Confluence でマーケティング・チーム向けの一元化されたナレッジ・ベースを構築しましょう

平均的な会話は約 60 デシベルで行われます。これは、街の往来にかき消されてしまうほど小さな音量です。しかし、満員のスタジアムで全員が同時に同じチームを応援すると、その音量は最大 142 デジベルに達します。この音量は、サッカーの試合で世界記録となったものです。

これはブランドとどのような関係があるのでしょうか？簡単です。会社全体が同じ認識を持つことができれば、ブランドのメッセージはより高いデシベルに達し、現代のマーケティングのノイズの中で目立つようになります。

問題は、ほとんどのブランドが時間をかけて組織全体の認識を統一していないことです。85% の組織がブランド・ガイドラインを持っていますが、それを一貫して実施していると答えたのはわずか 31% です。

これを実現するためには、Confluence を使用して、ブランド・ガイドライン、マーケティング・チームのプロセス、その他の重要な企業リソースに関する一元化されたナレッジ・ベースを構築します。

たとえば、ブランド・ガイドラインを Confluence に保存しておけば、チーム全員がオーディエンスのペルソナ、ロゴの使い方、文体とトーン、「するべきこと」と「してはいけないこと」をすべて単一のソースから確認できます。あるいは、マーケティングだけでなくすべてのチームが典型的な情報を参照できるよう、会社のガイドラインを作成することもできます。仕組みは次のとおりです。

Confluence で一元化されたナレッジ・ベースを作成する理由

ブランドの結束が重要だからです。マッキンゼーが「最強」の 40 のブランドを調べたところ、これらの企業は平均のほぼ 2 倍の株主利益を上げていることがわかりました。また、マッキンゼーによると、ブランドは多くの場合、技術的手腕の管理と実行からその力を引き出します。Confluence で一元化されたナレッジ・ベースを構築することは、その技術的手腕を磨くことになるのです。

みなさんは、マーケティング資料をどのようなトーンで表現すべきかをご存知かもしれません。また、明確なブランド・アイデンティティをお持ちかもしれません。なんと、85% の企業がそうしていると答えています。しかし、マーケティング資料を実用的で使いやすいリソースに変えた企業が、最終的には独自のブランド・スタイルをより成功させられます。

Confluence でチームの知識を一元化することがどのように役立つかを以下に示します。

• チームが同じ認識を持つ。Confluence に知識を保存することで、すべてのチーム・メンバーが同じ情報とリソースにアクセスできます。これにより、サイロ化や混乱を避けることができます。また、マーケティングに限らずチーム全員がこの情報にアクセスできるので、メッセージやブランディングに矛盾が生じるリスクが軽減されます。

• 一貫性。Confluence では、テンプレートを使用して、一貫性のあるブランドとマーケティングのドキュメントを作成できます。その後、コメントなどの機能を通じて、チームメイトとコラボレーションできます。これにより、情報が最新の状態に保たれるだけでなく、全員が最新情報を把握できます。

• 組織の拡張性。Confluence では、個人のドキュメント・フォルダからプロジェクトやチームのスペースに簡単に移動できるため、拡張性のある構造が提供されます。チームメイトが加わったり去ったりしても、リソースは関連性を保ち続けます。何よりも、Confluence は既定では制限がないため、組織のナレッジに最初からアクセスできます。

一元化されたナレッジ・ベースには、単純なドキュメントでは不十分です。Confluence 内のブランド・ガイドライン・テンプレートからドキュメントを作成するなど、マーケティング資料は時間とともに増加し、変化します。チームのプロセス、ワークフロー、日常的な業務などは、社内の人にとっては改めて説明するまでもないでしょう。しかし、新人のオンボーディングではどうでしょうか？Confluence があれば、マーケティング・チームのオンボーディング、トレーニング、プロジェクト管理プロセスが容易になります。Confluence を「拠点」として、企業は自由に拡大できます。Confluence は、チームとともに成長できるスケーラブルなナレッジ・ベース・ソフトウェアです。

では具体的に掘り下げてみましょう。どのようなナレッジ・ベース機能が必要で、Confluence はそれをどのように提供できるのでしょうか？

ナレッジ・ベースを構築するための Confluence 機能

マーケティング資料のページを作成する

Confluence ページは、生物で言えば細胞のようなものです。単一のページでドキュメントを構成することもできますし、複数のページを組み合わせて複雑で詳細なドキュメントを構成することもできます。白紙の状態からクリエイティブなページを自由に作成することも、すべてのページに Confluence テンプレートを使用することもできます。執筆ガイドラインやハウツー記事といった特定の用途向けのテンプレートが何百種類も用意されているので、必要な内容にふさわしいテンプレートがきっと見つかります。

Confluence ページの素晴らしいところは、ダイナミックであることです。ページを作成したり、アイデアを収集したり、すでにページ上にある情報を変えずに共同で議論したりできます。コラボレーション作業の度合いも選べます。自分 1 人で作業することも、コラボレーター作業者を招待することもできます。

ここで登場するもう一つの機能が、ページのバージョン管理です。他の人が編集した内容が気に入らない場合は、ページ履歴（「その他のオプション」>「ページ履歴」）を開いて変更内容を確認し、更新された内容が気に入らなければ、ワンクリックで古いバージョンを復元できます。

スペースを作成してコラボレーションを広げる

人々が一丸となって取り組めば、マーケティングのデシベル・レベルが上がるという概念を覚えていますか？Confluence は、人々が同じ認識（この場合は、同じスペース）を持てるように特別に構成されています。

ページが最近のキャンペーンの単一の細胞だとしたら、スペースはマーケティング・ガイドラインを構成する器官系（ページの集まり）です。スペースはフォルダのように機能し、これまでに行った重要なブランド・メッセージング作業をすべて共有、保存、整理するのに役立ちます。

次の 3 種類のスペースを作成すると、マーケティングのナレッジ・ベースをナビゲートしやすくなります。

• チーム・スペースは、各チームが特定の分野に最も関連する作業に集中するためのスペースです。たとえば、製品マーケティング担当者はユーザー・リサーチの洞察とポジショニングを自分のスペースに集め、パフォーマンス・マーケティング担当者はキャンペーン戦略、チャネル計画、ふりかえりを集めます。

• プロジェクト・スペースは、プロジェクト関連の情報を 1 か所にまとめます。部門横断型のプロジェクト・チームは、Confluence で直接、ページを参照してイニシアチブに取り組むことができます。メッセージが失われたり見落とされたりしがちなメールをやり取りする必要がありません。

• パーソナル・スペースには、個人が取り組んでいる内容を保存します。To-Do リストとページを共有スペースに移動する前に更新および推敲できます。これにより、チーム・メンバー全員の作業を個別にホストするのではなく、共同作業用のドキュメントが一元管理されます。

ラベルを追加して検索を容易にする

特に成長中の企業では、マーケティング資料は急増します。広告キャンペーン、ソーシャル・メディア・メッセージング、さらには特定の機能のリリース・ノートごとに、異なるガイドラインを設定している企業もあるでしょう。Confluence では、ページにラベルを追加できるので、ナビゲートに時間が掛からず、すばやく参考資料を見つけられます。クリックすればよいだけです。

ラベルの長所は、その汎用性です。Confluence のページ、ブログ投稿、さらには添付ファイルにラベルを追加できます。ラベルには好きなように記入して自由に分類できます。

たとえば、メール・キャンペーンの実施方法に関するドキュメントがあるとしましょう。Confluence で「メール」という新しいラベルを作成します。特定のページやファイル名に「メール」と明記されていなくても、「メール」を検索している人があなたのマーケティング・プラクティスを参照したいときはいつでも、それらのページがラベルによってハイライトされます。

これらのラベルはページだけでなく、スペースにも適用できます。チームが大きくなればなるほど、社内グループにとって理解しやすいスペース・カテゴリを設定することが重要になります。また、ラベルによってクイック検索でスペースを管理しやすくなります。

Confluence でも、AI を利用した検索がネイティブで提供されるようになりました。コンテキスト情報を取捨選択するという面倒な手作業なしで、必要な情報を見つけられます。自分のドキュメントについて質問したり質問に答えたりする必要なく、作業に集中できます。

ページを構造化された階層に整理する

一元化されたナレッジ・ベースが脱線する主な理由は、ナビゲートしにくいためです。情報がすべてナレッジ・ベースに入っていれば、信頼できる拠り所となります。しかし、情報を見つけるのに時間がかかりすぎると役に立ちません。さらに悪いことには、誤った記事を見つけてしまった場合には、不正確な情報がプロジェクトに持ち込まれることになります。これでは、間違ったメモに基づいてマーケティング戦略を実践することになってしまいます。

代わりに、Confluence の構造化された階層内でナレッジ・ベースのページを整理しましょう。

重要なのは、Confluence はナレッジ・ベースの編成に動的なアプローチを採用していることです。たとえば、あるスペースをマーケティング部門のカテゴリの一部として使用している場合、同じ文書を特定のキャンペーン固有の階層にリンクすることができます。重要なブランディング文書は交差点のように機能します。異なるプロジェクトに取り組んでいる複数のチームがその交差点に出くわす可能性があります。その間もトラフィックはスムーズに流れ続けます。

つまり、ソフトウェアに対する先入観を和らげるためだけにコンテンツを構造化する必要はありません。構造は自由に決められます。たとえばソーシャル・メディア用の広告キャンペーンとメール・アウトリーチ用の広告キャンペーンなど、異なるキャンペーン用の Confluence ページで同じドキュメントを相互参照できます。すべてを正しくリンクすれば、全体的なブランディング戦略を変更したときに、すべてのチームが変更内容を自動的に確認できます。それが動的な階層組織の力です。

関係者のみにアクセスを制限する

上記のセクションを読んで、こう思ったかもしれません。「交差点だって？ものすごく多くの人が言いたいことを言いそうだ...」と。そして、それはあなたが望むことではないかもしれません。Confluence を使えば、さまざまなページやスペースに特定の権限を設定してアクセスを制御できます。つまり、重要な文書は、それを管理する必要がある人の管理下に置くことができます。

これらの権限は、設定したいルールによって変わります。たとえば、サイト全体のアクセスを決定するためのグローバル権限を特定のユーザーに付与したり、チームの幹部が必要なすべてのコンテンツにアクセスできるようにスペース固有の権限を作成したりすることができます。個々のページを細かく制限して、必要な人にのみメッセージを公開することもできます。

Confluence ページは既定で閲覧または編集が可能ですが、これらのルールを制限して特定のユーザーまたはグループのみにアクセスを許可できます。これにより、Confluence 内でページを下書きしているときは、それを閲覧する必要がある人にのみ公開できます。

プロジェクト管理ソリューションと統合する

ナレッジ・ベースが他のツールに接続されていない場合、それは一元化されているのでしょうか、それともサイロ化されているのでしょうか？

Confluence をチームがよく使用している他のツールと統合して、ナレッジ・ベースがチームの進化するニーズに対応できるようにしましょう。Confluence によって提供されるコンテンツとコンテキストによって、プロジェクトを思い通りに完了するために必要な情報がすべて揃います。

ここでは、効果的な Confluence 統合の例を 2 つ紹介します。

Trello と Confluence を統合すると、プレビュー/編集機能を使って Trello のリンクを Confluence に貼り付けて、Confluence 内で Trello のタスクを直接編集できます。または、完全にインタラクティブな Trello ボードを Confluence ページに埋め込めば、Confluence ナレッジ・ベース内ですべての Trello 機能を使用できるようになります。

Confluence を Jira と統合すると、Confluence で Jira 課題を直接追跡できるようになります。チームはナレッジ・ベース内から直接、潜在的な問題を認識できます。また、Confluence ページに Jira タスクを埋め込めば、将来のプロジェクト・タイムラインを簡単に設定できます。さらに、そのタイムラインを使ってリリース日を見積もり、計画通りにプロジェクトを進めることもできます。

常に変化し改善を続ける一元的なナレッジ・ベースを作る

多くの組織は、優れたマーケティング計画を持っています。ただし、マーケティングを成功させるには、組織全体が同じ認識を持つことが重要です。2 人だけの会話のように小声で話していてはいけません。ブランドのメッセージとマーケティングを際立たせるには、大きな声援が響き渡るスタジアムのようでなければなりません。

しかし、それを実現するためには、社内の情報伝達を徹底する必要があります。社内の情報伝達は、ブランドとマーケティングに関するすべてのインサイトを集めた一元化されたナレッジ・ベースから始まります。どのブランディング・メッセージが効果的でしょうか？何を更新する必要があるのでしょうか？Confluence で一元化されたナレッジ・ベースを作成すれば、チームに共通の認識を持たせることができます。