Confluence データベースでコンテンツ管理を簡素化する
コンテンツ チームにとって共通の問題点は、同じドキュメントの 2 つのバージョンが異なる場所で作成されてしまうことです。1 つは共有ドライブに、もう 1 つは Confluence にあります。どちらも最新ではありません。期限が迫り、レビューが滞り、適切なファイルが誰も見つけられないスレッドに埋もれてしまいます。
コンテンツを整理および管理するための明確なシステムがなければ、生産性が低下し、チームの同期が取れなくなります。
Confluence データベースは、作業を管理し、更新情報を共有し、すべての情報を連携するための単一の構造化されたハブを提供します。この記事では、これらを使用してコンテンツを 1 か所にまとめ、プロジェクトを進める方法を紹介します。
Confluence データベースとは
Confluence データベースは、情報を保存してリンクする構造化されたテーブルです。各列には特定のフィールド タイプ (タグ、ユーザー、日付など) が使用され、情報を一貫性がある管理しやすい状態に維持します。
データベース内の各行を使用して Confluence ページとそのメタデータを表示することにより、コンテンツを 1 か所にまとめることができ、フォルダを探したりタブを切り替えたりする必要を減らせます。たとえば、ブログ投稿を作成するときに、チームは新しいデータベース エントリを追加して、ライターを割り当て、下書きの期限を設定し、下書きページをリンクできます。投稿がレビュー段階を進むにつれ、チームはページ ステータス フィールドを更新して進捗を反映し、全員の足並みを揃えます。
複数のプロジェクトを担当するコンテンツ チームにとって、データベースは更新と共有が容易な信頼できる情報源となります。
すべてのコンテンツを 1 か所にまとめる
データを一括でインポートして、コンテンツ リポジトリの構築を開始します。すでに Jira または Confluence を使用している場合は、それらのツールに直接接続してページや課題に取り込んでください。または、スプレッドシートから始める場合は CSV ファイルをアップロードしてください。
データベースを使用すると、ユーザーは別々のツールで作業を追跡するのではなく、すでに作業している一元的な場所に作業をまとめることができます。たとえば、Confluence スペースでキャンペーンをローンチするコンテンツ マネージャーが、ブリーフ、クリエイティブ アセット、期限を追跡する Jira 課題をインポートします。インポート後、所有者や公開日などのフィールドでエントリを整理し、タスクを割り当てたり進捗を 1 か所で監視したりしやすくなります。
データベースは手動でも構築できます。"ページ リンク" フィールドを使用して、既存の Confluence ページを検索して接続します。次に、"ページ リンクの詳細" フィールドを使用して、タイトル、所有者、最終更新日などのメタデータを "ページ リンク" フィールドからプルして、主要な詳細をひと目で簡単に確認できるようにします。コンテンツ リードがアクティブなブログの下書きをリンクして、レビュアーの割り当てをすべて 1 か所で追跡することもできます。
ゼロから始める必要がある場合は、データベースから新しい Confluence ページを直接作成できます。
反復可能なシステムを作成する
データベースを再利用可能なテンプレートに変換することで、作業時間を節約して、一貫性を向上できます。お好みのフィールドやビューなど、必要な構造を定義して、それを今後のキャンペーンや公開サイクルの出発点として使用しましょう。
明確かつ一貫したコンテンツの整理を行う
強固な構造があれば、コンテンツを管理しやすくなります。Confluence データベースは、定義済みのフィールド タイプを使用して、チームがプロジェクト間で一貫して作業できるようにします。
データベースの各列は、テキスト、画像、日付、タグ、ユーザーなど、特定のタイプに設定できます。エントリを標準化してわかりやすくするには、次のものを使用します。
- トピック、対象者、または地域ごとにコンテンツをグループ化するタグ
- コンテンツ ステータスを追跡するページ ステータス
- 公開タイムライン用の日付フィールド
- 所有者を割り当てるユーザー フィールド
この構造によってチームが足並みを揃えられるようになり、作業がスムーズに進みます。チーム メイトに最新情報を通知する代わりに、ユーザー自身がデータベースをチェックして作業の進捗を確認できます。
例: 5 つの地域でニュースレターを管理しているマーケティング チームでは、言語タグを使用してユーザー フィールド経由で現地のレビュアーを割り当てたり、タグのフィルターで言語ベースのビューを作成したりできます。
コンテンツを検索しやすくして、最新の状態を保つ
データベースをセットアップすれば、変更内容を継続的に把握するのも簡単になります。
フィルターを使用して、ステータス、所有者、またはコンテンツ タイプでビューを絞り込みましょう。例えば、コンテンツ マネージャーであれば、毎週のチーム チェックインに備えて "レビュー中" でエントリをフィルタリングし、公開日でソートして、期限が迫っているものの優先度を上げることができます。特定のものを検索したい場合は、データベースの検索アイコンでエントリをすばやく見つけられます。
クリティカルなメタデータを更新するときでも、すべてのページを開く必要はありません。データベース内で変更を直接行うことで、ページ ステータス フィールドとページ ラベル フィールドがリアルタイムで同期されます。
チームのコンテンツ表示方法をカスタマイズする
チームが異なれば、作業を可視化する方法も異なります。Confluence データベース レイアウトには柔軟なレイアウト オプションが用意されているため、各チームが最も重要な詳細に集中しやすくなります。
テーブル レイアウトでは、大量のエントリを確認して、部署やステータスなどの主要なメタデータを追跡できます。
カード レイアウトは、ビジュアル ワークのハイライトや、一連のクリエイティブな資産のレビューを行う場合に適しています。
また、コンテンツをステージごとに管理する場合は、ボード レイアウトによって、"作業中"、"進行中"、"レビュー中"、"完了" などの列にエントリをドラッグして、作業状況を反映できます。
こうしたレイアウトにより、チームが思い通りに作業できるようになります。コンテンツ マネージャーが今後の締め切りを計画するのにテーブル ビューを使用する一方で、クリエイティブ チームは割り当てられているものをすばやく確認できるカード ビューを好むかもしれません。キャンペーン ワークフローであれば、ボード ビューを使用することで、ツールを切り替えずとも週ごとに進捗を追跡できるでしょう。
それぞれのビューは Confluence ページに埋め込み可能で、自動的に同期されます。ステータスや期限の変更などの更新があるたびに、ビューが埋め込まれているすべての場所に反映されます。異なるチームのためにレポートの再作成やデータの複製を行う必要はありません。
コンテンツ チームが Confluence データベースを使用する方法
コンテンツ マネージャーは、データベースを使用してキャンペーン ブリーフを最初から最後まで追跡します。ライターは、課題や編集ステータスを簡単に監視できます。地域リードは、言語や対象者ごとにニュースレターを整理し、各地域や対象者に合わせた保存済みのビューを作成します。どのような作業においても、データベースがあればすべてを一元的に管理できるため、チームの連携が促進されます。
スマート リンクでコンテンツをコンテキストに接続する
ほとんどのコンテンツは単独では存在しません。Confluence データベースでは、外部ファイルを埋め込んでプレビューできるため、ツール スタック全体でタスクや資産を簡単に参照できます。
スマート リンクを使用して、アトラシアンのツール、Google Drive や Figma などのサードパーティ プラットフォームから、コンテンツのライブ プレビューを追加しましょう。"スマート リンク" フィールドにリンクを貼り付けるだけで、セットアップ中に埋め込みを実行できます。
例えば、サイトの更新中に、コンテンツ チームが各ブログ エントリを対応する Jira チケットと Figma モックアップにリンクすることで、編集者がコンテンツとビジュアルのアップデートを 1 か所で確認できるようになります。さらに、レビュアーは最終ファイルに簡単にアクセスできます。
このような接続により、遅延やコミュニケーション ミスを軽減できます。誰もが最新のステータス、ファイル、フィードバックをその場で確認できます。
大規模なコンテンツ管理をよりシンプルにする方法
Confluence データベースは、コンテンツ チームに対して、接続された単一のスペースで作業を管理するための、構造化された柔軟な方法を提供します。ページやツールを切り替えずとも、所有者の追跡、ステータスの更新、期限の管理を行えます。
キャンペーンのコーディネートであっても、グローバル コンテンツ ライブラリの管理であっても、データベースによってコンテンツが最新の状態に保たれ、チームが足並みを揃えられます。
今すぐ Confluence で初めてのキャンペーン用コンテンツ ハブの構築に取り掛かりましょう。