Повысьте эффективность рабочих процессов в Confluence с помощью автоматизаций
Просмотр тем
Для поддержания актуальности страниц Confluence и слаженной работы команды требуются усилия. Отправка напоминаний, архивирование старого контента или настройка страниц проекта с нуля вручную повышают временные затраты и затрудняют выполнение работы, которую можно ускорить.
Автоматизация в Confluence меняет эту ситуацию. Благодаря интуитивно понятным шаблонам, бескодовым инструментам и интеллектуальным помощникам на базе ИИ, она помогает командам избавиться от повторяющихся задач и сосредоточиться на важной работе, не требуя при этом технических навыков.
На недавнем вебинаре Atlassian эксперты по продукту рассказали, как команды могут оптимизировать рабочие процессы с помощью автоматизации в Confluence. Вот основные выводы и способы их реализации сегодня.
Как автоматизация помогает командам работать эффективнее
Автоматизация в Confluence экономит время команд. С ее помощью выполняется рутинная работа, такая как поиск старых страниц или управление задачами, для обеспечения непрерывности процессов без постоянной ручной проверки.
Всего несколькими щелчками мыши вы можете настроить правила, срабатывающие в зависимости от времени, события или изменений страницы.
Не нужно писать код или долго обучаться. Даже новички в Confluence могут приступить к работе за считанные минуты.
Такие команды, как Rivian, уже добились результатов. Благодаря автоматизации повторяющейся работы они экономят до 60 часов в месяц. Теперь они используют это время для стратегического планирования, а не для рутинных задач.
Поддерживайте актуальность контента и результатов работы
По мере развития проектов устаревшие страницы могут накапливаться быстро. Это загромождает рабочее пространство и затрудняет поиск нужной информации. Автоматизация помогает поддерживать порядок и актуальность контента без необходимости ручной проверки.
Например, вы можете создать правило, срабатывающее каждый месяц, для выявления страниц, которые не обновлялись и не просматривались в течение шести месяцев. Если устаревшая страница отмечена, ее можно архивировать с помощью автоматизации. Владельцу страницы отправляется электронное письмо с объяснением причины удаления страницы и ссылкой на нее для просмотра или восстановления в случае необходимости.
Вы также можете использовать автоматизацию для упрощения повторяющихся задач, таких как создание протоколов собрания. Когда кто-то публикует документ по собранию, Rovo, помощник Atlassian на базе ИИ, может обобщить содержание страницы и отправить обзор участникам по электронной почте. Можно даже автоматически маркировать такой обзор в зависимости от содержимого, чтобы его было легче найти позже.
Профессиональный совет: используйте такие метки, как «протокол-собрания», «черновик» или «требуется-проверка», чтобы помочь команде быстро фильтровать контент. Используйте правила для автоматического добавления меток на основе заголовка страницы или используемого шаблона.
Предоставляйте нужную информацию нужным командам
Когда сроки истекают или меняются статусы страниц, командам необходимо узнать об этом без поиска обновлений и переключения между приложениями. Автоматизация позволяет уведомить нужных людей в нужное время.
Например, вы можете создать правило, которое отправляет сообщение Slack или Microsoft Teams в момент наступления срока выполнения задачи или перехода страницы из статуса «В работе» в статус «Готово к проверке». Эти обновления происходят автоматически, помогая командам действовать быстро, не отвлекаясь на поиск контекста.
Вы также можете использовать автоматизацию для запуска последующих задач при публикации страницы — например, поручить кому-нибудь проверить ее, установить напоминание о необходимости обновить ее позже или даже отправить ее на утверждение другой команде.
Профессиональный совет: попробуйте добавить интеллектуальные значения Confluence, чтобы настроить отображение в уведомлениях названий страниц, имен авторов и ссылок, чтобы читатели могли сразу получить всю информацию.
Стандартизируйте работу своей команды
Когда команды начинают новые проекты с нуля, это может замедлить прогресс. Благодаря автоматизации вы можете настроить структурированные процессы, которые будут направлять работу команд без дополнительных инструкций.
Например, вы можете создать правило автоматизации, которое будет генерировать полный набор страниц, таких как стартовые заметки, система отслеживания задач и документ с целями, при создании нового раздела проекта.
Это поможет каждой команде начать работу с единой основы без необходимости ручной настройки.
Интеллектуальные кнопки добавляют еще один слой структурирования. Например, шаблон плана кампании может содержать кнопку, позволяющую в один щелчок отметить план как окончательный, уведомить руководство и заархивировать черновую версию.
Профессиональный совет: не знаете, что автоматизировать в первую очередь? Определите задачи, которые команда выполняет каждую неделю, например, создание стартовых страниц или добавление меток к документам на проверку. Если задача выполняется больше двух раз — это отличный кандидат на автоматизацию.
День с автоматизацией: более эффективные запуски с помощью Confluence
В демонстрации из вебинара вымышленная компания по логистике медицинских услуг под названием Vitafleet приготовилась выпустить новый продукт: FleetFlow. Чтобы действовать быстро, но не экономить на качестве, ее команды полагались на автоматизацию в Confluence.
Маркетинговая команда начала работу с добавления умной кнопки на страницу кампании. Одним щелчком они обновили статус документа, добавили ему метку «В работе» и отправили участникам сообщение Slack, не покидая страницы.
Тем временем команда по продукту использовала Rovo для составления подробного документа с требованиями и поделилась наиболее важной информацией с командой разработчиков.
Никаких копий и лишних электронных писем. Просто четкие, регулярные обновления, доставляемые автоматически.
Чтобы избежать загромождения во время напряженного запуска, они ввели регулярное правило для архивирования любого контента, с которым никто не работал в течение шести месяцев. Это позволило поддерживать порядок в рабочем пространстве и минимизировать отвлекающие факторы.
Эти средства автоматизации работали в фоновом режиме, помогая команде сэкономить время, уменьшить количество ошибок и обеспечить своевременный запуск.
Быстрые способы начать работу
Автоматизация — это гибкий инструмент, и вам не нужны сложные правила, чтобы добиться результатов. Вот несколько простых способов начать.
- Отправляйте напоминания для обновления черновиков страниц: установите правило для уведомления владельцев страниц, если черновик не обновлялся в течение двух недель.
- Автоматически маркируйте контент для внутренних команд: когда страница публикуется в определенном разделе, автоматически добавляйте метки команд, такие как «Маркетинг» или «Поддержка».
- Упростите документы по адаптации: когда новый участник присоединяется к команде, создайте список этапов адаптации и ресурсов для ознакомления.
- Уведомляйте руководителя группы об обновлении целей: когда страница, отмеченная как «командные цели», изменяется, запускайте отправку уведомления в Slack или по электронной почте.
- Планируйте ежеквартальные проверки контента: создайте правило, напоминающее владельцам страниц о необходимости проверки ключевых документов каждые 90 дней, помогая командам поддерживать актуальность контента без отправки напоминаний вручную.
Эти идеи не только экономят время, но и повышают темп работы. Чем больше задач вы автоматизируете, тем более последовательными становятся рабочие процессы, что позволяет команде сосредоточиться на достижении более глобальных целей.
Начните автоматизировать работу в Confluence
Автоматизация Confluence помогает команде работать эффективнее, поддерживать организованность и сосредоточиться на самом важном. Независимо от того, управляете ли вы межфункциональным проектом или поддерживаете актуальность документации, автоматизация выполняет повторяющиеся задачи, высвобождая время команды.
Начать легко, даже если вы не знакомы с Confluence. Используйте шаблоны, интеллектуальные кнопки и инструменты на базе ИИ для улучшения рабочих процессов, не написав ни строчки кода.
Готовы попробовать? Зарегистрируйтесь в Confluence и начните создавать эффективные и быстрые рабочие процессы с помощью автоматизации.