowych, wielopoziomowych reprezentacji.

Oto różnice między logicznym a fizycznym schematem DFD:

• Logiczne schematy przepływu danych: Logiczne schematy DFD koncentrują się na podstawowych działaniach biznesowych i wymaganym przepływie danych. Ilustrują one, jakie dane są potrzebne, ich źródło, miejsce przeznaczenia i przekształcenia dla funkcji biznesowych. Co ważne, pozostają one niezależne od konkretnych technologii lub szczegółów wdrożenia, dzięki czemu zespoły mogą skupić się na podstawowych potrzebach biznesowych.
• Fizyczne schematy przepływu danych (DFD): przedstawiają rzeczywistą implementację systemu biznesowego, pokazując konkretny sprzęt, oprogramowanie, pliki danych i bazy danych. Ilustrują, w jaki sposób dane są przetwarzane i przenoszone między tymi fizycznymi komponentami, często ze szczegółami, takimi jak formaty danych i interfejsy systemowe.

Poziomy hierarchiczne w DFD są niezbędne do skutecznego zarządzania złożonością systemów biznesowych. Zaczynając od szerokiego przeglądu i stopniowo wprowadzając szczegóły, interesariusze mogą stopniowo zrozumieć system, dzięki czemu skomplikowane procesy stają się dla nich bardziej strawne i mniej przytłaczające.

Poziomy te są podzielone w następujący sposób:

• Diagram kontekstowy (poziom 0 DFD): DFD poziomu 0 zapewniają najbardziej abstrakcyjny widok systemu na wysokim poziomie, przedstawiając go jako pojedynczy proces i ilustrując jego interakcje z podmiotami zewnętrznymi. Poziom ten jest niezbędny do określenia zakresu i granic systemu.
• Poziom 1 DFD: DFD poziomu 1 dzielą podstawowy proces z diagramu kontekstowego na kluczowe podprocesy, by ujawnić podstawowe działania wewnętrzne i przepływy danych między nimi oraz do magazynów danych. Ten poziom zapewnia bardziej szczegółowe zrozumienie podstawowych funkcji systemu.
• Poziom 2 DFD: ten poziom dodatkowo dzieli określone procesy z DFD poziomu 1 na bardziej szczegółowe działania, co zapewnia głębsze zrozumienie poszczególnych komponentów systemu i ich interakcji.
• Poziom 3 i dalsze: poziom 3 kontynuuje proces podziału, co pozwala w razie potrzeby uzyskać coraz bardziej szczegółowe widoki określonych procesów. Głębokość każdego poziomu zależy od złożoności i wymaganego poziomu analizy poszczególnych części systemu.

Zrozumienie różnych typów i poziomów diagramów przepływu danych pozwala zespołom wybrać widok najbardziej odpowiedni pod kątem konkretnych potrzeb, czy to koncentrujący się na logice biznesowej, czy na wdrożeniu technicznym, by efektywnie zarządzać złożonością.

Skuteczna wizualizacja przepływu danych w systemie wymaga ustrukturyzowanego podejścia. Wykonując szereg kluczowych kroków, możesz utworzyć schemat przepływu danych, który odwzorowuje ruch i transformację informacji.

Wykonaj następujące kroki, aby zbudować własny DFD:

• Zdefiniuj zakres i granice swojego systemu: zidentyfikuj, co jest zawarte w systemie, który modelujesz, a co leży poza jego granicami (jednostki zewnętrzne). Często wiąże się to z początkowymi sesjami burzy mózgów mającymi na celu określenie odpowiedniego kontekstu.
• Zidentyfikuj kluczowe procesy, wejścia i wyjścia: określ główne działania lub funkcje, które przekształcają dane w systemie. Dla każdego procesu określ dane, które do niego wpływają (wejścia), i dane, które z niego wynikają (wyjścia).
• Zidentyfikuj magazyny danych: określ, gdzie system przechowuje i dokąd pobiera dane. Źródła te reprezentują repozytoria informacji wykorzystywane przez procesy.
• Zidentyfikuj przepływy danych: śledź ruch danych między zewnętrznymi podmiotami, procesami i magazynami danych. Użyj strzałek, aby wskazać kierunek każdego przepływu danych i wyraźnie oznaczyć je przesyłanymi danymi.
• Używaj standardowej notacji DFD: użyj spójnego zestawu symboli (na przykład notacji Yourdona-Coada lub Gane'a-Sarson) dla zewnętrznych jednostek, procesów, magazynów danych i przepływów danych. Spójność zapewnia, że diagram jest łatwy do zrozumienia.

Korzystaj z tablic Confluence jako platformy współpracy przy tworzeniu diagramów. Ich intuicyjny interfejs i funkcje mogą usprawnić proces tworzenia diagramów.

Diagramy przepływu danych są wszechstronnymi narzędziami, które okazują się nieocenione w różnych scenariuszach, w których zrozumienie i wizualizacja ruchu danych mają kluczowe znaczenie. Są one szczególnie przydatne podczas początkowych etapów planowania nowego systemu, ponieważ zapewniają jasny przegląd wymagań i przepływu danych. Przynoszą również duże korzyści przy przeprojektowywaniu lub przekonstruowywaniu istniejących systemów, gdyż pomagają zmapować bieżące przepływy danych i zidentyfikować obszary wymagające ulepszeń lub optymalizacji.

Inne praktyczne zastosowania DFD obejmują:

• Tworzenie oprogramowania: wizualizacja przepływu danych w aplikacji pomocna w projektowaniu i rozwoju.
• Modelowanie procesów biznesowych : mapowanie i analiza biznesowych przepływów pracy w celu identyfikacji nieefektywności i obszarów wymagających ulepszeń.
• Przegląd zgodności: dokumentowanie sposobu przetwarzania i przechowywania danych pomocne w spełnianiu wymogów regulacyjnych.
• Analiza systemu: rozbijanie złożonych systemów na zrozumiałe komponenty i analiza interakcji danych.

Diagramy przepływu danych stanowią potężne i skuteczne rozwiązanie, gdy istnieje potrzeba wyjaśnienia ruchu i transformacji danych w systemie lub procesie. Kompleksowy szablon planu projektu Confluence jest szczególnie przydatny podczas planowania któregokolwiek z powyższych projektów.

Tworzenie przejrzystych i wartościowych diagramów przepływu danych wymaga czegoś więcej niż tylko zrozumienia ich komponentów. Oto kilka wskazówek i najlepszych praktyk, dzięki którym Twoje DFD będą skuteczne:

• Utrzymuj przejrzystość i porządek w projekcie: dąż do prostoty i unikaj przeładowywania diagramu zbyt dużą liczbą procesów lub przepływów danych na jednym poziomie. Najskuteczniejszym sposobem na to jest podzielenie złożonych obszarów na DFD niższego poziomu.
• Używaj spójnych i znaczących etykiet: upewnij się, że wszystkie zewnętrzne podmioty, procesy, magazyny i przepływy danych są oznaczone jasno i konsekwentnie przy użyciu nazw, które dokładnie odzwierciedlają ich funkcję lub przenoszone dane.
• Zacznij od diagramu kontekstowego: aby zdefiniować zakres, zacznij od przeglądu wysokiego poziomu (poziom 0), zanim zagłębisz się w bardziej szczegółowe poziomy.
• Skoncentruj się na przepływie danych, a nie na przepływie kontroli: pamiętaj, że DFD ilustrują ruch danych, a nie sekwencję kontroli lub decyzji procesu.
• Zweryfikuj swój DFD z interesariuszami: przejrzyj diagram wspólnie z użytkownikami i innymi zainteresowanymi osobami, aby upewnić się, że dokładnie odzwierciedla ich zrozumienie systemu.

Ważne jest również, aby mieć świadomość typowych błędów, które mogą zmniejszać efektywność DFD, takich jak:

• Nadmierne komplikowanie diagramu: zbyt szybkie dodanie niepotrzebnych szczegółów lub zbyt wielu poziomów może sprawić, że DFD będzie mylący. Zawsze zaczynaj od poziomu 0 i dodawaj kolejne poziomy w miarę wzrostu złożoności przepływu danych.
• Niespójna notacja: korzystanie z wielu różnych notacji DFD lub niewłaściwe używanie symboli utrudnia interpretację diagramu. Pamiętaj, aby uzgodnić zapisy i symbole przed rozpoczęciem i używać ich na wszystkich poziomach.
• Pomijanie przeglądów z interesariuszami: brak walidacji DFD z osobami, które rozumieją system, może prowadzić do nieścisłości, niedostosowanych oczekiwań, a w końcu do powstania systemu, który nie spełnia rzeczywistych potrzeb użytkowników lub firmy.
• Niejasne lub brakujące etykiety: diagramy bez wyraźnych etykiet są trudne do zrozumienia i nie komunikują skutecznie przepływu danych. Ta niejednoznaczność może prowadzić do błędnych interpretacji, błędnych decyzji dotyczących projektowania systemu i zmarnowanych wysiłków rozwojowych, kiedy to różne zespoły będą inaczej rozumiały ruch danych.

Postępując zgodnie z tymi wskazówkami i unikając typowych pułapek, zespoły mogą tworzyć diagramy przepływu danych, które umożliwią płynną analizę, komunikację i zrozumienie systemu. Wykorzystanie szablonu planu usług Confluence do mapowania ścieżki klienta i walidacji systemów związanych z usługami dla interesariuszy przyniesie dodatkowe korzyści.