Wat is automatisering van bedrijfsprocessen (BPA)?

We zijn niet bang om het te zeggen: er zit te veel tijd in administratief werk. 

Tussen het versturen van statusupdates, het verkrijgen van goedkeuringen, het toewijzen van taken en het op de hoogte houden van belanghebbenden is er nauwelijks tijd over voor daadwerkelijke innovatie of verbeteringen.

Dankzij automatisering voor bedrijfsprocessen (BPA) worden routinetaken gemechaniseerd, waardoor je team zijn volledige potentieel kan benutten en de kosten kan verlagen. Met BPA kan je team zich richten op strategische initiatieven en tegelijk je IT-servicedesk en je algehele processen voor projectbeheer verbeteren.

 Projectmanagers kunnen alles automatiseren, van taaktoewijzingen tot rapportage over de naleving, zonder een enkele regel code te schrijven. En hoewel dat misschien niet voor iedereen nieuws is, zijn er procestips die je wilt volgen om daadwerkelijk impact te maken.

Wat is automatisering van bedrijfsprocessen?

Bij het automatiseren van bedrijfsprocessen wordt gebruikgemaakt van technologie en tools om terugkerende taken of processen die bij bedrijven gewoonlijk handmatig worden afgehandeld, te stroomlijnen en te automatiseren. Terugkerende processen met meerdere fasen worden geautomatiseerd met behulp van IT-beheersystemen.

BPA richt zich op het verbeteren van de bedrijfsefficiëntie, het verminderen van fouten en het beschikbaar stellen van waardevol personeel voor meer strategische activiteiten. Hiermee kun je workflows optimaliseren voor incidentmanagement, de afhandeling van aanvragen, of ervoor zorgen dat risico's worden beperkt.

BPA maakt gebruik van tools en software om tijdrovende en foutgevoelige handmatige taken te automatiseren.

Dit versnelt het proces met een nauwkeurige, consistente uitvoering van iedere stap. Of het nu gaat om het automatiseren van het maken van tickets, het doorsturen van aanvragen naar de juiste teams of het genereren van regelmatige rapporten; door BPA wordt de algehele efficiëntie van de IT-service verbeterd doordat er minder handmatig werk wordt verricht.

Welke bedrijfsprocessen kan een bedrijf automatiseren?

Het automatiseren van specifieke bedrijfsprocessen kan de efficiëntie en nauwkeurigheid aanzienlijk verhogen. Het is daarbij cruciaal om bepalen welke processen moeten worden geautomatiseerd, zodat je altijd effectief en doelgericht te werk gaat.

Dit zijn essentiële bedrijfsprocessen die ideaal zijn voor BPA:

• Herhalende taken: het automatiseren van herhalende taken, zoals het invoeren van gegevens en het genereren van rapporten, kan tijd besparen en menselijke fouten, zoals typfouten, verminderen.

• Tijdgevoelige taken: je kunt bedrijfsprocessen stroomlijnen die tijdig moeten worden uitgevoerd, zoals het volgen van systeemwaarschuwingen of het verzenden van automatische meldingen. Door automatisering kun je sneller reageren en vertragingen voorkomen.

• Taken voor meerdere personen: automatiseer zakelijke taken waarbij verschillende teamleden moeten worden gecoördineerd, zoals goedkeuringsworkflows of processen tussen teams. Hierdoor wordt de samenwerking verbeterd en wordt de afronding van taken en tijdige leveringen versneld.

• Supportprocessen: automatiseer routinematige supporttaken, zoals back-ups van het systeem, zodat je personeel meer tijd heeft voor strategische activiteiten en je de efficiëntie van de servicedesk kunt verhogen.

• Taken waarvoor audittrails nodig zijn: deze taken omvatten processen waarvoor gedetailleerde gegevens nodig zijn voor naleving en audits, zoals financiële transacties.

• Langlopende taken: automatisering is effectief voor noodzakelijke taken die niet vaak uitgevoerd hoeven te worden, zoals periodiek systeemonderhoud of nalevingscontroles. Dit zorgt ervoor dat taken consistent worden afgerond zonder dat er handmatig toezicht nodig is.

Hoe procesautomatisering werkt in bedrijven

Automatisering van bedrijfsprocessen in projecten volgt een eenvoudig patroon dat is gebaseerd op een paar belangrijke mechanismen, waaronder: 

• Triggers: Een gebeurtenis die de automatisering start, zoals een taak die wordt voltooid, een naderende deadline of een statuswijziging. 

• Regels: De voorwaarden die bepalen wat er moet gebeuren wanneer een trigger optreedt, zoals 'als een taak als voltooid wordt gemarkeerd, dan de projectmanager op de hoogte stellen.'

• Acties: Wat daadwerkelijk automatisch wordt uitgevoerd, zoals het verzenden van een melding, het toewijzen van een nieuwe taak of het bijwerken van een veld. 

• Geautomatiseerde workflows: Reeksen van triggers, regels en acties die samenwerken om hele processen van begin tot eind af te handelen. 

Deze elementen kunnen worden gecombineerd om geautomatiseerde workflows aan te maken die taken, teams en projectgegevens naadloos verbinden. Voorbeelden hiervan kunnen er zo uitzien:

• Wanneer een taak is voltooid, begint de volgende automatisch.

• Wanneer een mijlpaal wordt bereikt, krijgen belanghebbenden automatisch een melding.

• Wanneer risico's worden geïdentificeerd, worden waarschuwingen automatisch geëscaleerd naar de juiste personen. 

De automatisering werkt op de achtergrond en zorgt voor een soepel uitvoeringsproces waardoor projecten vorderen zonder dat er voortdurend handmatig ingegrepen hoeft te worden.

Voorbeelden van de automatisering van bedrijfsprocessen

Welke specifieke taken kunnen profiteren van automatisering? Hier zijn enkele voorbeelden uit de praktijk: 

• Incidentmanagement: in een geautomatiseerd systeem kunnen tickets worden aangemaakt voor gemelde problemen. Deze worden toegewezen op basis van de ernst en relevante teamleden worden op de hoogte gesteld, waardoor de reactietijden worden verkort en er efficiënter oplossingen bedacht worden.

• Verwerking van serviceaanvragen: met BPA kunnen aanvragen snel worden verwerkt, worden alle benodigde goedkeuringen geverifieerd en worden gebruikers op de hoogte gebracht van de status, waardoor de verwerkingstijd aanzienlijk wordt verkort.

• Verandermanagement: automatiseringstools kunnen aanvragen beheren, het goedkeuringsproces volgen en wijzigingen uitvoeren volgens een vooraf bepaald schema, waardoor verstoringen tot een minimum worden beperkt en de controle wordt verbeterd.

• Onboarden en offboarden: met BPA kan het aanmaken van accounts worden beheerd, de benodigde apparatuur worden toegewezen en de toegangsrechten worden afgehandeld tijdens het onboarden. Accounts kunnen worden gedeactiveerd en bedrijfsassets kunnen worden opgehaald tijdens het offboarden, wat zorgt voor consistentie en veiligheid.

Voordelen van tools voor bedrijfsautomatisering

BPA-tools bieden een reeks voordelen die de operationele prestaties van je team aanzienlijk kunnen verbeteren. Deze tools bevatten software voor workflowbeheer die routinetaken automatiseert of platforms voor klantrelatiebeheer die gegevensinvoer en het volgen van leads afhandelen. 

De belangrijkste voordelen van tools voor bedrijfsautomatisering zijn onder meer:

1. Verhoogde efficiëntie

Tools voor bedrijfsautomatisering verhogen de efficiëntie aanzienlijk door terugkerende taken te stroomlijnen. Het handmatige werk wordt verminderd en menselijke fouten worden tot een minimum beperkt. 

Geautomatiseerde ticketsystemen in IT helpen bijvoorbeeld om sneller te kunnen reageren op problemen en deze sneller op te kunnen lossen. Problemen worden sneller en effectiever opgelost, wat leidt tot een hogere klanttevredenheid.

2. Verbeterde besluitvorming

Software voor het resourcebeheer voor ondernemingen integreert en synchroniseert verschillende bedrijfsprocessen, gegevens over verschillende afdelingen, prestatiestatistieken en meer op één locatie om één bron van waarheid te creëren.

Naast dat de software deze resources gemakkelijk beschikbaar maakt, biedt deze teams en leiders ook realtime, datagestuurde inzichten in het gebruik en de prestaties van een bedrijf, zodat ze beter onderbouwde beslissingen kunnen nemen over projectplanning.

Tools zoals de functie voor capaciteitsplanning in Jira helpen leidinggevenden om weloverwogen en strategische beslissingen te nemen over de toewijzing van middelen. Deze functie helpt bij het berekenen van de teamcapaciteit ten opzichte van het voorspelde werk.

Zo kunnen ze bepalen wat hun teams realistisch gezien binnen een bepaalde deadline kunnen bereiken en welke resources ze tot hun beschikking hebben.

3. Meer nauwkeurigheid en consistentie

Consistentie is cruciaal. Daarom is workflowautomatisering geïmplementeerd om ervoor te zorgen dat teams gestandaardiseerde procedures en processen consequent volgen en zo de nauwkeurigheid verbeteren.

Door de kans op fouten bij gegevensverwerking en servicelevering te verkleinen, helpen geautomatiseerde systemen de consistentie en betrouwbaarheid van de IT-activiteiten te handhaven.

4. Kostenbesparing

Geautomatiseerde processen helpen de operationele kosten te verlagen door de behoefte aan handmatige taken en extra supportmedewerkers tot een minimum te beperken. Ze verminderen ook de downtime en verlagen de kosten die gepaard gaan met inefficiënties en fouten, wat leidt kosteneffectiever werk.

5. Betere toewijzing van resources

Dankzij automatiseringstools kun je beter plannen en resources toewijzen. Door routinematige en administratieve taken te automatiseren, kun je je concentreren op belangrijkere taken en strategische initiatieven. 

Optimaal gebruik van resources zorgt ervoor dat teams tijd besteden aan activiteiten die groei en innovatie stimuleren, in plaats van aan terugkerende taken.

Stroomlijn taken en workflows met de automatisering van bedrijfsprocessen

Het pad naar succesvolle automatisering begint met processen met grote impact. Kijk om te beginnen naar de taken die de meeste tijd kosten, de meeste frustratie veroorzaken of de grootste knelpunten veroorzaken.

Gebruik de automatisering van bedrijfsprocessen om de manier waarop je IT-services beheert te veranderen, waardoor de efficiëntie, nauwkeurigheid en kosteneffectiviteit toenemen.

Maak gebruik van Jira-automatiseringen om tickets automatisch toe te wijzen, problemen te escaleren of meldingen te verzenden op basis van vooraf gedefinieerde triggers. Jira vermindert handmatig werk en zorgt voor snellere responstijden.

Gebruik daarnaast tools zoals Jira Service Management, wat speciaal is ontwikkeld voor IT-services, om workflows te stroomlijnen en resources optimaal te gebruiken. Of het nu gaat om routinetaken, zoals incidentmanagement, het afhandelen van serviceaanvragen en verandermanagement; je kunt je IT-serviceactiviteiten stroomlijnen en automatiseren.