Диаграммы сродства: как эффективно организовать идеи

Эффективное построение диаграмм сродства начинается задолго до того, как заметки попадают на стену (или на цифровую доску). Сбор правильных материалов и четкое определение ожиданий от участников имеют решающее значение для продуктивной сессии.

• Соберите разнообразные входные данные. Начните со сбора всей неструктурированной информации, имеющей отношение к делу. Это могут быть данные, уже давно поступающие из различных источников, таких как подробные интервью с пользователями, развернутые ответы в опросах, выводы по итогам мозговых штурмов, каналы обратной связи с клиентами или результаты тестирования на удобство использования. Чем разнообразнее и полнее будет информация, тем качественнее получится аналитика.
• Выберите подходящие инструменты. Хотя физические записки и большая стена остаются вне конкуренции, для удаленных или гибридных команд все популярнее становятся цифровые инструменты. Платформы типа досок Confluence представляют собой бесконечный виртуальный холст, позволяющий всем участникам одновременно добавлять информацию и вместе обрабатывать ее, независимо от своего местонахождения.
• Четко сформулируйте ожидания от участников. Перед сеансом уточните роли и алгоритм действий каждого участника. Подчеркните важность их личного участия в генерации и тихой группировке идей. Объясните, что цель — выявить естественные взаимосвязи, а не подогнать все под готовые категории и что перетасовка заметок — это нормально. Чтобы получить более широкую картину, соберите разноплановую группу, состоящую из сотрудников разных подразделений или с разным уровнем осведомленности о проблеме.

Чтобы диаграмма работала эффективно, процесс ее построения (хоть физический, хоть цифровой) должен быть упорядоченным, но вместе с тем гибким. В любом варианте вы обращаетесь к коллективной интуиции и общему пониманию своей команды.

Чтобы быстрее навести порядок в своих идеях, воспользуйтесь бесплатным шаблоном диаграммы сродства в Confluence.

Диаграммы сродства — универсальный инструмент для ситуаций, где нужно систематизировать большое количество неупорядоченных идей в виде аналитических схем, которые можно применить к делу. Они ценятся за способность внести ясность в хаос и помочь командам прийти к консенсусу.

• Группировка отзывов пользователей после запуска продукта. Собрав от пользователей сотни комментариев, отчетов о багах и запросов на функции, постройте диаграмму сродства, чтобы команды по продукту могли быстро выделить повторяющиеся проблемы (например, запутанную навигацию, запрос на персонализацию) и понять, какие обновления следует разрабатывать в первую очередь.
• Мозговой штурм новой маркетинговой кампании. Диаграмма сродства поможет маркетинговой команде в процессе подготовки новой кампании упорядочить разнообразные идеи рекламного посыла, каналов и целевых аудиторий, а также выделить основные темы для целостной стратегии.
• Анализ основных причин проблемы. Когда в проекте или процессе возникает сложная проблема, команды могут провести мозговой штурм всех потенциальных факторов и затем с помощью диаграммы сродства сгруппировать похожие причины. Это поможет точнее понять изначальные проблемы.
• Планирование ретроспективы команды. Agile-командам диаграмма сродства может помочь упорядочить отзывы по категориям «что прошло хорошо», «что можно улучшить» и «списки задач» по итогам спринта. Благодаря этому ретроспектива станет полезнее, а важные выводы будут приняты к сведению и применены на практике.

Как добиться того, чтобы сеансы построения диаграмм сродства проходили максимально полезно, а полученная в результате аналитика действительно имела ценность?

Просто сгруппировать записки — далеко не все: здесь важна совместная работа над проектом в тесной связке и умение нестандартно мыслить.

Вот несколько способов добиться того, чтобы результат правильно отображал коллективный разум команды.

• Назначьте опытного фасилитатора, который будет вести весь процесс, не давая команде отклоняться от темы и предоставляя всем равные возможности участия. Этот человек поможет направить поток идей в нужное русло, поспособствует тихой группировке, при необходимости выступит посредником в спорах и обеспечит достижение цели сеанса. Его роль — помогать команде, а не диктовать категории.
• Четко сформулируйте ожидания от участников. До начала сеанса точно объясните каждому участнику команды его роль. Подчеркните важность личного участия в этапах первоначальной генерации и тихой группировки идей. Например, менее опытным сотрудникам можно поручить выделение уникальных наблюдений, а более опытные уже могут интуитивно видеть более широкие связи. Чем разнообразнее группа, тем шире спектр точек зрения и эффективнее процесс. Старайтесь привлекать к работе людей из разных подразделений или с разным уровнем осведомленности о проблеме.
• Неоднозначность — это норма. Позвольте темам появляться естественным образом. Не поддавайтесь желанию заранее задать категории или принудительно отнести заметки к той или иной группе просто ради того, чтобы каждая идея совпала с имеющейся ментальной моделью. Весь смысл диаграммы сродства именно в обнаружении естественных взаимосвязей. На этапе тихой группировки мотивируйте участников доверять интуиции. Не беспокойтесь, если какие-то идеи будут стоять особняком: возможно, они уникальны, и их следует потом рассмотреть более пристально.
• Пользуйтесь цифровыми инструментами для инклюзивной совместной работы. В удаленных или гибридных командах удобно использовать онлайн-доски типа досок Confluence. Это общий виртуальный холст, на котором все участники команды могут добавлять информацию в реальном времени, независимо от своего местонахождения.

Доски Confluence — невероятно практичная альтернатива, превращающая традиционные очные мероприятия в эффективный цифровой процесс с коллективным участием. Представьте себе фактически бесконечный холст, на котором команды, находясь где угодно, могут вместе свободно систематизировать и дорабатывать идеи в реальном времени.

Благодаря таким возможностям, как виртуальные записки, все участники могут одновременно выражать свои мысли. Взаимодействие протекает так же естественно, как и на очных мероприятиях, но без привязки к физическому месту и связанных с этим ограничений.

Более того, доски Confluence тесно интегрированы в более широкую экосистему Atlassian. Сгруппированные идеи можно автоматически преобразовать в задачи Jira или связанные страницы Confluence. Иными словами, аналитика, полученная в ходе построения диаграммы, сразу же интегрируется в блок-схему, по которой команда сможет видеть хронологию проекта.

Специальный шаблон диаграммы сродства на досках Confluence проведет вас через все этапы — от генерации идей до их распределения по темам. Он подойдет для проекта любого типа, будь то обобщение исследований пользователей, расстановка приоритетов в бэклоге или составление плана действий для новой инициативы.

Воспользуйтесь бесплатным шаблоном диаграммы сродства