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Comment transformer les éléments d'action de réunion en tâches traçables
Points clés
Les éléments d'action transforment les discussions de la réunion en étapes concrètes.
Ils permettent de désigner un responsable, d'offrir une description claire de la tâche et de fixer une date cible.
Les éléments d'action efficaces utilisent des verbes d'action et fournissent suffisamment de contexte pour que le responsable puisse s'y atteler sans avoir à poser de questions complémentaires.
Une collaboration efficace repose sur les discussions lors des réunions d'équipe. Lorsque quelqu'un quitte une réunion sans savoir clairement ce dont il est responsable, des choses passent entre les mailles du filet. Les éléments d'action comblent cette lacune en transformant les conversations en tâches attribuées et traçables.
Cet article explique ce que sont les éléments d'action, comment bien les rédiger et comment les transformer en tâches traçables qui ne se perdent pas dans un récapitulatif. Que vous animiez des réunions de lancement de projet, des points d'équipe, des rétrospectives ou des appels client, les mêmes principes s'appliquent.
Que sont les éléments d'action ?
Les éléments d'action sont des tâches spécifiques ou étapes concrètes attribuées à une personne pendant ou après une réunion, une discussion ou un processus de prise de décision. Ils transforment les échanges en tâches impliquant une responsabilité individuelle, en confiant une mission précise à une personne nommément désignée et en fixant une échéance pour sa réalisation.
Vous trouverez des éléments d'action dans presque tous les types de réunions : réunions de lancement de projet, points d'équipe hebdomadaires, revues avec les parties prenantes, sessions de planification, rétrospectives et appels client. Ils interviennent chaque fois qu'un groupe doit passer de la discussion à l'action concrète.
Ce que tout élément d'action efficace devrait inclure
Un élément d'action efficace est suffisamment clair pour permettre à la personne assignée de s'y atteler sans avoir à chercher de contexte supplémentaire. Utilisez cette checklist pour vous assurer que chaque élément fournit au responsable tout ce dont il a besoin pour commencer le travail :
Responsable : la seule personne responsable de la réalisation de la tâche. Même si d'autres collaborateurs y contribuent, la responsabilité doit incomber à une seule personne.
Action : une description basée sur un verbe de ce qui doit être fait, telle que « Mettre à jour la documentation de l'API pour refléter le nouveau flux d'authentification ». Les libellés vagues comme « Documentation de l'API » ne sont pas des éléments d'action.
Contenu : le périmètre spécifique de la tâche, y compris les contraintes ou exclusions pertinentes.
Résultat : ce à quoi ressemble le travail terminé. Cela aide le propriétaire à comprendre s'il produit une ébauche, un livrable final ou une recommandation.
Échéance : une date cible qui tient compte du degré de priorité, des dépendances et de la charge de travail. Elle ne doit pas nécessairement être fixe, mais elle ne doit pas non plus rester indéterminée.
Source : une référence à l'origine de la tâche, afin que les responsables qui n'ont pas participé à la réunion ou discussion initiale puissent être rapidement opérationnels.
Conseil de pro
Si la réunion a été enregistrée avec Loom, des actions en un clic peuvent rediriger l'élément directement vers Jira ou Confluence avec le lien source déjà joint.
Exemples d'éléments d'action pour les réunions courantes
Les éléments d'action mal définis laissent le responsable dans l'incertitude. Les plus complets fournissent suffisamment d'informations pour commencer le travail immédiatement. Voici comment cette différence se traduit selon les types de réunions :
Type de réunion | Élément d'action faible | Élément d'action fort |
Lancement de projet | Chronologie | X mettra à jour le calendrier du projet avec les étapes importantes de la conception finale d'ici jeudi. |
Revue de produit | Corriger le processus d'intégration | X rédigera trois propositions d'amélioration du processus d'intégration en s'appuyant sur les données relatives aux abandons examinées lors de la réunion. |
Appel de recueil des retours client | Assurer le suivi auprès du client | X enverra au client un résumé de la solution de contournement et vérifiera si elle permet de résoudre le problème d'ici vendredi. |
Rétrospective | Améliorer les transferts | X créera une nouvelle checklist de transfert pour les revues entre les étapes de conception et de développement, et ce, avant la prochaine réunion de planification de sprint. |
Bonnes pratiques pour la gestion des éléments d'action après les réunions
La consignation des éléments d'action ne représente que la moitié du travail. Voici des pratiques qui aident les équipes à les concrétiser :
Remémorez-les-vous avant la prochaine réunion : passez en revue les éléments d'action en suspens de la dernière session avant l'envoi de l'ordre du jour. Les éléments non résolus doivent être reportés, et non disparaître.
Envoyez un récapitulatif rapidement : plus vous attendez, moins le récapitulatif est précis. Les récapitulatifs de réunion Loom permettent de partager facilement et rapidement le contexte, même pour les équipes asynchrones.
Limitez la liste : si chaque point de discussion devient un élément d'action, aucune priorité ne se dégage. Visez les trois à cinq éléments qui doivent être concrétisés avant le prochain point de contrôle.
Faites le point avant l'échéance, pas après : une vérification rapide de l'état de la tâche en cours est plus utile qu'un suivi une fois l'échéance passée.
Signalez les obstacles au plus tôt : les risques, les bloqueurs ou les problèmes de dépendance doivent être signalés par les responsables avant l'échéance, et non une fois que la tâche piétine. Les outils de communication collaboratifs permettent de partager rapidement des informations et de faire avancer le travail.
Mettez à jour le plan d'action en cas de changement de périmètre : si un élément d'action change de périmètre ou de degré de priorité, mettez-le à jour dans l'outil de suivi plutôt que de laisser la version d'origine devenir obsolète.
Comment Loom AI aide les équipes à assurer le suivi des éléments d'action
L'utilité des réunions dépend de ce qui se passe ensuite. Lorsque les éléments d'action sont vagues, non assignés ou noyés dans un récapitulatif que personne ne consulte, la discussion reste une discussion et rien de plus.
Loom AI permet d'enregistrer plus facilement les réunions, de générer des résumés et de relier les éléments d'action au moment précis où ils ont été abordés. Voici ce que cela signifie concrètement :
Mise en évidence des éléments d'action : pour vous éviter d'avoir à fouiller dans les notes, Loom AI peut ajouter un indicateur là où une tâche a été assignée. En association avec Confluence et Jira, il permet aux équipes de passer de la prise de décision à des tâches assignées et traçables plus rapidement et avec moins d'efforts manuels.
Organisation des chapitres par thème : Loom divise automatiquement les longues réunions en chapitres, ce qui permet d'accéder facilement au moment où une décision a été prise.
Création de transcriptions interrogeables : Loom génère une transcription complète, ce qui permet à chacun de rechercher un terme, une décision ou un nom sans avoir à visionner l'intégralité de l'enregistrement.