Compliance-Managementsoftware: So setzen IT-Teams Compliance in der Praxis um

Wichtigste Vorteile

• Compliance-Management ist ein entscheidendes Element, um die Einhaltung von Vorschriften in allen Service-Workflows sicherzustellen.

• Compliance-Managementsoftware erhöht Verantwortlichkeit und Transparenz, reduziert operative Risiken und sorgt für kürzere Reaktionszeiten bei Compliance-Problemen.

• Zu den wichtigsten Funktionen von Compliance-Managementsoftware gehören Workflow-Automatisierung, auditfähige Aktivitätsverfolgung und Integrationen im gesamten IT-Ökosystem.

Jedes Unternehmen muss gesetzliche und regulatorische Standards einhalten. Je komplexer Teams, Tools und Prozesse werden, desto schwieriger wird dies jedoch. Compliance-Managementsoftware hilft dabei, Anforderungen zu zentralisieren, Workflows zu automatisieren und Teams auf dem gleichen Stand zu halten, wenn sich Verpflichtungen ändern.

Anstatt sich ausschließlich auf regelmäßige Überprüfungen zu verlassen, können Unternehmen diese Tools nutzen, um die Compliance kontinuierlich zu verwalten und Probleme zu erkennen, bevor sie zu größeren Risiken werden. Entdecke, wie sie funktionieren, auf welche Features du achten solltest und warum sie für ein wachsendes Unternehmen wichtig sind.

Was ist Compliance-Managementsoftware?

Compliance-Managementsoftware ist ein Tool, das IT-Teams dabei hilft, Compliance-Aktivitäten innerhalb von Servicevorgängen zu koordinieren, zu verfolgen und durchzusetzen. Damit ist es eher ein Tool für Workflows und Governance als ein Tool für Audits und die Berichterstellung für die Incident Response.

Solche Tools unterstützen das Management operativer Risiken, die Service-Governance und die Prozessstandardisierung, da sie dir helfen, Compliance-Lücken zu vermeiden und Workflows zu automatisieren. Außerdem lassen sie sich in Prozesse für Vorfall- und Änderungsmanagement integrieren.

Compliance-Management als Teil von Service-Workflows

Die dauerhafte Gewährleistung von Compliance erfordert ein kontinuierliches Vorgehen über Servicemanagement-Prozesse hinweg und keine regelmäßigen Überprüfungen und Maßnahmen zur Behebung.

Ermitteln von strengen Compliance-Anforderungen

Teams sind dafür verantwortlich, regulatorische Verpflichtungen, interne Richtlinien und Kontrollanforderungen im Zusammenhang mit der Servicebereitstellung und Infrastrukturänderungen nachzuverfolgen. Das Ermitteln von Compliance-Anforderungen ist ein wichtiger Schritt, um die Compliance während des gesamten Servicemanagement-Prozesses zu wahren.

Das umfasst in der Regel Folgendes:

• Nachverfolgen regulatorischer Verpflichtungen und Branchenstandards

• Identifizieren interner Richtlinien und Kontrollanforderungen

• Zuordnen von Anforderungen zu Servicebereitstellung und Infrastrukturänderungen

Zuweisen von Compliance-Zuständigkeiten

Sobald Compliance-Anforderungen identifiziert wurden, muss die Verantwortung für Compliance-Aufgaben an die Teams übergeben werden. Die klare Zuweisung von Zuständigkeiten für Compliance-Aufgaben stellt sicher, dass sie während der Service-Workflows erledigt werden. So musst du dir keine Sorgen machen, dass Compliance-Lücken zu Geldbußen oder Strafen führen. 

Ein effektives Verantwortungsmanagement umfasst folgende Aufgaben:

• Zuweisen spezifischer Verantwortlicher für Compliance-Aufgaben

• Integrieren von Compliance-Aufgaben in Service-Workflows

• Sicherstellen, dass Zuständigkeiten klar dokumentiert und sichtbar sind

Verwalten von Korrektur- und Behebungsmaßnahmen

Unternehmen verwenden Software, um servicebezogene Compliance-Probleme zu verfolgen, sobald diese identifiziert wurden. Dadurch steigt die Sichtbarkeit von Compliance-Problemen und sie bleiben seltener unbeachtet. 

Zu den Workflows für Behebungsmaßnahmen gehören in der Regel:

• Verfolgen von Vorgängen von der Erkennung bis zur Lösung

• Dokumentieren umgesetzter Korrekturmaßnahmen zur Behebung des Problems

• Erfassen der Ergebnisse, um zukünftige Risiken zu verringern und Audits zu unterstützen

Gewährleisten der Compliance während der laufenden Servicebereitstellung

Sobald du die ersten Schritte erledigt hast, müssen Teams Serviceprozesse im Lauf der Zeit überwachen, um sicherzustellen, dass die Compliance durchgängig eingehalten wird. Die fortlaufende Überprüfung ist einer der Hauptgründe, warum diese Plattformen für größere Unternehmen wertvoll sind.

Fortlaufendes Compliance-Management umfasst:

• Überwachen von Service-Workflows auf Compliance-Risiken

• Überprüfen von Änderungen an der Infrastruktur oder an Prozessen

• Sicherstellen, dass Kontrollen wirksam bleiben, wenn sich Systeme weiterentwickeln

Vorteile von Compliance-Managementsoftware für IT-Teams

Die Umstellung auf Compliance-Managementsoftware bringt mehrere Vorteile mit sich, von geringerem Risiko über schnellere Reaktionszeiten bis hin zu einer konsistenteren Compliance.

Geringeres Betriebsrisiko

Mit der richtigen Software kannst du ganz einfach strukturierte Workflows erstellen, die Teams dabei helfen, Compliance-Lücken bei der Servicebereitstellung zu vermeiden. Strukturierte Workflows integrieren Schritte wie das Ermitteln von Compliance-Anforderungen und das Verwalten von Behebungsmaßnahmen in Service-Workflows, damit du dir keine Sorgen über Bußgelder, Strafen und andere Folgen machen musst, die mit Compliance-Problemen einhergehen können.

Strukturierte Workflows sind ebenfalls wichtig, weil sie sicherstellen, dass du einen konsistenten Ansatz zur Aufrechterhaltung der Compliance verwendest. Wenn alle dieselben Workflows verwenden, hilft das dabei, Compliance-Lücken im gesamten Unternehmen zu minimieren.

Mehr Verantwortlichkeit und Transparenz

Compliance-Managementsoftware bietet ein zentrales System, das du für das Compliance-Management nutzen kannst, was wiederum ein wesentlicher Bestandteil von Verantwortlichkeit und Transparenz ist. Teams können sich einen klaren Überblick über Zuständigkeiten und den Compliance-Status verschaffen, um sicherzustellen, dass keine Compliance-Probleme übersehen werden. Das hilft Teams zudem dabei, verantwortlich zu bleiben, weil alle über den gleichen Einblick in Zuständigkeiten und Fortschritt verfügen.

Wenn es um Compliance geht, sind Verantwortlichkeit und Transparenz zwei der wichtigsten Faktoren. Du kannst es dir nicht leisten, dass Compliance-Anforderungen übersehen werden, und durch ein zentrales System lässt sich leichter sicherstellen, dass jede Anforderung erfüllt wird.

Schnellere Reaktion auf Compliance-Probleme

Compliance-Managementsoftware soll das Risiko verringern, dass es zu Problemen bei der Compliance kommt. Diese Probleme vollständig zu beseitigen, kann jedoch schwierig sein. Das richtige System hilft Teams aber glücklicherweise, schneller und effektiver zu reagieren.

Wenn Compliance-Workflows in Service-Workflows integriert sind, arbeitest du kontinuierlich daran, die Compliance während des gesamten Servicebereitstellungsprozesses aufrechtzuerhalten. Das bedeutet, dass du weniger Zeit für das Vorfallmanagement aufwenden musst und mehr Zeit hast, dich auf größere Ziele zu konzentrieren, die dein Unternehmen voranbringen.

Skalierbare Governance-Praktiken

Standardisierte Compliance-Workflows erleichtern die Skalierung von Governance-Praktiken, wenn Teams, Services und Anforderungen wachsen. Wenn du für dein Compliance-Management standardisierte Prozesse verwendest, verfügst du über ein Framework, das die Abhängigkeit von bestimmten Teams oder Teammitgliedern verringert. Bei einem weiteren Wachstum deines Unternehmens kannst du dasselbe standardisierte Framework auf neue Teams und Teammitglieder anwenden, um sicherzustellen, dass die Compliance in allen Bereichen gewahrt bleibt.

Compliance-Managementsoftware macht die Skalierung noch einfacher, weil moderne Compliance-Lösungen so entwickelt sind, dass sie mit deinem Unternehmen wachsen. Du musst deine Compliance-Software nicht komplett überarbeiten, um eine größere Anzahl von Benutzern und größere Datenmengen zu bewältigen.

Wichtige Funktionen kostenloser Compliance-Managementsoftware

Wenn du ein strukturiertes Compliance-System auswählst, solltest du auf einige wichtige Merkmale achten. Funktionen wie Automatisierung, Integration und Nachverfolgung können erheblich beeinflussen, wie effektiv Teams Compliance-Vorgänge managen.

Workflow-Automatisierung

Workflow-Automatisierung ist eine der wichtigsten Funktionen, die du in nahezu jeder modernen Software finden wirst. Die Automatisierung repetitiver Aufgaben spart dir viel Zeit und verringert das Risiko menschlicher Fehler. Durch Automatisierungen kannst du Warnmeldungen in Echtzeit erhalten und Compliance-Risiken schnell mindern.

ITSM-Software wie Jira Service Management (JSM) hilft dir, Compliance-Workflows im gesamten Servicebetrieb zu standardisieren. Das spart Zeit und sorgt für eine konsistentere Compliance. So brauchst du dir keine Sorgen darüber zu machen, dass Compliance-Lücken Geld kosten oder zu Strafen führen könnten.

Integration in Vorfall- und Änderungsprozesse

Deine Compliance-Managementsoftware sollte in Vorfall- und Änderungsprozesse integriert werden, um das Compliance-Management zu optimieren. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Änderungen, die du an deiner IT-Infrastruktur vornimmst, regulatorische Anforderungen erfüllen und nur begrenzte Auswirkungen auf dein Unternehmen haben.

Änderungen an deiner IT-Infrastruktur umfassen mehr als nur Upgrades. Wenn du ein Sicherheitsrisiko oder ein operatives Problem hast, das Änderungen an deiner Infrastruktur erfordert, müssen diese Änderungen auch regulatorische Anforderungen erfüllen. Compliance-Workflows vereinfachen diesen Prozess, da darin alles integriert ist.

Audit-taugliche Aktivitätsverfolgung

Compliance ist eine rechtliche Angelegenheit. Deshalb ist es wichtig, für den Fall eines Audits detaillierte Aufzeichnungen zu führen. Glücklicherweise bietet eine gute Compliance-Managementsoftware eine Audit-taugliche Aktivitätsverfolgung, sodass du dich nicht darum kümmern musst, Aktivitäten teamübergreifend manuell zu verfolgen. Du verfügst bereits über ein detailliertes Protokoll aller Aktivitäten, das du bei einem Audit den Prüfern vorlegen kannst.

Audit-taugliche Aktivitätsprotokolle befinden sich an einem zentralen Ort, sodass sie leicht zu finden sind. Mit Jira Service Management kannst du dir sogar zentrale KPIs für das Vorfallmanagement ansehen, um deine Vorfallmanagementprozesse im Lauf der Zeit zu verbessern.

Integrationen im gesamten IT-Ökosystem

Das Compliance-Management beschränkt sich nicht nur auf regelmäßige Überprüfungen und einmalige Behebungen. Es erfordert fortlaufende Transparenz in allen Service-Workflows. Eine gute Compliance-Managementsoftware sollte sich in verschiedene Tools und Software im gesamten IT-Ökosystem integrieren lassen, damit Compliance-Workflows in all deine Aktivitäten integriert werden können.

Jira Service Management lässt sich in Entwicklungs- und Betriebssysteme integrieren und bettet die Compliance in die täglichen Workflows ein. So kannst du Compliance-Lücken vermeiden und Compliance-Anforderungen sofort erfüllen, nachdem du sie erkannt hast. Dadurch kannst du Compliance-bezogene Geldstrafen vermeiden und mehr Zeit gewinnen, um dich auf deine organisatorischen Ziele zu konzentrieren.

Erste Schritte beim Compliance-Management

Wenn du bereit bist, mit dem Compliance-Management zu beginnen, solltest du dich zunächst auf ein paar grundlegende Schritte konzentrieren:

• Bilde die Compliance-Anforderungen aller Serviceprozesse ab: So kannst du die regulatorischen Verpflichtungen und internen Richtlinien identifizieren, die deine Teams erfüllen müssen.

• Führe strukturierte Plattformen ein, die Compliance-Vorgänge und IT-Operations verbinden: Durch die Integration der Compliance in die alltäglichen Workflows stellst du sicher, dass Anforderungen nicht übersehen werden.

• Bette Compliance-Workflows direkt in Service-Workflows ein: Auf diese Weise können Teams Risiken mindern und gleichzeitig ihr Liefertempo beibehalten und die Erwartungen der Kunden erfüllen.

Einen strukturierten Ansatz für das Compliance-Management entwickeln

Eine strukturierte Compliance-Plattform hilft Teams, während der gesamten Servicebereitstellung konsistente Kontrollen aufrechtzuerhalten und so das Risiko zu verringern, dass Anforderungen übersehen werden oder Geldbußen und Strafen anfallen.

Strukturierte Workflows helfen IT-Teams, für Compliance zu sorgen und gleichzeitig Innovation und Skalierbarkeit zu fördern. Jira Service Management kann dir dabei helfen, die Compliance zu vereinfachen, ohne die Servicebereitstellung zu verlangsamen oder die Skalierbarkeit einzuschränken.