自動化を使用して Confluence 全体のワークフローを強化

チームがよりスマートに作業するために自動化がどう役立つか

Confluence の自動化により、チームは時間を取り戻すことができます。古いページを追跡したり、手動でタスクを管理したりするのではなく、反復部分は自動化によって処理されるため、絶えずフォローアップしなくても作業は進み続けます。

数回クリックするだけで、日時、アクティビティ、またはページ変更に基づいてトリガーされるルールを設定できます。

コンテンツと作業を常に最新の状態に保つ

プロジェクトの進展につれて、古くなったページが一気に山積みになることがあります。これにより、スペースが乱雑になり、関連するものを見つけるのが難しくなります。自動化により、すべてを手動でレビューしなくても、コンテンツを整理された使いやすい状態に保つことができます。

たとえば、6 か月間更新または閲覧されていないページを特定するルールを毎月実行するようにスケジュールできます。古いページにフラグが付けられると、自動化でそのページをアーカイブできます。ページ所有者にページが削除された理由の説明と、必要に応じて確認または復元するためのリンクが記載されたメールが届きます。

また、自動化を利用して、ミーティング議事録などの反復タスクを効率化することもできます。誰かがミーティング ドキュメントを公開すると、アトラシアンの AI アシスタントである Rovo がページを要約して参加者に電子メールで送信できます。コンテンツに基づいて自動的にラベルを付けることもできるので、後で見つけやすくなります。

プロのヒント: 「ミーティング議事録」、「下書き」、「要レビュー」などのラベルを使用すると、チームがコンテンツをすばやくフィルタリングできます。ルールを使用して、ページ タイトルまたは使用するテンプレートに基づいて自動的にラベルを付けることができます。

適切な情報を適切なチームに配信

期限が迫ったり、ページ ステータスが変わったりすると、チームは最新情報を検索したり、アプリを切り替えたりせずに把握する必要があります。自動化により、適切な人材が適切なタイミングで参加できるようになります。

たとえば、タスクが期限を迎えたとき、またはページが「進行中」から「レビュー待ち」に移動したときに Slack または Microsoft Teams でメッセージを送信するルールを作成できます。これらの更新は自動的に行われるため、チームは状況を調べることなく迅速に行動できます。

自動化を使用して、ページが公開された後にフォローアップ タスクをトリガーすることもできます。たとえば、レビュー担当者を割り当てたり、後で更新するようにリマインダーを設定したり、承認を得るために別のチームに送信したりすることもできます。

プロのヒント: Confluence のスマート値を追加して、ページ名、作成者、リンクを含む通知メッセージをカスタマイズして、読者が一度に全体像を把握できるようにしてみてください。

チームの働き方を標準化

チームが新しいプロジェクトを開始するとき、白紙の状態では作業のペースが低下することがあります。自動化により、追加の指示を必要とせずにチームを先導する構造化されたプロセスを設定できます。

たとえば、誰かが新しいプロジェクト スペースを作成するたびに、キックオフ ノート、タスク トラッカー、ゴール ドキュメントなどのページ一式を生成する自動化ルールを作成できます。

これにより、すべてのチームが同じ基盤から始めることができ、手動での設定は不要です。

スマート ボタンは構造をさらに強化します。たとえば、キャンペーン計画テンプレートには、計画を最終版としてマークし、経営陣に通知し、下書きバージョンをアーカイブするボタンをすべてワンクリックで実行できる機能を含めることができます。

プロのヒント: 最初に何を自動化すればよいかわからない場合は、キックオフ ページの作成やレビュー対象ドキュメントへのタグ付けなど、チームが毎週繰り返すタスクを特定します。3 回以上行うのであれば、自動化の候補に適しています。

自動化を活用したある一日: Confluence でよりスマートにローンチ

ウェビナー デモでは、Vitafleet という架空のヘルスケア ロジスティクス企業が、新製品 FleetFlow を発売する準備をしました。手を抜かず迅速に進めるために、彼らのチームは Confluence の自動化を活用していました。

マーケティング チームは最初に、キャンペーン ページにスマート ボタンを追加しました。ワンクリックでステータスが更新され、ドキュメントに「進行中」というラベルが付けられ、Slack メッセージがコラボレーターに送信されました。これらはすべてページを離れることなく完了しました。

一方、製品チームは Rovo を使って詳細な製品要件書を要約し、その重要点をエンジニアリング チームと共有しました。

すばやく始める方法

自動化は柔軟性があり、結果を得るために複雑なルールは必要ありません。簡単に始められる方法をいくつかご紹介します。

• 下書きページ更新のリマインダーを送信: 下書きが 2 週間更新されていない場合にページ所有者に通知するルールを設定します。
• 内部チーム向けのコンテンツへの自動タグ付け: ページが特定のスペースで公開されると、「マーケティング」や「サポート」などのチーム固有のラベルが自動的に追加されます。
• オンボーディング ドキュメントを簡素化:新しいチーム メンバーが加入したら、レビューすべきオンボーディングの手順とリソースのチェックリストを作成します。
• ゴールが更新されたらチーム リーダーに通知: チームのゴールがタグ付けされたページが変更されたら、Slack またはメールでの更新通知をトリガーします。
• 四半期ごとのコンテンツ レビューをスケジュール: ページ所有者に重要ドキュメントを 90 日ごとにレビューするよう促すルールを作成すると、チームが手動で確認することなくコンテンツを最新の状態に保つことができます。

これらのアイデアは時間を節約するだけでなく、勢いを増します。自動化すればするほど、ワークフローの一貫性が高まり、チームは総合的なゴールに集中できるようになります。

Confluence で自動化を開始する

Confluence の自動化により、チームはよりスマートに作業し、秩序を維持し、最も重要なことに集中できます。部門横断型のプロジェクトを管理する場合でも、ドキュメントを整理する場合でも、自動化によって反復タスクが処理されるため、チームが行う必要がなくなります。

Confluence を初めて使用する場合でも、簡単に始められます。テンプレート、スマート ボタン、AI ツールを使用して、コードを 1 行も記述せずに、より優れたワークフローを作成できます。

試してみる準備はできましたか? Confluence にサインアップして、自動化による、よりスマートで高速なワークフローの構築を始めましょう。