Czym są zespoły projektowe? Jak zbudować grupę o dużym potencjale

Kluczowe wnioski

• Zespoły projektowe to grupy tworzone w celu realizacji określonych celów w wyznaczonym czasie, łączące odpowiednie umiejętności, role i skuteczną komunikację, aby efektywnie wykonywać zadania.

• Każdy zespół projektowy obejmuje kilka kluczowych ról — kierownika projektu, sponsora projektu, ekspertów merytorycznych oraz interesariuszy.

• Struktura zespołu ma znaczenie. Struktury projektowe, funkcjonalne i macierzowe sprawdzają się w różnych rodzajach pracy i kontekstach organizacyjnych, a wybór odpowiedniej z nich ułatwia sprawne wykonywanie zadań.

• Budowanie zespołu o wysokiej wydajności zaczyna się od określenia zakresu i celów, a następnie polega na zidentyfikowaniu umiejętności oraz ról niezbędnych do ich realizacji, zanim zostaną przydzielone konkretne osoby.

• Narzędzia takie jak Jira, Confluence czy Loom pomagają zespołom projektowym zachowywać spójność, monitorować postęp oraz skutecznie się komunikować od pierwszego dnia projektu aż do jego zakończenia.

Praca nad projektami pojawia się w różnych obszarach — obejmuje wdrożenia produktów, usprawnienia procesów, inicjatywy ogólnofirmowe oraz kampanie międzydziałowe. 

Jednak nawet najlepiej określony cel nie gwarantuje powodzenia projektu, jeśli nie stoi za nim odpowiedni zespół.  Osoby, które zaangażujesz, przypisywane przez Ciebie role oraz sposób organizacji komunikacji bezpośrednio wpływają na oś czasu projektu.

Więc czym jest zespół projektowy? 

Ten przewodnik omawia, czym są zespoły projektowe, jakie role najczęściej w nich występują i jakie są najpopularniejsze struktury zespołów. Przedstawia także praktyczny, pięcioetapowy proces budowania zespołu gotowego do osiągnięcia sukcesu. 

Niezależnie od tego, czy zarządzasz swoim pierwszym projektem, czy chcesz udoskonalić swoje podejście, znajdziesz tu ramy działania warte zastosowania.

Czym są zespoły projektowe?

Zespoły projektowe to grupy osób powołane do realizacji określonych celów w ramach ustalonej osi czasu. W przeciwieństwie do zespołów stałych, które zajmują się bieżącymi zadaniami, zespoły projektowe są tworzone z myślą o realizacji określonego celu. 

Gdy ten cel zostanie osiągnięty, zespół albo się rozwiązuje, albo koncentruje się na nowym zadaniu. To, co odróżnia efektywny zespół projektowy od grupy osób wykonujących jedynie zadania, to połączenie odpowiednich umiejętności, jasno określonych ról oraz otwartej komunikacji. 

Gdy te trzy elementy ze sobą współdziałają, zespoły projektowe mogą pracować sprawnie, elastycznie reagować na przeszkody i osiągać rezultaty, które byłyby niemożliwe dla pojedynczej osoby lub luźno zorganizowanej grupy.

Warto już na początku dobrze zrozumieć, czym jest zespół projektowy i jak go budować, ponieważ decyzje podejmowane przed rozpoczęciem pracy mają ogromny wpływ na to, jak sprawnie wszystko będzie przebiegać później.

Jakie są typowe role w zespole projektowym i za co odpowiadają?

Większość zespołów projektowych składa się z osób, które dowodzą, realizują zadania oraz są zainteresowane wynikiem. Każda rola ma określone obowiązki, a zrozumienie ich wzajemnych powiązań ułatwia wszystkim zachowanie odpowiedzialności za wykonywane zadań. 

Oto role, które zazwyczaj występują w zespole projektowym:

Kierownik lub lead projektu

Kierownik projektu odpowiada za prowadzenie i realizację projektu w wyznaczonym czasie. Ta osoba zajmuje się logistyką, np. planowaniem, monitorowaniem, ustalaniem priorytetów, planowaniem wydajności oraz zarządzaniem zależnościami w górę i w dół strumienia. 

Obowiązki kierownika projektu

• Pozyskiwanie ekspertów merytorycznych oraz innych współautorów

• Tworzenie harmonogramów, wyznaczanie kamieni milowych i szczegółowe planowanie tygodniowe

• Przypisywanie właścicieli do każdego zadania

• Prowadzenie spotkań (burze mózgów, retrospektywy, planowanie itp.)

• Komunikowanie postępu interesariuszom i sponsorowi projektu

Sponsor projektu

Sponsor projektu zajmuje wysoką pozycję w strukturze organizacyjnej i najprawdopodobniej podejmuje ostateczne decyzje dotyczące osi czasu, budżetu oraz innych zasobów przydzielonych do projektu.

Obowiązki sponsora projektu

• Zatwierdzanie miar sukcesu oraz innych celów projektu

• Zatwierdzanie zmian w budżecie lub zakresie projektu

• Promowanie projektu wśród zespołu zarządzającego

• Odpowiedzialność za ogólny sukces projektu

Eksperci merytoryczni

To osoby, które zakasują rękawy i wykonują zadania. Każda z nich powinna wnosić własne unikatowe umiejętności, a zakres ich konkretnych obowiązków musi się odpowiednio różnić. 

Obowiązki ekspertów merytorycznych

• Realizacja zadań

• Zgłaszanie blokerów lub innych problemów leadowi projektu

• Komunikowanie postępu innym członkom zespołu

• Aktywne uczestnictwo w doskonaleniu przepływów pracy zespołu oraz innych praktyk współpracy

Interesariusze

Chociaż nie należą do głównego zespołu projektowego, osoby te liczą na Twoje wsparcie, ponieważ projekt w pewien sposób wpłynie na ich pracę.

Obowiązki interesariuszy

• Bieżące śledzenie aktualizacji przekazywanych przez leada lub sponsora projektu

• Zgłaszanie wątpliwości na wczesnym etapie (gdy można je jeszcze łatwo rozwiązać)

Typy struktur zespołów projektowych i kiedy je stosować

Nie wszystkie zespoły projektowe są tworzone w ten sam sposób. Wybrana przez Ciebie struktura powinna odzwierciedlać sposób działania organizacji, przewidywany czas trwania projektu oraz stopień zaangażowania członków zespołu. 

Każda struktura wiąże się z pewnymi kompromisami, a uniwersalne rozwiązania sprawdzają się rzadko. Oto trzy najczęściej spotykane typy:

Struktura zespołu oparta na projektach

W strukturze opartej na projektach zespół jest tworzony specjalnie na potrzeby danego projektu, a po jego zakończeniu zostaje rozwiązany. Wszyscy członkowie zespołu są zaangażowani w jedno konkretne przedsięwzięcie przez cały czas jego trwania, co sprzyja większemu skupieniu i szybszemu podejmowaniu decyzji. 

Taka struktura sprawdza się w przypadku dużych, złożonych projektów, które wymagają pełnego zaangażowania oraz czasowego oddelegowania osób z ich macierzystych zespołów.

Funkcjonalna struktura zespołu projektowego

W strukturze funkcjonalnej zespoły są zorganizowane według działu lub obszaru kompetencji, a praca nad projektami stanowi dodatkową warstwę ponad ich codziennymi obowiązkami.

Zespół marketingowy może realizować projekt kampanii, a dział inżynieryjny może się zająć kompilacją produktu — każda z tych grup wnosi swój wkład w ramach swojej dotychczasowej funkcji. 

To rozwiązanie sprawdza się, gdy projekt jednoznacznie przypada do jednego obszaru działalności i nie wymaga długotrwałego zaangażowania zespołów międzyfunkcyjnych.

Struktura zespołu projektowego oparta na macierzy

Struktura macierzowa to podejście hybrydowe, w którym członkowie zespołu podlegają jednocześnie zarówno menedżerowi funkcjonalnemu, jak i kierownikowi projektu. Dzięki niej organizacje mogą korzystać z wiedzy specjalistycznej pochodzącej z różnych działów bez konieczności całkowitego przenoszenia pracowników. 

Takie rozwiązanie jest często stosowane w większych organizacjach realizujących równocześnie wiele projektów. Wymaga jednak jasnej komunikacji i precyzyjnie określonych priorytetów, aby uniknąć sprzecznych wymagań względem czasu poświęcanego przez pracowników.

Jak zbudować wysoko wydajny zespół projektowy w 5 krokach

Tworzenie zespołu projektowego to nie tylko obsadzanie stanowisk. Najskuteczniejsze zespoły powstają w sposób przemyślany — zaczynając od rzeczywistych potrzeb projektu i planując działania w oparciu o ten punkt. 

Oto jak można to zrobić w pięciu krokach:

Krok 1: Określ zakres, cele oraz kryteria sukcesu projektu

Zanim wybierzesz odpowiednie osoby, musisz najpierw zrozumieć, do czego ma dążyć zespół. Udokumentuj cele projektu, rezultaty oraz wskaźniki sukcesu, aby cały zespół wspólnie rozumiał, jak wygląda ostateczny wynik pracy. 

W Jira możesz skorzystać z przydziału pracy dzięki AI, aby przełożyć te cele na konkretne zadania i kamienie milowe, zapewniając wszystkim jasny obraz zakresu już od pierwszego dnia. Solidny plan projektu na tym etapie przyczynia się również do skuteczniejszego planowania strategicznego w całej organizacji.

Krok 2: Określ niezbędne role i umiejętności

Po zdefiniowaniu zakresu projektu musisz określić umiejętności potrzebne do realizacji poszczególnych części projektu oraz zidentyfikować ewentualne luki wymagające szkoleń lub wsparcia zewnętrznego. 

Skorzystaj z szablonu macierzy RACI, aby określić role i zakresy obowiązków oraz jasno wskazać, kto jest odpowiedzialny, rozliczany, konsultowany i informowany na każdym etapie. Taka jasność na początku pozwala uniknąć wielu nieporozumień i zbędnej wymiany informacji w trakcie realizacji pracy.

Schemat RACI: przycisk szablonu Confluence

Krok 3: Zrównoważenie kompetencji i dostępności

Wybierz osoby posiadające odpowiednie doświadczenie oraz rzeczywistą możliwość skutecznego zaangażowania się. Członek zespołu, który jest już zaangażowany w trzy inne projekty, nie będzie w stanie poświęcić wystarczającej uwagi Twojemu projektowi. 

Śledź dostępność członków zespołu i przydziały w Planach Jira, aby zapobiegać przeciążeniu poszczególnych osób i uzyskać realistyczny obraz możliwości zespołu. To także dobry moment na określenie, czy potrzebny jest dedykowany właściciel projektu z uprawnieniami do podejmowania decyzji dotyczących konkretnych strumieni pracy.

Krok 4: Przydziel jasne zakresy obowiązków, aby nie nałożyły się na siebie

Gdy zespół zostanie ustalony, udokumentuj role i obowiązki każdego pracownika w Confluence, aby uniknąć niejasności. Gdy każdy wie, za co odpowiada, a za co nie, zmniejsza się ryzyko powielania pracy.

Przejrzysty podział obowiązków zapobiega pomijaniu przekazanych zadań i pozwala kontynuować pracę nad projektem. Nie warto ryzykować przeprowadzania ciągłych przeglądów tego, kto za co odpowiada.

Krok 5: Stosuj spójną komunikację ze zespołem, aby skupić się na działaniu

Ustal jasne zasady dotyczące sposobu przekazywania aktualizacji, prowadzenia spotkań oraz korzystania z narzędzi do współpracy. PMO lub lead projektu mogą ustalić te normy na wczesnym etapie i weryfikować je w miarę rozwoju projektu. 

Nagrywaj instrukcje krok po kroku oraz stałe wytyczne w Loom, aby wspierać komunikację asynchroniczną. Jest to szczególnie przydatne dla rozproszonych zespołów lub osób dołączających w trakcie projektu, które muszą szybko nadrobić zaległości.

Nadanie impetu dzięki odpowiedniemu zespołowi projektowemu już od pierwszego dnia

Dobrze skompletowany zespół projektowy w zarządzaniu projektami nie powstaje przypadkowo. Wszystko zaczyna się od jasno określonych celów, ról zrozumiałych dla wszystkich oraz sposobu komunikacji, który zapewnia płynny przebieg pracy także między spotkaniami.

Jeśli przed utworzeniem zespołu poświęci się czas na przemyślenie jego celów, można stworzyć solidne podstawy, które ułatwią zarządzanie całym projektem. Dobrze zaplanowana od samego początku struktura to czynnik, który odróżnia projekty utykające w martwym punkcie od tych, które przynoszą rezultaty.

Śledź postępy w Jirze, dokumentuj decyzje w Confluence i udostępniaj ważne komunikaty za pomocą Loom, aby Twój zespół był na bieżąco od rozpoczęcia do zakończenia projektu.