成功するビジネス ケースの作成方法

ビジネス ケースとは何か

ビジネス ケースとは、プロジェクトやイニシアチブを実施する価値があることを証明する文書です。主な目的は、見込まれる利益、潜在的なコストやリスクを評価し、投資に値する理由を示す証拠を意思決定者に提供することです。

ビジネス ケースの重要な要素

優れた構成のビジネス ケースには通常、次の重要な要素が含まれます。

• エグゼクティブ サマリー: ビジネスにおける問題、解決策の提案、期待される成果を中心に、ビジネス ケースについて簡潔にまとめたものです。
• 問題の説明: プロジェクトで対処しようとしているビジネスにおける問題や機会を明確に説明したものです。
• 選択肢の分析: 解決策の候補について、長所、短所、推定コストなどを評価します。
• 推奨される解決策: 分析に基づいて実施すべきアクションを提案するとともに、その解決策を選択した理由を示します。
• 導入計画: プロジェクト タイムライン、マイルストーン、必要なリソース、主要な成果物を示す概要レベルのロードマップを作成します。
• 財務分析: プロジェクトの予想コスト、利益、ROI (投資収益率) を詳しく調べる費用便益分析が含まれます。
• リスク評価: プロジェクトに関連して発生する可能性があるリスクを特定し、リスクの軽減戦略を示します。感度分析も行われます。
• 関係者の分析: プロジェクトの影響を受ける個人またはグループと、その影響および興味の程度の概要です。
• 結論: 要点をまとめ、意思決定者にプロジェクトを承認させるための、説得力のある行動を促すフレーズを示します。

一般的なビジネス ケースの作成者

一般的には、プロジェクトを提案する個人またはグループがビジネス ケースを作成します。たとえば、プロジェクト マネージャー、起業家、プロジェクトの活動を支持するその他の関係者などです。企業によっては、ビジネス ケースの作成を担当する役割やチームが決まっていることもあります。

通常はプロジェクト スポンサーがビジネス ケースを準備しますが、関係するチーム メンバー全員が協力する必要があります。たとえば、専門的なインサイトや情報を提供できる、財務、人事、IT、その他の関連部門の対象分野の専門家などです。

ビジネス ケースとビジネス計画の違い

ビジネス ケースとビジネス計画とでは目的が異なります。

• ビジネス ケースの目的は、プロジェクトの利点、コスト、リスクを提示して、プロジェクトを実施すべき理由を示すことです。承認を得て、資金を確保する 1 つのイニシアチブのみが対象です。
• ビジネス計画の目的は、事業戦略、市場分析、財務予測、運用計画を詳述し、事業全体の包括的な概要を示すことです。これは会社の長期的なロードマップとしての役割を果たします。

まとめると、ビジネス ケースは特定のプロジェクトを対象とした、短期から中期の分析です。一方、ビジネス計画は事業全体を包括する、対象範囲の広い、長期的な戦略を文書化したものです。

ビジネス ケースを作成する利点

企業はプロジェクトやイニシアチブを実施する際に、よく練られたビジネス ケースを作成することで多くの便益を得られます。

問題と解決策の定義

ビジネス ケースは、問題や機会を明確に定義し、提案された解決策の概要を示します。プロジェクトのロードマップを示して、関係者全員が目標とビジネスにおける目的を理解できるようにします。

分析で得られた情報に基づく意思決定

ビジネス ケースは費用と便益を詳細に分析することで、情報に基づいた意思決定を可能にします。そのため、リーダーはその他の優先事項との比較でプロジェクトのメリットを評価し、証拠に基づいてプロジェクトを選択できます。

リソースの効率的な使用

ビジネス ケースでは、プロジェクトに必要な投資の正当性が示されるため、これを基にリソース配分を最適化できます。そのため、人や資金を戦略的価値と ROI が最も高いイニシアチブに割り振ることができます。

リスクの特定と軽減

ビジネス ケースは、包括的なリスク評価によって潜在的な問題を特定し、問題の軽減策を示します。このようにプロアクティブに問題に対応することで、プロジェクトの成功確率を高め、発生する可能性のある問題の影響を最小限に抑えます。

期待の整合

ビジネス ケースは、期待される結果、タイムライン、責任を文書化することで、関係者が期待する結果とのずれをなくします。また、プロジェクトのライフサイクル全体におけるコミュニケーション ツールおよび基準としても利用でき、全員が合意された目標から逸脱しないようにします。

ビジネス ケースの作成手順

説得力のあるビジネス ケースを作成するには、情報を収集し、選択肢を分析して、明確な提案を行うために体系的な手順を実施する必要があります。

問題を定義する

最初に行うのは、プロジェクトの対象となる問題や機会の特定です。問題の説明と問題が会社に与える影響について、明確に説明します。問題の説明を裏付けるために、顧客からのフィードバック、市場の動向、内部メトリックなど、関連するデータや証拠を収集します。

考えられる解決策をブレーンストーミングする

主要な関係者に参加してもらい、さまざまな解決策を考えます。社内で対応可能なことと外部リソースの両方を検討します。実現可能性、コスト、組織の目標との整合性に基づいて、各選択肢を評価します。ブレーンストーミングのテンプレートを利用すれば、生産的な議論を行えます。

財務状況を分析する

提案された解決策の徹底的な財務分析を行います。先行投資や継続的な費用を含め、各オプションに関連するコストを見積もります。決められた期間で期待される利益と ROI を予測します。

リスクを評価する

技術的な課題、市場の不確実性、リソースの制約など、各解決策の潜在的なリスクを特定します。これらのリスクに対処し、プロジェクトの成功への影響を軽減するための緩和戦略を策定します。リスク評価マトリックス テンプレートによって、このプロセスが簡素化されます。

関係者と協力する

プロセス全体を通して主要な関係者とコラボレーションして、意見を集め、コンセンサスを形成し、賛同を得ます。定期的に進捗状況を伝え、フィードバックを求めて、推奨される解決策の整合性とサポートを確保します。

ビジネス ケースの草案を作成する

収集した情報を包括的なドキュメントにまとめます。エグゼクティブ サマリー、問題の説明、選択肢の分析、推奨される解決策、実施計画、財務分析、リスク評価を含めます。明確かつ簡潔な言葉とビジュアルを使用して要点を伝えます。

レビューして改良する

ビジネス ケースの草案を関連する関係者と共有して、レビューとフィードバックを求めます。関係者の意見を取り入れ、明確さ、正確さ、説得力を確保するためにドキュメントを改良します。ビジネス ケースを意思決定者に提示し、質問や懸念事項に対処する準備をします。

実施および監視する

プロジェクト計画テンプレートなどを使用して、承認後に詳細な実施計画を作成します。責任を割り当て、リソースを割り当て、タイムラインを確立します。マイルストーンや主要業績指標と照らし合わせて進捗状況を定期的に監視します。プロジェクトを成功させるために、関係者に最新情報を伝え、必要に応じて調整します。