Znaczenie koordynacji celów i śledzenia w zarządzaniu projektami

Bez odpowiedniego dostosowania nawet najbardziej utalentowane zespoły mogą pracować wbrew sobie. Jeden dział może optymalizować prędkość, podczas gdy inny nadaje priorytet dokładności, doprowadzając do tarć, które wszystko spowalniają.

Projekty są rozpoczynane, wstrzymywane i ponownie uruchamiane, ponieważ priorytety się zmieniają i nie jest to jasno komunikowane. Jednak firmy, których zespoły są dostosowane mają większe szanse na osiągnięcie swoich celów strategicznych, gdyż wszyscy zmierzają w tym samym kierunku.

Gdy zespoły rozumieją, czemu służy ich praca, podejmują lepsze decyzje, rozwiązują problemy bardziej kreatywnie i biorą odpowiedzialność za wyniki.

Ryzyko niedostosowania jest realne i kosztowne. Zespoły powielają pracę i nie dotrzymują terminów, ponieważ pracują nad niewłaściwymi priorytetami i wykańcza je ciągła zmiana kierunku.

Co gorsza, niedostosowane zespoły często dostarczają doskonałe technicznie rozwiązania, których nikt tak naprawdę nie potrzebuje.

Pomyśl, co się dzieje, gdy dział sprzedaży obiecuje funkcje, którym zespół produktowy nie nadał priorytetu, lub gdy marketing uruchamia kampanie dotyczące funkcji, których zespół techniczny jeszcze nie opracował. Te rozbieżności powodują stratę czasu oraz niszczą relacje z klientami i morale zespołu.

Korzyści płynące z właściwego dostosowania celów wykraczają poza zwykłą realizację projektów na czas. Po prawidłowym wdrożeniu dostosowanie celów poprawia pracę zespołu na każdym poziomie.

Dostosowanie celów biznesowych w całej organizacji nie odbywa się z dnia na dzień, ale zastosowanie uporządkowanego podejścia sprawia, że proces jest łatwy w obsłudze. Oto jak firmy odnoszące sukcesy odgórnie tworzą dostosowanie:

Udane dostosowanie celów sprowadza się do jakości wdrożenia i późniejszego utrzymania systemu. To praktyki odróżniające firmy, które utrzymują dostosowanie, od tych, które mają trudności ze skupieniem się na zaangażowaniu, widoczności i realistycznych oczekiwaniach.

• Zaangażuj zespoły w wyznaczanie celów: włącz swoje zespoły do procesu wyznaczania celów, zamiast przekazywać je odgórnie. Kiedy pracownicy wnoszą wkład do swoich celów, są bardziej zaangażowani w ich osiągnięcie i mogą dostarczać cenną informację zwrotną na temat wykonalności.
• Zachowuj widoczność celów: ułatw znajdowanie celów i regularnie wspominaj o nich podczas spotkań, sesji planowania i przeglądów wyników. Korzystaj z pulpitów, przestrzeni dla zespołów i regularnej komunikacji, aby utrzymać priorytety na pierwszym planie, dzięki czemu wszyscy będą rozumieć, jak ich praca odpowiada szerszym celom.
• Dostosowuj do wartości, a nie tylko wskaźników: połącz cele z wartościami i kulturą firmy, a nie tylko z celami finansowymi. Stwarza to bardziej konkretną motywację i pomaga zespołom zawierać lepsze kompromisy, gdy o uwagę walczy wiele priorytetów.
• Wyznacz realistyczne oczekiwania: unikaj zbyt ambitnych celów, których zespoły nie mogą osiągnąć, ponieważ rodzą one cyniczne uwagi i zmniejszają motywację. Skup się na trudnych, ale osiągalnych celach, które zespoły mogą osiągnąć przy odpowiednio ukierunkowanych wysiłkach.

Odpowiednie narzędzia i szablony mogą znacznie ułatwić wdrożenie i późniejsze utrzymanie dostosowania celów biznesowych. Zamiast zaczynać od zera, wykorzystaj sprawdzone ramy, które inne skuteczne zespoły już przetestowały i udoskonaliły.

Jira i Confluence oferują kilka szablonów przeznaczonych do sprawniejszego dopasowywania celów i poprawy przejrzystości w zespołach. Szablony te oferują strukturę i elastyczność, umożliwiając dostosowanie do potrzeb Twojej organizacji, jednocześnie poprawiając przejrzystość i współpracę dzięki wspólnym ramom wyznaczania celów.

Przyjrzyjmy się przykładowi, który pomoże zrozumieć, na czym polega koordynacja działań z celami:

Firma programistyczna chce w ciągu sześciu miesięcy zwiększyć utrzymanie klientów o 25%. Zamiast mówić zespołowi produktowemu, aby „uszczęśliwił klientów”, skupia się na odpowiednim skoordynowaniu działań z celami w obrębie różnych działów.

• Kierownictwo ustali ogólny cel dotyczący utrzymania klientów i połączy go z określonymi celami w zakresie przychodów i rozwoju.
• Specjaliści od zarządzania produktem przełożą to na priorytety funkcji ukierunkowane na onboarding i zaangażowanie użytkowników.
• Inżynierowie zobowiążą się do dostarczenia tych funkcji w określonych terminach.
• Osoby odpowiedzialne za sukces klienta opracują programy proaktywnego docierania do klientów, których konta są zagrożone.
• Zespół marketingowy przygotuje treści, które pomogą klientom uzyskać większą wartość z dotychczasowych funkcji.

Przedstawiciele każdego działu mogą się spotykać co dwa tygodnie, aby wymieniać informacje o postępach, wskazywać przeszkody i koordynować pracę. Ten proces może sprzyjać wypracowaniu trwałych nawyków współpracy i poczucia współodpowiedzialności, ostatecznie sprzyjając sprawnej realizacji kolejnych projektów.

Kluczowe wnioski obejmują ustalenie jasnych, mierzalnych celów, podzielenie celów firmy na praktyczne cele zespołowe, utrzymywanie regularnej komunikacji sprzyjającej koordynacji działań i umożliwienie zespołom podejmowania decyzji w ramach wspólnych celów.

Jira zapewnia strukturę i widoczność, której zespoły potrzebują do utrzymania koordynacji działań z celami w całym cyklu zarządzania projektem. Zamiast polegać na arkuszach kalkulacyjnych lub niepołączonych narzędziach, Jira tworzy pojedyncze źródło rzetelnych informacji, w którym zespoły mogą zobaczyć, jak ich praca łączy się z szerszymi celami.

Funkcja Cele w Jirze pozwala zespołom powiązać poszczególne zadania i projekty bezpośrednio z celami firmy, ułatwiając śledzenie postępów i zapobieganie poważnym problemom przed ich wystąpieniem. Zespoły mogą szybko zorientować się, które zadania są najważniejsze, co grozi opóźnieniem i gdzie powinny skoncentrować swoje wysiłki.

Niestandardowe pulpity nawigacyjne zapewniają widoczność w czasie rzeczywistym postępów w osiąganiu skoordynowanych celów, podczas gdy automatyczne raportowanie zapewnia interesariuszom dostęp do bieżących informacji bez konieczności ręcznej aktualizacji. Ta przejrzystość buduje zaufanie i umożliwia szybsze podejmowanie decyzji, gdy priorytety muszą ulec zmianie.

Korzystaj z Jiry za darmo