Korzyści płynące z automatyzacji procesów w zarządzaniu projektami — przewodnik

Kluczowe wnioski:

• Automatyzacja procesów w zarządzaniu projektami eliminuje powtarzalne zadania ręczne i powielanie pracy.

• Zautomatyzowane przepływy pracy ograniczają ryzyko błędów ludzkich przy przydzielaniu zadań, wysyłaniu powiadomień i komunikatów o stanie prac.

• Automatyzacja generuje spójne ślady danych i pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym, zapewniające przejrzyste analizy postępów projektu. 

• Łatwo rozszerzaj istniejące procesy na wiele zespołów i projektów bez zwiększania nakładów administracyjnych. 

• Usprawniając procesy zatwierdzania, powiadamiania i rutynowych aktualizacji, automatyzacja pomaga zespołom szybko realizować projekty od początku do końca.

Nie boimy się tego powiedzieć — menedżerowie projektowi poświęcają zbyt dużo czasu na prace administracyjne. 

Poza wysyłaniem komunikatów o stanie prac, uzyskiwaniem zatwierdzeń, przydzielaniem zadań i informowaniem interesariuszy, pozostaje niewiele czasu na faktyczne zarządzanie projektem. Na szczęście pomocna jest automatyzacja procesów w zarządzaniu projektami. 

Wyeliminowanie tych powtarzalnych zadań dzięki automatyzacji będzie jak zdjęcie ogromnego ciężaru z barków. Jednak bez odpowiedniego procesu i konsekwentnej realizacji, niedopracowana automatyzacja przepływu pracy może prowadzić do jeszcze większej ilości zbędnych zadań.

Menedżerowie projektów mogą zautomatyzować wszystkie procesy, od przydzielania zadań po raportowanie zgodności z przepisami, bez konieczności pisania nawet jednej linii kodu. Chociaż dla niektórych może to nie być nowością, istnieją wskazówki dotyczące procesów, które warto zastosować, aby osiągnąć rzeczywisty efekt.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, czym jest automatyzacja procesów w zarządzaniu projektami, jak działa i które procesy należy zautomatyzować w pierwszej kolejności, aby uzyskać największy efekt. 

Czym jest automatyzacja procesów w zarządzaniu projektami?

Automatyzacja procesów wykorzystuje oprogramowanie do obsługi powtarzalnych, manualnych zadań projektowych bez udziału człowieka. Zamiast ręcznego dodawania zadań, wysyłania powiadomień lub aktualizowania statusu projektu, system robi to automatycznie na podstawie wcześniej zdefiniowanych reguł. 

Automatyzując zadania, takie jak komunikaty o stanie prac lub wnioski o zatwierdzenie, zmniejszasz ryzyko błędów i opóźnień. Twój zespół otrzymuje spójne informacje dostarczane we właściwym czasie, za każdym razem. 

Automatyzacja procesów usprawnia zarządzanie projektami, pozwalając technologii zająć się przewidywalnymi, rutynowymi zadaniami, dzięki czemu ludzie mogą skupić się na złożonych decyzjach wymagających kreatywności i doświadczenia. 

Jak działa automatyzacja procesów w zarządzaniu projektami

Automatyzacja procesów w projektach przebiega według prostego schematu opartego na kilku kluczowych mechanizmach: 

• Wyzwalacze: zdarzenie, które uruchamia automatyzację, takie jak ukończenie zadania, zbliżający się termin lub zmiana statusu. 

• Reguły: warunki określające, co powinno się stać po wystąpieniu wyzwalacza, przykładowo „jeśli zadanie zostanie oznaczone jako ukończone, powiadom menedżera projektu”.

• Czynności: działania wykonywane automatycznie, takie jak wysyłanie powiadomień, przypisywanie nowych zadań lub aktualizowanie pól. 

• Zautomatyzowane przepływy pracy: sekwencje wyzwalaczy, reguł i czynności, które współdziałają ze sobą, aby obsługiwać całe procesy od początku do końca. 

Te elementy łączą się, tworząc zautomatyzowane przepływy pracy, które płynnie łączą zadania, zespoły i dane projektowe. Przykłady mogą wyglądać następująco:

• Po zakończeniu jednego zadania automatycznie rozpoczyna się kolejne.

• Po osiągnięciu kamienia milowego interesariusze otrzymują automatyczne powiadomienie.

• W przypadku zidentyfikowania zagrożenia alerty są automatycznie przekazywane do odpowiednich osób. 

Automatyzacja działa w tle, tworząc płynny przebieg realizacji, który pozwala na kontynuowanie projektów bez konieczności ciągłej ręcznej interwencji.

Korzyści z automatyzacja procesów w zarządzaniu projektami

Automatyzacja procesów zapewnia wymierne usprawnienia na każdym etapie projektu. Oszczędność czasu jest ważna, ale automatyzacja zasadniczo zmienia również sposób współpracy i działania zespołów. 

Niektóre z głównych zalet to:

Oszczędność czasu przy ręcznym wprowadzaniu danych

Najbardziej oczywistą korzyścią jest odzyskanie kilku godzin tygodniowo. Automatyzacja pozwala wykonać rutynowe zadania, takie jak wysyłanie przypomnień, aktualizowanie pól i utworzenie powtarzających się zgłoszeń w ciągu kilku sekund zamiast minut. 

Przykładowo automatyczne komunikaty o stanie prac zapewniają wszystkim dostęp do informacji bez konieczności codziennych spotkań lub ręcznego wysyłania wiadomości e-mail. Automatyzacje mogą nawet łączyć się ze Slackiem, aby zapewnić stały dostęp do aktualizacji.

Mniej błędów w zgłoszeniach

Ręczne wprowadzanie danych prowadzi do błędów. Nie jest to niczym nowym, ale stanowi prawdziwy problem dla każdego, kto zarządza wieloma projektami.

Ktoś może zapomnieć zaktualizować status, wpisać nieprawidłowy termin wykonania lub przydzielić zadanie niewłaściwej osobie. Zautomatyzowane procesy działają zawsze zgodnie z tymi samymi zasadami, eliminując te niespójności i zapewniając dokładność kluczowych informacji.

Lepsza alokacja zasobów

Gdy systemy zajmują się zadaniami administracyjnymi, menedżerowie projektowi mogą poświęcić więcej czasu na planowanie projektów, zarządzanie ryzykiem i rozwój zespołu. Przydzielanie zadań automatycznie kieruje zgłoszenie do dostępnych członków zespołu w oparciu o ich możliwości.

Nawet przy pomocy przydatnych widoków planowania wydajności, alokacja zasobów może być trudna w przypadku ręcznego przydzielania zgłoszeń. Odpowiednia automatyzacja procesów zapobiega powstawaniu wąskich gardeł i równoważy obciążenie pracą w całym zespole.

Zwiększona skalowalność

Proces, który sprawdza się w przypadku jednego zespołu, można błyskawicznie rozszerzyć na dziesiątki zespołów bez dodatkowego wysiłku. Wystarczy raz skonfigurować automatyzację i zastosować ją wszędzie. 

Przykładowo eskalacja zagrożeń automatycznie powiadamia kierownictwo wyższego szczebla, gdy projekty opóźniają się w stosunku do harmonogramu, zapewniając przejrzystość wszystkich inicjatyw niezależnie od wielkości zespołu.

Jakie procesy projektowe warto zautomatyzować

Nie każde zadanie projektowe wymaga automatyzacji. Skoncentruj się na powtarzalnych procesach, które są zgodne ze spójnymi wzorcami i wystarczająco częste, aby uzasadnić konfigurację.

Po zatwierdzeniu przepływy pracy Agile, wyzwalacze powiadomień, komunikaty o postępach i raporty na temat zgodności mogą za każdym razem wykorzystywać te same kroki, z przewidywalnymi danymi wejściowymi i wyjściowymi.

Inicjacja projektu

Rozpoczęcie projektu obejmuje powtarzalną pracę nad konfiguracją. Automatyzacja usprawnia analizę interesariuszy, automatyczne pobierając informacje o zespołach z katalogów i wysyłając materiały onboardingowe. Przypisywanie zadań odbywa się błyskawicznie w oparciu o role w zespole.

Wykorzystanie Confluence do standaryzacji celów projektu i dokumentowania jego zakresu tworzy spójny punkt wyjścia, a łączenie zautomatyzowanych przepływów pracy z tymi szablonami przyspiesza uruchamianie nowych projektów.

Planowanie projektu

Faza planowania obejmuje kierowanie wniosków przez osoby zatwierdzające, przydzielanie zasobów oraz dzielenie złożonych prac. Automatyzacja przepływu pracy obsługuje przyjmowanie projektów przez kierowanie nowych wniosków do odpowiednich recenzentów na podstawie typu projektu lub budżetu. Zatwierdzenia przechodzą przez łańcuch bez ręcznego śledzenia.

Oparty na sztucznej inteligencji podział pracy w Jirze automatycznie rozkłada złożone projekty na wykonalne zadania, dając zespołom wstępną strukturę, którą mogą udoskonalać. Następnie zespoły mogą użyć Confluence do zdefiniowania zakresu projektu i zapewnienia zgodności wśród interesariuszy dzięki zachowaniu pojedynczego źródła rzetelnych informacji.

Realizacja i śledzenie projektu

Po uruchomieniu projektów automatyzacja utrzymuje je w ruchu. Tworzenie zadań odbywa się automatycznie, gdy spełnione są warunki.

Przekierowywanie pozwala przesłać pracę do odpowiednich osób w zależności od ich dostępności. Terminy są automatycznie dostosowywane po zmianie zależności projektowych.

Osie czasu Jiry umożliwiają wzrokowe śledzenie projektu, które aktualizuje się w czasie rzeczywistym. Funkcje zarządzania zasobami pokazują przydziały w zespole, dzięki czemu menedżerowie mogą wykryć wąskie gardła, zanim spowodują one opóźnienia.

Automatyczne alerty informują zespoły o zbliżających się kamieniach milowych projektu, potencjalnych opóźnieniach lub zmianach zakresu.

Raportowanie i monitorowanie projektu

Generowanie raportów nie powinno ciągnąć się godzinami. Automatyzacja tworzy pulpity, które są stale uzupełniane aktualnymi wskaźnikami.

Śledzenie zgodności działa w tle, oznaczając zgłoszenia wymagające przeglądu. Raporty o postępach są generowane automatycznie zgodnie z harmonogramem dzięki pobieraniu najnowszych danych bez ręcznego wprowadzania.

Ścieżki audytu automatycznie rejestrują każdą zmianę, tworząc dokumentację służącą zarządzaniu i poczuciu odpowiedzialności. Zespoły mogą łączyć te zautomatyzowane raporty ze stronami Confluence w celu prowadzenia scentralizowanego rejestru wszystkich dokumentów i decyzji dotyczących projektu.

Zamknięcie projektu

Podsumowywanie projektów obejmuje ostateczne zatwierdzenia, zatwierdzenie elementów dostarczanych i dokumentację. Automatyzacja przekierowuje ostateczne elementy dostarczane do interesariuszy w celu zatwierdzenia, śledzi status zatwierdzania i oznacza zakończenie projektów po spełnieniu wszystkich kryteriów.

Używając Confluence, zespoły mogą rejestrować retrospektywy za pomocą szablonu wyciągniętych wniosków. Można dodawać automatyczne prompty przypominające członkom zespołu o udokumentowaniu tego, co się sprawdziło, oraz tego, co następnym razem by zmienili.

Jak wdrożyć automatyzację procesów do zarządzania projektami

Rozpoczęcie od automatyzacji procesów nie wymaga kompleksowej restrukturyzacji. Najlepsze jest podejście metodyczne i przyrostowe, oparte na małych sukcesach.

1. Identyfikacja możliwości automatyzacji

Mapuj bieżące procesy od początku do końca. Dokumentuj każdy krok, kto za niego odpowiada i jak długo on trwa.

Poszukaj powtarzalnych zadań, które za każdym razem przebiegają według tego samego schematu, i zidentyfikuj wąskie gardła, w których praca stanęła w oczekiwaniu na ręczne przekazanie lub zatwierdzenie.

Nadaj priorytet zadaniom, które po zautomatyzowaniu zapewniają najwyższy wzrost wydajności. Proces, który odbywa się codziennie i trwa 30 minut, oferuje większą wartość niż ten, który odbywa się co miesiąc i trwa 10 minut.

Skoncentruj się na bolączkach, na które Twój zespół regularnie narzeka.

2. Zaprojektowanie zautomatyzowanych przepływów pracy

Określ dokładnie, jak powinna działać automatyzacja. Określ wyzwalacze, które ją uruchamiają, działania, które powinny zostać wykonane, oraz wszelkie wymagane zatwierdzenia.

Przypisz jasną własność, aby jakaś osoba była odpowiedzialna za utrzymanie każdego procesu.

Upewnij się, że automatyzacja jest zgodna z celami biznesowymi i wymogami zgodności z przepisami, włączając w razie potrzeby nadzór ludzki ze względów prawnych lub jakościowych.

3. Wybór odpowiedniego narzędzia do procesu

Oceń narzędzia w oparciu o złożoność przepływu pracy, wielkość zespołu i potrzeby skalowalności. Jira Automation oferuje kompleksowe możliwości automatyzacji procesów w zarządzaniu projektami.

Z łatwością obsługuj wszystko, począwszy od podstawowego przypisywania zadań po zaawansowane, wieloetapowe przepływy pracy. Interfejs niewymagający kodowania sprawia, że jest ono dostępne dla menedżerów projektów nieposiadających wiedzy technicznej.

4. Tworzenie, testowanie i iteracja

Nie wdrażaj automatyzacji pierwszego dnia w całej organizacji. Wprowadź najpierw nowe przepływy pracy w małym zespole lub w pojedynczym projekcie.

Zobacz, jak działa w rzeczywistych warunkach i zbierz informację zwrotną od osób faktycznie z niej korzystających.

Udoskonalaj przepływy pracy w oparciu o to, czego się nauczysz. Wskaźniki wydajności pokazują, gdzie automatyzacja pozwala oszczędzać czas, a gdzie stwarza nowe problemy.

Dostosowuj wyzwalacze, czas i działania, aż przepływ pracy zacznie przebiegać bezproblemowo. Dzięki takiemu iteracyjnemu podejściu drobne problemy nie stają się poważnymi zakłóceniami.

5. Skalowanie automatyzacji w zespołach

Gdy przepływ pracy okaże się sukcesem, rozszerz go na inne zespoły lub projekty. Dzięki automatyzacji replikacja jest niemal natychmiastowa.

Wprowadź najlepsze praktyki i metody zarządzania w celu spójnego zastosowania, dokumentując sposób konfiguracji przepływów pracy, kiedy powinny być wykorzystywane oraz kto je utrzymuje.

Typowe wyzwania związane z automatyzacją procesów i sposoby ich unikania

Podczas gdy automatyzacja oferuje znaczne korzyści, pewne problemy mogą podważyć jej skuteczność. Uważaj na te typowe wyzwania i zastosuj rozwiązania, aby utrzymać automatyzację na dobrej drodze:

• Nadmierna automatyzacja: największym zagrożeniem jest zbyt szybka automatyzacja zbyt wielu procesów. Kiedy wszystko działa na autopilocie, zespoły tracą kontekst. Informuj ludzi na bieżąco o decyzjach wymagających osądu.

• Słabe zarządzanie zmianami: zespoły opierają się automatyzacji, gdy nie rozumieją, czemu ma służyć. Przekaż powody, zaangażuj ludzi w projektowanie przepływów pracy i zapewnij szkolenia.

• Brak nadzoru: zautomatyzowane procesy mogą być realizowane miesiącami bez sprawdzenia, czy nadal mają sens. Przypisz jasną odpowiedzialność za każdy przepływ pracy i zaplanuj regularne przeglądy.

• Niekompletna dokumentacja: kiedy twórca automatyzacji odchodzi, zabiera ze sobą swoją wiedzę. Dokładnie dokumentuj każdy przepływ pracy, aby automatyzacja nie przekształciła się w tajemnicze czarne skrzynki, których nikt nie odważy się dotknąć.

Automatyzacja przepływu pracy oparta na sztucznej inteligencji i zarządzanie zadaniami oparte na sztucznej inteligencji mogą pomóc w identyfikacji możliwości i sugerować ulepszenia, ale to dzięki ludzkiemu nadzorowi automatyzacja służy ludziom, a nie ich zastępuje.

Usprawnienie przepływów pracy i przyspieszenie realizacji projektów dzięki automatyzacji procesów

Droga do skutecznej automatyzacji zaczyna się od procesów o dużym wpływie. Poszukaj zadań, które pochłaniają najwięcej czasu, powodują największą frustrację lub stwarzają najpoważniejsze wąskie gardła.

Zautomatyzuj je w pierwszej kolejności i pozwól sukcesom nadać impet sprzyjający szerszemu zastosowaniu.

Kluczem jest ciągłe doskonalenie. Używaj opartych na sztucznej inteligencji funkcji Jiry do inteligentnego podziału zadań, optymalizacji osi czasu i analizowania zasobów. Wykorzystaj Confluence do planowania i dokumentowania, które zapewnia wszystkim zgodność.

Gdy automatyzacja dojrzeje, znajdziesz nowe możliwości eliminowania pracy ręcznej i skupienia się na tym, co najważniejsze: realizacji udanych projektów.