Gezamenlijk inhoud maken

Bij het traditionele concept van een creatieve 'schrijfkamer' zit iedereen rond een vergadertafel. Maar in de huidige werkomgeving kan vaak niet iedereen in dezelfde ruimte aanwezig zijn en uit dezelfde koffiepot drinken.

Dit kan soms creativiteit in de weg staan. Een van de redenen waarom de 'schrijfkamer'-methode goed werkt voor het maken van inhoud, is omdat het een plek wordt waar het ene idee na het andere eruit kan worden gegooid. Noem het creativiteit met vallen en opstaan: je spuwt gewoon zoveel mogelijk ideeën om te zien wat blijft hangen. 

Professor Robert McKim van Stanford staat erom bekend 'talloze innovaties en vernieuwers over de hele wereld' te coachen, aldus Harvard Business Review. Zijn geheim? Als iemand om feedback vroeg over een nieuw idee, antwoordde hij: 'Laat me er drie zien.' Hij vond dat creativiteit een getallenspel was. Uiteindelijk, als je genoeg suggesties doet, zullen sommige goed zijn. Het maken van inhoud draait om de beste troef vinden: de beste blogpost, e-book, beeldmacro's, enz. En dat vergt veel werk.

Je doel zou dus moeten zijn om software te introduceren die een verspreid personeelsbestand naar een digitale versie van deze 'schrijfkamer' kan brengen. En daar kan Confluence bij helpen.

Pagina's bewerken met meerdere gebruikers

Noem het gezamenlijk bewerken. Wanneer je team een Confluence-pagina (of blogpost) aan het ontwikkelen is, kun je één gebruiker aanwijzen om de inhoud van de pagina te structureren. Dan kan het hele team bijdragen, net zoals een schrijfkamer waarin aanpassingen worden gedaan aan een nieuw script.

Zo zorgt Confluence ervoor dat het bewerken van documenten werkt:

• Gelijktijdig bewerken. Meerdere gebruikers kunnen gelijktijdig een pagina bewerken. Veranderingen die tijdens de bewerking zijn aangebracht, worden in realtime weergegeven. Hierdoor is er maar één revisieronde voor een schrijver, waardoor de verwarring wordt verminderd en iedereen zijn zegje kan doen.

• Gedeelde concepten. Het gedeelde conceptmodel zorgt ervoor dat iedereen dezelfde pagina ziet, waarbij elke wijziging en aantekening wordt gefilterd naar één bestand. 

• Conceptversies. Zelfs als je in realtime bewerkt, kun je altijd terugkeren naar een vorige documentversie als je even terug wilt spoelen. Niet elke wijziging levert immers een verbeterde versie op. Als je de juiste conceptversie selecteert, kun je de beste versie kiezen die je samenwerking heeft opgeleverd.

Echte creatieve samenwerking heeft ook voordelen voor je team. Volgens de Harvard Business Review versterkt creatieve samenwerking zelfs de relaties op het werk. Door je team gezamenlijk te laten bewerken, binnen dezelfde space, ontstaat er een platform waar collectieve creativiteit kan worden verbeterd.

Opmerkingen achterlaten voor feedback en suggesties

Het beste van een creatieve omgeving zoals een 'schrijfkamer' is dat iedereen een stem heeft. Iedereen mag zijn mening geven, zolang ze het woord hebben gekregen. De digitale versie van die ervaring: opmerkingen en suggesties.

Inline opmerkingen: bij inline opmerkingen kun je tekst selecteren en op 'opmerking' klikken om een specifieke suggestie aan te wijzen die misschien niet relevant is voor het hele stuk. 

Opmerkingen op paginaniveau: pagina-opmerkingen vinden onderaan de pagina plaats, wat betekent dat je suggesties en kritiek op hoog niveau kunt maken zonder extra ruimte in te nemen in de kopie. 

En aangezien deze opmerkingen hun eigen antwoorden kunnen bevatten, creëer je unieke gespreksonderwerpen over zowel brede als gedetailleerde onderwerpen. Je kunt de broodkruimels van grotere discussies herleiden tot de oorspronkelijke opmerking zonder individuele suggesties uit het oog te verliezen.

Meldingen voor nieuwe wijzigingen of opmerkingen

Tot dusver gaat het goed. Confluence kan gebruikers uit meerdere gebieden samenbrengen alsof ze zich in dezelfde ruimte bevinden en op hetzelfde vel papier werken. Dat is geweldig voor realtime samenwerking. Maar volgens Buffer heeft 62% van de bedrijven werknemers die in verschillende tijdzones werken. Dat maakt het moeilijk om een inhoudsteam op één lijn te krijgen, omdat de teamleden niet allemaal tegelijk kunnen werken.

Tenzij je tools hebt om elk teamlid op de hoogte te houden. 

Dan komen meldingen van pas. In Confluence zullen nieuwe paginawijzigingen of nieuwe @-vermeldingen waarbij specifieke gebruikers worden genoemd, meldingen naar het juiste teamlid sturen.

Het probleem met meldingen is dat ze snel een wirwar van te veel e-mails veroorzaken in je inbox. Gelukkig kun je specifieke instellingen configureren voor e-mailmeldingen binnen elk project. Gebruikers die niet zoveel over een bepaald project hoeven te horen, kunnen meldingen uitschakelen. Of ze kunnen alle meldingen bij een ander project inschakelen om ervoor te zorgen dat ze zich volledig kunnen richten op elke wijziging in de documenten.

Als je e-mailconfiguraties juist zijn ingesteld, kunnen ze van cruciaal belang zijn om een heel team op de hoogte te houden van het maken van inhoud. Maar nog beter, je kunt elk teamlid helpen Confluence te gebruiken zonder dat zijn inbox volstroomt met afleiding.

AI voor creativiteit: hoe je consistent creatieve inhoud kunt stimuleren

Creativiteit. Dat is een woord waar veel mensen gek op zijn, maar waarvan weinig bedrijven weten hoe ze het moeten systematiseren. We hebben de neiging om te denken dat creativiteit een muze is die ons af en toe bezoekt als we geluk hebben.

Maar de waarheid is dat je een gewoonte kunt maken van creativiteit. Volgens McKinsey is er zelfs een verband tussen creativiteit en financiële prestaties. Volgens de creativiteitsscore van McKinsey had het meest creatieve kwartiel van bedrijven 70% kans op bovengemiddelde financiële prestaties.

De vraag is hoe je creativiteit omzet in consistentie. Atlassian Intelligence (AI) kan de manier waarop je je werk doet volledig veranderen. Overweeg het volgende:

Gebruik AI om de toon van je omschrijvingen, opmerkingen en reacties te veranderen om je communicatie te verbeteren

Brainstorm over updates van de inhoud met behulp van aangepaste prompts, waaronder userstory's, randgevallen, inhoud of zelfs TLDR's (te lang; niet gelezen-samenvattingen)

Laat AI je schrijfstijl beknopter en leesbaarder maken. AI kan je meest langdradige inhoud samenvatten en je grammatica aanpassen aan je publiek

Genereer antwoorden op veelgestelde vragen op basis van informatie die al aanwezig is in je kennisdatabase

Atlassian Intelligence kan werken binnen de unieke 'taal' en context van je organisatie, waardoor je dit werk sneller gedaan kunt krijgen. Het is geen vervanging voor je inhoud, maar een manier om ruwe aantekeningen en braindumps om te zetten in nuttige strategiepagina's om effectievere inhoud te maken. En met AI gaat dit sneller.

Samenwerkingsfuncties om je revisieproces te verbeteren

De beste manier om elk bericht creatief te maken, is door te zorgen dat de juiste mensen het concept bekijken. Gebruik eenvoudige tags om je beste editors te betrekken, zodat ze de inhoud kunnen beoordelen. Laat een andere schrijver zijn mening geven. Het is natuurlijk geheel aan jou. Confluence biedt gewoonweg de tools om teamsamenwerking een fluitje van een cent te maken.

Dit zijn een paar manieren waarop Confluence je revisieproces kan verbeteren:

• Gebruik Confluence om in realtime te werken (voor dezelfde ervaring als een schrijfkamer) of asynchroon om mensen op verschillende locaties tegemoet te komen

• Verzamel eenvoudig feedback van het hele team over specifieke assets met inline opmerkingen en gebruikerstags

• Houd alle beslissingen die je team heeft genomen bij met een 'beslissingsrapport' in Confluence

• Activeer meldingen zodat je team bij nieuwe wijzigingen en herzieningen automatisch op de hoogte wordt gebracht om te kunnen beoordelen

Tot slot helpt Confluence je om je revisie te stroomlijnen. Creativiteit ontstaat soms tijdens een grondig revisieproces. Maar misschien bereikte je nieuwe inhoud een hoogtepunt vóór de vierde bewerkingsronde — en dat is de versie die je het leukst vindt. Je kunt de paginageschiedenis met één klik stroomlijnen, en Confluence bevat kleurenindicaties die aangeven welke regels zijn toegevoegd, welke opmaak is gewijzigd en welke regels zijn verwijderd. Het resultaat is dat je de wijzigingen van elke versie in één oogopslag kunt zien.

Een verbonden inhoudsteam stimuleren

Samenwerking is de sleutel tot echte creativiteit. Het creëert een feedbackmechanisme dat zichzelf in stand houdt. Het gebruik van Confluence-functies, zoals realtime samenwerking in documenten en het scheiden van inline en algemene gedachten, verbetert de samenwerking van elke gebruiker. Dat zorgt er op zijn beurt weer voor dat elke gebruiker zich meer betrokken voelt bij het uiteindelijke resultaat van het werk. 

Alle inhoud die je publiceert is een weerspiegeling van je bedrijf. Je merk. En hoewel het waar is dat inhoud nooit perfect is, kunnen goede, creatieve gewoonten voor samenwerking je helpen om een goede reputatie hoog te houden bij iedereen die je werk leest. Als je met Confluence een geweldige 'schrijfkamer' kunt maken, dan komt de rest vanzelf.