Teoria motywacji oparta na wyznaczaniu celów: omówienie

Większość zespołów nie ponosi porażki z powodu braku ambicji. Nie osiągają sukcesu, ponieważ ich cele są zbyt niejasne, aby można było podjąć konkretne działania.

„Zbuduj lepszą reputację zespołu” — brzmi to obiecująco, ale nikt nie wie, co zrobić w poniedziałek rano, żeby to osiągnąć. Właśnie ten problem miała rozwiązać teoria motywacji oparta na wyznaczaniu celów.

Teoria, opracowana przez psychologa dr. Edwina Locke'a w 1968 roku i rozbudowana później we współpracy z dr. Garym Lathamem, stawia prostą tezę: jasno określone, konkretne i ambitne cele prowadzą do znacznie lepszych wyników niż cele nieprecyzyjne.

Nie tylko trochę lepszych. Znacznie lepszych.

W tym artykule opisano tę teorię, wyjaśniono, dlaczego się sprawdza, oraz przedstawiono, jak zastosować jej pięć zasad do wyznaczania celów, dając zespołowi możliwość realizacji konkretnych zadań.

Czym jest teoria wyznaczania celów?

Zgodnie z teorią motywacji opartą na wyznaczaniu celów jakość celu ma bezpośredni wpływ na jakość wysiłku wkładanego w jego osiągnięcie. W swoich pierwotnych badaniach opublikowanych w 1968 roku Locke wykazał, że ludzie osiągają lepsze wyniki, gdy dążą do konkretnych, trudnych celów, a nie do łatwych lub niejasnych.

Gdy już to dostrzeżesz, uzasadnienie staje się oczywiste: niejasne cele nie wskazują, na co należy skierować swoją energię. „Zwiększenie zadowolenia klientów” może oznaczać wszystko.

„Skrócenie średniego czasu reakcji do poniżej 24 godzin do końca kwartału” jasno określa, jak wygląda sukces, jak go zmierzyć i do kiedy należy go osiągnąć.

W 1990 roku Locke i Latham sformalizowali te założenia, tworząc pięć zasad skutecznego wyznaczania celów, które opublikowali w swojej książce A Theory of Goal Setting and Task Performance. Te pięć zasad wciąż stanowi najbardziej praktyczne ramy, które pozwalają przekształcić zamierzenia w konkretne wyniki.

Dlaczego wyznaczanie celów poprawia wydajność

Poświęcenie czasu na dokładne określenie celu przed rozpoczęciem pracy nie jest tylko formalnością. Wpływa na przebieg pracy. Oto kilka głównych powodów, dla których warto odpowiednio wyznaczać cele:

Zapewnienie zespołom spójnego kierunku działania

Dobrze zdefiniowany cel pełni funkcję filtra decyzyjnego. Gdy zespół dokładnie wie, co chce osiągnąć i w jakim terminie, znacznie łatwiej jest ustalać priorytety zadań, rozdzielać zadania oraz odmawiać wykonywania prac, których wykonanie nie prowadzi do osiągnięcia zamierzonego celu.

Bez tego zespoły często pracują ciężko, ale niekoniecznie zmierzają w tym samym kierunku.

Uwidocznienie postępów

Mierzalne cele pozwalają zespołom śledzić, jak daleko są od osiągnięcia zamierzonego celu. Minęła połowa miesiąca, a zrealizowano tylko 25% celu?

To wyraźny sygnał, że należy coś zmienić. Bez konkretnego celu nie ma możliwości sprawdzenia, czy działasz zgodnie z planem, dopóki nie będzie już za późno na zmianę kursu.

Kształtowanie prawdziwej motywacji

Osiągnięcie celu wywołuje w mózgu wydzielanie dopaminy. Badania nad tzw. zasadą postępu pokazują, że nawet drobne sukcesy osiągnięte po drodze działają motywująco.

Podzielenie dużego celu na kamienie milowe sprawia, że zespoły częściej odczuwają, że osiągają postępy, co pozwala utrzymać zaangażowanie w dłuższej perspektywie.

5 zasad wyznaczania celów według Locke'a i Lathama

To właśnie te pięć zasad odróżnia cele, które się realizuje, od tych, które pozostają tylko w sferze planów:

1. Przejrzystość

Cel musi być na tyle konkretny, aby dwie osoby mogły zgodzić się co do tego, czy został osiągnięty. Niejasne cele pozostawiają pole do interpretacji, a różne interpretacje prowadzą do rozbieżności w działaniach.

Model SMART stanowi przydatny test pozwalający sprawdzić, czy cel jest konkretny, mierzalny, osiągalny, istotny i ograniczony czasowo. „Skrócenie czasu reakcji działu obsługi klienta do 24 godzin lub mniej do końca drugiego kwartału” spełnia te kryteria. „Poprawa obsługi klienta” już nie.

2. Wyzwanie

Osiągnięcie celów powinno wymagać rzeczywistego wysiłku. Trudne cele przynoszą lepsze wyniki niż łatwe, o ile tylko są osiągalne. Zbyt łatwy cel nie motywuje. Cel, który jest niemożliwy do osiągnięcia, działa demotywująco.

Jeśli średni czas reakcji Twojego zespołu wsparcia wynosi już 25 godzin, cel 24 godzin nie jest dużym wyzwaniem. Zwiększ go do 20. A w miarę osiągania kolejnych kamieni milowych, warto doceniać wysiłki — nie tylko w momencie dotarcia do mety, ale także po poszczególnych etapach.

Docenianie pomaga utrzymać dynamikę, gdy cel wydaje się odległy.

3. Zaangażowanie

Cel, w który zespół nie wierzy, nie sprawi, że da z siebie wszystko. Zaangażowanie zależy od dwóch aspektów: udziału w wyznaczaniu celu oraz przekonania, że warto go osiągnąć.

Włączenie członków zespołu w proces ustalania celów pozwala uzyskać lepsze wyniki i zwiększyć zaangażowanie. Ludzie chętniej angażują się w realizację celów, w których kształtowaniu brali udział.

Zapytaj, co według nich jest realistyczne, jakie przeszkody przewidują oraz co sprawiłoby, że cel będzie dla nich znaczący. Odpowiedzi często przyczyniają się do udoskonalenia samego celu.

4. Informacje zwrotne

Cele bez pętli informacji zwrotnych to tylko życzenia z terminem realizacji. Regularne spotkania kontrolne, zarówno indywidualne, jak i zespołowe retrospektywy, dostarczają pracownikom informacji niezbędnych do modyfikowania ich podejścia.

Pozwalają one również docenić postępy, co wzmacnia pozytywne zachowania. W przypadku celów indywidualnych tę samą funkcję pełnią zaplanowane samooceny przeprowadzane po osiągnięciu kluczowych kamieni milowych.

Pytanie nie brzmi tylko: „Czy osiągnięto założony wynik?”. Chodzi również o to: „Czy robię postępy w sposób, który jest trwały, i czy istnieje lepsza droga do osiągnięcia celu?”.

5. Złożoność zadań

Im bardziej złożony cel, tym ważniejsze jest, aby pozostał konkretny. Prośba do zespołu o jednoczesne skrócenie czasu reakcji, podniesienie poziomu zadowolenia klientów oraz poprawę ocen w recenzjach online oznacza oczekiwanie optymalizacji trzech różnych aspektów naraz. To rozprasza uwagę.

Wybierz cel, który jest w tym okresie najważniejszy. Następnie sprawdź, czy harmonogram jest realistyczny oraz czy zespół dysponuje umiejętnościami i zasobami niezbędnymi do jego realizacji.

Jeśli nie, należy wyeliminować te braki przed podjęciem się realizacji celu, a nie w trakcie prób jego osiągnięcia.

Przełożenie teorii na praktykę

Te pięć zasad działa w połączeniu, a nie osobno. Jasno określony cel bez zaangażowania nie gwarantuje pełnego poświęcenia. Wymagający cel bez pętli informacji zwrotnych nie będzie realizowany zgodnie z planem.

Problemy związane ze złożonością zadań mogą zniweczyć nawet najlepiej sformułowany cel. Przed podjęciem decyzji przeanalizuj każdy cel pod kątem wszystkich pięciu kryteriów:

• Przejrzystość: czy jest na tyle konkretny i mierzalny, że wszyscy zgadzają się co do tego, jak wygląda sukces?

• Wyzwanie: czy wymaga rzeczywistego wysiłku, ale nie jest niemożliwy do osiągnięcia?

• Zaangażowanie: czy zespół rozumie, dlaczego jest ważny, i ma wpływ na określenie jego kształtu?

• Informacje zwrotne: czy są organizowane regularne spotkania w celu oceny postępów i wprowadzania zmian?

• Złożoność zadań: Czy jest na tyle konkretny, aby zespół mógł się na nim w pełni skupić?

Jeśli na którekolwiek z tych pytań odpowiedź brzmi „nie”, należy to skorygować przed rozpoczęciem. Cele, które nie spełniają wymagań pięciu zasad, zazwyczaj nie zostaną osiągnięte.

Jak aplikacje Confluence i Jira pomagają zespołom wyznaczać oraz monitorować cele?

Teoria wyznaczania celów sprawdza się w praktyce, gdy cele są widoczne i powiązane z wykonywaną pracą. Gdy pozostają one w dokumencie, którego nikt nie otwiera, pięć zasad staje się pięcioma zamierzeniami, które nigdy nie zostaną zrealizowane.

Confluence zapewnia zespołom wspólną przestrzeń do dokumentowania celów, śledzenia postępów oraz przeprowadzania spotkań kontrolnych, od których zależy skuteczność zasady informacji zwrotnych. Szablony OKR-ów oraz celów SMART pozwalają szybciej określać cele w formacie spełniającym standardy przejrzystości.

Strony celów pozostają aktywne, można je przeszukiwać i edytować w miarę wprowadzania zmian, dzięki czemu zespół zawsze ma dokładny obraz aktualnej sytuacji. Ponadto Jira pozwala powiązać cele z codziennymi zadaniami.

Zespoły mogą powiązać zgłoszenia i epiki bezpośrednio ze strategicznymi celami, dzięki czemu zawsze wiadomo, w jaki sposób poszczególne zadania przyczyniają się do realizacji szerszych celów. Postępy w realizacji celów stają się czymś, co widać na bieżąco w trakcie pracy, a nie czymś, co trzeba ręcznie obliczać pod koniec kwartału.

Wypróbuj aplikację Confluence lub Jira bezpłatnie i zapewnij swojemu zespołowi jedno miejsce, w którym będzie mógł wyznaczać cele, śledzić ich realizację i odpowiadać za ich osiągnięcie.

Często zadawane pytania

Dlaczego wyznaczanie celów ma wpływ na motywację?

Wyznaczanie celów zwiększa motywację, ponieważ zapewnia jasny punkt odniesienia i pozwala dostrzec postępy, dzięki czemu zespoły mogą ocenić, czy zmierzają we właściwym kierunku. Osiąganie celów wywołuje w mózgu wydzielanie dopaminy, a nawet drobne sukcesy po drodze pomagają utrzymać motywację podczas realizacji dłuższych projektów.

Jaka jest różnica między teorią wyznaczania celów a celami SMART?

Teoria wyznaczania celów stanowi podstawę naukową: wyjaśnia, dlaczego konkretne, ambitne cele poprawiają wyniki. Cele SMART stanowią praktyczne ramy służące do formułowania celów zgodnych z zasadą przejrzystości tej teorii.

Model SMART to narzędzie, natomiast teoria wyznaczania celów stanowi podstawę naukową wyjaśniającą, dlaczego korzystanie z tego narzędzia przynosi efekty.

Jak stosować teorię wyznaczania celów w pracy?

Przed podjęciem się realizacji celu sprawdź, czy jest on zgodny z pięcioma zasadami. Zadbaj, aby był konkretny i mierzalny.

Niech stanowi prawdziwe wyzwanie dla zespołu. Zaangażuj członków zespołu w jego kształtowanie. Zaplanuj regularne spotkania kontrolne, podczas których będziesz zbierać informacje zwrotne.

Skup się na jednym celu, aby zespół nie rozpraszał się zbyt wieloma priorytetami. Cele, które spełniają wszystkie pięć kryteriów, konsekwentnie przynoszą lepsze wyniki niż te, które ich nie spełniają.

Jaki jest związek między poziomem trudności celu a wynikami?

Badania Locke'a wykazały bezpośredni związek: trudniejsze cele prowadzą do lepszych wyników niż te łatwe, aż do momentu, w którym cel staje się naprawdę nieosiągalny.

Cel, który jest zbyt łatwy, nie wymaga wysiłku. Cel, którego nie da się osiągnąć, sprawia, że traci się motywację. Optymalny cel to taki, który wymaga znacznego wysiłku, ale przy konsekwentnej pracy pozostaje osiągalny.