プロセス マップを 7 ステップで作成する方法
反復的なプロセスを標準化することで、企業はより高品質の製品をより早く提供できます。プロセス マッピングにより、チームはワークフローを視覚化し、インプットや意思決定ポイントを調整し、生産性を向上させることができます。プロセスの開始から終了までの相互作用、依存関係、ステップが示されます。
継続的改善プロジェクトでは、ビジネス プロセス マッピングを使用してボトルネックと非効率性を特定します。これは、あらゆるビジネス プロセスを明確にし、洗練させるための実践的なアプローチです。このガイドでは、一般的なタイプやその利点など、プロセス マップについて詳しく説明します。また、ビジネスでプロセス マッピング プロセスを利用するためのベスト プラクティス アプローチも示します。
プロセス マッピングとは?
プロセス マッピングは、プロセス内の作業の流れを視覚的に表すものです。これはプロジェクト計画中に行われ、全員が同じ認識を持てるように、誰が何をいつ、どのように行うかを段階的に示した図を作成します。この手法によって提供されるものは次のとおりです。
- 視覚化: 作業を時系列で視覚化することで、チームはフローを開始から終了まですばやく理解できます。
- 改善: チームは障害や非効率な部分を視覚的に特定できるので、より良い結果を得るためにプロセスを改善できます。
- 標準化: 製品開発ライフ サイクルにプロセス マッピングを含めることで、チームはより効率的に作業し、品質を向上させ、ギャップを特定できます。
- トレーニング: プロセス マップは、新入社員にとって効果的なトレーニング ツールです。仕事とそれを達成する上での具体的な役割を全面的に理解するのに役立ちます。
- 伝達: プロセス マップは、作業、その順序、潜在的なボトルネックについて、チーム メンバー、パートナー、関係者に重要な活動を伝えます。
プロセス マップのタイプ
プロセス マップはタイプによって異なります。アジャイル プロジェクト管理や製造など、特定の作業との関連性が高いものもあれば、複数の分野にわたる同時の作業活動を示すものもあります。プロセスの複雑さや、関係するインプット、アウトプット、リソースの数に基づき、プロセス マップのタイプを選択することが重要です。最も一般的に使用されるタイプは次のとおりです。
Flowchart
Flowcharts show the steps within a process sequentially. They use mapping symbols to identify inputs, outputs, and decision points. Your team can use flowcharts for any process, including continuous improvement, information transfer, and integration projects.
You can use a flowchart to illustrate how product information originates with requirements before moving through design, development, testing, and deployment. The flowchart can also incorporate technical communications and its output of end-user documentation.
スイムレーン図
スイムレーン図は、複数の機能領域にまたがるプロセスで必要なステップを示します。各レーンは、開発や QA などの特定の領域に焦点を当てます。各ステップは前のステップと連携していますが、責任の領域、つまりレーン内に図示されます。
たとえば、スプリント計画では、QA がコードを受け取ったら、開発者は開発レーンの次のステップに進むことができます。同時に、チームは QA レーンで回帰テストを実行します。
バリュー ストリーム マップ
バリュー ストリーム マッピングは、頻繁に採用されているリーンの実践法で、仕事とその仕事が顧客に提供する価値とを直接結び付けます。これは、無駄を省き、継続的な改善を促進するために製造業で始まりましたが、どの業種の企業にも便利なツールです。バリュー ストリーム マップは、製品を原材料から顧客に、またはサービスをアイデアから顧客に届けるまでのステップを図示します。
バリュー ストリーム マッピングでは、これが顧客にどのような価値をもたらすのか? ということが問われます。このアプローチによって、余計な作業や重要度の低い作業が排除されます。これは、頻繁かつ迅速に製品がリリースされるスクラム環境では貴重なアプローチです。
SIPOC 図
SIPOC 図は、主要なプロセス要素のサプライヤー、インプット、プロセス、アウトプット、顧客を図示するものです。5 つの列に分かれており、それぞれ異なる SIPOC 領域内に割り当てられたステップを特徴としています。このタイプの図は複雑になることがありますが、複数の関係者、インプット、アウトプットがあるプロジェクトやプロセスのスコープを定義する場合に便利です。
プロセス マッピングの記号
明確で効果的な図を作成するには、プロセス マッピングで使用される記号を理解することが重要です。プロセス マッピングで使用される最も一般的な記号を紹介します。
- 楕円形: プロセスの開始または終了を表します。
- 四角形: プロセスのステップやアクションを示します。
- ひし形: フローに影響を与えるプロセス内の判断ポイントを示します。
- 矢印: あるステップから次のステップへの流れの方向を示します。
- 平行四辺形: 入力および出力に使用します。
プロセス マップを使用するメリット
プロセス マッピングのメリットは数多くあります。
- 効率の向上: ワークフローを視覚化することで、チームはボトルネック、スケジュールやリソースの競合、不要なステップをすばやく特定できます。継続的な改善ツールであるプロセス マッピングを使用すると、チームは現在の状態図と将来の状態図を作成して効率の向上を測定できます。
- 伝達性の強化: 役割に関係なく、ワークフローを視覚化することで、技術者以外の人を含むすべてのチーム メンバーが作業とその順序をわかりやすく把握できます。作業の進行状況と今後の予定を明確に把握できます。
- 品質管理の向上: プロセス ステップを特定することで、無駄が減り、市場投入までの時間が短縮され、潜在的な障害が浮き彫りになります。チームが各段階でインプットが必要であることを理解すれば、より良い計画を立て、タイムライン内に実施できます。
- 情報に基づいた意思決定: 標準化されたプロセス マップを使用すると、関係者は作業スコープを早々に理解し、障害を予測し、情報に基づいて意思決定を行うことができます。また、視覚的に表現された作業によって、意思決定の影響も特定しやすくなり、判断ミスのリスクが軽減されます。
- より簡単なトレーニングとオンボーディング: プロセス マップは、新しいチーム メンバーをトレーニングし、どこで価値をもたらすのか理解してもらうのに役立ちます。また新しいメンバーは、プロセス マップによって社内の主な連絡担当者が誰なのか明確に把握できると、より迅速に業務に適応できます。
プロセス マップの作成方法
プロセス マップを作成するには、マッピングするプロセスの特定、始点と終点の設定、情報の収集、ステップの順序と判断ポイントの決定、マップの作成と調整が必要です。
1. 始点と終点を定義する
マッピングするプロセスは、顧客のリクエストからローンチまでのエンドツーエンドのサイクルといった大規模なものである場合もあれば、ユーザー要件の収集と確認といった小規模なものである場合もあります。始点と終点を定義することで、ビジネス プロセス全体のどこにマップが組み込まれるのかを判別できます。
始点には、クライアントからのリクエスト、製品ロードマップの機能、機器の保守予定などを設定できます。始点がわかれば、プロセスの後半で不完全な要件が出現するといった問題を防止できます。
終点には、新製品のローンチやテストのための製品のリリースなどを設定できます。成功の測定が容易になるため、終点は明確に設定してください。
2. 関係者と面談する
プロセスに意見を述べたり、ステップを完了したりするチーム メンバー、関係者、パートナー、サプライヤー、意思決定者全員を含めます。必要な詳細をすべて収集するために、一人一人に綿密な面談を行います。プロセスでコンプライアンス基準を満たす必要がある場合は、規制に関する認定の担当者も含めます。
関係者全員にプロセスに協力してもらうことで、メンバーそれぞれがプロセス全体を理解できるようになり、オーナーシップの意識が育まれます。新しいアイデアや創造的な解決策は多くの場合、人々の経験から生み出されるものです。
3. ステップを順番に並べる
チームで協力して、論理的な順序でステップを始点から終点まで並べます。これは、ステップの始めから終わりまでを直線で簡単に表したものです。
4. 判断ポイントを含める
順序を決定したら、プロセスの流れに影響する判断ポイントを追加します。たとえば、医療機器メーカーであれば、原材料が到着したかどうか、特定の部品が規制基準を満たしているかどうかといった判断ポイントを追加します。ソフトウェア開発者は、コード レビュー、QA テスト、ユーザー受け入れを含めることができます。
5. プロセス マップを作成する
自社のニーズに最も合ったプロセス マップの種類を選択します。プロセスを視覚的に表現します。作成したマップを誰でも理解できるように、標準のプロセス マッピング記号を使用します。製品開発ソフトウェア ツールの多くには標準のマッピング記号と機能が用意されているため、手軽にマッピングできます。矢印を使用してプロセス内のステップをつなぎ、フローを図示します。
Confluence ホワイトボードには、チームが無限のキャンバス上で自由にマップを作成できるコラボレーション スペースが用意されています。判断ポイントとのつながりは維持したまま、マップ上でステップを柔軟に動かせます。
6. レビューして検証する
プロセス マップを関係者と共有し、必要に応じて変更します。こうすれば、順序の間違い、不要なステップ、ステップの不足を防げます。早期導入、変更管理、継続的な改善には、検証を行うことが重要です。メンバー全員が、最終的なプロセス マップのオーナーであるという意識を持つ必要があります。
7. プロセス マップを導入する
プロセス マップを導入したら、そのパフォーマンスを監視します。プロセス マップは、ビジネスが成長したり、新しい要件が見つかったり、顧客の要求が変化したりするにつれて、変化するものと考えてください。
タスク管理ソフトウェア、ガント チャート、ロードマップ ソフトウェアにはプロセス マップを組み込んで、簡単に参照できるようにする必要があります。ワークフローの自動化はプロセス マップから生じ、プロセス マップが反映されている必要があります。
プロセス マップは継続的な改善を行う際の主要コンポーネントであるため、将来的に変更を加える際には導入したプロセス マップから始めます。
プロセス マッピングのベスト プラクティス
プロセス マッピングを成功させるには、標準記号を使用し、明確な始点と終点を設定し、判断ポイントを定義することが不可欠です。
あらゆる業務分野から人を集め、チームとして協力することが重要です。シンプルであることを第一に、チームがブレーンストーミングを行って、戦略を立て、会社のニーズが満たされるまでプロセスを調整できるようにします。
プロセス マッピングに Confluence ホワイトボードを使用する
Confluence ホワイトボードは、チームのワークスペースにデジタル ホワイトボードの柔軟性をもたらします。これにより、今までにない方法でブレーンストーミングや計画の策定、作業を行えるようになります。ホワイトボードはアトラシアンのツールとシームレスに統合され、製品ロードマップ、タスク管理、プロジェクト管理、その他の製品開発ツールを連携させます。
新しいフローを図で表し、長期的なビジョンを構築し、リアルタイムでプロジェクトのふりかえりを実施することで、チームが創造性を発揮できるようにします。