Сделайте управление контентом проще с помощью баз данных Confluence
Просмотр тем
Командам по работе с контентом знакома эта проблема: две версии одного и того же документа созданы в разных местах. Одна из них находится на общем диске, другая — в Confluence. Обе неактуальны. Сроки приближаются, проверки запаздывают, а нужный файл глубоко в ветке, которую никто не может найти.
Без четкой системы организации контента и управления им производительность снижается, а синхронизация команд нарушается.
Базы данных Confluence представляют собой единый структурированный центр управления задачами, обмена обновлениями и поддержания связи между всеми данными. Из этой статьи вы узнаете, как использовать их для централизации контента и выполнения проектов.
Что такое базы данных Confluence?
База данных Confluence — это структурированная таблица, в которой хранится и связывается информация. В каждом столбце для обеспечения согласованности и управляемости информации используется определенный тип поля, например метка, пользователь или дата.
Каждую строку базы данных можно представить как страницу Confluence с метаданными, централизуя контент и избавляясь от необходимости поиска по папкам или переключения между вкладками. Например, создавая запись в блоге, команда может добавить новую запись в базу данных, назначив автора, установив срок создания черновика и добавив ссылку на чернового варианта страницы. По мере того как запись проходит проверку, команда будет обновлять поле статуса страницы, отражая прогресс и сообщая о нем всем участникам.
Для команд по работе с контентом на нескольких проектах базы данных являются достоверным источником информации, который можно обновлять и которым легко поделиться.
Соберите весь контент в едином месте
Начните создание репозитория контента, массово импортируя данные. Если вы уже используете Jira или Confluence, подключитесь напрямую к этим инструментам, чтобы загрузить страницы или задачи. Или загрузите CSV-файл, если начинаете с электронной таблицы.
С помощью баз данных пользователи могут объединять свои задачи в едином центре, где уже работают, а не отслеживать процесс в разных инструментах. Например, контент-менеджер, запускающий кампанию в своем разделе Confluence, может импортировать задачи Jira, в которых отслеживаются идеи, маркетинговые материалы и сроки. После импорта он может упорядочить записи с помощью полей «Владелец», «Дата публикации» и других, что упрощает назначение задач и позволяет отслеживать прогресс в едином месте.
Базу данных можно также формировать вручную. Используйте поле Page Link (Ссылка на страницу), чтобы искать и подключать существующие страницы Confluence. Затем сделайте доступной основную информацию о страницах — с помощью поля Page link details (Сведения о ссылке на страницу) извлеките из поля Page Link (Ссылка на страницу) метаданные, такие как название, владелец и дата последнего обновления. Ведущий специалист по контенту может размещать ссылки на черновики блога, над которыми идет работа, и отслеживать задания по проверке — все это одном интерфейсе.
Начинаете с нуля? Создавайте новые страницы Confluence прямо из базы данных.
Создание воспроизводимых систем
Экономьте время и повышайте единообразие, используя базу данных в качестве шаблона для повторного использования. После того как вы определили подходящую структуру (например предпочтительные поля или представления), используйте ее как отправную точку для будущих кампаний или циклов публикаций.
Ясная и последовательная организация контента
Хорошо продуманная структура контента облегчает управление им. В базах данных Confluence используются определенные типы полей, с помощью которых достигается единообразие работы вашей команды в разных проектах.
Для каждого столбца базы данных можно задать определенный тип — текст, изображения, даты, теги, пользователи и другие. Для стандартизации записей и повышения ясности используйте следующие средства.
- Теги для группировки контента по темам, аудитории или регионам
- Статус страницы для отслеживания статуса контента
- Поля с датами для публикации хронологии
- Поля с данными пользователей для назначения ответственных
Такая структура способствует согласованности команд и упрощению коммуникации. Вместо того чтобы спрашивать коллег о том, как идет работа, каждый может заглянуть в базу данных, чтобы узнать о состоянии задач.
Пример: маркетинговая команда, управляющая информационными рассылками для пяти регионов, может использовать теги с названиями языков и назначать местных проверяющих, используя поле для выбора пользователей, либо создавать представления для разных языков с помощью фильтров по тегам.
Легкий поиск контента, чтобы оставаться в курсе событий
После настройки базы данных следить за изменениями становится очень просто.
Можно отобрать данные в представление по статусу, владельцу или типу контента, используя фильтры. Например, контент-менеджер может отфильтровать записи по критерию «На проверке», чтобы подготовиться к еженедельной планерке в команде, а затем сортировать их по дате публикации, чтобы приоритизировать то, что должно произойти в ближайшее время. Ищете что-то конкретное? Быстро найти нужную запись можно с помощью значка поиска в базе данных.
Когда придет время обновлять важные метаданные, не нужно будет открывать все страницы. Вносите изменения непосредственно в базу данных и наблюдайте за их синхронизацией в реальном времени для полей статуса страницы и полей меток страницы.
Настройте способ просмотра контента для вашей команды
Для каждого проекта приняты свои способы визуализации задач. Макеты базы данных Confluence предусматривают гибкие варианты компоновки, которые помогают каждой команде сосредоточиться на наиболее важных деталях.
Используйте макет таблицы для просмотра больших наборов записей и отслеживания ключевых метаданных, таких как отдел и статус.
Макет карточек хорошо подходит для просмотра визуальных работ или проверки набора рекламных материалов.
Для команд, которые при управлении контентом используют этапы, подходит макет доски — он позволяет перетаскивать записи между столбцами, таким как «К выполнению», «В работе», «На проверке» и «Готово», чтобы отразить ход выполнения работы.
Эти макеты дают командам свободу работать так, как им удобно. Для планирования предстоящих сроков контент-менеджер может использовать представление таблиц, а творческая команда предпочтет представление в виде карточек, чтобы быстро просматривать назначенные им задачи. Что касается рабочих процессов, связанных с кампанией, представление доски позволяет отслеживать прогресс неделю за неделей, не переключаясь между инструментами.
Любое из представлений можно встроить в страницы Confluence, и оно будет синхронизироваться автоматически. Все обновления, такие как изменения статуса или сроков, отразятся везде, где встроено представление. Не нужно заново создавать отчеты или дублировать данные для разных команд.
Как команды разработчиков контента используют базы данных Confluence
Контент-менеджеры используют базы данных для отслеживания основной информации о кампаниях от начала кампании до конца. Авторы сразу видят задания и статус редактирования. Региональные руководители упорядочивают информационные рассылки по языкам и типам аудитории и сохраняют представления, адаптированные к каждому региону или аудитории. Независимо от того, как вы работаете, базы данных помогают вашей команде оставаться на связи и контролировать ситуацию.
Связывание контента с контекстом при помощи интеллектуальных ссылок
Контент почти никогда не существует изолированно. В базы данных Confluence можно встраивать внешние файлы и просматривать их, что упрощает создание ссылок на задачи и активы из любого инструмента в подборке.
Используйте интеллектуальные ссылки для предпросмотра в реальном времени контента из инструментов Atlassian или сторонних платформ, таких как Google Drive или Figma. Просто вставьте ссылку в поле Smart Link (Интеллектуальная ссылка), чтобы встроить ее во время настройки.
Например, во время обновления сайта команда разработчиков контента может привязать каждую запись в блоге к соответствующей заявке Jira и макету Figma. Редакторы могут видеть обновления контента и дизайна сразу в одном интерфейсе, а проверяющие — получать доступ к итоговым файлам без лишних поисков.
Такая связь снижает задержки и недопонимание. Каждый сотрудник видит последние статусы, файлы и отзывы в том интерфейсе, в котором он сейчас работает.
Упрощенное управление объемным контентом
Базы данных Confluence — это структурированный и гибкий инструмент, с помощью которого команды могут разрабатывать контент в единой рабочей области. Отслеживайте смену ответственных, обновляйте статусы и управляйте сроками, не переключаясь между страницами или инструментами.
Независимо от того, координируете вы кампанию или поддерживаете общекорпоративную библиотеку контента, базы данных помогают командам создавать контент и работать согласованно.
Уже сегодня начните создавать в Confluence свой первый контент-центр, готовый к применению при подготовке рекламных кампаний.