Czym jest teoria interesariuszy?
Przeglądaj tematy
Teoria interesariuszy wymaga od firm wzięcia pod uwagę każdego interesariusza, od akcjonariuszy i pracowników po członków społeczności. Jej celem jest optymalizacja relacji i komunikacji między interesariuszami a resztą firmy, aby wzmocnić inicjatywy projektowe.
W tym artykule wyjaśniono teorię interesariuszy, zbadano jej związek z nowoczesnym zarządzaniem projektami i przedstawiono narzędzia, które pomogą Ci skutecznie wdrożyć teorię interesariuszy w Twojej firmie.
Definicja teorii interesariuszy
Teoria interesariuszy, przedstawiona przez R. Edwarda Freemana w 1984 r., stanowi ramy koncepcyjne łączące etykę biznesową i operacje. Według niej spółki nie powinny skupiać się wyłącznie na akcjonariuszach, lecz równoważyć potrzeby wszystkich interesariuszy, na których wpływa ich praca.
Do tych interesariuszy zaliczamy akcjonariuszy, pracowników, klientów, dostawców i społeczność. Środowiska skoncentrowane na interesariuszach skupiają się na zrównoważonym rozwoju, satysfakcji pracowników, relacjach z klientami i angażowaniu społeczności.
Natomiast zwolennicy ekonomisty Miltona Friedmana mogliby powiedzieć, że jedynym celem firmy jest zadowolenie swoich akcjonariuszy. Działania, które tworzą wartość dla akcjonariuszy, są dobre, a pozostałe nie mieszczą się w zakresie projektu. Teoria akcjonariuszy Friedmana, znana również jako doktryna Friedmana, była kiedyś popularna, ale w 1984 roku R. Edward Freeman opublikował książkę „Strategic Management: A Stakeholder Approach”, która jej zaprzeczyła.
W książce tej podkreślono ideę ekosystemu interesariuszy oraz znaczenie równoważenia potrzeb i interesów różnych grup, w tym pracowników, klientów i szerszej społeczności, w procesach decyzyjnych. Idea upowszechniła się wśród wpływowych liderów biznesu i nadal jest popularna.
Jak teoria interesariuszy ma się do zarządzania projektami?
Właściciel firmy, który wyznaje teorię interesariuszy, musi podczas planowania projektu wziąć pod uwagę potrzeby interesariuszy.
Na przykładzie sklepu spożywczego przedstawiono, w jaki sposób zainteresowania interesariuszy mogą wpływać na następujące etapy zarządzania projektami:
- Inicjacja projektu: kim są interesariusze? Jakie są ich obawy? Menedżerowie projektu, którzy wierzą w prymat interesariuszy, powinni znać odpowiedzi na te pytania przed nakreśleniem harmonogramu projektu. Przykładowo lokalne obawy dotyczące ruchu ulicznego mogą wpłynąć na projekt parkingu sklepu spożywczego.
- Strategie komunikacyjne: wyjaśnienie teorii interesariuszy wymaga dobrej komunikacji. Przykładowo sklep spożywczy powinien stworzyć strategie komunikacyjne zachęcające wszystkich interesariuszy do przekazywania informacji zwrotnej, niezależnie od tego, czy tym interesariuszom zależy na cenie artykułów spożywczych, czy na najnowszych opcjach na akcje.
- Zarządzanie ryzykiem: gdy liczą się wszyscy interesariusze, pojawiają się nowe rodzaje ryzyka. Przykładowo sklep spożywczy może być zmuszony do wzięcia pod uwagę zagrożeń dla zdrowia okolicznych mieszkańców, takich jak zanieczyszczenie hałasem lub duży ruch pieszy.
Korzyści z wykorzystania teorii interesariuszy
Zmiana orientacji firmy na większą grupę interesariuszy może początkowo wydawać się nieopłacalna. Może Ci się wydawać, że odchodzisz od ideologii nadających priorytet zyskom i stawiasz akcjonariuszy ponad wszystko inne.
Ale kierowanie się w swoich działaniach zasadą stawiania interesariuszy na pierwszym miejscu może zwiększyć produktywność na wiele sposobów, w tym:
- Wyższe wskaźniki sukcesu projektu: skupienie się wyłącznie na akcjonariuszach może uniemożliwić rozpoznanie potencjalnego ryzyka niezwiązanego z zyskiem. Poszerzenie perspektywy pozwala przewidywać problemy i wcześnie podejmować działania naprawcze, co podnosi wskaźniki sukcesu projektu.
- Sprawniejsze podejmowanie decyzji: trzymanie się teorii interesariuszy prowadzi do dokładniejszego procesu weryfikacji, oferując różnorodne perspektywy. Może to niekorzystnie wpłynąć na oś czasu projektu, ale firma prawdopodobnie będzie podejmować ogólnie lepsze decyzje.
- Większe zaufanie i więcej trwałych relacji: relacje biznesowe rozkwitają lub zamierają zależnie od poziomu zaufania. Czy interesariusze uważają, że bierzesz pod uwagę ich interes? Jeśli tak, masz podstawy dla trwałych relacji. Uwzględnianie wszystkich interesariuszy w sposób naturalny prowadzi do powstania środowiska, w którym łatwiej o zaufanie.
Jak wdrożyć teorię interesariuszy
Oto kilka sposobów podejścia do zarządzania projektami z uwzględnieniem interesariuszy:
Identyfikacja interesariuszy
Nie ma standardowego zestawu interesariuszy. Pierwszym krokiem wdrożenia jest identyfikacja każdej grupy mającej udziały w Twojej firmie. W oparciu o wcześniejszy przykład sklepu spożywczego interesariuszami mogą być:
- akcjonariusze
- pracownicy otrzymujący wynagrodzenie godzinowe i pracownicy otrzymujący stałą pensję
- dostawcy żywności
- mieszkańcy i społeczności
- agencje rządowe
Sklasyfikuj interesariuszy według wpływu. Przykładowo akcjonariusze i pracownicy mogą być najbardziej wpływowymi głosami w spółce notowanej na giełdzie.
Analiza interesariuszy
Przeanalizuj główne zainteresowania i obawy swoich interesariuszy. Co motywuje ich działania? Czy potrafisz sprostać ich oczekiwaniom?
Odpowiedzi będą się różnić w zależności od grupy interesariuszy. Klienci sklepów spożywczych dbają o jakość i ceny żywności, podczas gdy agencje rządowe chcą utrzymywać porządek i stać na straży przepisów.
Opracowanie strategii zaangażowania
Stale współpracuj ze swoimi interesariuszami. Nawiąż jasną i stałą komunikację oraz korzystaj z różnych kanałów, aby byli informowani na bieżąco. Poprawi to również reputację Twojej marki w kwestii przejrzystości.
Opracuj dostosowane plany zaangażowania dla każdej kategorii interesariuszy. Korzystaj z wiadomości e-mail, powiadomień w sklepach i spotkań społeczności.
Tworzenie pętli informacji zwrotnej
Zainteresowania interesariuszy mogą się szybko zmieniać. Klienci narzekający na wysokie ceny w jednym tygodniu mogą mieć wątpliwości co do czystości sklepu w kolejnym. Bądź na bieżąco dzięki pętlom regularnej informacji zwrotnej.
Upewnij się, że interesariusze znają prosty sposób na kontaktowanie się z Tobą i dzielenie swoimi przemyśleniami. Możesz korzystać z ankiet, spotkań i forów. Nawet wykres Gantta może pomóc w umieszczaniu wniosków interesariuszy na osi czasu projektu.
Ciągłe monitorowanie relacji z interesariuszami
Zarządzanie interesariuszami nie kończy się na informacji zwrotnej. Twoja firma musi również monitorować relacje z interesariuszami.
Zwróć uwagę na to, co mówią Twoi interesariusze, i działaj natychmiast, jeśli wyczujesz niezadowolenie. Czy akcjonariusze narzekają na spadek zysków? Jeśli tak, Twój zespół księgowy może być zmuszony do przygotowania nowej prognozy. Czy kupujący martwią się o bezpieczeństwo w nocy? Zatrudnij strażnika i poinformuj ludzi o zmianie.
Oceń również swoje strategie zaangażowania. Być może konieczne będzie wprowadzanie ciągłych ulepszeń.
Narzędzia do analizy interesariuszy
Niektórych interesariuszy, np. pracowników, łatwo zauważyć. Inni mogą być trudniejsi do zidentyfikowania. Dowiedz się, jak odpowiednio analizować i porównywać życzenia interesariuszy za pomocą tych narzędzi:
Tabela wpływów i zainteresowania
Tabela wpływów i zainteresowania organizuje interesariuszy według poziomu ich wpływów i zainteresowania Twoją firmą. Większość uwagi należy skierować na tych znajdujących się na górze tabeli. To interesariusze, którzy mogą poważnie zakłócić codzienną działalność.
Najmniejsze wpływy mają interesariusze znajdujący się na dole tabeli. Ich możesz monitorować w sposób bardziej pasywny.
Tworzenie mapy interesariuszy
Tworzenie mapy interesariuszy prowadzi do przedstawienia każdego z nich na wizualnej mapie w oparciu o ich wsparcie i wpływ. To jak schemat blokowy interesariuszy. Skorzystaj z tego dokumentu, aby dowiedzieć się, jak interesariusze reagują na Twój projekt.
Analiza SWOT
Przeprowadzenie analizy SWOT pozwala ocenić mocne i słabe strony oraz szanse i zagrożenia w planie interesariuszy. Analiza ta pokazuje, czy są oni w tej chwili zadowoleni, a także modeluje przyszłe wyniki. Możesz odkryć obawy interesariuszy, którymi się nie zajęto, lub sposoby usprawnienia komunikacji.
Macierz RACI
RACI to skrót od angielskich słów oznaczających osobę odpowiedzialną, nadzorującą, pełniąca rolę konsultanta i informowaną. Ta tabela przypisuje rolę każdej osobie zaangażowanej w projekt, zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie. Gotowa macierz RACI pozwala ustalić, kto podejmuje decyzje oraz kto potrzebuje regularnych aktualizacji.
Interesariusze mogą pasować do jednej lub kilku ról w macierzy.
Poprawa komunikacji z interesariuszami dzięki Confluence
Identyfikacja i zrozumienie interesariuszy zwiększa możliwości firmy. Kluczowe dla sukcesu jest organizowanie grup interesariuszy, reagowanie i ciągłe monitorowanie relacji.
Confluence to scentralizowana platforma, która koordynuje prace interesariuszy w ramach każdego zadania.
Dzięki Confluence można tworzyć prywatne przestrzenie i strony dla każdej grupy interesariuszy, dostosowując informacje do ich zainteresowań. Współpraca nad projektami staje się prostsza dzięki funkcjom, które można łatwo udostępniać firmie, takim jak edycja w czasie rzeczywistym i komentarze w tekście.
Bez względu na wielkość zespołu, wiedza firmy i strony projektu są dostępne i aktualne, wyposażone w funkcję wyszukiwania opartą na SI. Rób notatki, przeprowadzaj burze mózgów na tablicy lub nagrywaj filmy za pomocą Confluence.
Darmowy szablon Confluence do komunikacji z interesariuszami umożliwia śledzenie działań związanych z ich zaangażowaniem i zarządzanie nimi w jednym miejscu. Szablon zawiera sekcje umożliwiające identyfikację interesariuszy i wybór częstotliwości komunikacji.
Zacznij korzystać z darmowego szablonu Confluence do komunikacji z interesariuszami.