Planning van middelen op het gebied van projectbeheer
Onderwerpen zoeken
Een goed georganiseerde planning van resources helpt je team om vooruitgang te boeken. Als de resources op de juiste manier worden toegewezen, worden projecten op tijd afgerond en stijgt de productiviteit.
Op het gebied van projectbeheer kan het plannen van resources een uitdaging zijn, met name voor projectmanagers. Voor mensen met grote teams en meerdere werkstromen worden bedrijfsresources al snel verkeerd beheerd. Je moet resources en projecten op elkaar afstemmen zonder conflicten te veroorzaken; er is maar één verrassing nodig om je plannen uit balans te brengen.
In dit artikel wordt de planning van resources en het belang ervan voor projectbeheer gedefinieerd, en worden de veelvoorkomende uitdagingen besproken die daarmee samenhangen.
Wat is planning van middelen?
Planning van resources wijst assets toe aan specifieke taken en projecten binnen een bepaald tijdsbestek. Afhankelijk van de sector kunnen je resources teamleden, apparatuur en faciliteiten omvatten.
Iedereen heeft toegang tot de planning van resources, waarin de tijdsbestedingen en verantwoordelijkheden gedurende de hele projectlevenscyclus worden beschreven, zodat er geen onduidelijkheid bestaat.
Bij de meeste teams bestaat de planning van resources uit het beantwoorden van drie vragen:
- Welke middelen heeft dit project nodig?
- Wanneer heeft het die middelen nodig?
- Zijn die middelen beschikbaar?
Door deze vragen te beantwoorden, blijft iedereen op het goede spoor en kun je vertragingen voorkomen. Projectmanagers kunnen namelijk zo de exacte benodigde resources, tijdsbeperkingen en beschikbaarheid bepalen. De effectieve planning van resources is ook een cruciaal onderdeel van effectief tijdbeheer, waardoor je team de beschikbare uren productief kan gebruiken en de projectdoelstellingen kan halen.
Het belang van planning van middelen bij projectbeheer
Op de hoogte blijven van veranderende prioriteiten wordt veel ingewikkelder zonder een planning van middelen. De planning van middelen houdt mensen aan het werk als er weinig middelen zijn en de deadlines krap zijn.
Planning van middelen is belangrijk voor het volgende:
Verbeterde efficiëntie van projecten
Er zijn verschillende manieren om de efficiëntie van projecten in de weg te staan, van het toewijzen van de verkeerde middelen tot het te laat delegeren van taken. Met behulp van planning van middelen kunnen managers de volledige scope van het project zien en zien wat elk project nodig heeft.
Stel je voor dat je een senior ontwikkelaar nodig hebt om aan de bedrijfsapp te werken, maar geen planning van middelen hanteert. Je vergeet misschien dat de ontwikkelaar moet samenwerken met het financiële team tot het te laat is, waardoor je de tijdlijn van het project moet wijzigen.
Met planning van middelen wijs je alle middelen en taken toe tijdens de projectplanningsfase. Op die manier hoef je je geen zorgen te maken over het oplossen van conflicten met middelen.
Voorkomen van overmatige toewijzing van middelen
Stel dat je een senior ontwikkelaar hebt die aan een nieuwe app werkt. Werkt diegene ook aan de nieuwe website? Hoe zit het met de chatbot die het management tegelijkertijd wil lanceren? Als tijdens het besluitvormingsproces alleen wordt gekeken naar wanneer de ontwikkelaar beschikbaar is, zou je diegene kunnen overbelasten.
Met beheer van resources kun je het werk gelijkmatig verdelen om burn-out te voorkomen. Zo weet je het als iemand te veel doet of juist meer werk nodig heeft.
Het is financieel zinvol om een teveel aan toewijzingen te voorkomen. Als je een foutieve of zelfs geen planning voor resources hebt, is het te verwachten dat je te veel resources aan een project toewijst. Extra resources worden toegevoegd aan de eindfactuur en beperken de mogelijkheden van het team om andere dingen te doen.
Software voor het plannen van resources voorkomt een teveel aan toewijzingen. Er kan echter een leerperiode zijn. Beoordeel de gemiddelde productiviteit van je team om te zorgen voor een billijke taaktoewijzing.
Verbetert de tijdlijnen en levering van projecten
Een typisch project kan meerdere deadlines hebben. Om een nieuwe functie op je website te introduceren, moet je een plan maken voor ontwerpcontroles, gebruikerstests en een budgetbeoordeling. Dit kan verwarrend zijn als je geen tools voor beheer van resources gebruikt. Een teveel aan toewijzingen, onopgemerkte taakafhankelijkheden en andere factoren kunnen ertoe leiden dat je deadlines mist.
Tijdens de planning van resources worden al je assets en projecten onder de aandacht van het team gebracht, zodat je een logische projecttijdlijn kunt maken die de projectoplevering verbetert. Als projecten op tijd zijn voltooid en aan belangrijke parameters voldoen, is dat voor iedereen voordelig.
Zorgt voor een optimaal gebruik van resources
Heb je teamleden die niets doen omdat hun projecten niet voldoende werk bieden om de werkdag door te komen? Werken teamleden meer dan ze aankunnen? De planning van resources laat zien hoe je team zijn resources gebruikt en wat de resultaten daarvan zijn.
Je bereikt een optimaal gebruik van resources als je de meeste productiviteit uit je resources haalt met zo min mogelijk verspilling. Het is bijna onmogelijk om die balans handmatig te vinden. Zonder resourceplanning verlies je de resources en de bijbehorende beschikbaarheid uit het oog. Dit maakt het moeilijk om te bepalen of er te weinig of te veel resources zijn gebruikt en kan ertoe leiden dat je moeite hebt om rollen effectief toe te wijzen.
De planning van resources toont de taken van elk teamlid in realtime, zodat je je planning snel kunt aanpassen als er problemen optreden. Je kunt bijvoorbeeld een taak toewijzen aan iemand met meer tijd en vaardigheden, of de capaciteit van je team opnieuw in evenwicht brengen.
Soorten resourceplanning
Voor verschillende projecten is een andere aanpak voor resourceplanning vereist. Als je weet wanneer je elke methode moet gebruiken, kun je de juiste strategie kiezen voor de behoeften van je team.
De meest voorkomende methoden voor resourceplanning zijn onder meer:
- Op tijd gebaseerde planning: deze methode richt zich op specifieke tijdvakken en deadlines voor de projectuitvoering. Hierbij worden resources toegewezen op basis van wanneer taken moeten worden voltooid in plaats van op basis van de beschikbaarheid van resources. Op tijd gebaseerde planning is zeer geschikt voor projecten met vaste deadlines, zoals productlanceringen en marketingcampagnes.
- Resources afstemmen: als je een beperkt aantal resources hebt maar wel flexibele deadlines hebt, helpt het afstemmen van resources om pieken in de werkdruk weg te werken. Bij deze methode wordt de projecttijdlijnen aan de capaciteit van je team aangepast, wat betekent dat je een project met een paar weken kunt verlengen in plaats van je beste ontwerper te overweldigen met drie gelijktijdige campagnes.
- Verdeling van resources: in tegenstelling tot bij het afstemmen van resources, wordt hierbij de oorspronkelijke projecttijdlijn behouden terwijl het werk binnen dat tijdsbestek wordt herverdeeld. Deze aanpak werkt goed wanneer er niet kan worden onderhandeld over deadlines, maar je de werkdruk van het team in evenwicht moet houden, wat kan betekenen dat je de timing van sommige taken binnen dezelfde projectfase moet aanpassen.
De complexiteit van je project bepaalt meestal welke methode het meest geschikt is. Voor eenvoudige projecten met duidelijke tijdlijnen is vaak alleen een op tijd gebaseerde planning nodig. Daarentegen is het bij complexe projecten met meerdere afhankelijkheden vaak nodig om resources af te stemmen of te verdelen om knelpunten te voorkomen.
Zo maak je een effectieve resourceplanning voor je volgende project
Het maken van een nuttige resourceplanning omvat meer dan alleen het opsommen van taken. Hierbij is een strategische benadering van beschikbaarheid, vaardigheden en projectdoelen vereist.
Zo kun je Jira gebruiken om dit eenvoudiger te maken:
Stap 1: maak een project aan
Begin met het opzetten van je project in Jira. Dit is de basis voor nauwkeurige planning en taakbeheer. Deze stap vormt de structuur die als leidraad dient voor elke planningsbeslissing. Kies een projectsjabloon die past bij je workflow, of het nu Scrum, Kanban of een aangepaste aanpak is. Deze keuze heeft invloed op hoe je je resourceplanning visualiseert en beheert gedurende de hele projectlevenscyclus.
Stap 2: maak taken aan voor je project
Als je issues op de juiste manier aanmaakt in Jira, kun je resources correct toewijzen. Gebruik verschillende issuetypen voor verschillende soorten werk: taken voor specifieke acties, epics voor grotere projecten, story's voor vereisten en bugs voor problemen die opgelost moeten worden. Stem de taakvereisten af op de vaardigheden en ervaring van teamleden. Een senior ontwikkelaar kan een complexe integratie in twee dagen voltooien, terwijl een junior ontwikkelaar een week nodig heeft. Je resourceplanning moet dit verschil in vaardigheden weerspiegelen.
Stap 3: bekijk de beschikbaarheid en planning van resources
Bekijk agenda's, de huidige werklast en geplande vrije tijd om beperkingen vast te stellen die van invloed zijn op de toegang tot resources. Het visualiseren van werk in Jira biedt verschillende perspectieven op de toewijzing van resources. De bordweergave van Jira toont issues in de workflowstappen, terwijl de tijdlijnweergave helpt bij het plannen van werk, het bijhouden van de voortgang en het in kaart brengen van afhankelijkheden. Deze visuele tools helpen je om problemen te ontdekken voordat je planning ontspoort.
Stap 4: regelmatige controles en aanpassingen
Houd de voortgang bij en wijs indien nodig resources opnieuw toe als er vertragingen of wijzigingen optreden. Jira biedt datagestuurde rapporten en inzichten om je te helpen zien hoe projecten evolueren en prioriteiten veranderen. Onderhoud een open communicatie met het team door middel van regelmatige controles om problemen vroegtijdig te identificeren en aanpassingen aan te brengen voordat alles escaleert. Met de rapporten van Jira, in combinatie met de tijdlijnweergave, kunnen teams effectief controleren hoe goed hun resourceplanning is afgestemd op de werkelijke voortgang van een project.
Door deze stappen te volgen en gebruik te maken van de robuuste functies van Jira, kun je een effectieve resourceplanning maken die de projectefficiëntie verbetert en zorgt voor een optimaal gebruik van resources.
Veelvoorkomende uitdagingen bij het inplannen van resources
In een perfecte wereld verloopt het inplannen van resources vlekkeloos. De planningen zouden zonder enige wrijving op hun plaats vallen, en er zouden altijd resources beschikbaar zijn.
Teams hebben vaak te maken met projectbeperkingen, verschillende scopes en tegenstrijdige belangen. Het inhoudsteam wil bijvoorbeeld je nieuwe freelancer gebruiken om blogs op de website te maken, terwijl de reclameploeg vindt dat nieuwe advertentieteksten op de eerste plaats moeten komen. Prioritering is echter een essentieel onderdeel van resourceplanning
Hier zijn vier veelvoorkomende uitdagingen waarmee teams worden geconfronteerd bij het plannen van resources:
Problemen met resources en een teveel aan toewijzingen
Een teveel aan toewijzingen is vaak het grootste probleem van een team. Door je resources te plannen voorkom je meestal extreme gevallen van een teveel aan toewijzingen. Het probleem is echter hardnekkiger dan het lijkt.
Stel dat je iemand drie taken tegelijk toewijst, die elk een derde van de werkdag in beslag nemen. Dan is er weinig ruimte voor speling. Als er een project achterloopt, gebeurt hetzelfde bij de andere projecten, waardoor de werknemer gestrest raakt en gehaast de deadlines probeert te halen. Nu heeft het team een probleem met resources.
Je kunt problemen met een teveel aan toewijzingen misschien niet oplossen met het plannen van resources, maar je kunt het optreden ervan beperken. Zorg ervoor dat je een plan voor resourcebeheer hebt en let op updates.
Omgaan met de beschikbaarheid van resources en vaardigheden
Door resources te plannen, kun je eenvoudiger taken toewijzen, maar wat als iemand niet beschikbaar is?
Het afstemmen van resources verwijst naar het verschuiven van de vervaldata van taken om ruimte te bieden aan beperkte resources. Als een ontwerper bijvoorbeeld aan twee advertentiecampagnes moet werken, kun je de projecttijdlijn verlengen in plaats van een andere ontwerper in te huren.
Als je afhankelijk bent van spreadsheets en whiteboards, kan het moeilijk zijn om de nodige informatie te vinden. Een overzicht van wie er aan een bepaald project werkt helpt ook niet als je op zoek bent naar specifieke vaardigheden of beschikbaarheid.
Met effectieve software voor resourcebeheer, zoals Jira, kun je het schema en de vaardigheden van elk teamlid volgen. Met deze software kun je potentiële knelpunten opsporen voordat ze erger worden en kun je tactieken toepassen zoals de afstemming van resources.
Omgaan met veranderingen en onzekerheden
Resourceplanning helpt je projectbeheerteam om te reageren op veranderingen, maar dat is misschien niet voldoende als de ruimte in de planning beperkt is.
Misschien krijg je een nieuwe klant of gaat een teamlid met zwangerschapsverlof. Hoe pas je dit aan als de planning vol is en je geen extra resources beschikbaar hebt? Als dit soort dingen gebeuren, heb je meestal drie keuzes: een project onderbreken, deadlines uitstellen of meer hulp inhuren.
Het gebruik van software maakt veranderingen beter beheersbaar. Met Jira ontvang je automatische wijzigingsmeldingen, zodat je meer tijd hebt om de volgende stappen te bepalen.
Meerdere projecten en prioriteiten in evenwicht brengen
Iedereen in je team heeft projecten en prioriteiten. Zelfs als de doelen van je teamleden op één lijn liggen, moet je nog steeds meerdere projecten in evenwicht houden, en een resourceplanning geeft je geen aanwijzing om de prioriteit te bepalen.
Het goed plannen van resources helpt problemen op te lossen, maar dat is niet de enige oplossing. Je kunt individuele motivaties over het hoofd zien, waardoor regelmatige communicatie met je team van cruciaal belang is. Het is van cruciaal belang om projectupdates te vragen en de mogelijkheid voor feedback te geven.
Deze uitdaging wordt complexer als je met verschillende soorten werk moet omgaan. Uit je Gantt-diagram blijkt misschien dat alles perfect past op papier, maar de realiteit van het wisselen van context tussen projecten kan voor iedereen voor vertraging zorgen. Sommige teamleden gedijen bij afwisseling, terwijl anderen beter presteren met gericht werk binnen één project.
Best practices voor resourceplanning
Effectieve resourceplanning behelst meer dan alleen het koppelen van mensen aan taken. Je hebt strategieën nodig die de veelvoorkomende valkuilen voorkomen die projecten doen ontsporen en leiden tot de burn-out van teams.
Volg deze best practices voor resourceplanning:
- Neem buffertijd op in je planning: prop niet elke minuut van elke dag vol. Taken duren vaak langer dan verwacht, er doen zich noodsituaties voor en mensen hebben ademruimte nodig. Bouw extra tijd in voor de meeste taken. Deze buffer voorkomt dat één vertraagde taak de tijdlijn voor je hele project doet ontsporen.
- Plan regelmatige check-ins met je team: wekelijkse of tweewekelijkse vergaderingen helpen je om problemen vroegtijdig op te sporen. Dit hoeven geen lange vergaderingen te zijn, maar ze moeten net lang genoeg zijn om eventuele obstakels of veranderingen in beschikbaarheid helder te krijgen. Teamleden aarzelen vaak om over problemen te praten en wachten daarom te lang. Het is belangrijk om een veilige omgeving voor deze gesprekken te creëren.
- Gebruik historische gegevens om je planning te verbeteren: houd taken bij om te weten hoe lang taken en grotere projecten werkelijk duren, en hoe dit zich verhoudt tot je schattingen. Na het voltooien van een paar projecten, ga je vanzelf patronen zien. Misschien duren je ontwerpcontroles altijd dubbel zo lang als gepland, of zijn je ontwikkelaars consequent eerder klaar met programmering, maar hebben ze extra tijd nodig voor het testen. Gebruik deze gegevens om de volgende keer betere schattingen te maken.
Jira centraliseert al je projectinformatie op één plek, waardoor je een uniform inzicht hebt in de toewijzing van resources via functies zoals tijdlijnweergaven, capaciteitsplanning en aangepaste velden. Daarbij kun je Jira Product Discovery gebruiken om te bepalen voor welke projecten resources nodig zijn voordat ze worden toegezegd, zodat je resources kunt plannen voor werk met een grote impact in plaats van alleen urgente taken.
Optimaliseer je resourceplanning met Jira

Neem afscheid van de chaos van het jongleren met spreadsheets, e-maildiscussies en verschillende agenda-apps. Jira biedt een samenhangend platform dat een compleet overzicht biedt van taken en verantwoordelijkheden. Met functies zoals aangepaste velden kun je specifieke datapunten bijhouden die cruciaal zijn voor het nemen van weloverwogen beslissingen over resources. De tijdlijnweergave van Jira biedt een compleet beeld van je projectplanning, waarbij taakafhankelijkheden en resourcetoewijzingen naadloos worden weergegeven.
Met de dashboards van Jira kun je gepersonaliseerde weergaven creëren waarin het gebruik van resources in verschillende projecten duidelijk wordt gemaakt. Met Jira Plannen kun je de capaciteit plannen, om de toewijzing van te veel resources te voorkomen voordat dit een probleem wordt. Samenvattingsweergaven bieden snelle inzichten in de projectstatus en de toewijzing van resources, waardoor effectieve communicatie met belanghebbenden mogelijk wordt.
Jira Product Discovery verbetert de mogelijkheden voor resourceplanning van Jira, en stelt teams in staat om ideeën effectief te prioriteren. Deze tool helpt om te bepalen voor welke projecten resources nodig zijn, zodat niet elk idee automatisch een project wordt. Door de impact, inspanningen en strategische afstemming te evalueren, helpt Jira Product Discovery je om slimmere beslissingen te nemen over de toewijzing van resources.
Door ontdekkingswerk te integreren met leveringsplanning, kun je voorkomen dat resources worden toegewezen aan onnodige projecten, en zorgen dat teams zich concentreren op het efficiënt uitvoeren van de juiste taken.
Klaar om je resourceplanning te verbeteren? Gebruik de gratis sjabloon voor projectplanning.