Wat is automatisering van bedrijfsprocessen (BPA)?

Het uitvoeren van herhalende en handmatige taken zonder automatiseringstools kan leiden tot verminderde productiviteit, meer fouten, burn-out bij werknemers en gemiste kansen voor innovatie.

Dankzij automatisering voor bedrijfsprocessen (BPA) worden routinetaken gemechaniseerd, waardoor je team hun volledige potentieel kan benutten en de kosten kan verlagen. Met BPA kan je team zich concentreren op strategische initiatieven en innovatie, terwijl je tegelijkertijd je IT-servicedesk verbetert en bedrijfsprocessen stroomlijnt. 

In dit artikel wordt bedrijfsautomatisering en het belang ervan uitgelegd, worden standaardprocessen onderzocht die kunnen worden geautomatiseerd, en wordt de nadruk gelegd op de voordelen van het gebruik van deze tools. 

Stroomlijn je zakelijke taken en projectbeheer met BPA.

Inzicht in automatisering voor bedrijfsprocessen

Bij het automatiseren van bedrijfsprocessen wordt gebruikgemaakt van technologie en tools om terugkerende taken of processen die bij bedrijven gewoonlijk handmatig worden afgehandeld, te stroomlijnen en te automatiseren. Terugkerende processen met meerdere fasen worden geautomatiseerd met behulp van IT-beheersystemen.

BPA richt zich op het verbeteren van de bedrijfsefficiëntie, het verminderen van fouten en het beschikbaar stellen van waardevol personeel voor meer strategische activiteiten, waaronder projectplanning. 

BPA is cruciaal voor het optimaliseren van workflows voor incidentmanagement, afhandeling van aanvragen, projectrisicobeheer, bedrijfsrisicobeheer en verandermanagement. 

BPA maakt gebruik van tools en software om tijdrovende en foutgevoelige handmatige taken te automatiseren.

Hierdoor worden processen versneld en wordt iedere stap nauwkeurig en consistent uitgevoerd.Of het nu gaat om het automatiseren van het maken van tickets, het doorsturen van aanvragen naar de juiste teams of het genereren van regelmatige rapporten, door BPA wordt de algehele efficiëntie van de IT-service verbeterd doordat er minder handmatig werk wordt verricht.

Welke bedrijfsprocessen kan een bedrijf automatiseren?

Het automatiseren van specifieke bedrijfsprocessen kan de efficiëntie en nauwkeurigheid aanzienlijk verhogen. Het is daarbij cruciaal om bepalen welke processen moeten worden geautomatiseerd, zodat je altijd effectief en doelgericht te werk gaat.

Dit zijn essentiële bedrijfsprocessen die ideaal zijn voor BPA:

• Herhalende taken: het automatiseren van herhalende taken, zoals het invoeren van gegevens en het genereren van rapporten, kan tijd besparen en menselijke fouten, zoals typfouten, verminderen.

• Tijdgevoelige taken: je kunt bedrijfsprocessen stroomlijnen die tijdig moeten worden uitgevoerd, zoals het volgen van systeemwaarschuwingen of het verzenden van automatische meldingen. Door automatisering kun je sneller reageren en vertragingen voorkomen.

• Taken voor meerdere personen: automatiseer zakelijke taken waarbij verschillende teamleden moeten worden gecoördineerd, zoals goedkeuringsworkflows of processen tussen teams. Hierdoor wordt de samenwerking verbeterd en wordt de afronding van taken en tijdige leveringen versneld.

• Supportprocessen: automatiseer routinematige supporttaken, zoals back-ups van het systeem, zodat je personeel meer tijd heeft voor strategische activiteiten en je de efficiëntie van de servicedesk kunt verhogen.

• Taken waarvoor audittrails nodig zijn: deze taken omvatten processen waarvoor gedetailleerde gegevens nodig zijn voor naleving en audits, zoals financiële transacties.

• Langlopende taken: automatisering is effectief voor noodzakelijke taken die niet vaak uitgevoerd hoeven te worden, zoals periodiek systeemonderhoud of nalevingscontroles. Dit zorgt ervoor dat taken consistent worden afgerond zonder dat er handmatig toezicht nodig is.

Voorbeelden van BPA

Je vraagt je misschien af hoe automatisering van pas kan komen bij specifieke taken. Hier zijn enkele voorbeelden uit de praktijk: 

• Incidentmanagement: in een geautomatiseerd systeem kunnen tickets worden aangemaakt voor gemelde problemen. Deze worden toegewezen op basis van de ernst en relevante teamleden worden op de hoogte gesteld, waardoor de reactietijden worden verkort en er efficiënter oplossingen bedacht worden.

• Verwerking van serviceaanvragen: met BPA kunnen aanvragen snel worden verwerkt, worden alle benodigde goedkeuringen geverifieerd en worden gebruikers op de hoogte gebracht van de status, waardoor de verwerkingstijd aanzienlijk wordt verkort.

• Verandermanagement: automatiseringstools kunnen aanvragen beheren, het goedkeuringsproces volgen en wijzigingen uitvoeren volgens een vooraf bepaald schema, waardoor verstoringen tot een minimum worden beperkt en de controle wordt verbeterd.

• Onboarden en offboarden: met BPA kan het aanmaken van accounts worden beheerd, de benodigde apparatuur worden toegewezen en de toegangsrechten worden afgehandeld tijdens het onboarden. Accounts kunnen worden gedeactiveerd en bedrijfsassets kunnen worden opgehaald tijdens het offboarden, wat zorgt voor consistentie en veiligheid.

Voordelen van tools voor bedrijfsautomatisering

BPA-tools bieden een reeks voordelen die de operationele prestaties van je team aanzienlijk kunnen verbeteren. Deze tools bevatten software voor workflowbeheer die routinetaken automatiseert of platforms voor klantrelatiebeheer die gegevensinvoer en het volgen van leads afhandelen. 

De belangrijkste voordelen van tools voor bedrijfsautomatisering zijn onder meer:

Verhoogde efficiëntie

Tools voor bedrijfsautomatisering verhogen de efficiëntie aanzienlijk door terugkerende taken te stroomlijnen. Het handmatige werk wordt verminderd en menselijke fouten worden tot een minimum beperkt. 

Geautomatiseerde ticketsystemen in IT helpen bijvoorbeeld om sneller te kunnen reageren op problemen en deze sneller op te kunnen lossen. Problemen worden sneller en effectiever opgelost, wat leidt tot een hogere klanttevredenheid.

Verbeterde besluitvorming

Software voor het resourcebeheer voor ondernemingen integreert en synchroniseert verschillende bedrijfsprocessen, gegevens over verschillende afdelingen, prestatiestatistieken en meer op één locatie om één bron van waarheid te creëren. Naast dat de software deze resources gemakkelijk beschikbaar maakt, biedt deze teams en leiders ook realtime, datagestuurde inzichten in het gebruik en de prestaties van een bedrijf, zodat ze beter onderbouwde beslissingen kunnen nemen over projectplanning.

Tools zoals de functie voor capaciteitsplanning in Jira Align helpen leiders weloverwogen en strategische beslissingen te nemen met betrekking tot de toewijzing van resources door te helpen de teamcapaciteit te berekenen op basis van het verwachte werk. Zo kunnen ze bepalen wat hun teams realistisch gezien binnen een bepaalde deadline kunnen bereiken en welke resources ze tot hun beschikking hebben.

Meer nauwkeurigheid en consistentie

Workflowautomatisering zorgt ervoor dat het team consequent gestandaardiseerde procedures en processen volgt, waardoor de nauwkeurigheid toeneemt. Door de kans op fouten bij gegevensverwerking en servicelevering te verkleinen, helpen geautomatiseerde systemen de consistentie en betrouwbaarheid van de IT-activiteiten te handhaven.

Kostenbesparing

Geautomatiseerde processen helpen de operationele kosten te verlagen door de behoefte aan handmatige taken en extra supportmedewerkers tot een minimum te beperken. Ze verminderen ook de downtime en verlagen de kosten die gepaard gaan met inefficiënties en fouten, wat leidt kosteneffectiever werk.

Betere toewijzing van resources

Dankzij automatiseringstools kun je beter plannen en resources toewijzen. Door routinematige en administratieve taken te automatiseren, kun je je concentreren op belangrijkere taken en strategische initiatieven. 

Optimaal gebruik van resources zorgt ervoor dat teams tijd besteden aan activiteiten die groei en innovatie stimuleren, in plaats van aan terugkerende taken.

Taken en processen stroomlijnen met Jira Service Management

De dagen van handmatige tussenkomsten, terugkerende menselijke fouten en verspilling van tijd, geld en moeite zijn voorbij. Het gebruik van bedrijfsprocesautomatisering kan veel veranderen in de manier waarop je IT-services beheert, waardoor de efficiëntie, nauwkeurigheid en kosteneffectiviteit toenemen.

Jira Service Management is speciaal ontwikkeld voor IT-services, wat zorgt voor gestroomlijnde workflows en optimaal gebruik van resources. Gebruik de volgende functies om taken en processen te stroomlijnen: 

Jira Service Management kan routinetaken stroomlijnen, zoals incidentmanagement, afhandeling van serviceaanvragen en verandermanagement, met behulp van de volgende functies:

• Automatiseringsregels: stel aangepaste regels in met Jira-automatisering om automatisch tickets toe te wijzen, issues te escaleren of meldingen te verzenden op basis van vooraf gedefinieerde triggers, waardoor handmatige inspanningen worden verminderd en snellere reactietijden worden gegarandeerd.

• Workflows voor incidentmanagement: automatiseer workflows voor incidenten om problemen snel naar het juiste team te sturen, belanghebbenden op de hoogte te stellen en de voortgang van het oplossingproces bij te houden, downtime tot een minimum te beperken en de servicelevering verbeteren.

• Beheer van serviceaanvragen: creëer een zelfbedieningsportal waar gebruikers eenvoudig serviceaanvragen kunnen indienen, waardoor het afhandelingsproces wordt gestroomlijnd. Met Jira Service Management kun je de toewijzing en prioritering van taken automatiseren om ervoor te zorgen dat aanvragen snel worden afgehandeld. 

• SLA's: met Jira Service Management kun je aangepaste Service Level Agreements (SLA's) maken op basis van reactietijden en oplossingstijden. Je kunt SLA-statistieken definiëren die specifiek zijn voor je serviceaanvragen, zoals reactietijd en prioriteitsniveaus. 

• Automatisering van verandermanagement: automatiseer het goedkeurings- en implementatieproces voor wijzigingen in je IT-omgeving. Met Jira Service Management kun je ervoor zorgen dat de juiste mensen op de hoogte worden gebracht en dat de juiste stappen worden genomen.

• Incidentmanagement en probleembeheer: creëer automatisch probleemtickets op basis van terugkerende incidenten, zodat teams de hoofdoorzaken kunnen aanpakken en toekomstige verstoringen kunnen voorkomen.

Ben je klaar om je IT-serviceactiviteiten te automatiseren? Probeer Jira Service Management vandaag nog gratis.