Что такое отслеживание ресурсов и почему оно необходимо для успеха проекта?
Просмотр тем
Для успеха проекта требуется управлять множеством его самостоятельных аспектов одновременно. Вы координируете сроки, управляете командой и держите работу в рамках бюджета. Без надлежащего отслеживания ресурсов вы будете управлять этими сложными составляющими, не имея четкого представления о реальном состоянии дел.
Отслеживание ресурсов — это систематический мониторинг и управление всеми активами, необходимыми команде для успешного выполнения проектов. Сюда входит все от времени и навыков участников команды до физического оборудования и распределения бюджета. Цель заключается в том, чтобы знать, какие ресурсы уже есть, какие еще требуются и насколько эффективно используются имеющиеся ресурсы.
На этой странице мы рассмотрим, что такое отслеживание ресурсов, почему оно важно для успешного управления проектами и как внедрить эффективные системы отслеживания в свои проекты.
Что такое отслеживание ресурсов?
Отслеживание ресурсов предполагает мониторинг, подсчеты и управление в отношении всех составляющих, необходимых для выполнения проекта. Рассматривайте это как подробный учет всего, что необходимо команде для успеха, в сочетании с постоянным мониторингом использования этих ресурсов.
Отслеживание обычно включает в себя и мониторинг кадровых ресурсов — времени, навыков и доступности сотрудников. Кроме того, оно касается и финансовых ресурсов: отслеживаются бюджеты, расходы и распределение затрат.
Физические активы, такие как оборудование, лицензии на программное обеспечение и рабочая область, также подлежат отслеживанию. Даже нематериальные ресурсы, такие как опыт, знания и отношения, нуждаются в мониторинге.
Отслеживание ресурсов вписывается в более широкую картину управления проектами, поставляя данные для принятия обоснованных решений на протяжении всего жизненного цикла проекта. Оно напрямую связано со стратегическим планированием, так как помогает воплощать планы проектов в жизнь.
Почему отслеживание ресурсов важно для эффективного управления проектами?
Отслеживать ресурсы необходимо для предотвращения хаоса, который возникает при работе над проектом вслепую. Когда вы не знаете, как используются ресурсы, одни участники команды выгорают от перегрузок, а другие сидят сложа руки. Бюджеты выходят из-под контроля, сроки срываются, а качество снижается.
Эффективное программное обеспечение для отслеживания ресурсов помогает использовать их оптимально, показывая, где ресурсы тратятся впустую или используются не полностью. Оно полезно для предотвращения выгорания команды, потому что помогает непрерывно и справедливо распределять рабочие нагрузки. Но самая важная его функция заключается в том, чтобы способствовать правильному принятию решений благодаря актуальным данным о доступности и ограничениях ресурсов.
Представьте команду разработчиков приложений, которая ведет сразу несколько проектов. Без отслеживания ресурсов руководитель проекта может поручить одному и тому же старшему разработчику три разных критических задачи, даже не подозревая, что тот уже работает на пределе.
Система отслеживания ресурсов позволила бы сразу выявить конфликт, а команда смогла бы определить дальнейший план действий. Прозрачность позволяет избежать узких мест, снизить уровень стресса и обеспечить бесперебойную реализацию проектов.
Кроме того, отслеживание ресурсов делает управление упреждающим, а не реактивным. Вместо того чтобы обнаруживать проблемы, когда они уже повлияли на сроки или бюджет, можно заранее выявить потенциальные сложности и исправить их до того, как они превратятся в серьезные препятствия.
Типы ресурсов, которые можно отслеживать
Для разных типов ресурсов требуются разные подходы к отслеживанию, но каждый ресурс играет решающую роль в успехе проекта. Знать эти виды необходимо, чтобы не упустить важные активы, которые могут стать причиной провала или успеха проекта.
- Управление персоналом. Сюда входят время, навыки, доступность и рабочая нагрузка участников команды. Плохое управление человеческими ресурсами приводит к наиболее распространенным ошибкам в проектах и часто — к срыву сроков из-за чрезмерной загрузки участников команды или нехватки навыков, которая не была выявлена достаточно рано.
- Временные ресурсы. Помимо отработанных часов, сюда входят расписание работ по проекту, контрольные точки и их сроки, а также критический путь реализации проекта. Время часто является самым ограниченным ресурсом, поэтому отслеживать его необходимо для ежегодного планирования.
- Финансовые ресурсы. К ним относятся распределение бюджета, фактические расходы, прогнозы затрат и расчеты окупаемости инвестиций. Нерациональное использование финансовых ресурсов может привести к фатальным последствиям для проектов, даже если все остальное идет хорошо, поэтому такое отслеживание крайне важно для долгосрочного устойчивого развития.
- Физические и цифровые активы. Это все оборудование, лицензии на программное обеспечение, рабочая область и инструменты. Такие ресурсы часто имеют зависимости и ограничения, что может неожиданно создать проблемы, если эти ресурсы не отслеживать и не управлять ими должным образом.
Пять шагов по отслеживанию ресурсов для эффективного управления проектами
Успешное отслеживание ресурсов для управления проектами основано на системном подходе, который используется, чтобы внести прозрачность, подотчетность и результативность в ваш рабочий процесс. Секрет заключается в том, чтобы сохранить простоту и при этом обеспечить полноту. Отслеживание должно помогать, а не мешать продуктивности вашей команды.
Лучшие системы отслеживания ресурсов автоматизируют сбор данных там, где это возможно, чтобы команда могла сосредоточиться на анализе и принятии решений. Кроме того, они удобны в использовании: участники команды могут легко вносить данные и получать доступ к нужной информации без задержек.
1. Определите все ключевые ресурсы
Определите все ресурсы, необходимые проекту, не упуская как очевидные, так и скрытые зависимости. К прямым ресурсам относятся участники команды, бюджет и оборудование. Косвенные ресурсы часто играют не менее важную роль — это общие службы, внешние поставщики, процессы подтверждения и корпоративные знания, которыми обладают конкретные лица.
Создайте инвентаризационный список ресурсов, включая ограничения доступности, зависимости и особые требования. Укажите также ресурсы, которые могут понадобиться на более поздних этапах жизненного цикла проекта.
2. Установите конкретные ключевые показатели эффективности (KPI) для отслеживания прогресса и выявления пробелов
Создайте измеримые показатели, которые помогут оценить текущую производительность и выявить потенциальные проблемы до того, как они станут критическими. Сосредоточьтесь на следующих ключевых показателях, позволяющих получить оперативную и стратегическую аналитику.
- Коэффициент использования. Показывает, какая часть доступных мощностей задействована. Помогает выявить чрезмерно используемые и недозагруженные ресурсы.
- Соотношение возможности и спроса. Сравнивает доступность ресурсов с потребностями проекта для своевременного обнаружения возможного дефицита.
- Разница в расходах. Отслеживает фактические расходы по сравнению с запланированным бюджетом и помогает контролировать финансовые ресурсы.
- Эффективность использования ресурсов. Показывает, сколько результата приносит каждый вложенный ресурс для оптимизации производительности.
- Время, затрачиваемое на приобретение ресурсов. Измеряет, сколько времени требуется, чтобы восполнить нехватку ресурсов после ее выявления.
3. Выберите систему отслеживания
Используйте централизованные цифровые инструменты вместо электронных таблиц или разрозненных систем. По мере усложнения проектов электронные таблицы становятся громоздкими и в них легко сделать ошибку.
Выбирайте программное обеспечение для отслеживания ресурсов, которое интегрируется с существующими инструментами управления проектами и отображает все типы ресурсов в реальном времени.
4. Согласуйте отслеживание с контрольными точками проекта
Синхронизируйте отслеживание ресурсов с расписанием проекта и ключевыми результатами, чтобы оно отражало реальные потребности команды. Такое согласование делает данные о ресурсах более практичными.
Проводите регулярные проверки распределения ресурсов при достижении каждой основной контрольной точки, и корректируйте планы по результатам работы. Такой подход содействует одновременному планированию ресурсов и производительности.
5. Пересмотрите использование ресурсов и скорректируйте его соответствующим образом
Проводите регулярные проверки, чтобы оценить эффективность использования ресурсов и при необходимости обновлять планы на основе новых данных. Отдайте предпочтение непрерывному совершенствованию на основе регулярных корректировок по результатам циклов работы.
Используйте данные об эффективности чтобы принимать более обоснованные решения по планированию ресурсов и находить закономерности, повышающие точность будущих оценок.
Распространенные проблемы отслеживания ресурсов
Даже при правильном подходе к отслеживанию ресурсов команды могут сталкиваться с типичными трудностями, которые снижают эффективность работы. Понимание этих трудностей помогает подготовить решения до возникновения проблем.
- Неточные или неполные данные. Участники команды могут забыть внести данные о затраченном времени, ошибиться в оценках или обновить информацию об использовании ресурсов. Чтобы предотвратить это, максимально упростите ввод данных и дайте сотрудникам четкие инструкции о том, что необходимо отслеживать. Полезно будет показать на примере, как точная информация помогает команде достигать лучших результатов.
- Недоверие инструментам отслеживания. Некоторые участники команды считают отслеживание ресурсов проявлением микроменеджмента или лишней административной нагрузкой. Для решения этой проблемы необходимо вовлечь участников команды в процесс выбора инструментов, сосредоточить внимание на преимуществах, а не на требованиях. Необходимо, чтобы системы отслеживания приносили пользу каждому участнику, повышая удобство планирования и прозрачность рабочей нагрузки.
- Чрезмерно сложные системы. Избыточные требования к отслеживанию могут создать больше проблем, чем решить. Такие системы не получится внедрить успешно, и данные в них будут неточными. Вместо попыток измерить все подряд сосредоточьтесь на ключевых показателях, которые действительно помогают принимать решения.
Лучшие инструменты и шаблоны для эффективного отслеживания ресурсов в проектах
Правильно подобранные инструменты и шаблоны могут превратить отслеживание ресурсов из утомительной административной задачи в стратегическое преимущество, ведущее к успеху проекта. Рассмотрим наиболее подходящие варианты для различных аспектов управления ресурсами.
1. Jira: лучшее решение для управления ресурсами в разных командах
Jira отлично подходит для отслеживания ресурсов, поскольку легко интегрируется с существующими рабочими процессами проекта и предоставляет мощные инструменты для отчетности и визуализации. Команды могут отслеживать время, измерять прогресс относительно доступных мощностей и получать информацию о распределении ресурсов сразу по нескольким проектам в режиме реального времени.
Возможности интеграции этой платформы позволяют напрямую связать отслеживание ресурсов с рабочими процессами управления проектами, устраняя дублирование ввода данных и обеспечивая актуальность информации. Используя представления досок и бэклога в Jira, можно увидеть распределение ресурсов с разных точек зрения, а с помощью функций отчетности — выявить тенденции и возможности оптимизации.
2. Шаблон Jira для отслеживания проектов: лучшее решение для отслеживания ресурсов на уровне проекта
Шаблон для отслеживания проектов помогает структурировано отслеживать все ресурсы в рамках конкретного проекта. Шаблон содержит заранее настроенные поля для различных типов ресурсов и настраиваемые панели мониторинга, которые предоставляют как подробные, так и сводные данные об использовании ресурсов. Ключевые показатели рассчитываются автоматически.
3. Шаблон Confluence для планирования ресурсов: лучшее решение для упорядочения и распределения ресурсов
Шаблон планирования ресурсов идеально подходит для данного этапа проекта. Он помогает командам документировать потребности в ресурсах, выстраивать зависимости и создавать планы распределения, которыми можно легко делиться и обновлять. Шаблон интегрируется с Jira для прямой связи между этапами планирования и исполнения.
4. Jira Product Discovery: лучший вариант для расстановки приоритетов в зависимости от возможностей команды
Этот инструмент помогает командам ставить цели, учитывая ограниченность ресурсов и приоритеты бизнеса. Он позволяет оценить возможности команды и определить самые важные задачи, опираясь не только на ценности для бизнеса, но и на реальные возможности.
5. Шаблон Confluence для планирования производительности: лучшее решение для визуализации ресурсов команды
Шаблон планирования производительности дает наглядное представление о доступности сотрудников и распределении рабочей нагрузки. Такое планирование помогает избежать чрезмерной загрузки и выявить возможности для более эффективного использования имеющихся ресурсов.
Начните работу с отслеживания ресурсов в Jira
Jira предоставляет комплексные возможности отслеживания ресурсов, необходимые современным командам — без лишних сложностей. Представление доски показывает, как распределена работа между участниками команды, а представление бэклога помогает планировать распределение ресурсов для предстоящей работы.
Связав Jira с Confluence и Jira Product Discovery, можно создать комплексную экосистему отслеживания ресурсов, которая охватывает весь жизненный цикл проекта: от первоначального планирования до выполнения и анализа проекта. Интеграция с Confluence помогает эффективно связать документацию по планированию ресурсов с фактическим выполнением проектов. С помощью Jira Product Discovery можно распределять ресурсы в соответствии со стратегическими приоритетами.