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Comment suivre l'avancement d'un projet du début à la fin
Le suivi de l'avancement d'un projet aide les équipes à déterminer si le travail respecte le calendrier, s'aligne sur les objectifs et tend vers les résultats escomptés
Décomposer le travail en étapes importantes, tâches, propriétaires et échéances facilite la mesure et la gestion de la progression
L'avancement d'un projet doit être régulièrement passé en revue à l'aide d'une combinaison de rapports d'état, de calendriers, de tableaux de bord et de métriques de performance
Lorsque les priorités, les délais ou les ressources évoluent, les équipes doivent actualiser le plan de projet en redéfinissant les priorités liées au travail, en réassignant les tâches ou en ajustant le périmètre
Même le plan de projet le plus solide peut perdre de sa dynamique lorsque les équipes n'ont pas une vision claire de ce qui est terminé, de ce qui prend du retard et de ce qui nécessite une attention particulière ensuite.
Le suivi et la visualisation de la progression constituent un élément central de la gestion de projet, car ils aident les équipes à rester alignées, à respecter les échéances et à atteindre les étapes importantes dans les délais.
Dans ce guide, nous expliquerons comment suivre l'avancement d'un projet, quelles méthodes utiliser et quelles métriques sont les plus importantes tout au long du cycle de vie du projet.
Qu'est-ce que le suivi de l'avancement d'un projet ?
Le suivi de l'avancement d'un projet consiste à surveiller l'exécution des tâches par rapport au plan du projet, aux objectifs, au calendrier, aux étapes importantes et aux livrables. Cette démarche aide les chefs de projet à comprendre comment les travaux avancent et à déterminer si le projet est en bonne voie et va dans la bonne direction.
Pour bien comprendre comment suivre l'avancement d'un projet, plusieurs éléments clés doivent être pris en compte, notamment :
l'achèvement des tâches
la réalisation des étapes importantes
les actualisations du calendrier
les obstacles et les dépendances
la charge de travail de l'équipe
les changements d'état
les risques ou les retards
Mises à jour par les parties prenantes
Pourquoi est-il important de suivre l'avancement d'un projet ?
Le suivi de l'avancement d'un projet offre aux responsables d'équipe et aux chefs de projet une vue fiable et actualisée de l'état d'avancement des travaux avant que les problèmes ne deviennent plus difficiles à résoudre. Vous pouvez ainsi :
détecter les retards à un stade précoce
mettre en évidence les obstacles
Améliorer la responsabilisation au sein de l'équipe
réduire le besoin de relancer les équipes pour obtenir des informations
offrir aux parties prenantes une visibilité plus claire sur l'état
rééquilibrer les charges de travail
mieux planifier et établir des prévisions
maintenir le lien entre le travail effectué et les objectifs du projet
Avancement du projet, état du projet et performance du projet
L'avancement, l'état et la performance d'un projet sont liés, mais ils mesurent différents aspects du bon déroulement du projet.
Questions auxquelles il/elle répond | Exemple | |
Avancement du projet | Comment avance le travail ? | « L'équipe a terminé 18 des 25 tâches de lancement. » |
État du projet | Où en est le projet à l'heure actuelle ? | « Le projet avance comme prévu, mais un examen juridique pourrait retarder son lancement. » |
Performance du projet | Le projet est-il mené à bien de manière efficace ? | « La durée de cycle a augmenté, car les approbations prennent plus de temps que prévu. » |
L'avancement, l'état et les performances du projet s'articulent pour vous offrir une vision complète du projet sur lequel vous travaillez. Ensemble, ils indiquent la part du travail déjà accomplie, ce qu'il reste à faire et l'efficacité avec laquelle l'équipe livre ses résultats.
Comment suivre l'avancement d'un projet en 8 étapes
Le suivi de l'avancement d'un projet est relativement simple, et il existe de nombreuses méthodes pour y parvenir.
1. Commencer par définir un objectif de projet clair
Pour suivre l'avancement d'un projet, commencez par définir un objectif clair. Définir des objectifs est une étape importante, car elle vous permet de mesurer l'avancement d'un projet par rapport à l'objectif que vous cherchez à atteindre.
Un objectif de projet clair doit inclure :
Objectif métier : les objectifs métier que vous souhaitez aligner sur le projet ou atteindre grâce à celui-ci.
Périmètre du projet : une description détaillée des travaux, des objectifs, des limites et des exclusions du projet.
Principaux livrables : les produits ou services tangibles que vous livrez tout au long du projet.
Calendrier cible : un calendrier cible pour l'achèvement du projet. Les calendriers cibles doivent être réalistes et réalisables.
Critères de réussite : les critères d'acceptation qui déterminent les conditions à remplir avant que les livrables ne soient acceptés.
Parties prenantes : une liste de toutes les parties prenantes clés impliquées dans le projet.
Contraintes : les limitations du projet, telles que les ressources ou le temps.
2. Décomposer le projet en étapes importantes
Une fois l'objectif clairement défini, décomposez le travail en étapes importantes afin de faciliter le suivi des initiatives de grande envergure. Les étapes importantes constituent des points de contrôle significatifs entre le lancement et l'achèvement du projet, ce qui permet de suivre la progression rapidement et facilement.
Voici quelques étapes importantes courantes d'un projet :
« Lancement du projet terminé »
« Exigences approuvées »
« Brief créatif finalisé »
« Conception terminée »
« Développement terminé »
« Assurance qualité terminée »
« Approbation des parties prenantes obtenue »
« Lancement terminé »
« Bilan post-lancement terminé »
3. Transformer les étapes importantes en tâches traçables
La visibilité au niveau des tâches permet aux chefs de projet de vérifier si les étapes importantes avancent comme prévu. Pour y parvenir, il suffit de décomposer ces étapes importantes en tâches plus petites et traçables.
Pour ce faire, vous pouvez utiliser des automatisations de workflow afin de gagner du temps sur la création manuelle des tickets. Vous facilitez ainsi le suivi du projet en éliminant les incertitudes liées au manque d'informations ou d'actualisations sur les tâches.
De plus, décomposer les étapes importantes en tâches individuelles vous offre une vision plus claire de ce qui avance, de ce qui est au point mort ou de ce qui est terminé. Chaque tâche doit inclure :
un propriétaire
une date d'échéance
une priorité
l'état de progression
Dépendances
les critères d'acceptation ou la définition de « terminé »
4. Choisir une méthode de suivi de la progression
L'étape suivante consiste à choisir une méthode de suivi de la progression, et plusieurs options s'offrent à vous. Différentes méthodes de suivi de la progression conviennent mieux à différents types de projets.
Veillez à en choisir une en fonction du calendrier du projet, de sa complexité, de la structure de l'équipe et des besoins en matière de reporting.
Certaines équipes peuvent utiliser une seule méthode de suivi de la progression, tandis que les équipes transverses combinent souvent plusieurs méthodes.
5. Surveiller les obstacles, les risques et les dépendances
Pour comprendre l'avancement d'un projet, les équipes doivent aller au-delà des tâches qui avancent lentement et identifier les obstacles, les risques ou les dépendances à l'origine des retards.
Il existe plusieurs causes potentielles de retards dans les projets. Les tâches bloquées, les changements de périmètre, les contraintes en matière de ressources et des exigences floues peuvent entraîner le non-respect des échéances et un ralentissement des travaux.
6. Passer la progression en revue à un rythme régulier
La régularité est un autre aspect important du suivi de l'avancement d'un projet. Vous ne devriez pas vous contenter de suivre l'avancement d'un projet uniquement lorsque l'échéance approche.
Au contraire, vous devez régulièrement faire le point sur la progression pour vous assurer que les projets restent sur la bonne voie. Les stand-ups quotidiens aident les équipes à se réunir pour s'aligner sur l'avancement d'un projet chaque jour ouvrable.
Vous pouvez également recourir à des réunions hebdomadaires pour garantir l'alignement à long terme. L'utilisation d'outils de documentation, tels que Confluence, facilite l'organisation des stand-ups quotidiens et la documentation de chaque nouvelle information.
7. Partager des informations claires sur la progression avec les parties prenantes
Les informations destinées aux parties prenantes constituent l'une des nombreuses raisons pour lesquelles il est important de suivre l'avancement des projets. Elles vous offrent une vue détaillée de l'avancement de l'équipe, pour vous permettre de comprendre où vous en êtes par rapport aux objectifs métier globaux.
Les chefs de projet doivent traduire la progression détaillée de l'équipe en informations claires à l'intention des dirigeants, des clients et des équipes transverses. Décomposer la progression détaillée en informations claires permet aux parties prenantes de s'aligner plus facilement sur les projets.
8. Ajuster le plan de projet lorsque la progression évolue
Le suivi de la progression ne se résume pas à la visualisation de l'état actuel d'un projet ; il s'agit d'utiliser ces informations pour tirer des enseignements et agir. Lorsque la progression évolue, il est important d'adapter votre plan de projet afin de répondre aux nouveaux besoins du projet.
Il existe plusieurs façons d'adapter votre plan de projet en fonction de l'évolution de la progression, notamment :
reprioriser
réassigner les tickets
ajouter des ressources
réduire le périmètre pour respecter les délais
Meilleures méthodes pour le suivi de l'avancement d'un projet
Des tableaux Kanban Jira aux tableaux Scrum, il existe plusieurs façons de suivre l'avancement d'un projet. Comparez les méthodes de suivi de l'avancement du travail pour trouver la meilleure solution pour votre projet.
Méthode | Idéal pour | En quoi cette méthode peut aider |
Calendrier du projet | Projets axés sur les échéances | Présente les étapes importantes, dépendances et dates d'échéance |
Tableau Kanban | Projets axés sur des workflows | Affiche les tickets par état, comme à faire, en cours, bloqué et terminé |
Tableau Scrum | Équipes fonctionnant avec des sprints | Aide les équipes Agile à suivre l'avancement du sprint et les tickets restants |
Tableau de bord | Chefs de projet et parties prenantes | Fournit une vue d'ensemble des performances du projet et des métriques clés |
Rapport d'état | Communications entre les parties prenantes | Résume l'avancement du travail, les risques, les décisions et les prochaines étapes |
Examen des étapes importantes | Projets transverses | Vérifie si les principales phases du projet sont terminées |
Graphique d'avancement | projets Agile | Affiche le nombre de tickets restants dans un sprint ou un projet |
Vue de la charge de travail | Planification des ressources | Indique si les tickets sont répartis de manière réaliste au sein de l'équipe |
Rétrospective | Amélioration du projet | Aide les équipes à évaluer ce qui a fonctionné et ce qui devrait changer pour le prochain projet |
Les méthodes les plus utilisées pour suivre l'avancement d'un projet incluent les tableaux Scrum Jira, les tableaux Kanban, les chronologies de projet et les graphiques Burndown.
Métriques importantes d'avancement d'un projet à suivre
L'utilisation de métriques aide les équipes à définir la réussite d'un projet de manière claire, mesurable et exploitable. Ces métriques clés sont essentielles pour suivre l'avancement du projet.
Métrique | Ce qu'elle indique | Pourquoi est-ce important ? |
Tâches terminées | Combien de tickets ont été terminés | Donne une vue de base de la progression |
Étapes importantes terminées | Si les principales phases du projet sont en bonne voie | Aide à suivre les points de contrôle plus importants du projet |
Tâches en retard | Quel ticket est en retard | Aide les chefs de projet à détecter les retards rapidement |
Tickets bloqués | Quelles tâches ne peuvent pas avancer | Indique où des décisions ou une assistance sont nécessaires |
Travail en cours | Combien de tickets sont actifs en même temps | Aide les équipes à éviter la surcharge et les goulots d'étranglement |
Durée du cycle | Combien de temps il faut à un ticket pour être complété, du début à la fin | Aide à identifier les retards de workflow |
Délai d'exécution | Combien de temps il faut à un ticket pour passer de la demande à la livraison | Aide les équipes à comprendre la vitesse de livraison |
Budget utilisé | Quelle part du budget a été dépensée | Aide à comparer l'avancement d'un projet par rapport au coût |
Changements du périmètre | Dans quelle mesure les objectifs du projet ont dérivé | Aide à gérer la dérive des objectifs |
Team Capacity | Si l'équipe dispose d'assez de temps et de ressources | Aide les responsables à répartir la charge de travail |
Temps d'approbation | Combien de temps prennent les révisions ou les approbations | Aide à identifier les retards des parties prenantes |
Résolution des risques | Si les risques sont traités | Aide à éviter que les petits problèmes ne se transforment en retards plus importants |
Outils de suivi de l'avancement d'un projet
En plus des méthodes de suivi, les chefs de projet peuvent utiliser plusieurs outils pour surveiller l'avancement du travail.
Tableaux de projet
Les tableaux de projet aident les équipes à visualiser les tickets par état, vous offrant une vue simplifiée des tickets en cours, terminés et à venir.
Les tableaux Jira aident les équipes à gérer les tickets dans des workflows personnalisables, ce qui convient aux équipes Agile, aux équipes de projet et aux workflows transverses.
Chronologie et feuille de route
Les chronologies offrent aux chefs de projet une vision claire des échéances, des dépendances et du calendrier des étapes importantes. La vue Chronologie de Jira peut aider les équipes à planifier les tickets en fonction des échéances et à comprendre comment les tâches sont liées à l'échelle du projet, pour permettre d'aligner les tickets chaque jour sur des étapes plus importantes.
Tableaux de bord et rapports
Les tableaux de bord et les rapports d'avancement du travail aident les équipes à suivre les performances, les risques et les tendances du projet. Ils offrent aux chefs de projet une vue d'ensemble claire de l'avancement d'un projet et de ce qui pourrait l'entraver.
Les tableaux de bord et les rapports Jira permettent aux équipes de suivre les métriques d'avancement du travail, tels que les tickets en retard, l'avancement d'un sprint, les tâches bloquées, la charge de travail et les tendances de livraison.
Cette visibilité peut réduire le travail manuel lié au reporting sur l'état du projet. Par exemple, Bandhan Life utilise les tableaux de bord et les filtres Jira pour suivre l'avancement du travail et les étapes importantes principales au lieu de collecter manuellement les changements d'état.
Comme l'explique Shahid de Bandhan Life, les équipes ont désormais « une vue en temps réel de ce qui se passe », ce qui favorise la responsabilisation.
Automatisation des workflows
Les outils d'automatisation des workflows réduisent le travail répétitif de gestion de projet afin que les équipes puissent se concentrer sur l'avancement du travail. Avec l'automatisation Jira, vous pouvez configurer des rappels automatiques, des changements d'état, des notifications et d'autres actions récurrentes liées au workflow.
Documentation de projet
La documentation de projet permet aux équipes et à la direction de trouver plus facilement les objectifs, le périmètre, les décisions et les dernières informations d'un projet dans un emplacement centralisé.
Les pages Confluence sont une solution de documentation simple, pour vous permettre de documenter les plans du projet, les notes de réunion, les journaux de décisions, les changements d'état, les exigences et les enseignements à tirer. Lorsque vous mettez à jour des pages Confluence, elles le sont pour tout le monde en temps réel.
Modèles de changement d'état
Les modèles facilitent la communication de l'avancement du travail par les chefs de projet, de manière claire et cohérente, afin d'éviter toute confusion pour les parties prenantes et de garantir l'alignement entre les équipes.
Le modèle d'état de projet proposé par Confluence aide les équipes à harmoniser les actualisations concernant les tickets terminés, les risques, les bloqueurs, les décisions et les étapes à suivre.
Gardez une équipe cohérente à mesure que les tickets du projet avancent
Le suivi de l'avancement d'un projet aide les chefs de projet à faire avancer les tickets. Il existe plusieurs méthodes et outils de suivi de l'avancement du travail que vous pouvez utiliser pour maintenir la cohérence des équipes et faire avancer les projets vers leur objectif final.
Jira permet aux équipes de suivre les tâches, les propriétaires, les échéances, les bloqueurs, les workflows, les tableaux de bord et les rapports afin que les chefs de projet aient une visibilité en temps réel sur l'avancement des tickets.
Confluence offre un espace de travail partagé pour documenter les objectifs d'un projet, les changements d'état, les notes de réunion, les décisions et les étapes à suivre, pour permettre aux équipes de maintenir le contexte du projet aligné sur les tickets suivis.
FAQ sur l'avancement du projet
Quelles sont les bonnes pratiques pour suivre l'avancement d'un projet ?
Lors du suivi de l'avancement d'un projet, il est important de définir un objectif clair, de décomposer le projet en étapes importantes et en tâches, et de consulter son avancement à intervalles réguliers.
Comment savoir si un projet prend du retard ?
Vous pouvez identifier un projet qui prend du retard en recherchant les tickets qui n'ont pas été terminés, les échéances à venir, les bloqueurs et les risques. Identifier ces problèmes en amont permet d'éviter les retards pour le projet.
À quelle fréquence faut-il suivre l'avancement du projet ?
L'avancement du projet doit être suivi quotidiennement lors de stand-ups, et complété par des points hebdomadaires pour donner aux chefs de projet l'occasion d'aborder les étapes importantes principales du projet.
Comment les chefs de projet suivent-ils l'avancement de plusieurs équipes ?
Les chefs de projet peuvent utiliser des outils, tels que les tableaux Kanban et Scrum pour suivre l'avancement de plusieurs équipes. Ainsi, les équipes transverses restent cohérentes et responsables.