Doorlooptijd: definitie, voorbeelden en hoe je deze kunt verminderen

De doorlooptijd is van invloed op elk bedrijf, of je nu producten maakt, software ontwikkelt of de dienstverlening beheert. Het is de meting waardoor klanttevredenheid en concurrentievoordeel staat of valt. Als je begrijpt wat doorlooptijd betekent en hoe je deze kunt optimaliseren, kun je daarmee een bedrijf opbouwen dat snel reageert op de vraag van de markt en ervoor zorgt dat klanten blijven terugkomen. 

Maar de definitie van doorlooptijd omvat meer dan alleen wachttijden. Deze vertegenwoordigt de totale tijd die is verstreken vanaf het begin van een proces tot de voltooiing ervan, en heeft betrekking op elk aspect van de bedrijfsvoering, van de relaties met leveranciers tot de uiteindelijke levering. Bedrijven die het beheer van doorlooptijd onder de knie hebben, presteren vaak beter dan hun concurrenten doordat ze snellere resultaten behalen, de kosten verlagen en zich sneller aanpassen aan veranderende marktomstandigheden. 

Lees verder om de betekenis van doorlooptijd in verschillende sectoren en contexten te ontdekken en ontvang praktische strategieën om vertragingen tot een minimum te beperken. 

Wat is doorlooptijd?

De doorlooptijd is de tijd die is verstreken vanaf het begin van een proces tot de voltooiing ervan. Deze kan worden toegepast op elk proces waarin een reeks acties plaatsvindt.  Een maatwerkproduct, zoals een kunstwerk, kan bijvoorbeeld een langere doorlooptijd hebben vanwege de unieke vereisten van de klant. Gestandaardiseerde producten, zoals stofzuigers, hebben mogelijk een korte doorlooptijd vanwege de aanwezige productieprocessen en voorraadbeheer.

Doorlooptijdstatistieken zijn cruciaal voor het begrijpen en optimaliseren van verschillende bedrijfsprocessen. Ze zijn een essentieel onderdeel van strategische planning en besluitvorming, en leiden tot een betere klanttevredenheid en doorlopende verbetering.

Het concept reikt verder dan productie naar de dienstensector, softwareontwikkeling en zelfs administratieve processen. De doorlooptijd van een restaurant kan de tijd zijn vanaf het plaatsen van de bestelling tot de bezorging van de maaltijd, terwijl een adviesbureau de doorlooptijd meet vanaf de betrokkenheid van de klant tot de voltooiing van het project.

De doorlooptijd berekenen

Het berekenen van de doorlooptijd volgt een eenvoudige formule: 

Doorlooptijd = Einddatum - Startdatum. 

Het moeilijkste is om precies te bepalen wanneer processen beginnen en eindigen, aangezien dit aanzienlijk varieert tussen verschillende sectoren en specifieke workflows.

Als eenvoudig productievoorbeeld: als een klant een bestelling plaatst op 1 januari en het product op 15 januari ontvangt, is de doorlooptijd 14 dagen. Deze eenvoudige berekening kan echter ingewikkeld worden als je rekening houdt met werkdagen, feestdagen en verschillende tijdzones.

Het vaststellen van duidelijke begin- en eindpunten voor metingen maakt een groot verschil op het gebied van nauwkeurigheid. Startpunten kunnen bestaan uit de ontvangst van de bestelling, het aanvragen van materiaal of de start van een project. Eindpunten kunnen de verzending van het product, de levering aan de klant of de goedkeuring van het project zijn. Consistentie in deze definities zorgt voor nauwkeurige tracking en zinvolle vergelijkingen in de loop van de tijd.

Typen doorlooptijd

Verschillende soorten doorlooptijden hebben verschillende doelen in de bedrijfsvoering. Door inzicht in deze onderscheidingen kunnen organisaties specifieke verbeterpunten identificeren en middelen effectiever toewijzen. Elk type richt zich op bepaalde processegmenten, waardoor gerichte optimalisatie-inspanningen mogelijk zijn.

Klantdoorlooptijd

Klantdoorlooptijd is de tijd tussen het moment waarop een klant een bestelling plaatst en het moment waarop de klant het product ontvangt. Deze begint vaak met de bevestiging van de bestelling, maar kan ook de tijd omvatten voor het plaatsen van de bestelling. Het omvat het klaarmaken van het product, de verpakking en de verzending, en eindigt met de uiteindelijke levering.

Materiaaldoorlooptijd

Materiaaldoorlooptijd is gebruikelijk bij productvervaardiging. Dit is de gemeten tijd tussen het identificeren van de behoefte aan materialen en de ontvangst ervan. Als een fabrikant bijvoorbeeld ruw staal gebruikt, bestaat de materiaaldoorlooptijd uit het bepalen van de benodigde hoeveelheid en kwaliteit, het plaatsen van de bestelling bij de leverancier, het begrijpen van de doorlooptijd van de leverancier om de materialen volgens de specificaties te maken, en het rekening houden met de verpakking en de verzending.

Productiedoorlooptijd

Productiedoorlooptijd is de tijd die nodig is om een product te maken zodra alle grondstoffen beschikbaar zijn. Deze interne doorlooptijdstatistiek omvat geen verzending naar klanten, maar eindigt als het product gereed is. De productiedoorlooptijd bij softwareontwikkeling omvat bijvoorbeeld het verzamelen van vereisten, het opstellen van ontwerp- en ontwikkelingsspecificaties, het ontwikkelen van software, testen en uitbrengen.

Dit soort doorlooptijd ligt voornamelijk binnen de controle van een bedrijf, waardoor het ideaal is voor procesverbeteringen. Fabrikanten richten zich misschien op efficiëntie van apparatuur en workflowoptimalisatie, terwijl softwareteams de nadruk kunnen leggen op iteratieve processen en geautomatiseerde tests.

Cumulatieve doorlooptijd

De cumulatieve doorlooptijd vertegenwoordigt de totale tijd vanaf de aankoop van materiaal tot de uiteindelijke levering, inclusief alle andere soorten doorlooptijden. Deze uitgebreide meting geeft de volledige productie- en leveringscyclus weer en geeft het meest volledige beeld van de operationele efficiëntie.

Door inzicht in cumulatieve doorlooptijd kunnen organisaties bepalen welke componenten het meest bijdragen aan de totale vertragingen. Een bedrijf zou kunnen ontdekken dat hoewel de productie efficiënt is, de inkoop van materialen de grootste vertragingen veroorzaakt, wat suggereert dat het nodig is om zich te concentreren op relaties met leveranciers en voorraadbeheer.

Doorlooptijd van de levering

De doorlooptijd van de levering meet specifiek de tijd die nodig is om eindproducten naar de klant te vervoeren. Verzendmethoden en logistieke partners hebben een grote invloed op deze component, waardoor de selectie van leveranciers en de logistieke strategie cruciale overwegingen zijn.

De geografische locatie speelt een belangrijke rol in de doorlooptijd van de levering, waarbij bedrijven vaak regionale distributiecentra opzetten om de transporttijd te verkorten.

Componenten van doorlooptijd

Doorlooptijd wordt opgedeeld in specifieke elementen om processen te helpen meten, volgen en optimaliseren. Deze componenten omvatten het volgende:

• Voorbewerking omvat de activiteiten die plaatsvinden vóór de aankoop van materialen of producten, zoals het bepalen van de vereisten, het opstellen van de taak of het werkoverzicht en het plaatsen van de bestelling. Deze activiteiten gaan vooraf aan het plaatsen van de daadwerkelijke bestelling en kunnen per branche verschillen.

• Verwerking omvat de tijd vanaf de ontvangst van de bestelling tot de productie van het product. In de softwareontwikkeling is dit de benodigde tijd om een nieuwe functie aan te maken. In de productie is dit het moment om het fysieke product te bouwen.

• Wachttijd is de tijd tussen voorbewerking en verwerking. Als het product bijvoorbeeld op een strategische roadmap staat, maar er nog projecten moeten worden uitgevoerd, geeft de wachttijd aan hoeveel tijd er is verstreken tussen het plaatsen van de bestelling en het begin van de verwerking.

• Opslag verwijst naar de tijd dat een product wordt opgeslagen in een faciliteit, zoals een magazijn, voordat het wordt verzonden.

• Transport is de tijd dat een product onderweg is, vanaf het verlaten van het magazijn tot het bereiken van de klant.

• Inspectie vindt plaats wanneer de klant moet verifiëren dat het product kan worden goedgekeurd conform diens eisen. Voor gefabriceerde artikelen kan dit een test bevatten om te garanderen dat het product naar verwachting functioneert. Bij softwareontwikkeling is dit gewoonlijk de testperiode voor gebruikersacceptatie. In alle voorbeelden kan de inspectietijd bestaan uit het aanbrengen van productcorrecties.

Factoren die de doorlooptijd beïnvloeden

Veel factoren kunnen van invloed zijn op de doorlooptijd, waaronder:

• Beschikbaarheid van leveranciers: je voorspellingen voor de doorlooptijd staan of vallen met de doorlooptijd van je leverancier. Als de leverancier niet in staat is om materiaal te krijgen, worden zijn doorlooptijden langer.

• Betrouwbaarheid van leveranciers: de kwaliteit van de materialen die je leverancier ontvangt, kan van grote invloed zijn op je doorlooptijd, vooral als producten gerepareerd of vervangen moeten worden.

• Productieprocessen: elke stap in het productieproces kan de doorlooptijden verlengen of verkorten. Efficiënte processen verkorten de doorlooptijden, terwijl ondoorzichtige of complexe processen kunnen leiden tot langere doorlooptijden.

• Voorraadniveaus: lage voorraadniveaus in tijden van grote vraag kunnen de doorlooptijden verlengen. Te veel voorraad die opslag vereist, kan echter ook leiden tot inefficiënte orderverwerking.

• Transport: de afstand die producten tussen je magazijn en je klant moeten afleggen, en of ze een douanecontrole moeten doorlopen of wettelijk moeten worden geïnspecteerd, kan van invloed zijn op de doorlooptijden.

• Kwaliteit: de betrouwbaarheid van je producten en of ze voldoen aan de verwachtingen van de klant, kan invloed hebben op de behoefte voor de verzending van vervangende producten. Als dit gebeurt, wordt de doorlooptijd van bestelling tot klant ongeveer verdubbeld.

• Vraag: de vraag naar producten kan seizoensgebonden zijn. Als je bijvoorbeeld terrasmeubilair maakt, stijgt de vraag tijdens de warme maanden. Als de vraag groter is dan het productieproces aankan, kan dit leiden tot achterstallige bestellingen. Met elke bestelling in backlog neemt de gemiddelde doorlooptijd toe.

• Communicatie: slechte communicatie tussen teams of met leveranciers en expediteurs kan leiden tot inefficiënties. Dit kan gaan om bestellingen die niet worden verzonden wanneer het product beschikbaar is of een vertraging bij het bestellen van grondstoffen.

• Externe gebeurtenissen: de COVID-pandemie heeft de toeleveringsketen verstoord, met langere doorlooptijden tot gevolg. Andere gebeurtenissen, zoals natuurrampen, stroomuitval, wegwerkzaamheden en politieke gebeurtenissen, kunnen ook van invloed zijn op doorlooptijden.

De doorlooptijd verkorten in 6 eenvoudige stappen

Het verkorten van de doorlooptijden zorgt voor een concurrentievoordeel door de kosten te verlagen en de cashflow te verbeteren, terwijl tegelijkertijd de klanttevredenheid wordt verhoogd. 

Door het verkorten van de doorlooptijd worden meerdere gebieden van je bedrijf tegelijk verbeterd. Je behaalt betere resultaten door processen, technologie en teamvaardigheden samen aan te pakken in plaats van één ding tegelijk op te lossen. Focus op veranderingen die het grootste rendement opleveren voor de moeite die je erin steekt.

Deze strategieën werken in verschillende sectoren. De details kunnen veranderen afhankelijk van je bedrijf, maar de basisbenaderingen verkorten consequent de doorlooptijd.

1. Begrijp in de eerste plaats wat vertragingen veroorzaakt

Evalueer de processen die bijdragen aan de doorlooptijd. Als er onnodige stappen zijn of verspilling plaatsvindt, elimineer je deze. Onthoud dat voor procesoptimalisatie mogelijk nieuwe stappen moeten worden toegevoegd om de doorlooptijd te verkorten.

Als bijvoorbeeld wettelijke controles van invloed zijn op je doorlooptijden, moet je bepalen in welke mate je eindproducten worden nabewerkt. Wijs een persoon of team aan om inzicht te krijgen in de naleving en te controleren of de specificaties aan die vereisten voldoen. Aanvullende stappen, zoals conformiteitstests voor eindproducten, kunnen ook voordelig zijn. Hoewel deze stappen in eerste instantie de productiedoorlooptijd kunnen verlengen, kunnen ze de cumulatieve doorlooptijd van je producten uiteindelijk verkorten. 

Als je grondstoffen koopt, bekijk je het aantal herbestellingen en afwijzingen vanwege kwaliteitsproblemen. Zoek naar mogelijkheden om de kwaliteit te verbeteren. Dit kan bestaan uit het definiëren van duidelijkere vereisten voor de materialen die je nodig hebt, het controleren van de kwaliteit van verschillende leveranciers en het beoordelen van de manier waarop je materiaal opslaat en gebruikt.

2. Verbeter de relaties met leveranciers voor een snellere doorlooptijd en betere resultaten

Leer je leveranciers kennen en bereid je goed voor. De goedkoopste producten kunnen de duurste worden als ze invloed hebben op je doorlooptijden door herbewerking, onbetrouwbaarheid of inconsistente beschikbaarheid. Het beheren van relaties met leveranciers is van cruciaal belang voor de aankoop van hoogwaardige materialen, het onderhandelen over geschikte prijzen en de effectieve verwerking van afgekeurde of herbewerkte materialen.

Bekijk bij het selecteren van leveranciers hun doorlooptijd, locaties en betrouwbaarheid. Lokale leveranciers kunnen vaak sneller leveren en dankzij de nabijheid kun je betere relaties opbouwen. Als er zich een probleem voordoet, kan een sterke relatie met je leverancier je helpen om uitdagingen snel te overwinnen.

3. Stroomlijn interne processen om je te concentreren op effectief werk

Het automatiseren van terugkerende taken elimineert menselijke fouten en verkort de verwerkingstijd aanzienlijk. Identificeer knelpunten waar het werk zich voortdurend opstapelt en herontwerp deze gebieden om vlottere workflows mogelijk te maken. Samenwerking tussen teams is cruciaal voor het handhaven van gestroomlijnde workflows, aangezien overdrachten tussen afdelingen vaak tot vertragingen leiden.

Het standaardiseren van procedures tussen teams zorgt voor een consistente uitvoering en minder verschillende verwerkingstijden. Documenteer de best practices en maak duidelijke protocollen voor veelvoorkomende scenario's aan. Deze aanpak helpt nieuwe teamleden om sneller bij te dragen en verkort de leercurve voor complexe processen.

4. Optimaliseer het inventarisbeheer

Just-in-Time-voorraadstrategieën (JIT) kunnen de opslagtijd en de bijbehorende kosten aanzienlijk verminderen, maar ze vereisen nauwkeurige voorspellingen van de vraag, zodat er geen voorraadtekorten voorkomen. Veiligheidsvoorraadstrategieën bieden een buffer tegen onzekerheid in de vraag en behouden tegelijkertijd redelijke voorraadniveaus.

Effectief inventarisbeheer balanceert de vervoerskosten met de serviceniveaus. Geavanceerde prognosetechnieken en realtime monitoring van de vraag helpen organisaties om optimale voorraadniveaus te behouden. Je kunt geautomatiseerde nabestelpunten implementeren en samenwerkingen aangaan met leveranciers die snelle aanvulling mogelijk maken wanneer dat nodig is.

5. Investeer in technologie die werk afstemt op doelen

Enterprise Resource Planning-systemen (ERP) integreren verschillende bedrijfsprocessen en bieden realtime inzicht in de activiteiten. AI-gedreven analyses kunnen patronen vinden en mogelijke vertragingen voorspellen voordat ze zich voordoen. Deze tools maken proactief beheer mogelijk in plaats van reactieve probleemoplossing.

Realtime volgsystemen maken het mogelijk om vertragingen onmiddellijk te identificeren en snelle reacties mogelijk te maken. Voorspellende inzichten helpen teams om op problemen te anticiperen en preventieve maatregelen te nemen. Met mobiele apps en cloudgebaseerde platforms hebben teamleden toegang tot cruciale informatie en kunnen ze weloverwogen beslissingen nemen, ongeacht hun locatie.

6. Train je team en informeer andere belanghebbenden

Permanente trainingen over procesverbeteringen en technische tools zorgen ervoor dat teamleden effectief kunnen bijdragen aan inspanningen die de doorlooptijd verkorten. Goed opgeleide teams identificeren mogelijke vertragingen proactief en implementeren oplossingen voordat de problemen escaleren.

Door teamleden meerdere vaardigheden bij te brengen, ben je als team minder afhankelijkheid van specifieke individuen en zijn je werknemers flexibeler inzetbaar.

Voorbeeld van doorlooptijd voor een online bestelling

Neem bijvoorbeeld een klant die een aangepaste laptopconfiguratie bestelt bij een online winkel. Het proces begint wanneer de klant zijn bestelling op maandagochtend plaatst, waardoor er verschillende parallelle activiteiten worden getriggerd die verschillende componenten van de doorlooptijd illustreren. 

De fase voor de verwerking duurt 2 uur omdat het systeem de configuratie valideert, de betalingen verwerkt en werkorders genereert. De inkoop van materialen verloopt gelijktijdig, waardoor er 1 dag nodig is om specifieke componenten van verschillende leveranciers te verzamelen. De gespecialiseerde grafische kaart heeft de langste wachttijd en duurt 3 dagen om bij de fabrikant aan te komen. 

De productie begint zodra alle componenten beschikbaar zijn. Het duurt 6 uur om de laptop in elkaar te zetten, te testen en te verpakken. De kwaliteitsinspectie duurt nog eens 2 uur om ervoor te zorgen dat het systeem voldoet aan de specificaties. De voltooide laptop gaat vervolgens naar het verzendproces en zit een dag in het magazijn voordat hij wordt opgehaald door de vervoerder. Het transport duurt 2 dagen via verzending over land om de klant te bereiken. 

De totale doorlooptijd van het plaatsen van de bestelling tot de levering is 7 dagen.

3 sjablonen om controle te krijgen over de doorlooptijd

Het beheren van de doorlooptijd is veel eenvoudiger als je over de juiste visuele tools beschikt om de voortgang bij te houden en problemen te identificeren voordat ze escaleren. De volgende sjablonen zetten complexe projecttijdlijnen om in duidelijke, bruikbare stappenplannen die teams op één lijn houden en de resultaten op schema houden. Met de ingebouwde optimalisatiefuncties van Jira en Confluence bieden deze sjablonen direct inzicht in waar vertragingen optreden en hoe je deze kunt voorkomen. 

Tijdlijnsjabloon voor een Jira-project

Met deze sjabloon kunnen teams projectfasen in kaart brengen met duidelijke begin- en einddatums, en visuele roadmaps aanmaken die weken of maanden beslaan. Het verbetert de zichtbaarheid tussen afdelingen en identificeert potentiële knelpunten vroeg in het planningsproces. Teams kunnen de afhankelijkheden van mijlpalen bijhouden en tijdlijnen proactief aanpassen als er vertragingen optreden. 

Sjabloon voor Jira-projectplanning

Deze sjabloon verdeelt grote producten in behapbare taken met duidelijke afhankelijkheden en toewijzing van middelen. Geplande taken verminderen de onzekerheid en brengen teamleden op één lijn met de verwachte levering. De sjabloon bevat ingebouwde tijdregistratie en voortgangsindicatoren die aangeven wanneer projecten achterlopen op schema. 

Sjabloon voor Confluence-tijdlijnworkflow

Deze sjabloon ondersteunt multifunctionele planning met een visuele tijdlijn die strategie koppelt aan de uitvoering. Teams kunnen de voortgang documenteren, rechtstreeks koppelen aan Jira-issues en de afstemming tussen meerdere werkstromen behouden. De sjabloon bevat communicatiemiddelen voor belanghebbenden en statusupdates die iedereen op de hoogte houden, waardoor langdurige vergaderingen niet meer nodig zijn. 

De doorlooptijd optimaliseren met Jira

Jira biedt krachtige mogelijkheden voor het meten en monitoren van de doorlooptijd in workflows voor softwareontwikkeling en projectbeheer. Teams kunnen aangepaste workflows configureren die issues in elke fase van het ontwikkelingsproces volgen. 

De functies voor het volgen van workflows in Jira maken een gedetailleerde analyse van waar tijd wordt besteed tijdens ontwikkelingscycli mogelijk. Automatiseringsregels kunnen meldingen triggeren wanneer issues te lang in een bepaalde status blijven, waardoor teams potentiële vertragingen proactief kunnen aanpakken. Ingebouwde rapportagetools bieden inzicht in de fasen van projectbeheer en identificeren knelpunten in het ontwikkelingsproces. 

Met de integratiemogelijkheden van Jira kunnen teams verbinding maken met andere tools in hun ontwikkelingsecosysteem, waardoor ze uitgebreid inzicht krijgen in de doorlooptijd van het hele projectplanningsproces. Aangepaste dashboards kunnen de doorlooptijdstatistieken in realtime weergeven, waardoor datagestuurde beslissingen over de toewijzing van middelen en procesverbeteringen mogelijk zijn.

Geavanceerde functies, zoals burndown-grafieken en cumulatieve stroomdiagrammen, helpen teams om trends in de doorlooptijden gedurende een periode te visualiseren. Deze visualisaties ondersteunen jaarlijkse planningsactiviteiten en helpen teams om realistische verwachtingen voor timemanagement vast te stellen voor toekomstige projecten.

Teams kunnen ook actieplannen aanmaken op basis van de gegevens over doorlooptijden, waarbij verbeteringsinspanningen worden gericht op de gebieden die de meeste impact hebben. Deze activiteiten ondersteunen bredere doelstellingen van de productstrategie en helpen organisaties om effectiever doelen te stellen.