Bouw een gecentraliseerde kennisdatabase voor marketingteams in Confluence

Het gemiddelde gesprek heeft een volume van ongeveer 60 decibel. Dat is stil genoeg om overstemd te worden door het stadsverkeer. Maar als je een menigte mensen in een stadion plaatst die allemaal voor hetzelfde team juichen, kan hun decibelniveau oplopen tot 142, zoals ooit het geval was bij een wereldrecord tijdens een voetbalwedstrijd.

Wat heeft dit met merken te maken? Simpel: als je je hele bedrijf op één lijn kunt krijgen, zal de boodschap van je merk meer decibel opleveren en opvallen in het lawaai van moderne marketing.

Het probleem is dat de meeste merken niet de tijd nemen om een hele organisatie op één lijn te krijgen. Hoewel 85% van de organisaties merkrichtlijnen heeft, zegt slechts 31% dat ze deze consequent handhaven. 

De oplossing: Gebruik Confluence om een gecentraliseerde kennisdatabase op te zetten voor je merkrichtlijnen, de processen van je marketingteam en andere essentiële bedrijfsbronnen. 

Door bijvoorbeeld merkrichtlijnen op te slaan in Confluence, kan je hele team volledig inzicht krijgen in de persona's van je doelgroep, het gebruik van je logo, de 'tone of voice' van teksten, wat je wel en niet moet doen, allemaal vanuit één bron. Of je kunt bedrijfsrichtlijnen opstellen zodat elk team, of het nu het marketingteam is of niet, de essentiële referentie heeft. Zo werkt het.

Waarom een gecentraliseerde kennisdatabase ontwikkelen in Confluence?

Omdat merkcohesie belangrijk is. Toen McKinsey naar de 40 'sterkste' merken keek, ontdekten ze dat deze bedrijven bijna twee keer zoveel aandeelhoudersrendement opleverden dan gemiddeld. En volgens McKinsey halen merken hun kracht vaak uit het beheer en de uitvoering van hun werk. Bij het opbouwen van een gecentraliseerde kennisdatabase in Confluence draait alles om het aanscherpen van de professionaliteit van dat werk. 

Misschien weet je al hoe je wilt dat je marketingmateriaal klinkt. Misschien heb je een duidelijke merkidentiteit. Dat is bij 85% van de bedrijven wel het geval. Maar bedrijven die hun marketingmateriaal omzetten in praktische, bruikbare middelen, zullen uiteindelijk succesvoller zijn in het gebruik van hun unieke merkstijl.

Het kan als volgt helpen om de kennis van je team te centraliseren in Confluence:

• Zorg dat teams op één lijn zitten. Als je je kennis onderbrengt in Confluence, hebben alle teamleden toegang tot dezelfde informatie en middelen. Dit voorkomt silo's en verwarring. En aangezien iedereen in je team, binnen marketing of niet, toegang heeft tot deze informatie, verkleint dat het risico op inconsistenties in de berichtgeving en huisstijl.

• Consistentie. Met Confluence kun je samenhangende en consistente merk- en marketingdocumentatie creëren met behulp van sjablonen. Je kunt dan samenwerken met teamgenoten door middel van functies zoals opmerkingen die niet alleen helpen om informatie actueel te houden, maar ook om iedereen op de hoogte te houden.

• Organisatorische schaal. Confluence helpt je om verder te gaan dan persoonlijke documentmappen, naar spaces die gericht zijn op projecten en teams, wat resulteert in een schaalbare structuur. Er kunnen teamleden vertrekken en nieuwe bij komen, maar de middelen blijven relevant. Het beste van alles is dat Confluence standaard open is, waardoor je organisatorische kennis vanaf het begin toegankelijk is.

Een eenvoudig document is niet genoeg voor een gecentraliseerde kennisdatabase. Je marketingmateriaal, zoals een document op basis van een sjabloon voor merkrichtlijnen binnen Confluence, zal in de loop van de tijd groeien en veranderen. De processen, workflows en routines van je team, ze lijken allemaal voor zich te spreken in je bedrijf. Maar wat als je iemand anders wilt onboarden? Confluence kan de onboarding-, trainings- en projectmanagementprocessen voor je marketingteams vereenvoudigen. Met Confluence als je 'basis' kun je je bedrijf eenvoudiger uitbreiden. Confluence is de schaalbare kennisdatabasesoftware die met je team kan meegroeien. 

Maar laten we eens kijken naar de details. Welke functies zoek je in een kennisdatabase en heo kan Confluence hier een rol in spelen?

Confluence-functies om een kennisdatabase op te bouwen

Pagina's aanmaken voor marketingmateriaal

Een Confluence-pagina is als een cel in een organisme. De pagina kan het hele document omvatten, of je kunt hem gebruiken om veel complexere en gedetailleerdere systemen te bouwen. Begin met een schone lei om zo creatief te zijn als je wilt, of gebruik een Confluence-sjabloon voor elke pagina. Er zijn er honderden om uit te kiezen, allemaal voor specifieke doeleinden, zoals schrijfrichtlijnen of instructie-artikels; er is zeker een sjabloon dat geschikt is voor alles wat je team nodig heeft om te documenteren.

Het mooie van Confluence-pagina's is dat ze dynamisch zijn. Teamleden kunnen ze creëren, ze gebruiken om ideeën vast te leggen, of deelnemen aan gezamenlijke discussies zonder de informatie die al op de pagina staat te verdraaien. Teams kunnen ook kiezen in welke mate ze samenwerken: werk in je eentje aan pagina's of nodig een teamgenoot uit. 

Nog een belangrijk kenmerk: paginaversiebeheer. Als iemand een pagina bewerkt en de wijzigingen je niet bevallen, kun je naar de paginageschiedenis gaan (Meer opties -> Paginageschiedenis) en zien wat er is gewijzigd. Vind je de updates niet leuk? Herstel een oude versie met één klik.

Creëer spaces om je samenwerking uit te breiden

Herinner je je het concept dat het decibelniveau van je marketing toeneemt als mensen in harmonie werken? Confluence is specifiek gestructureerd om mensen op één lijn te krijgen. Of in dit geval in dezelfde spaces. 

Als pagina's de afzonderlijke cellen zijn van je recentere campagne, dan zijn spaces paginasystemen waarin je marketingrichtlijnen te vinden zijn. Ze werken net als mappen en helpen je bij het delen, opslaan en organiseren van al het belangrijke marketingwerk dat je hebt gedaan.

Je kunt drie verschillende soorten spaces creëren om je marketingkennisdatabase navigeerbaar te maken:

• Teamspaces zorgen ervoor dat elk team een space heeft om te focussen op het werk dat het meest relevant is voor hun specifieke gebied. Dit betekent dat productmarketeers de inzichten in gebruikersonderzoek en positionering in hun space geconsolideerd kunnen houden; terwijl prestatiemarketeers campagnestrategieën, kanaalplannen en retro's kunnen samenstellen.

• Projectspaces bevatten projectgerelateerde informatie op één plek. Multifunctionele projectteams kunnen rechtstreeks in Confluence naar pagina's verwijzen en aan hun initiatieven werken, zonder dat ze heen en weer hoeven te e-mailen; bij e-mailen gaan immers vaak berichten verloren, of worden berichten over het hoofd gezien.

• In persoonlijke spaces wordt opgeslagen waar mensen mee bezig zijn. To-dolijsten en -pagina's kunnen worden bijgewerkt en aangepast voordat ze naar een gedeelde space worden verplaatst. Dit zal helpen om de samenwerkingsdocumenten gecentraliseerd te houden, in plaats van het individuele werk van elk teamlid te hosten.

Labels toevoegen om gemakkelijker te kunnen zoeken

Er kan al snel een overvloed aan marketingmateriaal ontstaan, vooral als je bedrijf in een groeifase zit. Misschien heb je verschillende richtlijnen voor advertentiecampagnes, berichten op sociale media en zelfs opmerkingen over de lancering van bepaalde functies. Met Confluence kun je labels aan pagina's toevoegen, zodat iedereen die naar een snelle referentie zoekt, niet hoeft te navigeren. Ze kunnen gewoon klikken en aan de slag.

Het leuke aan labels is hun veelzijdigheid. Voeg ze toe aan Confluence-pagina's, blogposts of zelfs bijlagen. Voor de labels mag je invullen wat je wilt en je kunt ze in categorieën indelen zoals jij dat wilt.

Stel bijvoorbeeld dat je documentatie hebt over het feit dat e-mailcampagnes leuk moeten zijn. Maak een nieuw label 'e-mail' aan in Confluence. Zelfs als 'e-mail' niet expliciet voorkomt op specifieke pagina's of in bestandsnamen, worden deze met het label wel weergegeven als iemand die zoekt op het woord 'e-mail' je marketingpraktijken wilt bekijken.

Deze labels zijn niet alleen van toepassing op pagina's; je kunt ook labels toepassen op spaces. Hoe groter je team wordt, des te belangrijker het is om spacecategorieën vast te stellen die zinvol zijn voor interne groepen. Met labels kun je ze beheren door snel te zoeken.

Zoeken op basis van AI is nu ook ingebouwd in Confluence. Vind de informatie die je nodig hebt zonder de frustratie dat je handmatig contextuele informatie moet doorzoeken. Je kunt je volledig op je werk concentreren en je hoeft geen vragen te stellen of te beantwoorden over je documentatie.

Houd pagina's geordend in een gestructureerde hiërarchie

Laten we eerlijk zijn: dat de meeste gecentraliseerde kennisdatabases beginnen te ontsporen, komt doordat ze moeilijk te navigeren zijn. Als alle informatie aanwezig is, kun je er altijd op vertrouwen. Maar een artikel in de kennisdatabase helpt gewoon niet als het te lang duurt om het te vinden. Of wat nog vervelender is: een teamlid vindt het verkeerde artikel, wat leidt tot onnauwkeurigheden in je projecten. Als diegene vervolgens probeert je marketingstrategieën in de praktijk te brengen, werkt diegene misschien op basis van de verkeerde aantekeningen.

Orden in plaats daarvan de pagina's van de kennisdatabase binnen de gestructureerde hiërarchie van Confluence. 

Het geheim: Confluence maakt gebruik van een dynamische benadering van de organisatie van de kennisdatabase. Eén space kan bijvoorbeeld deel uitmaken van een categorie voor je marketingafdeling. Maar je kunt datzelfde document ook koppelen aan de unieke hiërarchie van een specifieke campagne. Je cruciale merkdocumenten functioneren als kruispunten: meerdere teams die aan verschillende projecten werken, kunnen ze tegenkomen, terwijl het verkeer soepel blijft doorstromen.

Dit betekent dat je je inhoud niet hoeft te structureren om de vooropgezette ideeën van de software over structuur te sussen. Je bent vrij om je structuur te bepalen. Specifieke Confluence-pagina's voor unieke campagnes, bijvoorbeeld verschillende advertentiecampagnes van diverse sociale media en het bereik van e-mails, kunnen beide naar dezelfde documenten verwijzen. Als je alles op de juiste manier hebt gekoppeld, kun je een wijziging aanbrengen in je algemene merkstrategie en dan zien alle teams dat automatisch. Dat is de kracht van een dynamische hiërarchische organisatie.

De toegang beperken tot alleen relevante mensen

Misschien heb je het bovenstaande gedeelte gelezen en dacht je: 'Hmm. Een interactie? Dat klinkt alsof heel veel mensen iets te zeggen hebben …' En misschien wil je dat niet. Je kunt Confluence gebruiken om de toegang te beheren met specifieke rechten voor verschillende pagina's en spaces. Eenvoudig gezegd: de belangrijkste documenten kunnen in handen blijven van de mensen die ze moeten beheren. 

Deze rechten kunnen variëren, afhankelijk van de regels die je wilt instellen. Moet je globale rechten instellen om de toegang tot de hele site voor specifieke gebruikers te bepalen? Dat kan. Wil je spacespecifieke rechten aanmaken zodat teammanagers toegang hebben tot alles wat ze nodig hebben? Ook dat kan. Je kunt zelfs individuele paginabeperkingen instellen om ervoor te zorgen dat je berichten blijven zoals ze moeten blijven.

Confluence-pagina's kunnen standaard bekeken of bewerkt worden, maar je kunt deze regels beperken voor specifieke gebruikers of groepen. Op deze manier kun je er zeker van zijn dat zelfs als je binnen Confluence aan een paginaconcept werkt, het nog steeds alleen naar de mensen gaat die het moeten zien.

Integreren met oplossingen voor projectmanagement

Als je kennisdatabase geen verbinding maakt met andere tools, is die dan gecentraliseerd of heeft deze silo's?

Door Confluence te integreren met de andere tools die je team het meest gebruikt, zorg je ervoor dat je kennisdatabase inspeelt op de veranderende behoeften van je team. Confluence zorgt voor de inhoud en de context, zodat je alles hebt wat je nodig hebt om een project op jouw voorwaarden te voltooien.

Hier zijn twee voorbeelden van krachtige Confluence-integraties.

Als je Trello en Confluence samen gebruikt, kun je Trello-links in Confluence plakken met functies voor voorvertonen/bewerken, zodat je Trello-taken rechtstreeks binnen Confluence kunt bewerken. Of integreer volledig interactieve Trello-borden op de Confluence-pagina, zodat je team alle Trello-functies binnen een Confluence-kennisdatabase kan gebruiken.

Door Confluence met Jira te integreren, kun je Jira-issues rechtstreeks in Confluence volgen. Houd het team op de hoogte van mogelijke uitdagingen, rechtstreeks vanuit je kennisdatabase. Als je Jira-taken op een Confluence-pagina hebt, kun je ook eenvoudige instellingen maken voor toekomstige projecttijdlijnen. Of je kunt het gebruiken om de lanceringsdata in te schatten en je team op koers te houden.

Je levendige, gecentraliseerde kennisdatabase maken

Het is niet dat je geen sterk marketingplan hebt. Soms komt succesvolle marketing erop neer dat een hele organisatie op één lijn moet zitten en dezelfde mening aangedaan is. Je wilt meer zijn dan een gesprek. Om je merkboodschap en marketing te onderscheiden, zou je meer moeten lijken op een stadion vol mensen die samen juichen.

Maar dat kun je niet bereiken zonder interne communicatie. Dat begint met een gecentraliseerde kennisdatabase voor al je merk- en marketinginzichten. Welke merkboodschap werkt er? Wat moet er worden bijgewerkt? Zorg voor een gecentraliseerde kennisdatabase met Confluence en je kunt zorgen dat je team op één lijn blijft en dezelfde mening aangedaan is.