Qu'est-ce qu'une équipe de projet ? Comment constituer un groupe performant

Points clés

• Les équipes de projet sont des groupes constitués pour atteindre des objectifs spécifiques dans une chronologie définie, en combinant les compétences, les rôles et la communication nécessaires pour accomplir le travail.

• Chaque équipe de projet comprend certains rôles essentiels : un chef de projet, un sponsor de projet, des experts en la matière et des parties prenantes.

• La structure de l'équipe est importante. Les structures basées sur les projets, fonctionnelles et matricielles conviennent chacune à différents types de travail et contextes organisationnels, et choisir la bonne vous permettra d'exécuter votre projet plus facilement.

• La constitution d'une équipe hautement performante commence par la définition du périmètre et des objectifs, puis par l'identification des compétences et des rôles nécessaires pour les atteindre avant toute assignation.

• Des outils comme Jira, Confluence et Loom aident les équipes de projet à rester alignées, à suivre l'avancement des tâches et à communiquer efficacement du premier jour d'un projet jusqu'à sa clôture.

Le travail lié aux projets est omniprésent, qu'il s'agisse de lancements de produits, d'améliorations de processus, d'initiatives à l'échelle de l'entreprise et de campagnes transversales. 

Mais quelle que soit la clarté de l'objectif, un projet qui ne s'appuie pas sur la bonne équipe se déroule rarement comme prévu.  Les personnes que vous réunissez, les rôles que vous assignez et la façon dont vous organisez la communication ont tous un impact direct sur le calendrier du projet.

Alors, qu'est-ce qu'une équipe de projet ? 

Ce guide explique ce que sont les équipes de projet, les rôles généralement présents au sein de celles-ci, les structures d'équipe les plus courantes, ainsi qu'un processus pratique en cinq étapes pour constituer une équipe destinée à réussir. 

Que vous gériez votre premier projet ou que vous cherchiez à affiner votre approche, vous trouverez ici un framework qui mérite d'être mis en pratique.

Qu'est-ce qu'une équipe de projet ?

Les équipes de projet sont des groupes de personnes constitués pour atteindre des objectifs spécifiques avec une chronologie définie. Contrairement aux équipes permanentes qui gèrent des tâches récurrentes, les équipes de projet se forment autour d'un objectif défini. 

Une fois cet objectif atteint, l'équipe se dissout ou se concentre sur un nouveau projet. Ce qui distingue une équipe de projet fonctionnelle d'un simple groupe de personnes exécutant des tâches, c'est la combinaison de compétences adaptées, de rôles clairement définis et d'une communication ouverte. 

Lorsque ces trois éléments fonctionnent ensemble, les équipes de projet peuvent agir rapidement, s'adapter aux obstacles et obtenir des résultats qu'une seule personne ou qu'un groupe peu organisé ne pourrait tout simplement pas obtenir.

Il est important de bien comprendre dès le début ce qu'est une équipe de projet et comment elle se construit, car les décisions que vous prenez avant le début du travail ont un impact considérable sur le bon déroulement du processus une fois celui-ci lancé.

Quels sont les rôles types au sein d'une équipe de projet et quelles sont leurs responsabilités ?

La plupart des équipes de projet sont composées d'un mélange de personnes qui dirigent, exécutent et ont un intérêt dans le résultat. Tous les rôles comportent des responsabilités spécifiques, et comprendre comment ils s'articulent entre eux aide chacun à rester responsable de son travail. 

Voici les rôles que vous trouverez généralement au sein d'une équipe de projet :

Chef de projet ou responsable de projet

Le chef de projet pilote le projet et est responsable de sa livraison dans les délais. Cette personne gère les aspects logistiques comme la planification, le suivi, la priorisation, la planification de la capacité et la gestion des dépendances en amont et en aval. 

Responsabilités du chef de projet

• Recruter des experts en la matière et d'autres contributeurs

• Élaborer une feuille de route, définir des étapes importantes et établir une planification hebdomadaire détaillée

• Assigner des propriétaires à chaque tâche

• Animer les réunions (brainstorming, rétrospectives, planification, etc.)

• Communiquer l'avancement du projet aux parties prenantes et au sponsor de projet

Sponsor de projet

Le sponsor de projet occupe un poste élevé dans l'organigramme et a probablement le dernier mot sur la chronologie, le budget et les autres ressources attribuées au projet.

Responsabilités du sponsor de projet

• Valider les mesures de réussite et les autres objectifs du projet

• Approuver les modifications apportées au budget ou au périmètre du projet

• Défendre le projet auprès de l'équipe de direction

• Assumer la responsabilité de la réussite globale du projet

Experts en la matière

Ce sont les personnes qui retroussent leurs manches et effectuent le travail. Chacun d'entre eux doit posséder une compétence unique à apporter, et leurs responsabilités spécifiques varieront en conséquence. 

Responsabilités des experts en la matière

• Exécuter les tâches

• Signaler les obstacles ou autres problèmes au responsable du projet

• Communiquer l'avancement des tâches aux autres membres de l'équipe

• Jouer un rôle actif dans l'amélioration des workflows de l'équipe et des autres pratiques de collaboration

Parties prenantes

Bien qu'elles ne fassent pas partie de l'équipe de projet principale, ces personnes comptent sur vous, car le projet aura une incidence sur leur travail d'une manière ou d'une autre.

Responsabilités des parties prenantes

• Se tenir informé des nouveautés communiquées par le responsable du projet ou le sponsor

• Signaler les préoccupations dès leur apparition (tant qu'elles peuvent encore être facilement résolues)

Types de structures d'équipes de projet et quand les utiliser

Toutes les équipes de projet ne sont pas constituées de la même manière. La structure que vous choisissez doit refléter le mode de fonctionnement de votre organisation, la durée d'exécution du projet et le niveau d'implication des membres de l'équipe. 

Chaque structure comporte des avantages et des inconvénients, et il existe rarement une solution universelle. Voici les trois types les plus courants :

Structure d'équipe basée sur le projet

Dans une structure basée sur le projet, l'équipe est constituée spécifiquement pour le projet et dissoute une fois celui-ci terminé. Tous les membres de l'équipe se consacrent à cette initiative unique pendant toute sa durée, ce qui tend à renforcer la concentration et à accélérer la prise de décision. 

Cette structure fonctionne bien pour les projets complexes de grande envergure qui nécessitent un engagement à temps plein et pour lesquels il est judicieux de retirer temporairement des personnes de leur fonction d'origine.

Structure d'équipe de projet fonctionnelle

Dans une structure fonctionnelle, les équipes sont organisées par service ou par domaine de compétences, le travail de projet venant s'ajouter à leurs responsabilités habituelles.

Une équipe marketing peut se charger d'une campagne, ou un service d'ingénierie peut gérer le développement d'un produit, chaque groupe apportant sa contribution dans le cadre de sa fonction existante. 

Cette approche fonctionne bien lorsque le projet relève clairement d'un seul domaine de l'entreprise et ne nécessite pas d'implication interfonctionnelle soutenue.

Structure matricielle de l'équipe de projet

Une structure matricielle est une approche hybride dans laquelle les membres de l'équipe rendent compte simultanément à un responsable fonctionnel et à un chef de projet. Elle permet aux organisations de tirer parti de l'expertise des différents services sans réaffecter complètement les personnes. 

Cette configuration est courante dans les grandes organisations exécutant plusieurs projets à la fois. Cependant, elle nécessite une communication claire et des priorités bien définies pour éviter les conflits d'horaires.

Comment constituer une équipe de projet performante en 5 étapes

Constituer une équipe de projet ne se résume pas à pourvoir des postes. Les équipes les plus efficaces sont constituées de manière réfléchie, en partant des besoins réels du projet et en remontant à partir de là. 

Voici comment procéder en cinq étapes :

Étape 1 : Définir le périmètre, les objectifs et les critères de réussite du projet

Avant de pouvoir choisir les bonnes personnes, vous devez comprendre ce vers quoi vous tendez. Consignez par écrit les objectifs de votre projet, les livrables et les métriques de réussite afin que toute l'équipe ait une compréhension commune de ce que signifie « projet achevé ». 

Dans Jira, vous pouvez utiliser la décomposition de tâches par IA pour traduire ces objectifs en tâches et étapes importantes exploitables, donnant ainsi à chacun une vision claire du périmètre du projet dès le premier jour. Un plan de projet solide à ce stade contribue également à une meilleure planification stratégique à l'échelle de l'organisation.

Étape 2 : Identifier les rôles et les compétences nécessaires

Une fois le périmètre du projet défini, cartographiez les compétences requises pour livrer chaque partie du projet et identifiez les lacunes pouvant nécessiter une formation ou une assistance externe. 

Utilisez le modèle de graphique RACI pour définir les rôles et les responsabilités et clarifier qui est responsable, qui rend compte, qui est consulté et qui est informé à chaque étape. Cette clarté dès le départ évite de nombreux allers-retours une fois le travail lancé.

Graphique RACI : bouton du modèle Confluence

Étape 3 : Trouver le juste équilibre entre expertise et disponibilité

Choisissez des personnes qui possèdent l'expérience requise et la capacité réelle de contribuer efficacement. Un membre de l'équipe déjà sollicité sur trois autres projets ne sera pas en mesure de consacrer à celui-ci le temps nécessaire. 

Suivez la disponibilité et les assignations des membres dans Jira Plans pour éviter de surcharger les personnes et obtenir une vue réaliste de ce que votre équipe peut prendre en charge. C'est également le moment idéal pour déterminer si vous avez besoin d'un propriétaire de projet dédié doté d'un pouvoir décisionnel sur des axes de travail spécifiques.

Étape 4 : Assigner des responsabilités claires pour éviter les chevauchements

Une fois l'équipe constituée, consignez le rôle et les responsabilités de chacun dans Confluence afin qu'il n'y ait aucune ambiguïté. Lorsque chacun sait ce dont il est responsable et ce qui ne relève pas de sa compétence, le risque de doublons est réduit.

La transparence des responsabilités permet également d'éviter les transferts ratés et de faire avancer le projet. Ne prenez pas le risque de devoir constamment vérifier qui fait quoi.

Étape 5 : Harmoniser la communication au sein de l'équipe pour se concentrer sur l'exécution

Définissez clairement les attentes concernant la manière dont l'équipe partagera les éléments d'informations, organisera les réunions et utilisera les outils de collaboration. Un bureau de gestion de projets d'entreprise ou un responsable de projet peut établir ces règles dès le début et les réévaluer à mesure que le projet évolue. 

Enregistrez des démonstrations et des instructions générales dans Loom pour faciliter la communication asynchrone, ce qui peut s'avérer particulièrement utile pour les équipes distribuées ou pour toute personne rejoignant le projet en cours de route et devant se mettre rapidement à niveau.

Créez une dynamique dès le premier jour grâce à une équipe de projet bien constituée

Dans la gestion de projet, une équipe bien constituée ne se forme pas par hasard. Tout commence par des objectifs clairs, des rôles bien compris par tous et une stratégie de communication qui permet de faire avancer le travail entre les réunions. 

En prenant le temps de réfléchir à ce qu'une équipe doit accomplir avant de la constituer, vous posez les bases qui facilitent la gestion de l'ensemble du projet. C'est cette structure bien définie dès le départ qui distingue les projets qui s'enlisent de ceux qui aboutissent.

Suivez la progression dans Jira, consignez les décisions dans Confluence et partagez les informations importantes via Loom pour que votre équipe reste sur la même longueur d'onde du lancement à la clôture.