リスク マトリックスの概要とその作成方法 [定義およびテンプレート]

リスク評価マトリックスは、「可能性」と「影響」という 2 つの主軸から成るグリッドとして構成されています。可能性はリスクが発生する確率を表し、影響はリスクが顕在化した場合に生じると考えられる結果を示します。どちらの軸も通常、「低」「中」「高」などのカテゴリや数値、色を使用してその尺度が測られます。このような尺度は各カテゴリにおけるリスクの重大度レベルを表しており、マトリックスの構成における主要コンポーネントとなっています。

組織はこのようなリスク軽減ツールを使用し、評価した可能性と影響に基づいてリスクをグリッド上に描くことで、それぞれのリスクに優先順位を付けます。可能性が高く、影響の大きい象限にあるリスクは重大度が高いリスクと見なされ、早急に対処し、リソースを割り当てる必要があります。一方、可能性が低く影響の少ない象限にあるリスクは、許容できる場合もあれば、単に監視対象となる場合もあります。このような視覚的な表現によってリスクの重大度が明らかになるため、組織はプロジェクト実行中に最も重大な脅威に集中できるようになります。

作成された後、組織はマトリックスを使用して適切な対応戦略を策定します。各リスクの可能性と影響を理解することによって、チームは次のような共通のアクション プランに基づき、最も効果的なアクション方針を決定できます。

• 軽減: リスクの確率や影響を軽減するためのアクションを起こします。
• 移転: 保険などにより、リスクを外部の当事者に移します。
• 許容: リスクを認識しますが、それ以上のアクションは起こしません。
• 回避: 計画やプロセスを変更してリスクを排除します。

この構造化されたアプローチは、一般およびプロジェクト リスク管理向けのものであり、意思決定を強化し、組織の回復力を向上させることができます。

リスク マトリックスは、リスク管理に対して構造化されたアプローチを提供しており、組織にとっては次のようなメリットがあります。

• 意思決定の向上: リスク マトリックスは、潜在的なリスクとその重大度を視覚的に明らかにするため、情報に基づいた戦略的なリソース割り当てが可能になります。チームはクリティカルなリスクを迅速に特定し、それに応じて取り組みの優先順位を付けることができます。
• コミュニケーションとコラボレーションの強化: マトリックスでは、チームや部門間でリスクを議論するための共通のフレームワークと言語を提供し、プロジェクト コラボレーションを促進します。この共通認識によって、コラボレーション ツールを活用しながら、チームワークが向上し、より効果的なリスク管理戦略の開発が促進されます。
• リスク軽減の促進: それぞれのリスクの可能性と影響を理解することによって、チームは的を絞った軽減戦略を策定し、実施することができます。このプロアクティブなアプローチが潜在的な混乱を最小限に抑え、組織全体の回復力を高めます。

リスク マトリックスでは、組織がプロアクティブにリスクを管理し、より良い成果と安定性を高めることが可能です。

リスク マトリックスの実際の仕組みを示すため、ここでは架空のソフトウェア開発プロジェクトを例として挙げます。

プロジェクト マネージャーは、以下のようないくつかの潜在的なリスクを特定しました。

• 重要コンポーネントの納品遅延
• 予期しない技術的課題
• 主要チーム メンバーの喪失
• クライアント要件の変更

プロジェクト マネージャーは、リスク マトリックス テンプレートを使用して各リスクの可能性と影響を評価します。たとえば、「納品遅延」のリスクは可能性が「中」、影響が「高」と評価され、赤で色分けされ、その緊急性を示しています。「主要チーム メンバーの喪失」のリスクは、可能性が「低」、影響が「中」と評価でき、影響がそれほど緊急ではないことを示す黄色で色分けされています。

これらのリスクとそれに関連する尺度がマトリックスに描画されるため、プロジェクト マネージャーはそれぞれの相対的な重大度を視覚化することができます。これは、リスク軽減策の優先順位を付け、リソースを効果的に割り当てるのに役立ちます。このケースでは、プロジェクト マネージャーは「主要チーム メンバーの喪失」のリスクを監視しながら、「納品遅延」のリスクに対する緊急時対応計画の策定に集中することができます。

この例では、リスク マトリックスの価値は、潜在的なリスクを軽減するために構造化された実行可能なアプローチを提供できる点が強調されています。

リスク マトリックスの効果を最大限まで引き出し、これをリスク管理の優れたツールとして引き続き活用するには、以下のベスト プラクティスに従います。

• 定期的に見直し、更新する: リスク マトリックスは常に変化するドキュメントです。常に変換する状況、新しい情報、完了した緩和策を反映するため、定期的な見直しをスケジュールします。マトリックスが時代遅れにならないよう注意してください。リスクの見落としや効果のない対応につながるおそれがあります。
• 幅広い関係者を関与させる: チーム メンバー、プロジェクト マネージャー、その他の関係者をリスクの特定と評価のプロセスに関与させます。これにより、潜在的なリスクを包括的に把握でき、リスク軽減戦略の賛同を得やすくなります。重大なリスクの見落としを防ぐため、限られた視点だけに頼らないようにします。
• 一貫性のある明確な尺度を使用する: 可能性と影響を評価するために、明確かつ一貫した尺度を確立します。これにより、リスクが一律に評価され、意義のある比較が可能になります。一貫性のない評価や誤解を生じるような曖昧な尺度は使用しないようにします。
• 影響の大きいリスクを優先する: 影響の大きいリスクは、その可能性が低くても軽減することに重点を置きます。このようなリスクは重大な事態を招く可能性があるため、優先的に取り組んでください。可能性の高いリスクだけに注目すると、重大ではあっても頻度の低いイベントに対して脆弱になるので注意してください。
• 前提条件と理論的根拠の文書化: リスク評価プロセス中に設定された前提条件と、リスク評価の背後にある理論的根拠を文書化します。これは透明性と説明責任を確保するのに役立ち、将来のレビューを促進します。誤解や矛盾を招きかねないので、前提条件は必ず文書化しましょう。
• 効果的なコミュニケーション: リスク マトリックスと緩和戦略を関連するすべての関係者と共有します。効果的なコミュニケーションによって、潜在的なリスクとその管理における各自の役割を全員が把握できるようになります。マトリックスをサイロ化して、部門横断的なコラボレーションや理解を妨げることは避けましょう。
• テンプレートによる合理化: Confluence の無料のリスク評価マトリックス テンプレートのような信頼性の高いリスク マトリックス テンプレートを使用して、一貫性と完全性を確保します。これによって、リスク マトリックスの作成と管理のプロセスを合理化できます。