関係者理論とは

関係者理論の定義

関係者理論は、1984 年に R. Edward Freedman が導入したビジネス倫理と業務を融合させたフレームワークの概念で、企業は株主のことだけを考えるのではなく、業務の影響を受けるすべての関係者が抱えるニーズでバランスをとるべきであると主張しています。

ここで言う関係者には、株主、従業員、顧客、サプライヤー、コミュニティなどが含まれます。関係者に重点を置いた環境では、持続可能性、従業員の満足度、顧客関係、コミュニティ エンゲージメントが重視されています。

一方、経済学者である Milton Friedman の信奉者は、株主を満足させることこそが、企業の唯一の目的である主張するかもしれません。株主価値を生み出す行動は善で、そうでない行動はプロジェクトのスコープから外れている、というわけです。フリードマン ドクトリンとしても知られる Friedman の株主理論はかつて人気を博しましたが、1984 年、R. Edward Freeman は『Strategic Management: A Stakeholder Approach』という書籍を出版し、その理論を否定しました。

本書では、関係者エコシステムの考え方と、意思決定プロセスにおいて、さまざまなグループ、たとえば従業員、顧客だけでなく、より広範なコミュニティのニーズと利益の間でバランスをとることの重要性を強調しています。この考え方は、影響力のあるビジネス リーダーに広まり、共感を呼び続けています。

関係者理論をプロジェクト管理に適用するには

関係者理論を受け入れている事業主は、プロジェクトを計画する際に、関係者の要望を考慮する必要があります。

ここでは食料品店を例にとって、関係者の関心が、次のプロジェクト管理のステージにどのように影響する可能性があるかを説明します。

• プロジェクトの開始: 関係者となるのは誰ですか? その関係者は何を心配していますか? 関係者を第一に考えているのであれば、プロジェクト マネージャーは、プロジェクト ロードマップの概要を説明する前に、まずはこのような質問に対する答えを把握しておく必要があります。たとえば、地元の交通渋滞が懸念材料として挙がっている場合、それは食料品店の駐車場の設計に影響を与えるでしょう。
• コミュニケーション戦略: 関係者理論を説明するには、上手くコミュニケーションをとる必要があります。たとえば、食料品店は、食料品の価格や最新のストック オプションに対する関心の有無を問わず、コミュニケーション戦略として、すべての関係者にフィードバックを求める必要があります。
• リスク管理: すべての関係者の利害を重視しすぎると、リスクが増大します。たとえば、食料品店は、騒音や人の往来の多さなど、近隣住民の健康へのリスクを考慮しなければならない可能性があります。

関係者理論を活用するメリット

より広範な関係者の利害を反映させる方向にビジネスの焦点を転換してもメリットがない、と当初は感じるかもしれません。利益と株主を何よりも優先するイデオロギーから離れようとしているように見えるでしょう。

しかし、関係者優先の原則を行動の指針とすることで、次のように、さまざまな方法で生産性を高めることができます。

• プロジェクト成功率の向上: 株主だけに目を向けていると、利益とは直接関係のない潜在的なリスクを認識できなくなる可能性があります。視野を広げることで、問題を予測し、早期に是正措置を講じることができ、これがプロジェクトの成功率の向上につながります。
• 意思決定の改善: 関係者理論に従うことで審査プロセスをさらに徹底させ、多様な視点を得ることができます。これはプロジェクトのタイムラインに影響するかもしれませんが、会社全体として、より良い決定を下すことができるでしょう。
• より良い信頼関係とより長期的な関係の構築: ビジネス関係の成否を左右するのが信頼です。あなたが関係者の利益を考慮していることを、関係者は信じていますか? もしそうなら、長期的な関係の基盤はできています。すべての関係者を考慮することで、自然と信頼関係は深まっていきます。

関係者理論を実装する方法

ここでは、プロジェクト管理に関係者優先のアプローチを採用する方法を詳しく説明します。

関係者の特定

標準的な関係者の範囲というものはありません。実装の最初のステップは、ビジネスに関係する各グループを特定することです。上記の食料品店の例には、次の関係者がいます。

• 株主
• 時間給の従業員と正規従業員
• 食品供給業者
• 住民とコミュニティ グループ
• 行政当局

影響度に応じて関係者をランク付けします。たとえば、上場企業では、株主と従業員の発言が最も大きい影響力を持っているかもしれません。

関係者の分析

関係者の主な関心と懸念を分析します。何が関係者の行動の動機となっていますか?関係者の期待に応えられますか?

その答えは関係者グループによって異なります。食料品店の顧客が気にするのは食品の品質とコストですが、行政当局は秩序の維持と、規制の遵守を考慮します。

エンゲージメント戦略の策定

関係者と継続的に関わります。明確なコミュニケーションを常に維持し、さまざまなチャンネルを使って関係者に最新情報を伝えます。これにより透明性に関わるブランドの評価も高まります。

関係者をカテゴリごとに分類したエンゲージメント計画を作成します。メール、店頭掲示、コミュニティ ミーティングを活用します。

定期的なフィードバック ループの確立

関係者の関心の対象は容易に変化します。今週、値段が高いことについて不満を言っていた顧客が、次の週には店舗の清潔さに不安を感る可能性があります。定期的なフィードバック ループによって常に最新情報を入手してください。

関係者が簡単にあなたに連絡し、考えを伝えられるような手段を確保しましょう。アンケート、ミーティング、フォーラムを使うことができます。ガント チャートも、関係者のリクエストをプロジェクトのタイムラインにマッピングするのに役立ちます。

関係者の関係を継続的に監視

関係者の管理はフィードバックを得て終わるものではありません。ビジネスで関係者の関係を監視する必要もあります。

関係者の意見に注意を払い、不満を感じたらすぐに行動します。利益の減少について株主が不満を言っていますか?もしそうなら、経理チームが新しい見通しを立てる必要があるでしょう。買い物客が夜間のセキュリティに不安を感じていますか?警備員を配置して、それを周知するようにしましょう。

エンゲージメント戦略も評価しましょう。常に改善が必要かもしれません。

関係者分析のためのツール

従業員など、特定しやすい関係者もいます。その一方で、特定が難しい関係者もいるでしょう。以下のツールを使って関係者の要望を適切に分析し、比較する方法を理解しましょう。

権力 - 関心グリッド

権力 - 関心グリッドは、関係者を権力のレベルと業務への関心度別に整理するものです。チームの注意のほとんどは、グリッドの最上位にいる関係者に向けられるべきです。上位の関係者は、チームの日常業務に深刻な混乱をもたらす可能性があります。

グリッドの最下層にいる関係者は、権力レベルが最も低いことを意味します。チームは、そういった関係者に対しては、より受動的に対応できます。

関係者のマッピング

関係者のマッピングは、各関係者のサポートと影響力に基づいて、各関係者を視覚的にマッピングする、関係者に関するフローチャートのようなものです。このドキュメントを使って、プロジェクトに対する関係者の反応を理解します。

SWOT 分析

SWOT 分析を行うことで、関係者に関する計画における強み、弱み、機会、脅威を評価できます。この分析によって、関係者が現在満足しているかどうか、また将来の結果をモデル化できます。対処されていない関係者の懸念事項や、関係者とのコミュニケーションを強化する方法を見つけられるかもしれません。

RACI マトリックス

RACI は、Responsible (実行責任者)、Accountable (説明責任者)、Consulted (相談先)、Informed (報告先) を表します。このチャートは、社内外を問わず、プロジェクトに関わるすべての人に役割を割り当てます。RACI マトリックスが完成すれば、誰が意思決定を行い、誰が定期的な更新を必要としているかがわかります。

関係者は、マトリックスで 1 つ以上の役割に当てはめることができます。

Confluence で関係者間のコミュニケーションを強化する

関係者を特定して理解することは、ビジネスの強化につながります。関係者をグループにまとめ、迅速に対応し、関係性を継続的にモニタリングすることは、プロジェクトの成功に不可欠です。

Confluence は、あらゆるタスクで関係者を連携させる一元化されたプラットフォームです。

Confluence を使えば、関係者グループごとにプライベート スペースやページを作成し、各グループの関心に合わせた情報を提供できます。リアルタイム編集やインライン コメントなど、会社と簡単に共有できる機能により、プロジェクトにおけるコラボレーションがより簡単になります。

AI を活用した検索機能により、チームの規模に関わらず、社内の知識やプロジェクトのページを簡単に検索し、最新の状態に保つことができます。Confluence では、メモを取ったり、ホワイトボードでブレーンストーミングしたり、ビデオを録画したりすることができます。

無料の Confluence 関係者のコミュニケーション テンプレートを使用すると、関係者エンゲージメントに対する取り組みについて一元的に追跡し、管理できます。テンプレートには、関係者を識別し、コミュニケーション頻度を選択するためのセクションが含まれています。

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