Uproszczenie tworzenia harmonogramu zasobów obejmującego wiele projektów

Czym jest tworzenie harmonogramu zasobów?

Tworzenie harmonogramu zasobów polega na przydzielaniu zasobów do określonych zadań i projektów w wyznaczonych ramach czasowych. W zależności od branży zasobami mogą być członkowie zespołu, sprzęt lub obiekty.

Każdy ma dostęp do harmonogramu zasobów, który określa zobowiązania czasowe i obowiązki w całym cyklu życia projektu, pomagając ustrzec się nieporozumień.

W przypadku większości zespołów tworzenie harmonogramu zasobów polega na udzieleniu odpowiedzi na trzy pytania:

• Jakich zasobów potrzebuje ten projekt?
• Kiedy będą potrzebne te zasoby?
• Czy te zasoby są dostępne?

Udzielenie odpowiedzi na te pytania pozwala wszystkim działać zgodnie z planem i zapobiega opóźnieniom.

Zwiększona wydajność realizacji projektów

Istnieje kilka sposobów na zrujnowanie wydajności projektu, od przypisywania niewłaściwych zasobów po zbyt późne delegowanie zadań. Utworzenie harmonogramu zasobów pozwala menedżerom zobaczyć cały zakres projektu i potrzeby każdego projektu.

Załóżmy, że potrzebujesz starszego programisty do pracy nad firmową aplikacją, ale nie utworzysz harmonogramu zasobów. Może się zdarzyć, że zbyt późno zorientujesz się, iż programista musi współpracować z zespołem finansowym, co zmusi Cię do zmiany harmonogramu projektu.

Tworzenie harmonogramu zasobów pozwala przypisać wszystkie zasoby i zadania podczas fazy planowania projektu. Wówczas nie musisz się martwić o rozwiązywanie konfliktów związanych z zasobami.

Zapobieganie nadmiernej alokacji zasobów

Załóżmy, że masz w zespole starszego programistę pracującego nad nową aplikacją. Czy zajmuje się on także nową witryną internetową? A co z zarządzaniem czatbotami, które chcesz uruchomić w tym samym czasie? Jeśli proces decyzyjny uwzględnia tylko to, kiedy programista jest dostępny, łatwo go przeciążyć pracą.

Zarządzanie zasobami pozwala równomiernie rozłożyć prace, aby uniknąć wypalenia. Dzięki niemu wiesz, czy ktoś wziął na siebie za dużo obowiązków albo nie jest zbytnio obciążony pracą.

Zapobieganie nadmiernej alokacji ma sens finansowy. Jeśli Twój harmonogram zasobów nie istnieje lub jest błędny, można się spodziewać przypisania zbyt wielu zasobów do projektu. Dodatkowe zasoby zwiększają ostateczny koszt i ograniczają zdolność zespołu do wykonywania innych zadań.

Oprogramowanie do planowania zasobów powstrzymuje nadmierną alokację. Opanowanie jego obsługi może jednak zająć trochę czasu. Oceń średnią produktywność swojego zespołu, aby zapewnić sprawiedliwą alokację zadań.

Poprawia harmonogram i realizację projektu

Zapewnia optymalne wykorzystanie zasobów

Planowanie zasobów pokazuje, w jaki sposób zespół wykorzystuje swoje zasoby. Czy członkowie zespołu siedzą bezczynnie, ponieważ ich projekty nie wypełniają całego dnia pracy? Czy członkowie zespołu pracują ponad swoje siły?

Optymalne wykorzystanie zasobów osiągasz, gdy uzyskujesz najwyższą produktywność swoich zasobów przy minimalnym marnotrawstwie. Ręczne znalezienie tej równowagi jest prawie niemożliwe.

Bez planowania zasobów tracisz ogólny obraz zasobów i ich dostępności. Rozpoznanie niedostatecznie lub nadmiernie wykorzystywanych zasobów staje się trudne i możesz mieć problemy z efektywnym przypisywaniem ról.

Planowanie zasobów prezentuje zadania każdego członka zespołu w czasie rzeczywistym, dzięki czemu można się szybko dostosować, gdy pojawią się problemy. Możesz na przykład zmienić przypisanie zadania na osobę, która ma więcej czasu i umiejętności, lub zrównoważyć możliwości zespołu.

Typowe wyzwania związane z planowaniem zasobów

W idealnym świecie planowanie zasobów byłoby wolne od drobnych problemów. Harmonogramy byłyby dotrzymywane bez większych tarć, a zasoby zawsze dostępne.

Zespoły często borykają się z ograniczeniami projektu, różnymi zakresami i rozbieżnymi interesami. Przykładowo zespół ds. treści chce wykorzystać nowego freelancera do tworzenia blogów internetowych, podczas gdy zespół ds. reklamy uważa, że treść nowej reklamy powinna być na pierwszym miejscu.

Ustalanie priorytetów jest istotną częścią planowania zasobów. Oto cztery typowe wyzwania, które możesz napotkać:

Nadanie priorytetu planowaniu zasobów w zarządzaniu projektami za pomocą Jiry

Creating a resource schedule that truly works involves more than just listing tasks. It requires a strategic approach to availability, skills, and project goals.

Here's how you can leverage Jira to tackle this challenge:

Step 1: Create a project

Wiele zmiennych łączy się ze sobą, aby zarządzanie projektem działało. Jedną z nich jest doskonały plan zasobów. Tablica Kanban w Jirze pomaga równoważyć obowiązki zespołu i realizować projekty na czas. Dzięki Jirze możesz łatwo przypisać zadania właściwej osobie. Tablice Jiry zapewniają wgląd w czasie rzeczywistym w możliwości zespołu i śledzenie każdego zgłoszenia.

Dzięki funkcjom, takim jak tablice wieloprojektowe i analizy, Jira może Cię odciążyć. Pozwól Jirze analizować szczegóły projektu i przedstawiać pomysły w oparciu o typ zgłoszeń i wydajność sprintów w przeszłości. Jeśli coś jest nie tak, Jira pozwala szybko przenosić zadania i przywracać równowagę w zespole.

Planowanie zasobów jest procesem ciągłym. Nie przestawaj oceniać i korygować, aby jak najlepiej wykorzystać każdy projekt i zespół. Jira oferuje Ci narzędzia i analizy służące temu celowi.

Step 2: Create Tasks for Your Project

Properly creating issues in Jira sets you up for accurate resource allocation. Use different issue types for various work: tasks for specific actions, epics for larger projects, stories for requirements, and bugs for problems needing fixes. Align task requirements with team members’ skills and experience. A senior developer might finish a complex integration in two days, while a junior developer needs a week. Your resource schedule should reflect these skill differences.

Step 3: Assess Resource Availability and Scheduling

Review calendars, current workloads, and planned time off to identify constraints affecting resource access. Visualizing work in Jira provides different perspectives on resource allocation. Jira’s board view displays issues in workflow steps, while the timeline view helps plan work, track progress, and map dependencies. These visual tools help identify problems before they derail your schedule.

Step 4: Monitor and Adjust Regularly

Track progress and reassign resources as needed when delays or changes occur. Jira offers data-driven reports and insights to help you see how projects evolve and priorities shift. Maintain open communication with the team through regular check-ins to identify problems early and make adjustments before they escalate. Jira's reports, combined with the timeline view, enable teams to effectively monitor how well their resource schedule aligns with actual project progress.

By following these steps and utilizing Jira's robust features, you can create an effective resource schedule that enhances project efficiency and ensures optimal resource utilization.

Common challenges in resource scheduling

In a perfect world, resource scheduling would be hiccup-free. Schedules would fall into place with little friction, and resources would always be available. 

Teams frequently struggle with project constraints, varying scopes, and competing interests. For example, the content team wants to use your new freelancer to create website blogs, while the advertising crew believes new ad copy should come first. However, prioritization is a vital part of resource scheduling

Here are four common challenges teams encounter with resource scheduling:

Resource conflicts and overallocation

Overallocation is often a team’s biggest problem. Simple resource scheduling usually prevents extreme cases of overallocation. However, this problem is more persistent than it seems.

Say you assign someone three concurrent tasks, each taking one-third of their workday. That doesn’t leave much wiggle room. If one project falls behind, the others will likely follow, leaving the worker stressed and scrambling to meet deadlines. Now, the team has a resource conflict.

You may not be able to eradicate overallocation problems with resource scheduling, but you can limit their occurrence by ensuring you have a resource management plan in place and watching for updates.

Handling resource availability and skills

Resource scheduling makes it easy to assign tasks, but what if someone isn’t available? 

Resource leveling refers to shifting task due dates to accommodate limited resources. For example, if one designer needs to work on two ad campaigns, you can lengthen the project timeline instead of hiring another designer.

If you rely on spreadsheets and whiteboards, you may struggle to find the necessary information. An overview of who’s working on a particular project also won’t help when looking for specific skills or availability.

With an effective resource management software such as Jira, you can track each team member's schedule and abilities. This software allows you to spot potential bottlenecks before they grow and employ tactics such as resource leveling.

Managing changes and uncertainties

Resource scheduling helps your project management team respond to changes, but it may not be enough if the schedule has limited space.

You may acquire a new client or see a team member exit for maternity leave. How do you fit this in if the schedule is full and you don’t have extra resources available? When things like this happen, you typically have three choices: pause a project, delay deadlines, or hire more help.

Using software makes changes more manageable. With Jira, you receive automatic change notifications, allowing you more time to determine the next steps.

Balancing multiple projects and priorities

Everyone on your team has projects and priorities. Even if team member goals align, you still have to balance multiple projects, and resource scheduling doesn’t give you a key to determining priority.

While properly scheduling resources helps smooth out difficulties, it’s not the only solution. You may overlook individual motivations, making regular communication with your team critical. Asking for project updates and keeping your door open to feedback is critical.

This challenge becomes more complex when you're juggling different types of work. Your Gantt chart might show everything fits perfectly on paper, but the reality of context switching between projects can slow everyone down. Some team members thrive on variety, while others perform better with focused, single-project work.

Best practices for resource scheduling

Effective resource scheduling is about more than just matching people to tasks. You need strategies that prevent the common pitfalls that derail projects and burn out teams.

Follow these best practices for resource scheduling:

• Include buffer time in your schedules: Don't pack every minute of every day. Tasks often take longer than expected, emergencies pop up, and people need breathing room. Build in extra time for most tasks. This buffer prevents one delayed task from derailing your entire project timeline. 
• Schedule regular check-ins with your team: Weekly or bi-weekly meetings help you find problems early. These don't need to be long meetings — just long enough to surface any roadblocks or changes in availability. Team members often hesitate to speak up about problems until they become crises, so create safe spaces for these conversations.
• Use historical data to improve your planning: Track tasks to know how long tasks and larger projects actually take, compared to your estimates. After completing a few projects, you'll start to see patterns. Maybe your design reviews always take twice as long as planned, or your developers consistently finish coding tasks early but need extra time for testing. Use this data to make better estimates next time.

Jira centralizes all your project information in one place, giving you unified visibility into resource allocation through features like timeline views, capacity planning, and custom fields. At the same time, you can use Jira Product Discovery to prioritize which projects deserve resources before they become commitments, ensuring you schedule resources for high-impact work rather than just urgent tasks.

Optimize Your Resource Scheduling with Jira