Het belang van documentatie en waarom documentatie meer is dan een formaliteit

Belangrijke leerpunten

• Het belang van documentatie ligt in de mogelijkheid om institutionele kennis, consistentie en effectieve teamsamenwerking te bevorderen.

• Deze werkwijze zorgt voor een betrouwbaar 'papierspoor' dat teams helpt bij het oplossen van problemen, het onboarden van nieuwe leden en het naleven van wettelijke voorschriften.

• Door te investeren in een overzichtelijke administratie hoeft minder tijd te worden besteed aan het zoeken naar informatie en wordt voorkomen dat belangrijke gegevens verloren gaan als medewerkers vertrekken.

• Stel een gestandaardiseerd model op voor de notulen van je teamvergaderingen en projectupdates, zodat je een beter georganiseerde en toegankelijkere kennisdatabase opbouwt.

Je team staat op het punt om een nieuw project te starten. Je hebt gehoord dat je bedrijf een paar jaar geleden iets soortgelijks succesvol heeft afgerond, maar geen van je huidige teamleden was daar toen bij betrokken.

Die collega’s zijn inmiddels vertrokken, waardoor je met een kenniskloof zit die een beetje voelt alsof je met je ogen dicht een dartpijl naar een bord gooit. Stel je nu eens voor dat je over bronnen zou beschikken waar je op terug kunt vallen: gedetailleerde documentatie van het vorige team, zoals projecttijdlijnen, plannen, notulen, stapsgewijze processen, schetsen en roadmaps.

Met die informatie binnen handbereik heb je een waardevolle basis om op voort te bouwen. Ook al kies je een andere aanpak, dan heb je in ieder geval een weloverwogen startpunt, waardoor het nieuwe project veel minder overweldigend aanvoelt.

Dit scenario toont slechts een van de vele redenen waarom documentatie zo belangrijk is. Ondanks dat dit soort situaties veel voorkomen, behandelen veel organisaties documentatie nog steeds als bijzaak.

Sterker nog, uit een enquête van BPTrends bleek dat slechts 4% van de bedrijven hun processen altijd documenteert. We begrijpen dat documentatie kan aanvoelen als gewoon weer een taak op de takenlijst van je team. Maar door de voordelen die het biedt, is het de investering meer dan waard.

Wat is interne documentatie?

Interne documentatie verwijst naar de gegevens die je organisatie bijhoudt en gebruikt om beslissingen binnen je bedrijf te nemen. Je kunt vrijwel alles documenteren, van schema's tot belangrijke beleidsregels. Dit betekent dat er talloze verschillende soorten documentatie bestaan.

Ze vallen echter meestal in een van de drie belangrijke soorten documentatie: teamdocumentatie, referentiedocumentatie en projectdocumentatie.

Het belang van documentatie (ofwel waarom zou je dit belangrijk moeten vinden?)

Dat snappen we. Je hebt het druk, waardoor de documentatie van beslissingen, statussen en stappen voor de afhandeling van terugkerende taken waarschijnlijk niet bovenaan je to-dolijst staat. 

Zodra je live gaat zul je echter blij zijn dat je documentatie hebt waar je op terug kunt vallen. Als een teamlid onverwachts afwezig is of als je niet zeker weet hoe je verder moet gaan met een onbekend initiatief, komen die gegevens ontzettend van pas.

Heb je meer hulp nodig om je team te overtuigen? Hieronder volgen een aantal belangrijke voordelen die je kunt gebruiken om aan te geven waarom documentatie vanaf nu een prioriteit zou moeten zijn.

1. Eén bron van waarheid bespaart tijd en energie

Uit schattingen is gebleken dat de gemiddelde kenniswerker ongeveer twee en een half uur per dag bezig is om de benodigde informatie te vinden. Effectieve documentatie verzamelt alle belangrijke informatie over een taak, project of team (van inloggegevens tot stapsgewijze instructies) op een centrale en geordende plek.

Je hoeft nooit meer e-mails of gedownloade bestanden door te spitten voor de meest actuele informatie.

Als je een taak toewijst, een nieuw project plant of een ander teamlid moet laten ingrijpen, kun je documentatie gebruiken om aan het werk te blijven zonder dat je uren hoeft te zoeken naar informatie, inloggegevens, aanwijzingen en meer.

Door je processen op te schrijven, kun je knelpunten en te uitgebreide workflows eenvoudig herkennen, waardoor je de manier waarop je team werkt verder kunt stroomlijnen.

2. Documentatie is essentieel voor kwaliteits- en procescontroles

Er zijn meerdere wegen die naar Rome leiden, en je wilt je teamleden de flexibiliteit geven om hun werk aan te pakken op een manier die het beste bij hen past. 

Maar tegelijkertijd wil je consistente resultaten, vooral als het gaat om taken die je regelmatig uitvoert. Er moet een zekere mate van samenhang zijn, zodat je niet slordig of onwetend overkomt. 

Documentatie stimuleert het delen van kennis, waardoor je team een goed beeld krijgt van de processen en hoe voltooide projecten er doorgaans uitzien. 

Met die middelen op zak hoeven je teamleden niet te raden hoe ze de consistentie van herhaalde projecten, zoals dat maandelijkse rapport of die driemaandelijkse presentatie, kunnen behouden. Ze kunnen hierbij toch hun creativiteit de vrije loop laten zolang ze zich aan de vereisten houden.

3. Documentatie vermindert dubbel werk

Hoe vaak ben je een nieuw project gestart en er daarna achtergekomen dat het al eerder was gedaan? Bedrijven die documentatie gebruiken om eerdere projecten te catalogiseren, onderzoek te verzamelen en beslissingen te delen, hebben meer kostbare tijd over voor andere taken. 

Waarom zou je het wiel opnieuw uitvinden als je kunt voortbouwen op eerder werk? Met documentatie kun je eerder werk raadplegen en ervan leren, in plaats van alles opnieuw te doen met dezelfde resultaten.

4. Documentatie maakt aannemen en onboarden een stuk gemakkelijker

Het is niet fijn om na te denken over het feit dat iemand vertrekt, maar de realiteit van het bedrijfsleven is dat je team niet voor altijd hetzelfde zal blijven. Mensen gaan hun eigen weg en je neemt nieuwe mensen op in je team. 

Als je nieuwe teamleden verwelkomt, kan die onboardingsperiode overweldigend zijn, zowel voor je bestaande team als voor de nieuwe medewerker. En helaas is uit onderzoek van Gallup gebleken dat slechts 12% van de medewerkers het er helemaal mee eens is dat de onboarding van nieuwe medewerkers binnen hun organisatie goed is.

Je wilt teamleden trainen en in staat stellen om het beste werk af te leveren, in plaats van ze het gevoel te geven dat ze voor de leeuwen worden gegooid. 

Als je prioriteit geeft aan documentatie, hebben ze allerlei handige handleidingen, aanwijzingen en notities die ze kunnen raadplegen terwijl ze meer over hun nieuwe rol te weten komen. Bovendien kunnen ze die bronnen gebruiken om hun vragen te beantwoorden en om zelfstandig dingen uit te zoeken, in plaats dat ze bij elke vraag of elk knelpunt iemand uit je team erbij moeten halen.

5. Eén bron van waarheid maakt iedereen slimmer

Op het werk hebben we de neiging om onze kennis als valuta te beschouwen. Als wij degene zijn die alle antwoorden heeft, geeft dat ons een gevoel van veiligheid, alsof we de persoon in ons team zijn die onvervangbaar is. We gaan ervan uit dat we minder waardevol zijn als we onze expertise delen.

Daarom is het geen verrassing dat uit een enquête bleek dat 60% van de medewerkers het lastig vond om collega's informatie te laten delen die essentieel is voor hun werk. 

Documentatie vergroot de collectieve kennis van iedereen waarmee je werkt. Wanneer het voor je team de norm wordt om informatie te delen, profiteer je van meer transparantie en een cultuur die meer samenwerkt en strategischer is. Je neemt slimmere beslissingen omdat essentiële informatie niet wordt opgeslagen op de harde schijf van één persoon, of erger nog: in het hoofd van die persoon.

Documentatie zou je beste vriend moeten zijn

Jullie kunnen samen verschillende obstakels overwinnen: van taken overnemen bij een onverwachts vertrek of afwezigheid van een medewerker tot een onbekend project aannemen.

Hoewel het misschien stijf en formeel klinkt, houdt prioriteit geven aan documentatie in dat jij en je team een voorraad aan informatie opstellen waarop jullie kunnen terugvallen. 

Deel de bovenstaande voordelen met je teamleden, zoek een manier om zoveel mogelijk documentatie te stimuleren (zei iemand pizzafeestje?) en wees er gerust op dat de kennis van je teamleden niet meer alleen in hun hoofd zit.