プロセス フロー図: 概要と作成方法

重要ポイント

• プロセス フローチャートとは、標準化された記号を使用して、特定のワークフローにおける段階的なステップや意思決定ポイントを描き出した視覚的なチャートのことです。

• これらのチャートを活用することで、チームは非効率的な箇所の特定や業務の標準化が可能になり、全員が正しいタスク順序を把握できるようになります。

• プロセスを可視化すると、新しいチーム メンバーや外部の関係者に複雑な手順を伝えやすくなります。

• 完成したチャートは、その業務の担当者と一緒に、プロセスの現在の状態を正確に反映しているか確認しましょう。

ビジネスを整理しておくことは、特にビジネスが成長するにつれて、難しい課題になります。プロセス フロー図 (プロセス フローチャートとも呼ばれる) は、ビジネス プロセスのステップを可視化して整理する 1 つの方法です。プロセスの個々のステップを詳しく見ていくと、チームワークと生産性を向上させる機会を見つけることができます。

フローチャートでプロセスを視覚化すると、重要な詳細を整理して業務を改善するのに役立ちます。プロセス フローチャートを作成すると、付加価値のないプロセスを特定し、ワークフローを最適化できます。

このガイドでは、プロセス フロー チャートとは何か、そしてビジネス用のフロー チャートをどのように作成するかについて取り上げます。詳細について引き続きご覧ください。

プロセス フロー図とは

プロセス フロー図では、ワークフローを視覚的に整理できます。線で結んださまざまな形を使用して、個々のステップを表します。

プロセス フロー図は、ワークフローの概略を示し、視覚化できるため、プロジェクト管理に役立ちます。たとえば、注文を受けてから配達するまで、顧客の注文をどのように処理して出荷するかを示すチャートなどです。

プロセス フロー チャートの重要性

ビジネス プロセス モデルを視覚化すると、プロジェクトのスコープをより詳しく把握でき、ゴールと期限に基づいてプロジェクトを計画できるようになります。

プロセスを明確に視覚化することによって、チームワークが向上し、チームが常に同じ認識を持つことができます。それによって、誰もがそのビジネス プロセスを初めから終わりまで把握し、そのワークフローで各自が果たすべき役割を理解できます。

プロセス フローチャートを作成すると、付加価値のないアクティビティを除外し、生産性を向上させることができます。不要な手順に貴重な時間を無駄にしなければ、成長と改善の余地は十分にあります。

フローチャートの種類

フロー チャートにはいくつかの種類があり、それぞれ目的が異なります。フロー チャートの一部について、以下で詳しく説明します。

• 基本のフローチャート: シンプルなフローチャートは、複雑なものや詳細をそれほど含めず、基本のステップを視覚化するのに最適です。

• システム フロー チャート: システム フロー チャートは、システムの各部分が他の部分とどのように相互作用するかを示しています。

• ワークフロー図: ワークフロー図は、プロジェクトの完了に必要なステップやプロセスを視覚化し、無駄を最小限に抑えるのに役立ちます。

• データ フロー図: データ フローチャートは、システムやその他の接続システム全体でデータがどのように移動していくかを示します。

• 意思決定ツリー図: これらのフローチャートは意思決定プロセスにおいて重要な役割を果たしており、簡単な質問に答えていくと、最終的な判断に到達します。

• スイムレーン フローチャート: スイムレーン フローチャートでは、個人かグループかを問わず、プロセスやプロジェクトの各部分の責任者を視覚化できます。

• BFD (ブロック フロー図): ブロック フロー図では、シンプルなブロックを使用して主な段階や機能を表し、プロセスの全体的な概要を示します。詳細な手順や判断ポイントに踏み込むことなく、全体像を示すのに最適です。

• トップダウン フローチャート: トップダウン フローチャートでは、プロセスを複数のレベルに分解し、ワークフロー全体から始めた後に、より詳細なサブプロセスへと掘り下げていきます。階層を表示して、複雑なプロセスの構造を明確に示す必要がある場合に役立ちます。

• バリュー ストリーム マップ: バリュー ストリーム マップでは、製品やサービスの提供に必要な材料や情報の流れを可視化します。チームは無駄を特定し、遅延を減らし、プロセス全体の効率を向上させることができます。

プロセス フロー図の構成要素

プロセス フローチャートには、情報に背景情報を付加するための重要な記号がいくつかあります。プロセス フローチャートのステップごとにさまざまな記号が使われており、その間が接続線でつながれています。

一般的なプロセス フローチャートの記号には次のものがあります。

• 四角形: プロセスのステップやタスクを表します。

• ひし形: さまざまな結果に基づいてプロセスが分岐する判断ポイントを示します。

• 楕円形または円形: プロセスの開始または終了を示します。

• 平行四辺形: 情報、材料、またはデータなど、インプットやアウトプットを表します。

• ドキュメントまたはレポートの記号: フォーム、レポート、プロセス時に生成される記録など、成果物や成果を表します。

• 矢印または接続線: プロセス フローの方向を示し、各記号を順番につなぎます。

• 設備記号: 工業プロセスまたは化学プロセスのフローチャートでは、ポンプ、貯蔵タンク、バルブ、反応器、熱交換器などの設備を表すために、専用の記号が使用されることがあります。

これらの記号を理解すると、明確で正確なフローチャートを簡単に作成し、計画、コミュニケーション、プロセス改善をサポートできるようになります。

プロセス フロー チャートの作成ステップ

プロセス フロー チャートの作成はそれほど難しくありませんが、従うべき基本のガイドラインがいくつかあります。次のプロセス フロー チャートの作成に役立つステップバイステップのガイドを次に示します。

1. プロセスを特定する

まず、概説するプロセス マップまたはワークフローを明確に定義します。戦略計画においては、どのプロジェクトを視覚化し、最適化するかを選択することが重要です。改善を行う前に、現存するプロセスを文書化して、作業の正確なベースラインにします。現在のプロセスを明確に把握したら、改良・改善の機会を特定できます。

2. 境界を定義する

ビジネス向けのプロセス フロー チャートの場合は、ステップを追加すれば、いつでも詳細を追加し、プロセスをさらに細分化できます。ただし、フロー チャートの作成時は、詳細を必要最小限に抑えると良いでしょう。

フロー チャートを具体化する前に、チャートの範囲と境界を把握しておきます。そうすれば、主要目的が複雑になりすぎるような情報を追加して時間を無駄にしなくて済みます。詳細は必要ですが、過度に追加しないようにします。

詳細レベルを対象者に合わせて調整することも重要です。経営陣や関係者は大まかなチャートで十分なことがありますが、日常的なタスクの実行を担当するチーム メンバーには、より詳細な表示が必要になる場合があります。

3. 情報を収集する

ここでナレッジの共有が必要になります。プロセスを構成するステップ、インプット、アウトプットに関する詳細情報をこの時点で収集します。最初から最後まで確実にプロセスを追跡し、重要なステップを見逃さないようにします。

正確な情報を収集するには、多くの場合、既存のドキュメントを確認するだけでは不十分です。観察、インタビュー、チームによる調査、コンサルタントや対象分野のエキスパートからの意見を活用すると、プロセスの仕組みの全体像をより適切に把握できます。新しいプロセスの場合は、標準、ベンチマーク、利用可能なデータを活用して、最初から実践的で一貫性のあるワークフローを設計できます。

4. ステップの順序を決定する

概略をまとめているプロセスを構成するステップが揃ったら、これを正しい順序に並べてフローチャートを整理し始めます。フローチャートが開始から終了まで 1 つの一貫した方向に進んでいくと、そのプロセスの完了に近づきます。

5. フローチャートを作成する

プロセス フローチャートでは、個々のステップはストーリーの一部を示すものでしかないため、ストーリー全体を把握するにはそれをつなげていく必要があります。記号とコネクタを使用して個々のステップをつなぎ、プロセスの初めから終わりまでを正確に視覚的に表現するフローチャートを作成しましょう。

この段階では、付箋、インデックス カード、紙、またはホワイトボードを利用して大まかな下書きから始め、その後にロードマップをソフトウェアに移行します。これにより、ステップの再配置、さまざまな順序のテスト、他のメンバーとのコラボレーションを容易に行えます。

最初の下書きは、そのプロセスを毎日実行している担当者が主導するのが理想的です。それらの担当者は、実際に行っている作業を特定するのに最適な立場にいることが多いためです。

6. レビューして修正する

すべてを整理して書き出したら、フローチャートをレビューして、正確、完全、明確であることを確認します。このレビューには、チーム メンバー、部門リーダー、その他の主な関係者など、プロセスを実行・管理、またはサポートする責任を負うメンバーに関与してもらう必要があります。何か課題があれば、フローチャートを修正できます。

チャートをレビューする際は、次の点を確認します。

• 不明確である、不足している、または重複している手順

• ボトルネックや不要な遅延

• やり直し、冗長性、または付加価値のないアクティビティ

• チーム間のコミュニケーション ギャップや過剰な引き継ぎ

• 混乱を招く、または進捗を遅らせる判断ポイント

• インプット、アウトプット、または承認の不足

• 品質、コンプライアンス、またはドキュメントに関するリスク

• 責任が不明確な領域

レビューと修正に終わりはありません。フローチャートを完成させた後でも、定期的にレビューして更新し、正確さを保ちます。フローチャート メーカーに表示される変更は、それが発生し次第、反映するようにします。

プロセス フロー チャートの使用方法

優れたプロセス フロー チャートは、ビジネスにメリットをもたらします。プロセス フロー チャートの一般的な使用方法を次に示します。

• プロセスの改善: プロセスを視覚化することによって、プロセスの最適化方法が理解でき、時間的、金銭的な節約につながります。

• トレーニングとオンボーディング: プロセスを明確に理解していれば、それを合理化し、誰でも同じトレーニングを受けられるようにできます。

• コミュニケーション: フローチャートは、プロジェクトの各段階におけるコミュニケーションのギャップを特定して、チームがいつも同じ認識を持てるようにできます。

• 文書化: ビジュアルを使用することで、プロジェクト ドキュメントからチーム ドキュメントまで、誰でも文書化のベスト プラクティスに従うことができます。

• コンプライアンスと品質保証: プロセスを段階的に視覚化していくことで、コンプライアンスや品質保証の潜在的な課題を手遅れになる前に特定できます。

• 問題解決と根本原因分析: プロセス フローチャートにより、問題解決をサポートできます。チームは特定のステップまで遡って課題を追跡し、障害の発生箇所を特定できます。また、プロセスの境界をより明確に定義し、是正措置の機会を見つけることができます。

• プロセスの実行方法の比較: フローチャートを利用すると、同じプロセスを完了するさまざまな方法を比較しやすくなり、チームは効率、一貫性、改善の余地がある領域を評価できます。

• エンジニアリングおよび産業プロセス計画: エンジニアリング、製造業、化学処理などの技術分野では、チームは専用のフローチャートを利用して、設備、システム、プロセスの関係を把握できます。P & ID (配管計装図) など、より詳細な図は、複雑な産業環境での配管、計装、制御システムの計画に頻繁に使用されます。

効果的なプロセス フロー チャートを作成するためのベスト プラクティス

効果的なフローチャートは、ビジネス プロセスを最適化し、生産性とプロジェクト コラボレーションを向上させるのに役立ちます。そのためのガイドラインをいくつかご紹介します。

1. プロセス フローチャートは常にシンプルに保ちます。重要なステップと情報のみを追加するよう注意してください。

2. 一貫性のある記号と接続線を使用して、プロセス フローチャートを明確化します。これにより、チームとのコラボレーションが簡単になり、生産性が向上します。プロセスに関係者を巻き込むこともできます。

3. ビジネスにとって最も重要な KPI (主要業績指標) にフローチャートを合わせます。プロセスを視覚的にマッピングすると、効率、品質、サイクル期間、コスト、または顧客の成果に最も大きな影響を与えるステップを特定できます。

フローチャートの完成後も、やるべきことは残っています。フローチャートを更新し、管理していくと、ビジネスが関わっているプロセスを明確に視覚化できます。

Confluence ホワイトボードでプロセス フロー チャートを作成する

プロセス フローチャートには、不要なステップを排除しながら生産性とチームワークを向上させるというビジネス上のメリットがいくつかあります。Confluence ホワイトボードを利用すると、アイデアを視覚化し、タスクに変えることができます。

Confluence は、接続されたワークスペースに全員を集めて、プロジェクトを前進させます。チームは接続された 1 つのワークスペースでプロジェクト計画を作成、編集、共有できるため、全員が同じ認識を持てるようになります。

Confluence のフローチャート テンプレートを使用すると、効果的なフローチャートを迅速かつ簡単に作成できます。また、わずか数回のクリックで付箋を Jira の作業項目に変換できます。

プロセス フロー チャート: よくある質問

プロセス フロー チャートの具体的な例はありますか?

プロセス フロー チャートの例としては、製品の配送があります。プロセス フロー チャートを使用すると、お客様からの連絡から担当作業の完了まで、製品の配送を視覚化できます。最初のステップは、お客様からの (またはお客様への) 連絡ですが、最終的には、注文の処理、そしてお客様が注文品が届いたことを知らせるメールを受信するところまでとなります。

プロセス フローチャートは、製造、サービス提供、製品提供、プロジェクト管理など、ほぼすべてのプロセスに使用できます。

プロセス フロー チャートの作成にはどのツールを使用できますか?

Confluence では、ビジネス プロセスを正確に視覚化するプロセス フローチャートを作成できます。Confluence は使いやすく、フローチャート テンプレートから始めることができるため、必ずしもすべての作業を行う必要はありません。テンプレートを選択したら、個々のステップや記号を追加してチャートを見やすくします。Confluence は、Jira や各種サードパーティ ツールともシームレスに統合されます。

プロセス フローチャートは、関連する計画ツールと併用することも可能です。たとえば、チームは Excel を使用してプロセス データの整理、入力と出力の追跡、ワークフローの比較、分析を行ってから、対象の情報を視覚的なチャートに変換できます。

プロジェクトによっては、フローチャートがタイムライン、プロジェクト計画、タスク トラッカー、ホワイトボード、その他のドキュメント ツールを補完し、チームの作業の計画、管理、改善に役立ちます。

プロセス フロー チャートはどのくらいの頻度で更新すればよいですか?

フロー チャートに記載されているワークフローやプロセスを変更した場合は、それに応じてチャートを更新します。フロー チャートは、不正確では意味がありません。想定以上にさまざまなプロセスやワーク フローのステップの追加や削除が必要になるでしょう。プロセス フロー チャートは定期的にレビューし、更新して、ビジネスに継続的に価値をもたらしているかどうかを確認しなければなりません。

プロセス フローチャートとプロセス フロー図の違いは何ですか?

プロセス フローチャートとプロセス フロー図という用語は、しばしば同じ意味で使用され、多くの場合、ほぼ同じものを指します。それでも、強調の対象に若干の違いがある場合があります。

• プロセス フローチャート: ワークフロー、意思決定、またはロジックをマッピングする視覚的なステップバイステップ図の総称です。

• プロセス フロー図: プロセスにおけるアクティビティ、入力、出力、または機器の順序を示すより具体的な用語としてよく使用されます。

一部の業界、特にエンジニアリング、製造、化学処理業界では、プロセス フロー図は、システムの動作に関するより技術的または専門的な視点を示すこともあります。一方、プロセス フローチャートは、ワークフローを文書化して改善することを目的として、ビジネス、プロジェクト管理、その他業務においてより一般的に使用されます。

プロセス フローチャートと図は、他の計画および分析フレームワークとも密接に関連しています。たとえば、意思決定ツリーは選択肢と想定される結果のマッピングに役立ち、フィッシュボーン図はチームが問題の根本原因を探るのに役立ち、データ フロー図はシステム内での情報の流れを示します。

ワークフロー図を使用して、複数の関係者やタスクの間で作業がどのように進行するかに焦点を当てたり、作業分解構成図を使用して、プロジェクトをより小さな成果物やコンポーネントに整理したりすることもできます。

各フレームワークはそれぞれ異なる目的を果たしますが、連携して使用すればチームがプロセスを理解、管理、改善しやすくなります。